【正文】 在信息服務(wù)部門全面發(fā)展的情況下，幾乎沒有一個(gè)系統(tǒng)是單獨(dú)根據(jù)實(shí)實(shí)在在的效益來證明其合理性的。 0期望的效益。 那些參與規(guī)劃工作的人員所編纂的資料和獲得的知識(shí)可作為公司管理人員的有價(jià)值的輸入信息，這些管理人員的職責(zé)范圍跨越了公司的全部工作。然而，認(rèn)真的規(guī)劃和協(xié)作則是發(fā)掘信息資源的關(guān)鍵。 大多數(shù)公司都把提高生產(chǎn)率強(qiáng)調(diào)為增加利潤的一種手段。應(yīng)該特別注意高級(jí)指導(dǎo)委員會(huì)（ISPC）關(guān)于信息服務(wù)業(yè)務(wù)方面的章程的建立。全面的規(guī)劃要把注意力集中于實(shí)際上影響信息服務(wù)業(yè)務(wù)的一切方面。為了確定目標(biāo)，領(lǐng)導(dǎo)必須提出像服務(wù)的范圍和質(zhì)量、政策、組織機(jī)構(gòu)、人員等問題。 4 用信息服務(wù)規(guī)劃的行話來說，這一步也被稱為形勢估計(jì)。 （l）估計(jì)當(dāng)前的狀況 估計(jì)信息服務(wù)業(yè)務(wù)當(dāng)前狀況的目的是為了向規(guī)劃小組提供一個(gè)限定，即“基準(zhǔn)，在這個(gè)限定理包含了信息服務(wù)和業(yè)務(wù)部門要實(shí)行的信息服務(wù)規(guī)劃的每一個(gè)方面。這些期刊登有許多論文，這些論文能啟發(fā)那些從事規(guī)劃過程人員的想象力。貨商能夠提供關(guān)于他們的產(chǎn)品的重要信息，而且通常將在規(guī)劃的組織機(jī)構(gòu)內(nèi)工作，以便提出他們認(rèn)為可行的可供選擇的方法。公司的遠(yuǎn)景規(guī)劃、內(nèi)部政策報(bào)告書以及公司的組織結(jié)構(gòu)圖對(duì)公司這一級(jí)來說是特別重要的。信息系統(tǒng)政策委員會(huì)最后還要行使規(guī)劃實(shí)現(xiàn)的批準(zhǔn)權(quán)。這些人員通過推薦可供選擇的方法、提出折衷方案和(或)討論權(quán)衡辦法能向規(guī)劃過程提供反饋信息。一般說來，這種向前推進(jìn)的方式更能響應(yīng)用戶的要求。沒有標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)劃時(shí)限，但是平均在三至五年之間。（2）規(guī)劃方法――自上而下還是自下而上當(dāng)規(guī)劃小組既利用了自上而下的信息收集方法，又利用了自下而上的信息收集方法時(shí)，信息服務(wù)規(guī)劃的過程是最有效的。 (1)規(guī)劃――集中還是分散 由于日益強(qiáng)調(diào)分布式數(shù)據(jù)處理，所以促成了分散規(guī)劃的想法。試圖說明廠信息服務(wù)規(guī)劃過程中主要活動(dòng)的順序及其相互關(guān)系。 反饋和批準(zhǔn) 信息服務(wù)的規(guī)劃過程是一個(gè)反復(fù)過程，在規(guī)劃進(jìn)行的中間和最后都需要一個(gè)正式的、不斷進(jìn)行反饋的機(jī)構(gòu)和明確的批準(zhǔn)權(quán)限。而對(duì)于有175名專業(yè)人員以上的大型計(jì)算中心來說，應(yīng)當(dāng)成立規(guī)劃小組。 2認(rèn)識(shí)相支持 負(fù)責(zé)信息服務(wù)遠(yuǎn)景規(guī)劃的人員一定要審定用戶、信息服務(wù)人員和公司管理人員是否都了解并接受了這樣的觀點(diǎn)，即信息服務(wù)規(guī)劃對(duì)于達(dá)到公司的目標(biāo)來說是至關(guān)重要的。 □ 第1階段――準(zhǔn)備階段 在著手進(jìn)行信息服務(wù)遠(yuǎn)最規(guī)劃所包含的那些活動(dòng)之前，必須做一定的準(zhǔn)備工作。二、信息服務(wù)規(guī)劃階段 本章概述信息服務(wù)遠(yuǎn)景規(guī)劃的一種方法，著重強(qiáng)調(diào)需要由用戶管理人員參與規(guī)劃過程的那些方面。如果規(guī)劃過程沒有一定的嚴(yán)格要求，那么，公司規(guī)劃人員、用戶和信總服務(wù)人員就有走捷徑的傾向。例如，審查程序可向?qū)徲?jì)員提供文件抽樣能力的資料。就應(yīng)用審查來講，信息系統(tǒng)的審計(jì)員要證實(shí)一個(gè)生產(chǎn)系統(tǒng)是否正按其設(shè)計(jì)規(guī)范進(jìn)行工作。同理，許多公司有指定假期的政策，要求程序員和操作員在不少于兩周的整段時(shí)間內(nèi)度假。如分散任務(wù)、輪換操作員和指定假期都是這種管理措施的例子。 □ 系統(tǒng)開發(fā)審查 就系統(tǒng)開發(fā)審查而論，信息系統(tǒng)審查工作人員要擔(dān)任開發(fā)項(xiàng)目組的顧間或充當(dāng)其成員。信息服務(wù)中心將根據(jù)檢查的結(jié)果，按季度對(duì)認(rèn)真執(zhí)行本制度的專業(yè)負(fù)責(zé)人和系統(tǒng)維護(hù)人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)(具體辦法另行公布)。凡發(fā)現(xiàn)由于:(1) 違章作業(yè)。(5)擅自使用他人微機(jī)或外設(shè)造成不良影響。 從本文公布之日起 1監(jiān)管措施(1)各單位所轄微機(jī)的使用、清洗和保養(yǎng)工作，由相應(yīng)專業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。(5)要求各專業(yè)負(fù)責(zé)人采取必要措施，確保所用的微機(jī)及外設(shè)始終處于整潔和良好的狀態(tài)。(二)硬件保護(hù)及保養(yǎng) 要求(1)除信息負(fù)責(zé)硬件維護(hù)的人員外，任何人不得隨意拆卸所使用的微機(jī)或相關(guān)的電腦設(shè)備。 3監(jiān)管措施 1 (7)軟盤在使用前，必須確保無病毒。 (2)對(duì)于聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，任何人在末經(jīng)批準(zhǔn)的情況下，不得向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)拷入軟件或文檔。這種方法在較小的程度上也還存在著對(duì)信息服務(wù)直接收的缺點(diǎn)。這種方法需要用戶通過內(nèi)部的資金調(diào)撥去付一部分信息服務(wù)的費(fèi)用。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是，它能促進(jìn)用戶管理人員去分析他們的服務(wù)請(qǐng)求的效益和費(fèi)用比。當(dāng)一個(gè)公司朝著付費(fèi)方式過渡，其中實(shí)際的費(fèi)用在部門之間進(jìn)行調(diào)撥時(shí)，這種方法才是有效的。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是，在整個(gè)信息服務(wù)的預(yù)算費(fèi)用范圍內(nèi)提供廠限額控制，并向用戶提供了關(guān)于要承擔(dān)信息服務(wù)費(fèi)用的反饋信息。 