【正文】 希望通過這次教學，能夠幫助各位對時間管理的概念、誤區(qū)和原則有一些基本而清楚的認識，同時還能夠在生活與工作中靈活地運用時間管理的方法和技巧。 　　 雙贏的精髓便是：人與人之間存在著合作的潛力，合作將能取得遠大于個人憑一已之力創(chuàng)造的成就。雙方各就各位后，一場激戰(zhàn)即將展開。 　　 逆勢操作者退房的時間與其他人不同，他們會選擇旅館自動退房的方式：如果你可以在人潮多起來之前就退房，你就不應該在早上9點、10點時去排長龍。庫珀寫了一本書名相當吸引人的書：《一直左轉》?！?　　 不管你多么有效率，總是有人讓你等待：你可能錯過公車、地鐵、飛機，碰上出其不意的中途休息；你也許已經(jīng)盡可能地小心計劃每一件事，但是你可能意外地被困在機場。琳達相信和客戶維持良好的關系是很重要的，所以她常利用在飛機上的時間寫短箋給他們。一位必須在機場花很多時間的業(yè)務員說：“每次在下飛機去領行李的路上，我就停下來打公共電話，等我打完電話時，行李也已經(jīng)出來了。乍看之下，這些時間可能永遠無法追回；當你忙得不可開交而又必須等待的時候，你的失望只會增加而不會減少。愛因斯坦曾組織過享有盛名的“奧林比亞克科學院”，利用晚上休息的時間聚會，與會者總是手捧茶杯，邊飲茶，邊議論，后來相繼問世的許多科學創(chuàng)見，有不少產(chǎn)生于飲茶之余。你可能有休閑時間，卻沒有“空”的時間。第九章、省時之道167。你應該力求對他們的要求保持熱心、同情以及隨時愿意加以協(xié)助的態(tài)度，可是，你更應該讓他們知道這么做往往會影響到你的工作效率。不過，如果你就是一名上司，你還是應該首先想想，你是不是也會對下屬這樣呢？ 　　 以下是如何處理類似問題的一個實際例子和妙招： 　　 有一位職員，每當他應召支見上司時，他手上總是帶著一件仍待完成的工作：編寫一份報告、檢查報告草案、或者閱讀必要的資料等，一來可以利用在一旁等待上司打電話或是其他事務處理的時間，二來可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以盡快結束對話或事情的安排，三來還可以讓主管對他的工作態(tài)度留下深刻的印象。我們有許多人喜歡拿起電話就開始喋喋不休，而且經(jīng)常是缺乏主題。 　　保持簡短而明確的開場白 　　 平時我們在打電話為了聯(lián)絡感情的需要，在開場白中經(jīng)常會有一些寒喧，除了拜訪客戶、問候長輩等情況，比如“你最近很忙啊，在哪里發(fā)財啊”、“您身體還好吧、吃飯還行吧？”等，然而在辦公室場合就應該少有寒喧，盡量從工作角度出發(fā)，使用簡短而明確的開場白。 　　關鍵路徑是可以變化的第八章、不要讓別人浪費你的時間 不要讓別人浪費你的時間 　　 辦公室的打擾無可避免，電話、來訪、郵件等等，甚至有不少人對打擾提出了抱怨，同時也有無奈。 　　步驟二：估計時間 　　v 工序時間=(a+4b+c)/6 　　（a：最樂觀時間；b：期待時間；c：最悲觀時間） 　　v 倒推法：一般確定結束時間，再逐步推出各部分需要時間。 　　具體來講，網(wǎng)絡計劃評審技術是：首先，用網(wǎng)絡圖來表達一項開發(fā)計劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關系；然后，通過計算找出計劃中關鍵工序和關鍵路線；第三，通過不斷改善網(wǎng)絡計劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實施，最后，在計劃執(zhí)行過程中進行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財、物，按預定目標完成任務。 　　v 留有余地、應付突發(fā)任務 　　步驟三：確定關鍵路徑 　　時間上的關鍵路徑 　　繪制完網(wǎng)絡圖，可以很容易算出整個計劃的所需時間。 　　計劃要素 　?。?）PERT主要反映任務的時間、資源、配合、控制等。另外，還可以對前期的工作時間分配進行分析，不斷改進時間管理。 　　 剛才我們已經(jīng)介紹了如何確定目標，實際上目標是計劃的基礎，確定了方向，怎么走就清楚多了。 短期計劃與長期計劃　　 短期是指一年以內(nèi)的期間；長期一般超過5年以上；而中期界于兩者之間。”定期使用清單，使你有一個更好的機會打破那些束縛。在努力擬定計劃與設定目標之后，你大概會發(fā)現(xiàn)你的時間管理技巧有了進展。 　　 現(xiàn)在，請你完成誠實地做到下列練習。本項練習的目的在于顯示你的時間去處，而不是一項講精確的練習。 　　為每項活動算出“占每星期總時間的百分比”，公式如下： 　　百分比（%）=（每星期實際花費時間247。依上述方法填滿表二，直到“時間小計”中都有一個數(shù)目字（可能是零）。 　　