【正文】 第二十一條 沒有存檔價(jià)值和存查必要的公文，由檔案室鑒別、登記后銷售。□ 文件的管理第十九條 各單位要有專人負(fù)責(zé)文書的處理管理工作，建立嚴(yán)格的管理制度，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的保密紀(jì)律教育，做好文件的管理工作。(七)公文校對(duì)以原稿為準(zhǔn)，非承辦人不得擅自改動(dòng)原文。(六)公文簽發(fā)后，由文秘室負(fù)責(zé)打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。工會(huì)、社團(tuán)的一般性文件，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要文件，由最高行政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 5．文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ê瓦壿?，?biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確。2．是否符合國家的方針、政策、法律、法令。(二)公文審核。6．章節(jié)序數(shù)的寫法。3．引用的公文要寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號(hào)、標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間。一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、封發(fā)等程序。文秘人員對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要認(rèn)真督促、催辦，以防積壓或漏辦。辦公室主任在簽批公文時(shí)，認(rèn)為無需送領(lǐng)導(dǎo)閱批的一般性公文，可根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接批有關(guān)部門閱辦。其中內(nèi)容重要的急件，及時(shí)呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批，如領(lǐng)導(dǎo)出差，立即送辦公室領(lǐng)導(dǎo)處理。第十五條 發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。因特殊情況，必須越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)抄報(bào)越過的單位。第十條 對(duì)市政府及政府各部、委、局，對(duì)市局及市局處室的請(qǐng)示或報(bào)告，與不相隸屬單位協(xié)商工作等，用行政名義行文。(七)文字一律從左至右橫寫橫排。幾個(gè)單位聯(lián)名發(fā)文，只標(biāo)明主辦單位的公文編號(hào)。如果需要上報(bào)另一個(gè)上級(jí)單位時(shí)，可以用抄報(bào)的形式。□ 公文格式第七條 公文格式一般包括:標(biāo)題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時(shí)間、抄送(抄報(bào))單位、公文字號(hào)、主題詞等。(八)決定、決議對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)作出安排，用決定。在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用通告。(二)報(bào)告向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，用報(bào)告。第四條 公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門均以副本留存?zhèn)溆谩? 第二十條 合約處理 (一)訂立或修改合約時(shí)，經(jīng)辦部門擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn)送總管理處法律事務(wù)室核稿。 第十九條 簽呈處理 (一)經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請(qǐng)主管核示時(shí)，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應(yīng)依類別歸檔。 (四)采用語體文以達(dá)到簡(jiǎn)、淺、明、確的要求，可用表格處理的盡量利用表格。第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預(yù)定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號(hào)的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如末結(jié)案，第一聯(lián)需加注復(fù)文部門要求的待復(fù)日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復(fù)文時(shí)，則依發(fā)文程序辦理。第三聯(lián)依其類別歸檔。 (三)各類文書的行文，應(yīng)就組織層級(jí)需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐級(jí)轉(zhuǎn)文重印延誤時(shí)效。一般性的規(guī)定、通知、公告等函件無需復(fù)文時(shí)，發(fā)文部門仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門則依下列方式處理: 1．主管部門對(duì)其直轄部門行文時(shí)，受文部門免辦收文手續(xù)。無須待復(fù)文件，第二、三聯(lián)即予銷案，如須待復(fù)者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管，均依待復(fù)日期的先后整理以備稽催。 4．來文附件如屬現(xiàn)金、支票、匯票或其他有價(jià)證券等，經(jīng)辦部門經(jīng)辦人于接到來文時(shí)，應(yīng)即繳交出納部門簽收不應(yīng)隨文傳遞。經(jīng)辦部門主管于文件判行后，將收(發(fā))文登記單第三聯(lián)抽出錯(cuò)案。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來文以分文專用卷宗送交經(jīng)辦部門主管核定要否答復(fù)及處理期限，記人收(發(fā))文登記單第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當(dāng)天簽收后，夾放于分文專用卷宗退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之用。 2．復(fù)文以收文號(hào)碼為發(fā)文號(hào)碼，如有二號(hào)以上來文并案處理，以最后的收文號(hào)碼為發(fā)文號(hào)碼。(二)對(duì)關(guān)系企業(yè)行文的字號(hào) 1．由各公司總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。 X3為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略。 (四)第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、末結(jié)案分類存查。 (五)其他類:與公司業(yè)務(wù)無直接關(guān)系之表報(bào)、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關(guān)部門參閱。通則 第九條 文書分類 (一)機(jī)密類:具有專利性、獨(dú)特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務(wù)機(jī)密文件，應(yīng)依本規(guī)定辦理。 (六)以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級(jí)人員判行。 (二)以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對(duì)外行文得由經(jīng)理(主任)判行者外，應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。 (三)公告、人事通知單、聘任書、獎(jiǎng)狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù)(如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等)，須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章的文件，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門章。 B人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對(duì)公民營事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)或個(gè)人的行文。 營業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)客戶、廠商之行文。 C對(duì)稅務(wù)、金融機(jī)關(guān)的行文。2．以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章:對(duì)政府各部、會(huì)、局、署及其所屬一級(jí)、二級(jí)機(jī)構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)等之行文。 (七)其他:1．司法文書依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤? (三)便函:關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用。 第五條 主辦及會(huì)辦部門 (一)文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為核項(xiàng)文書的主辦部門，如有涉及其他部l門時(shí)，其他部門則為核項(xiàng)文書的會(huì)辦部門。 (二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經(jīng)理室或管理處(或總務(wù)部門)為管理部門。 □ 承辦部門 第三條 總收發(fā)部門 總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理。如在借用中造成損壞，則由借用單位負(fù)責(zé)賠償。第二十六條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。(五)聲像檔案的開發(fā)利用第二十三條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。第二十條 對(duì)庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。5%。(四)聲像檔案的保管第十七條 聲像檔案人庫前要進(jìn)行檢查，對(duì)已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。2．卷內(nèi)目錄:照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄。其格式為照片/底片號(hào)文字說明參見號(hào)一攝制時(shí)間一攝制者。錄音帶、錄像帶、報(bào)像帶按案卷編寫文字說明。第十二條 保管期限:應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。 2．錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代－問題分類，按內(nèi)容編號(hào)。第十一條 分類、編號(hào) 1．照片檔案按年代、問題分類。 2．在征集的聲像資料中，凡涉及國家和全國郵電部門重大事件的，應(yīng)向郵電部辦公廳檔案處報(bào)送目錄。凡末按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，以防散失。第五條 收集時(shí)間l．聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)隨文檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔。3．本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議，會(huì)見以及外事活動(dòng)的聲像資料。聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)等文字說明兩部分組成。第三十四條 案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。備考表應(yīng)置卷尾。填寫的字亦要工整。其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列?？缒甓鹊臅?huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷。第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。案卷類目?jī)旱臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。第十四條 信訪工作材料。第十一條 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。3．承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。1．公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。第十四條 紅頭文件，只適用于需遵照?qǐng)?zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。(四)董事局委員會(huì)發(fā)文，用xx董漢字(xx年xx號(hào)。公司黨總支發(fā)文，用xx黨字(xx年)xx號(hào)?？偛棉k收文后，應(yīng)先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。需要簽署具體意見的，要明確、具體。(四)人、地、物名、51文及時(shí)間要具體、準(zhǔn)確。公司收文的處理程序?yàn)?收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。 第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機(jī)要秘書和正副主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。4．上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。第十六條 立卷要求1．文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。(9)工廠日志和大事記。(5)有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果。(六)文件的立卷與歸檔第十五條 文件的歸檔范圍:1．凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔，(1)上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)。第十三條 兩辦機(jī)要秘書對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。12．文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。8．需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽。5．兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。2．黨委、廠部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿。4．在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)。2．黨委、廠部下發(fā)文件主要用于:(1)公布全廠規(guī)章制度。群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。6．按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。3．閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。第七條 文件的傳閱與催辦1．傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。第五條