【正文】 作為主持人，要勸阻冗長的發(fā)言,鼓勵沉默的人發(fā)言,闡明糊涂的觀點,刪除重復(fù)的話題。注意力集中在政策和行動上,別讓意外事件讓你陷入困境。制訂出色的會議議程并事先分發(fā)。所以，你要養(yǎng)成一種習慣，在你發(fā)言的時候，首先介紹這些詞語的意思。最好這樣提問：“你們覺得我說清楚了嗎？”其實這樣的問話暗含著你是否聽懂的意思，但是由于語氣非常委婉得體，所以，既可以鼓勵別人提問，又充分顧及了別人的自尊心，可謂一舉兩得。這種習慣好嗎？如何改正？ ______________________________________________________________________________________________________________________◆見參考答案101人們會以時間緊，任務(wù)急為借口，會后不再考慮開會過程中的各種情形，對于那些認為與自己無關(guān)的會議則更是如此。會議記錄者還要充分重視有關(guān)會議記錄的10大建議。將此份會議記錄發(fā)送給與會者。會議記錄應(yīng)有組織地整理如下：標題，會議目標，主席名字，缺席及出席人名單應(yīng)列在會議記錄起頭處。適時做總結(jié)，協(xié)助討論進行。此外，會議記錄者最好由與會者輪流擔任。除非有必要，定期召開的會議通常不用錄音?！艚M織能力強。在做會議記錄時，經(jīng)常會聽到一些專業(yè)術(shù)語，沒有相對廣的知識面，對這些專業(yè)術(shù)語，你可能既聽不懂，也不會寫。對于大家提到的問題，能夠迅速反應(yīng)。誰能勝任會議記錄者許多傳統(tǒng)的觀點認為會議記錄者是會議中最“簡單”的角色，其實這種觀點已然落后了許多。會議記錄者的客觀立場能夠幫助克服這種誤區(qū)。參會者之所以會用一種聲音說話，不是因為站在真理的角度上，而主要是因為規(guī)范性的從眾壓力。第二誤區(qū) 社會性懈怠社會性懈怠是一個心理學上的名詞，它指的是一種群體的無所謂狀態(tài)。例如，可以清楚地觀察在會議中哪些人發(fā)言過長，哪些人尚未發(fā)言，并對這些情況做好相關(guān)紀錄，以此來提醒主持人。而且，在這個問題上，主張要由不同的員工輪流擔任會議記錄者，而不是由固定的部門秘書來專職擔任，因為這一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個人。會議記錄者在會議的過程中主要負責記錄、維持會議的議程所設(shè)計的程序，可以起到“和事佬”的作用?！魰h記錄者特別重要。在會議中難免會出現(xiàn)沖突，一定要了解解決沖突的幾種模式，了解主持人和參會者如何用不同的沖突類型來共同解決矛盾、處理沖突，達成會議的最終結(jié)果。妥協(xié)型處于坐標的中間，屬于“和事佬”?！魠f(xié)作型?！暨w就型?！舯┝π?。它反映了沖突發(fā)生時，個人的選擇情況。圖81評議：與會者5是典型的“螃蟹”性格的發(fā)言者。主持人說：好，那最那邊的那位，怎么樣看？與會者5——“螃蟹”：就按你們說的辦吧。我們想聽聽這位怎么看呢，一直沒有說話的這位。與會者2——“鯊魚”：他是太高興了扭的腳吧。主持人說：我明白你的意思，可是我知道小王特別有表演天才，所以他更看重節(jié)目，是嗎?如果我是你的話我跟你一樣的心情，我特別想把節(jié)目定下來，那我想不妨把時間、地點確定一下，時間大家有沒有異議，就是元旦，新年的一月一號那一天，小王你覺得呢？與會者1——“蟬”說：我同意，我覺得元旦那天可以。與會者3——“兔子”：咱們現(xiàn)在討論一下禮品發(fā)放的問題。主持人說：謝謝，那其他人有什么看法。我建議去一個比較遠的，高雅一點的，我想比如說什么中央電視臺梅地亞賓館，或者是去清華紫光國際會議中心，那個地方才與我們的身份相符嘛，是吧!評議：像“蟬”一樣的與會者1，說話漫無邊際，滔滔不絕，符合蟬的本性。與會者1——“蟬”說：我先說吧，我覺得像節(jié)目方面，還是由各小組自己報上來，然后由誰負責匯總，再從中挑一些好的，最后把節(jié)目確定下來。 )◆見參考答案716． 情景模擬情景小案例 )(3)“鯊魚”性格的發(fā)言者習慣于給予消極的、否定的意見。 )(2)具有“螃蟹”性格的發(fā)言者，具有很強的防備心理。(2. “鯊魚”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對辦法同時，要熟悉傾聽和說話時經(jīng)常使用的一些話語，這樣有助于主持人工作的順利進行?！颈局v總結(jié)】主持人的會議管理技巧主要表現(xiàn)在兩個方面：第一是如何聽；第二是如何說。這個情景劇從反面說明，如果主持人沒有談話技巧，對一個會議來說是多大的災(zāi)難?！痹u議：當與會者1和與會者2爭吵了13句話之后，經(jīng)與會者3提醒，才說了這一句。主持人語錄：開場白——“我們今天的會議主要是討論一下新年晚會的問題，一個是確定一下晚會舉行的地點、時間；第二個就是員工的節(jié)目；第三個就是抽獎和禮品，大家有什么意見呢？”評議：只明確了會議議題，會議時間等因素只字未提。一個會議進行到一定時間時，主持人就要根據(jù)實際情況說：“好，這個程序我們現(xiàn)在進行到第二步了，那我建議我們馬上轉(zhuǎn)入第三步的程序”、“我們討論這幾個方案到底哪個適用？”。簡而言之，排除的是滔滔不絕的人，引進的是沉默不語的人。排除是指拒絕某些與會者繼續(xù)發(fā)言，引進指邀請某些與會者發(fā)言。例如“剛才這位先生的發(fā)言大家都清楚了嗎？”或者說 “您剛才是說的這個意思，我理解對了嗎？”這就是測試的說話方式，用其來保證大家真正弄懂一些意見的實際含義。評論之后需要采用“建立”的說話技巧?！籼皆?。3．傾聽的誤區(qū)傾聽容易陷入以下誤區(qū)，一定要格外注意：另外還要發(fā)出一些傾聽的聲音，例如“就是”、“好好”、“是這樣嗎？”“不錯”、“真的”這樣的話，這些語言會激勵對方越說越多，因為他會覺得自己是被傾聽的?！魞A聽首先是一種管理技巧，這種技巧能夠通過學習和鍛煉得到提高。員工甲說：差12000元?！咀詸z】某公司員工甲因為個人的住房問題主動與其經(jīng)理乙進行溝通。 傾聽技巧1．傾聽的禮節(jié)傾聽的禮節(jié)包括3項內(nèi)容：首先建議你學會傾聽別人的故事，進而傾聽別人完整的故事，而且最好能在聽完別人完整的故事之后再發(fā)言。所以，要深刻理解溝通的特征，溝通會遇到的障礙，也要學會如何進行巧妙的表揚和批評，如何理性的接受反饋，這樣才能有效提高會議的效率。【自檢】請在以下描述性話語中選出正確的反饋：◆建設(shè)性反饋是一種勸告指導(dǎo)，即一般意義上的批評。圖54只有掌握了這些溝通原則，才能促進溝通的順利進行。冰山露出水面的部分只占整個冰山體積的5%～20%，隱含在水面以下的冰山體積，即對方真正想說卻沒說出的內(nèi)容則占到80%～95%。2．溝通金三角圖52這就是所謂的溝通漏斗，它的吞并功能可謂強大。對溝通者來說，是指如果一個人心里想的是100%的東西，當你在眾人面前、在開會的場合用語言表達心里100%的東西時，這些東西已經(jīng)漏掉了20%，你說出來的只剩80%了。3種溝通圖畫希望你的每一次會議都碩果累累!【本講總結(jié)】會議的成功需要高明的策略。保證大多數(shù)獲勝。(2)權(quán)威決策【自檢】請你完成以下連線題：缺點：因為沒有哪兩個人的思想完全合拍，達成無異議決策也許會花費很長的時間。只有當一項決策的結(jié)果對每個成員都至關(guān)重要時才有可能作出無異議決策。優(yōu)點：保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊成員有機會發(fā)表意見。共識決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風。缺點：在小集團內(nèi)，投票一向促成人們分派。團隊成員投票選舉團隊領(lǐng)導(dǎo)。適宜使用：當時間有限，而決策結(jié)果不會對反對者造成消極影響時。