該星期結束時，表二的所有空格都應該有一個號碼。 　　在列出在所有活動并予以分類后，將每一活動按順序編號，如表一。 　　請先看表一和表二： 　　表一：時間使用清單表 時間統(tǒng)計 　　項目活動 每星期估計花費的時間（小時） 每星期實際花費的時間（小時） 上兩項時間的差額（小時） 占每星期的總時間的百分比（%） 51 / 51　　一、公務活動 　　1 上下班 　　2 開會 　　3 打電話 　　4 閱讀文件、整理通信 　　5 幫助下屬 　　6 接待賓客 　　7 向上級匯報 　　8 公務出差 　　9 拜訪客戶 　　10 其它工作上的活動 　　小計 　　二、個人活動 　　11 整理儀容 　　12 飲食 　　13 睡覺 　　小計 　　三、家庭活動 　　14 煮飯 　　15 洗熨衣服 　　16 打掃房屋 　　17 雜務與家事 　　18 賣雜物 　　19 其它的逛街活動 　　20 繳款 　　21 看孩子 　　22 宗教活動 　　23 家庭外出 　　24 家庭溝通 　　25 其它家庭活動 　　小計 　　四、休閑活動 　　26 聽廣播與音樂 　　27 看電視 　　28 休閑閱讀 　　29 嗜好 　　30 觀看比賽 　　31 運動 　　32 休閑旅游 　　33 聚會與社交 　　34 其它休閑活動 　　35 其它活動 　　小計 　　時間統(tǒng)計(小時) 　　表二：一星期時間日志與簡略分析表時間 周一 周二 周三 周四 周五 周六 周日 活動標號 時間小計 　　7:00 1 上下班 　　7:30 2 開會 　　8:00 3 打電話 　　8:30 4 閱讀文件、整理通信 　　9:00 5 幫助下屬 　　9:30 6 接待賓客 　　10:00 7 向上級匯報 　　10:30 8 公務出差 　　11:00 9 拜訪客戶 　　11:30 10 其它工作上的活動 　　12:00 11 整理儀容 　　12:30 12 飲食 　　13:00 13 睡覺 　　13:30 14 煮飯 　　14:00 15 洗熨衣服 　　14:30 16 打掃房屋 　　15:00 17 雜務與家事 　　15:30 18 賣雜物 　　16:00 19 其它的逛街活動 　　16:30 20 繳款 　　17:00 21 看孩子 　　17:30 22 宗教活動 　　18:00 23 家庭外出 　　18:30 24 家庭溝通 　　19:00 25 其它家庭活動 　　19:30 26 聽廣播與音樂 　　20:00 27 看電視 　　20:30 28 休閑閱讀 　　21:00 29 嗜好 　　21:30 30 觀看比賽 　　22:00 31 運動 　　22:30 32 休閑旅游 　　23:00 33 聚會與社交 　　23:30 34 其它休閑活動 　　24:00 35 其它活動 　　實施步驟： 　　熟悉并準備一份“時間使用清單表”（如表一）。在本項練習中列有一個你在一星期內(nèi)花費時間的清單。 　　 分析自己使用時間的方式和狀況 　　 大多數(shù)人不喜歡好好地了解自己，逃避現(xiàn)實比觀察及解釋我們的行為更容易。 　　 因此，我們說，制定規(guī)則、遵守紀律的核心主要體現(xiàn)在以下三個方面： 　　在進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應于何時截止。查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個星期一、二都要打13個電話，星期三、四則是12個，星期五則是用來打電話給這個禮拜沒有聯(lián)絡上的人。在時間管理中，我們同樣強調(diào)紀律與規(guī)則。在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時間安排，也就是說要與別人的時間取得協(xié)作。 　　 掌握重點可以讓你的工作計劃不致偏差?；诖?，某家電器公司在電冰箱的設計上做了修改，將冷藏庫與冷凍庫的位置做了對調(diào)，這種新型的電冰箱大大地減少了下蹲的次數(shù)。 　　 這個故事除了告訴我們樹立正確的目標的重要性，還體現(xiàn)了巴列特定律（也稱80/20原理）：總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的 　　 按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎上。他發(fā)現(xiàn)，80%的業(yè)績都來自于20%的客戶中，同時，不管客戶的購買量大小，他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。