給每個(gè)諸求服務(wù)部門分配信息服務(wù)的預(yù)算費(fèi)用 把信息服務(wù)的預(yù)算費(fèi)用分配給每一個(gè)請(qǐng)求服務(wù)的部門。其缺點(diǎn)是，服務(wù)的優(yōu)先分配歸屬于信息服務(wù)部。費(fèi)用分配方式 向終端用戶分派費(fèi)用的基本方法有四種，正如人們時(shí)預(yù)料的那樣，每種方法各有其優(yōu)缺點(diǎn)。進(jìn)行的活動(dòng):一般填寫沒有或修正過。審查協(xié)調(diào)員:指預(yù)定進(jìn)行審查或?qū)嶋H進(jìn)行審查的人員。審查日期，指每次審查的開始日期。系統(tǒng)名稱:指應(yīng)用系統(tǒng)的名稱(如工資單、總帳等應(yīng)用系統(tǒng))。這些定期審查促使用戶和信息服務(wù)人員在系統(tǒng)的缺點(diǎn)成為系統(tǒng)有效性的主要問題之前就識(shí)別和得到糾正。其次，信息服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和(或)信息系統(tǒng)政策委員會(huì)將根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)信息服務(wù)請(qǐng)求作出正確的回答。一般由用戶編制正式書面請(qǐng)求，將它提交給信息服務(wù)部門，并根據(jù)公司批準(zhǔn)的規(guī)程來進(jìn)行評(píng)價(jià)。三、適合于用戶的規(guī)程 在信息服務(wù)環(huán)境中，制定規(guī)程是最根本的一項(xiàng)工作，一個(gè)典型的計(jì)算中心有幾十個(gè)書面規(guī)程，但是其中有三個(gè)對(duì)用戶管理人員來說是尤其重要的，它們是:信息服務(wù)請(qǐng)求（SSR）的提交、系統(tǒng)開發(fā)方法、信息系統(tǒng)審查。形成重大決策所必需的管理性服務(wù)請(qǐng)求 4為此，用戶管理人員和信息服務(wù)政策委員會(huì)布建立系統(tǒng)優(yōu)先權(quán)時(shí)，應(yīng)該建立并貫徹規(guī)定（公司的標(biāo)準(zhǔn)）。計(jì)算機(jī)硬件的失控?cái)U(kuò)散不可避免地會(huì)延誤實(shí)現(xiàn)綜合信息系統(tǒng)的進(jìn)展。 人員信息的利用是建立在客觀現(xiàn)實(shí)的基礎(chǔ)上的，在制定使用人員信息的策略時(shí)，應(yīng)注意公司內(nèi)外人員的信息向誰公布、什么時(shí)候公布以及公布的次數(shù)。有些職責(zé)不必專門寫進(jìn)信息服務(wù)的特許權(quán)內(nèi)（這也許是一個(gè)好主意）。信息服務(wù)部門的職責(zé)。 當(dāng)信息服務(wù)職責(zé)受到破壞時(shí)，可能發(fā)生的典型例子就是小型機(jī)和字處理設(shè)備的失控?cái)U(kuò)散，這種擴(kuò)散能夠?qū)е录嫒菪院途C合性方面的問題。隨著信息服務(wù)范圍的擴(kuò)大和趨于分散化。合適的信息服務(wù)策略的制定能最大限度地減少管理人員作出錯(cuò)誤決策的可能性。通過建立適用于大多數(shù)正常情況的準(zhǔn)則，信息服務(wù)部門將設(shè)立一個(gè)機(jī)構(gòu)，借此機(jī)構(gòu)，信息服務(wù)專業(yè)人員和用戶管理人員能夠更好地應(yīng)付異常情況。一信息服務(wù)策略和規(guī)程的重要性突出地反映存系統(tǒng)綜合和協(xié)調(diào)信息系統(tǒng)規(guī)劃的需求方面，以及不包含在信息服務(wù)本身業(yè)務(wù)內(nèi)的其他潛在的方面。