【正文】 定檔號(hào)填記于第四、五聯(lián)將檔號(hào)及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人 B如需復(fù)文者，將復(fù)文及復(fù)文搞送請(qǐng)監(jiān)印人員用印后，復(fù)文封發(fā)投郵。 第十三條 主動(dòng)發(fā)文 (一)擬稿、登記 經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附收(發(fā))文登記單一式五聯(lián)，填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、預(yù)定保存年限及銷案或待復(fù)期限等欄，呈部門主管會(huì)核稿人員經(jīng)判行，送收發(fā)人員編號(hào)，轉(zhuǎn)打字、校對(duì)后，送交文書管理部門收發(fā)人員。第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號(hào)，將檔號(hào)及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。 2．總管理處各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門時(shí)，所屬部門免辦收文手續(xù)。 第十六條 業(yè)務(wù)接洽便函之處理 (一)發(fā)文 經(jīng)辦人發(fā)文時(shí)，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于業(yè)務(wù)接洽便函第一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈請(qǐng)主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號(hào)并記載于收(發(fā))文編號(hào)登記表再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將業(yè)務(wù)接洽便函第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復(fù)日期之先后整理以備稽催。第四聯(lián)依收支流水編號(hào)的順序存查?！? 文書處理方式第十七條 文書結(jié)構(gòu)(一)公告:以主旨依據(jù)公告事項(xiàng)三段式斟酌運(yùn)用。 第十八條 信函處理 (一)指名營(yíng)業(yè)、工務(wù)、資材及采購(gòu)人員收受的信函由信封上的記載可認(rèn)為公務(wù)文書者，應(yīng)視同公務(wù)文書拆封，如系私事，再予發(fā)還。 (二)經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng)(副)理級(jí)以上主管核示者(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長(zhǎng)核示者)則于廠(處)長(zhǎng)(部、室主管)簽示后，由廠(處)、部(室)收發(fā)人員登記于簽呈事務(wù)備查表轉(zhuǎn)呈經(jīng)(副)理以上主管(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長(zhǎng))核示，于核示后由廠(處)部(室)收發(fā)人員轉(zhuǎn)記批示情形，呈送廠(處)長(zhǎng)(部室主管)核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會(huì)辦部門有關(guān)者應(yīng)復(fù)印分送會(huì)辦部門協(xié)同處理或備查。判行后依業(yè)務(wù)需要份數(shù)送請(qǐng)繕打、校對(duì)、用印。三、公文處理實(shí)施細(xì)則□ 總則第一條 為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本實(shí)施細(xì)則。公文統(tǒng)一由辦公室人員收發(fā)、分辦、用印、立卷。(三)指示對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，用指示。(五)批復(fù)答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用批復(fù)。經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用決議。(一)公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類。(三)發(fā)文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。(五)公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。第八條 公文紙一般用16開(kāi)，在左側(cè)裝訂。 第十一條 內(nèi)部行文，可按問(wèn)題的種類和性質(zhì)，用分公司或部門名義行文。 第十三條 向上級(jí)請(qǐng)示的公文，應(yīng)一文一事，主送一個(gè)單位，不要同時(shí)抄送下級(jí)單位，不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人(除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦外)。□ 公文處理程序第十六條 收文處理。(二)承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，安排傳閱或辦理。各單位收到急件時(shí)，應(yīng)在3天內(nèi)答復(fù)并退回文件，一般要辦理的文件，一周內(nèi)應(yīng)辦理并退回文件，最遲不能超過(guò)15天。各分公司、各部門對(duì)上級(jí)發(fā)出的文件，需要匯報(bào)貫徹執(zhí)行情況的，要及時(shí)檢查反饋。(一)草擬公文的要求: 1．要符合國(guó)家的方針、政策、法律、法令和上級(jí)的有關(guān)規(guī)定。4．草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應(yīng)保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。一般應(yīng)按下列順序排列，第一層為:一，第二層為(一)，第三層為1，第四為(1)。公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核后送辦公室核稿。與本單位發(fā)過(guò)的公文是否銜接。 審核時(shí)如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進(jìn)行修改，屬于重要的原則性的問(wèn)題，應(yīng)退回原承辦單位修改，改動(dòng)過(guò)大的，要重新抄正。(四)公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。打印文件要美觀大方，符合公文格式。校對(duì)末發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò)，由校對(duì)人員負(fù)責(zé)。嚴(yán)禁將秘密文件帶往公共場(chǎng)所或家中。本細(xì)則從xxxx年xx月xx日起施行，過(guò)去有關(guān)公文處理的規(guī)定與本細(xì)則不一致的，以本細(xì)則為準(zhǔn)。第二十條 各單位工作中形成的文書，包括文件、會(huì)議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價(jià)值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交文書或有關(guān)人員核對(duì)整理后，于次年第二季度送交檔案室歸檔，各單位、各經(jīng)辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸檔的文件。