（ ） 　　 “A”總數(shù)： “B”總數(shù)： “C”總數(shù)： 總得分： 　　（A=0分；B=2分；C=4分） 0到25分屬于低度急迫性心態(tài)，26到45分屬于強烈急迫性心態(tài)，46分以上已經(jīng)到了嚴重急迫性的程度。 （ ） 　　1我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。 （ ） 　　我處理危機時表現(xiàn)最好。 （ ） 　　我似乎永遠在趕時間。 （ ） 　　我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。 　　增進能力。 　　更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。 　　 現(xiàn)在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。電話、會議、突來訪客都屬于這一類。做好事先的規(guī)劃、準備與預防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。 　　 第二象限是重要但不緊急的事。諸如應付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等等。 　　 因此，我們認為：處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事情的“重要程度”。舉個例子來說，所有的主管都承認（包括我們業(yè)務工作人員），業(yè)務報告是一件極其重要的事，但若現(xiàn)在距離上交業(yè)務報告的時間尚有一個月的話，則一般人大概不會把它視為“今天應該做的事”，更不會把它視為“今天必須做的事”，既然今天可以不做這件事，那么就可以不斷地拖延下去。假如愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性愈低，則依循上面的判斷規(guī)則。 　　1先做自己所尊敬的人或與自己關系密切的利害關系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。 　　先做別人的事，然后再做自己的事。 　　先做只需花費少量時間即可做好的事，然后再做需要花費大量時間才能做好的事。 　　 這個故事的教訓是：成功地將一個好主意付諸實踐，比在家空想出一千個好主意要有從價值得多。但是我們相信世界是至少還有一萬個和他一樣的創(chuàng)業(yè)家，也想到同樣的主意。行動是一件了不起的事，我們請大家記?。?　　切實實行你的計劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價值，不管主意有多好，除非真正身體力行，否則永遠沒有收獲。 　　由于工作能夠有計劃地進行，自然也就能夠看到這些工作應該按什么次序進行，各哪些是可以同時進行的工作。通常會體現(xiàn)在以下五個方面： 　　將有聯(lián)系的工作進行分類整理。實驗者解釋這些人有高度的成就動機，他們通常不斷地設定具挑戰(zhàn)性但做得到的目標。多年前在美國進行了一項成就動機的試驗。 　　可衡量的： 　　 任何一個目標都應有可以用來衡量目標完成情況的標準，你的目標愈明確，就能提供給你愈多的指引。他對第一組說：“。這就是一個不具體的目標。1975年4月，公司搬到了俄亥俄州崔斯堡的廠房中。 　　 1974年4月，鄧尼斯辭去工作，賣掉車子當資金，以信用卡借款，開始在他的地下室生產(chǎn)業(yè)余無線電設備。他希望活得更扎實，但現(xiàn)在卻無法支配自己的命運，這使他覺得受挫。 　　 請記?。撼晒ν耆且环N個人現(xiàn)象，只有你所完成的事情和你的價值觀相符，你才會覺得成功。經(jīng)過2年零3個月，即以優(yōu)異的成績 取得了學位，緊接著再邁向更高的目標。在遭到第二次拒絕之后的某天，賴嘉無意間撞見院長韓翠絲，他趁機向她剖明心志。 　　 有一天，他拿起柯維的第一本著作《相會在巔峰》，從那時起，他對自己的看法完全改變，發(fā)現(xiàn)自己有不平凡的能力。他的父母只有小學五年級的學歷，因此當賴嘉表示要上大學時，他的親友大多不表示支持，但賴嘉心意已決，最后果真成為家中唯一進大學的人?！?　　 美國作家福斯迪克說得好：“蒸汽或瓦斯只是在壓縮狀態(tài)下，才能產(chǎn)生動力；尼亞拉加瀑布也要在巨流之后才能轉化成電力。許多人在公司五年，卻沒有五年的經(jīng)驗，只能說有五年一次的經(jīng)驗。 　　 雖說目標能夠刺激我們奮勇向上，但是，對許多人來說，擬定目標實在不是一件容易的事，原因是我們每天單是忙在日常工作上就已透不過氣，還哪來時間好好想想自己的將來。請善用它！ 時間管理的六項基本原則 　　 通過