事實(shí)上，關(guān)于這些所謂未來的辦公室的技術(shù)現(xiàn)和就可以采用。一且掌握了這個(gè)系統(tǒng)，就只有極少數(shù)的秘書還想用他們的工作站去換打字機(jī)。一般地說，全面實(shí)現(xiàn)字處理系統(tǒng)的最好方法是經(jīng)過一個(gè)成功的試驗(yàn)性項(xiàng)目和以后的示范證明。作為綜合網(wǎng)絡(luò)的一部分，字處理系統(tǒng)能夠充分利用公司數(shù)據(jù)庫和主機(jī)的能力，而且甚至能起電子信箱區(qū)的作用，任何支持獨(dú)立的自治字處理系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)都直接與信息資源管理己（IRM）的概念相抵觸。這樣就能在全公司保證系統(tǒng)的一致性。例如，可對(duì)姓名和地址文件進(jìn)行排序，然后按郵區(qū)編碼進(jìn)行處理。 (10)計(jì)算。要終端用戶注意的關(guān)鍵字都將按字母順序表的次序包括進(jìn)去，并通過頁號(hào)可對(duì)出現(xiàn)關(guān)鍵字的所有地方進(jìn)行相互參照。這功能可用作打印標(biāo)題和小標(biāo)題，以及強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵的字。在輸入的正文除幾項(xiàng)外都是標(biāo)準(zhǔn)的情況下（例如，標(biāo)準(zhǔn)的無爭論的意向意見），這功能是有用的。字處理軟件可自動(dòng)地給文件的頁編號(hào)。終端用戶可利用這個(gè)功能來為某個(gè)字或詞組而檢索全文，而且可用其它的字或詞組來替換檢索到的字或詞組。（3）拼寫，有了自動(dòng)的拼寫核對(duì)功能就能消除排印錯(cuò)誤。甚至正文能夠有對(duì)齊。把字母加到拼寫錯(cuò)的字中。這個(gè)過程可多次反復(fù)直到達(dá)到所想要的輸出為止，此過程類似于調(diào)試程序。但是，這種軟件具有更大范圍的能力。 2終端用戶通過從菜單上選擇操作就可輸入并操縱正文。適當(dāng)?shù)奶崾竞颓笾羁墒棺痔幚碥浖氖褂煤苋菀祝瑢?duì)于新手也是如此。這些用戶需要更復(fù)雜的字處理功能，像自動(dòng)腳注、目錄表和索引生成。隨著處理機(jī)功能的增強(qiáng)也就增強(qiáng)了字處理系統(tǒng)的能力。在用戶辦公室里平常用作數(shù)據(jù)輸人和詢問遠(yuǎn)程終端機(jī)（視頻顯示器）恰好就能容易地用作字處理。倘若任一共享設(shè)備出了故障，那么每一個(gè)工作站的操作員能以本地方式繼續(xù)工作。 3．共享資源的字處理系統(tǒng) 共享資源的字處理系統(tǒng)比共用邏輯系統(tǒng)又進(jìn)了一步。多個(gè)工作站（即多個(gè)視頻顯示器）可連接到小型計(jì)算機(jī)上，而操作員可共享磁盤存儲(chǔ)器空間和打印機(jī)。獨(dú)立字處理系統(tǒng) 獨(dú)立字處理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)變比較小，它包括一臺(tái)計(jì)算機(jī)、視頻顯示器、軟盤磁存儲(chǔ)器用一臺(tái)高質(zhì)量打印機(jī)(或許包含一個(gè)自動(dòng)送紙裝置)計(jì)算機(jī)通常安放在視頻顯示器的裝置里。不要摘錯(cuò)了，字處理系統(tǒng)就是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)!大多數(shù)獨(dú)立字處理系統(tǒng)的配置類似于小型商用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，唯一的差別是軟件不同。