【正文】 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。 第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。(三)董事局發(fā)文，用xx董字(xx年)xx號。第十條 收文由總裁辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。(三)文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語要規(guī)范。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用磁盤。(七)文件的銷毀第十七條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。2．業(yè)務(wù)科室，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。(4)廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團(tuán)代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。7．對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚。(四)發(fā)文程序與要求第十條 發(fā)文程序規(guī)定:1．各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請。(4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定。黨委、廠部同意發(fā)文，則由兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨x宇、廠x字發(fā)文。如有領(lǐng)導(dǎo)批示，擬辦意見兩辦應(yīng)責(zé)成極關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn) 1．凡正式文件均需分別由兩辦主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。（二）收文的管理第四條 公文的簽收 1．凡來廠公啟的文件均由廠收發(fā)員登記簽收后分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。10．凡是以公司名義上報下發(fā)的文件材料分別由辦公室或擬稿人負(fù)責(zé)校對，由打字室負(fù)責(zé)復(fù)印、裝訂、達(dá)到字跡清晰，版面清潔，裝訂整齊。5．打字員接稿后，應(yīng)認(rèn)真檢查文件簽發(fā)手續(xù)是否完備，書寫是否工整，是否符合文件歸檔要求待，對發(fā)文手續(xù)不全，書寫不符合要求的文件，打字員有權(quán)拒絕打印。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。7．文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的，給予批評或處50元以上的罰款，屢教不改或給公司造成不良的社會影響或較大經(jīng)濟(jì)損失 的，處50元以上罰款直至辭退。2．公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。文檔管理文員工作細(xì)則49 / 49文檔管理文員工作流程圖附1綜合計劃中心副總檔案管理制度文樓處理程序公交處理實(shí)施細(xì)則文書管理制度文件檔案保存年限填制相關(guān)表格聲像檔案管理制度文書檔案交卷制度文書管理制度崗位職責(zé)辦公室主任文檔管理文員文檔管理制度公文管理規(guī)范企業(yè)文件管理制度企業(yè)打字復(fù)印工作制度文件收發(fā)規(guī)定文印室管理規(guī)定填制檔案表格工作總結(jié)附件2：崗位職責(zé) 職權(quán) 1．作好企業(yè)文件檔案管理工作。內(nèi)部遞傳的簡單請求報告或其全不需打印的文件，一般不予打印。屬業(yè)務(wù)部門的，由各部門承擔(dān)費(fèi)用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列行政開支。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。4．凡需打印的文件，資料應(yīng)將其底稿首頁附上發(fā)文單經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人審查同意并經(jīng)XX審核修改、統(tǒng)一編號，有關(guān)部門會簽，分管公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，方能交付打印。校對者校后應(yīng)在原稿上簽字，以示負(fù)責(zé)。第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦歸口管理。2．本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存。2．閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。2．各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。(3)公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動或千部任免事項(xiàng)。6．各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)不用廠部名義發(fā)文。6．經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))。第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。(3)廠黨委會、廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄。39。(接交單位各留存一份備查)。第四條 公文保密等級分為:絕密、機(jī)密、秘密三種，其他為一般文件。(二)反映情況要客觀，實(shí)事求是。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。(二)公司監(jiān)事會發(fā)文，用xx監(jiān)字(xx年)xx號。第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。第六條 一項(xiàng)工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。第九條 上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。 第十六條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。第二十二條 專(兼)職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照案卷類目條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)對號入座，并在收發(fā)文登記簿上注明?？缒甓鹊囊?guī)劃放在針對的第一年立卷。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式:案卷裝訂。(二)聲像檔案資料的收集第四條 收集范圍1．反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料。2．檔案部門應(yīng)隨時收集零散的具體保存價值的聲像資料。(三)聲像檔案的整理第九條 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，便其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。3．編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號。(4)時間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。3．卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動情況。第十九條 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm39。第二十五條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應(yīng)按《中華人民共和國專利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。附4文檔處理程序一、文件、檔案保存年限檔案分類 存檔年限檔案名稱永久10年5年3年2年1年備注經(jīng)營類的檔案文件有關(guān)公司章程類的檔案○股東大會的檔案○股東名冊、股東印鑒名薄○重要干部會議記錄○重要干部到職宣誓書、重要干部名冊○經(jīng)營計劃○關(guān)于組織、單位的檔案文件業(yè)務(wù)組織規(guī)章○修改組織有關(guān)的文件○有關(guān)會計業(yè)務(wù)的檔案方面年度決算報告○人事檔案文件員工名冊○員工的履歷表、戶籍謄本、就職宣誓書○總務(wù)、庶務(wù)文件檔案銷售業(yè)務(wù)的檔案文件生產(chǎn)作業(yè)的檔案文件二、文書管理規(guī)章□ 總則 第一條 目的 為使文書管理制度化，以增進(jìn)文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。 (四)管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜。 (五)電報:業(yè)務(wù)處理須以電報行文時使用。 A對省政府、市政府所屬二級機(jī)構(gòu)等的行文。 營業(yè)、資材、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商的行文。 3．工務(wù)、資材、會計、總務(wù)等服務(wù)部門對其他部門的行文蓋部門章。 (四)以部門名義由廠處長署名行文者，應(yīng)由部門主管判行。 (三)B類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來文書。 第十一條 收(發(fā))文字號的制定管理 (一)對外行文的字號 l．公司：X1X2（X3）總字第○○○○號。 (三)收發(fā)文編號 1．由文書管理部門按年份依流水號碼一文一號編列。 (四)文件處理 1．經(jīng)辦人辦理文件時，應(yīng)將擬辦或復(fù)文擬搞簽呈主管判行。 (二)發(fā)文處理 收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿收(發(fā))文登記單代一式五聯(lián)，即將發(fā)文文件及原稿送請監(jiān)印人員用印。 3．受文部門依前二項(xiàng)的規(guī)定免辦收文者仍應(yīng)處理呈核后依收文日期先后順序歸檔。如末結(jié)案，則第四聯(lián)按待復(fù)日期先后整理以備稽催。末能辦認(rèn)為公務(wù)文書的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務(wù)文書，應(yīng)交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。 (二)固定格式的合約書其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時依式填寫所需份數(shù)呈準(zhǔn)后，直接送請用印。第五條 各單位的公文處理工作，必須實(shí)行嚴(yán)格的保密制度，確保國家機(jī)密。(六)通知傳達(dá)上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用通知。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題一般不加書名號和其他標(biāo)點(diǎn)符號。(六)收、發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。分公司、各部門不得聯(lián)合行文，部門之間不要用發(fā)文形式解決一般性的問題。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面域口頭簡要回復(fù)。如提出新的政策規(guī)定，應(yīng)盡量與原來的有關(guān)政策相銜接，并加以說明。7．不要濫用簡稱。3．提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行。(五)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。校對后，打字員沒有改正的，由打字員負(fù)責(zé)。