優(yōu)點：決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用；在權(quán)力界限明顯的地方最有效。不宜使用：當團隊領(lǐng)導(dǎo)人希望團隊成員接納并支持某項決策時。德魯克是世界著名的管理大師，他通過多年的學習研究，總結(jié)出了達成協(xié)議的如下步驟。比如主持人把目光轉(zhuǎn)向別人，就可能是在提示正在說話的人可以停止說話了；不耐煩的敲桌子，也可以提示結(jié)束發(fā)言；用比較不禮貌的方式，如不停的看手表，也能達到同樣的效果。具體做法如：“能不能用3分鐘的時間給我們簡單的說一下？”當他說到5分鐘的時候，你可以再說：“嗯，已經(jīng)5分鐘了，你說的正是我們需要的。掌握議事進度主要包括2種方式：語言方式與非語言方式。3． 如何分配發(fā)言時間無論是簡潔明了的1H5W，還是項目分明的準備工作核對單，都需要我們對其有一個全面而細致的了解及深刻的理解。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢和劣勢；而“O”和“T”則是指你所進行的這次會議主持工作對你周圍的環(huán)境（也包括你自身）可能帶來的機會或是威脅。5．主持人如何做會議準備1．主持人的4個準備工作這張核對單雖然數(shù)目繁多，然而卻是會議成功的有效保證。這個人數(shù)既能夠防止人數(shù)太少，不能集中反映群體思想，又能避免因為人數(shù)過多，從而造成一部分人的消極參與。 1H 5W1H 5W是指會議準備工作需要特別注意的6個方面，用英文縮寫表示為1H 5W。良好的會議準備工作能夠幫助你節(jié)省會議時間，同時減少會議中可能出現(xiàn)的各種沖突，使會議井然有序、卓有成效。(2)你為什么這么做？【自檢】請你回答下列問題：一家合資工廠著火了，經(jīng)過調(diào)查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車間內(nèi)吸煙，所以導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。在大會上當眾表揚“明星員工”可以樹立標桿，充分發(fā)揮榜樣的好作用，有效推動競爭；當眾批評某些情節(jié)嚴重的錯誤行為，有利于警醒員工，避免同類事情再度發(fā)生。定時交書面報告往往會流于形式，往往會使公司上下形成為了交報告而交報告的不良風氣，使公司內(nèi)部缺乏溝通，使問題和建議無法順暢流通，長此以往，后果不堪設(shè)想?！暨@些方式可能在感覺上不如開會那么痛快淋漓，然而卻簡潔有效，對于一些問題的解決具有經(jīng)濟實用的優(yōu)勢。這一步確定工作的作用相當于一個“篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會議”提前落選，從而為高效會議的產(chǎn)生把好第一關(guān)?！皺C遇只偏愛那些有準備的頭腦”?！颈局v總結(jié)】會議效率不高是當前許多會議的現(xiàn)狀。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵?！?進行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。◆所有與會者應(yīng)承擔起對會議質(zhì)量進行反饋的職責。◆各業(yè)務(wù)單位負責人對決議能否達成負直接責任。會議規(guī)范主要包括以下條款：◆所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。這個時段的員工開始進入一天當中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業(yè)務(wù)會談的最佳時機。1．會議時間安排的規(guī)范◆上午89點之間，正是員工從家到公司，準備開始一天工作的時候。高效會議具有8大特征?！咀詸z】請根據(jù)自身情況完成下列表格。2．如何進行