在這兩個(gè)方面的應(yīng)用中沒有一個(gè)是要由字處理計(jì)算機(jī)或主計(jì)算機(jī)來支持的。聲音處理 聲音處理包括舉行電信會(huì)議和聲音信息轉(zhuǎn)換。 5 3正文處理包括像把姓名和地址文件同相應(yīng)的格式信件歸并在一起這樣的任務(wù)，無論怎么樣的更復(fù)雜的數(shù)據(jù)操縱都將歸人數(shù)據(jù)處理這個(gè)應(yīng)用方面。字處理指的是利用計(jì)算機(jī)來輸入正文。 辦公室自動(dòng)化是計(jì)算機(jī)的一種有效的、而且成本合理的應(yīng)用，但是它會(huì)過量出售(被貨商)、廉價(jià)出售(被信息服務(wù)部門)、以及錯(cuò)賣(被所有人)結(jié)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理人員。實(shí)際上，對(duì)于信息服務(wù)人員、用戶管理人員和文書人員來說，這兩個(gè)術(shù)語所指的范圍稱意義一直是混淆不清的。 □ 什么是辦公室自動(dòng)化和字處理 宇處理(即wp)這個(gè)術(shù)語是由lBM公司在60年代中期提出的，而且適合該公司的磁卡片和帶打印機(jī)產(chǎn)品的應(yīng)用范圍。例如，按照慣例，秘書要用打字機(jī)印出由經(jīng)理通過口述或手寫的文件。具有專職秘書的任公司或辦公室都能證明，購買計(jì)算機(jī)和支援軟件是合算的。
辦公室自動(dòng)化和字處理一、辦公室自動(dòng)化和字處理的概念 □ 展望中的辦公室自動(dòng)化 每年白領(lǐng)工人都有較大的工作強(qiáng)度。如果在一天工作結(jié)束前，由干某種原因職工主文件遭到破壞，則事務(wù)日記就可以作為當(dāng)天處理的一個(gè)備份。 6 5在設(shè)計(jì)一個(gè)聯(lián)機(jī)信息系統(tǒng)時(shí)，響應(yīng)時(shí)間是一個(gè)重要的因素。響應(yīng)時(shí)間。為了替這些終端服務(wù)，計(jì)算機(jī)輪詢或連續(xù)的對(duì)每臺(tái)終端輪流發(fā)出詢問，以確定是否已準(zhǔn)備發(fā)送一條信息。端口的數(shù)目受到可以連接到一臺(tái)計(jì)算機(jī)的遠(yuǎn)程信道數(shù)目的限制。也可以用一般的定雖描述(如時(shí)經(jīng)或重)來給出通信中的通信雖。通信量。接收信息的人或部門稱作接受者，而接收信息的終端或計(jì)算機(jī)稱作目的地。包含數(shù)據(jù)的信息都用一流)來編碼 信息從網(wǎng)絡(luò)中的一個(gè)地址發(fā)送到一個(gè)或多個(gè)地址。為了說明這一點(diǎn)，我們來考察下面的實(shí)例，美國廣播公司(ABC)從公用載波線路中租用了一條從紐約到費(fèi)城的速率為9600波特的專用線路。 另一種公司載波線路是增值網(wǎng)絡(luò)(VAN)，VAN是一種特殊的公用載波。 私用線路由使用者自己安裝、維護(hù)，而且其所有權(quán)也是屬于使用者的。半永久的連線只給公司在每天的某9個(gè)小時(shí)使用權(quán)。寬頻帶級(jí)信道具有超出1兆波特的容量，而且主要用于計(jì)算機(jī)到計(jì)算機(jī)的通信上。如果具體看聲級(jí)線路速度，那么，一條具有1200波特速率的線路每秒鐘大約可以傳送120個(gè)字符。聲級(jí)。次聲級(jí)。光纖數(shù)據(jù)是按位(0、1信號(hào))存儲(chǔ)和傳送的，信道速度是指每秒鐘可以傳輸?shù)奈粩?shù)，又稱它為波特率。衛(wèi)星4一個(gè)分布式數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)將使用最適合于其公司情況的配置。網(wǎng)絡(luò)形配置網(wǎng)絡(luò)形配置將按需要提供數(shù)據(jù)鏈路。在某給定層上的各計(jì)算機(jī)之間的通信是這樣的：將信息先發(fā)送到上一層的一臺(tái)計(jì)算機(jī)，然后再經(jīng)過連接鏈路將信息送到該給定層上的另外一臺(tái)計(jì)算機(jī)。 1例如，用戶將訂貨要求書寫在訂貨單上，然后，信息服務(wù)部的數(shù)據(jù)錄人員錄制這些數(shù)據(jù)。 遠(yuǎn)程處理在不同程度上提供了集中式的文件和分散的操作。用戶還能直接錄人數(shù)據(jù)、發(fā)送消息等，而不像成批處理系統(tǒng)那樣，得到結(jié)果典型周轉(zhuǎn)期要一天。 □ 建立遠(yuǎn)程處理系統(tǒng)的理由 建立一個(gè)遠(yuǎn)程處理系統(tǒng)的實(shí)際的理由是依具體的應(yīng)用而異的。利用聯(lián)機(jī)調(diào)試輔助軟件和直接診斷程序?qū)⒏菀走M(jìn)行程序的開發(fā)。在一個(gè)大公司的研究中心里，通常有400個(gè)以上的工程師和科學(xué)家使用約150臺(tái)遠(yuǎn)程終端進(jìn)行科學(xué)或工程計(jì)算。例如，遍及整個(gè)城市所有街道上的傳感器連續(xù)地監(jiān)視車輛的方向和流量，同時(shí)通過控制交通信號(hào)來優(yōu)化車輛的流量。數(shù)據(jù)被收集和分批以供處理。數(shù)據(jù)收集。數(shù)據(jù)錄入。在字處理應(yīng)用中，操作員利用軟件來進(jìn)行正文處理。在查詢，回答這類應(yīng)用中，操作員(也可能是用戶經(jīng)理)進(jìn)行某種查詢，然后計(jì)算機(jī)(經(jīng)由信息系統(tǒng))作出回答。通過一個(gè)電子標(biāo)志來通知區(qū)域性經(jīng)理有關(guān)的消息。對(duì)整個(gè)單位的每個(gè)人員都分配一個(gè)電子郵政信箱，用以接收和存放消息。 1而在分布式數(shù)據(jù)處理環(huán)境申，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)所輸人的數(shù)據(jù)的一致性，信息系統(tǒng)的質(zhì)量，輸出的精確性，分散的控制以及所有在集中式環(huán)境下所能保證的那些數(shù)據(jù)處理的各個(gè)方面。按照傳統(tǒng)，這種職責(zé)包括人員管理和詳盡的專業(yè)方面的知識(shí)?？赡芤匦掠?xùn)練行政助理使用某種查詢語言來進(jìn)行特定的管理查詢。為了容納這些人員，必須在現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)中增加專門的機(jī)構(gòu)和部門。那些跟隨著脫離集中式成批處理系統(tǒng)這一趨勢的公司應(yīng)該了解基于通信的技術(shù)和系統(tǒng)將對(duì)公司的組織結(jié)構(gòu)、人員、管理、預(yù)算以及質(zhì)量保證和控制產(chǎn)生重大的影響。分散的信息服務(wù)工作并不意味著數(shù)據(jù)通信，但是多數(shù)是基于通信的。通常與數(shù)據(jù)通信相關(guān)的另一個(gè)術(shù)語是遠(yuǎn)程處理(簡寫為TP)。 (4)信息服務(wù)遠(yuǎn)景規(guī)劃委員會(huì)可以由信息服務(wù)管理組、一名懂技術(shù)的職工(也許是一個(gè)高級(jí)系統(tǒng)分析員兼信息服務(wù)遠(yuǎn)景規(guī)劃員)、一個(gè)