第十八條 公文辦理完畢后，要及時(shí)送交文秘人員整理立卷，個(gè)人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。印章蓋在年下月、目的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁(yè)無(wú)空檔，可另起一空白頁(yè)注上日期蓋章，并在該頁(yè)的左上方標(biāo)明此頁(yè)無(wú)正文字樣。若確需修改，必須重新送簽。公司行政文件，由分管副總經(jīng)理簽署意見(jiàn)后，由總經(jīng)理簽發(fā)。 4．處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。 審核的重點(diǎn):1．是否需要行文。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡(jiǎn)稱。正式文件中，除文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專用術(shù)語(yǔ)和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外，其他用漢字書寫。2．情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確，篇幅要力求簡(jiǎn)短。第十七條 發(fā)文處理。(四)加強(qiáng)公文檢查催辦工作。(三)凡需辦理的公文，應(yīng)先送辦公室主任簽批意見(jiàn)，再分送給有關(guān)部門辦理或送領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。(一)上級(jí)發(fā)來(lái)的文件及注有密級(jí)的簡(jiǎn)報(bào)、電報(bào)、資料和平級(jí)發(fā)來(lái)的文件，均由文秘人員統(tǒng)一簽收、開(kāi)拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進(jìn)行分類處理。第十四條 按照一級(jí)抓一級(jí)的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門，不直接發(fā)到下屬子公司。 第十二條 各單位一般不得越級(jí)行文。第九條 對(duì)上級(jí)單位組織的請(qǐng)示或報(bào)告，用單位組織名義發(fā)文。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦單位排列在前。(四)公文字號(hào)一般包括單位代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。(二)向上級(jí)請(qǐng)示的公文，一般只寫一個(gè)主送單位。(十)會(huì)議紀(jì)要傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用會(huì)議紀(jì)要。(七)通報(bào)表?yè)P(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用通報(bào)。向國(guó)內(nèi)外宣布重大事件，用公告?！? 公文種類第六條 公文種類主要有:(一)請(qǐng)示請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)，用請(qǐng)示。第三條 各單位應(yīng)發(fā)揚(yáng)實(shí)事求是，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，克服形式主義，提高公文處理的效率和質(zhì)量。 (三)合約書簽約人代表及原稿、正本的保管部門規(guī)定如下：合約書類別簽約人代表人正本及原稿保管部門資材買賣合約書資材統(tǒng)購(gòu)合約書資材外購(gòu)合約書資材托工合約書工程修造合約書營(yíng)業(yè)買賣合約書聘約及定期契約人員工合約書其他合約書公司總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理總管理處資材部經(jīng)理公司總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理公司總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理公司總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理公司部經(jīng)理、事業(yè)部經(jīng)理或營(yíng)業(yè)處處長(zhǎng)事業(yè)部經(jīng)理各公司視業(yè)務(wù)需要自行訂定公司總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室或該廠區(qū)文書管理部門總管理處資材部資材管理科公司總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室或該廠區(qū)文書管理部門公司總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室或該廠區(qū)文書管理部門公司總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室或該廠區(qū)文書管理部門公司總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室或該廠區(qū)文書管理部門人事部門或該廠區(qū)文書管理部門公司總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室或該廠區(qū)文書管理部門保管部門收到合約書正本應(yīng)即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專人專案簽辦。 (二)指名經(jīng)(副，理以上人員的信函，逞送其本人，如系公務(wù)文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。 (三)業(yè)務(wù)接洽便函:以公文三段式或以條例方式逐點(diǎn)敘述。 (四)回文處理 發(fā)文部門的收發(fā)人員收到復(fù)文部門送達(dá)的便函第二聯(lián)時(shí)，于原暫存的第一聯(lián)注記復(fù)文的收文時(shí)間。 (三)復(fù)文 經(jīng)辦人收到來(lái)文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫銷案或待復(fù)日期，及預(yù)定保存期限(如需簽辦，則以文書簽辦單辦理，簽辦單連同業(yè)務(wù)接洽便函第三聯(lián)處理)，經(jīng)主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請(qǐng)用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門(原發(fā)文部門)，第三、四聯(lián)編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄后。 (二)以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，依第十六條規(guī)定辦理。 關(guān)系企業(yè)來(lái)往文件 第十五條 行文方式 (一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號(hào)的流水號(hào)裝訂。經(jīng)辦部門如業(yè)務(wù)需要，可以復(fù)文底本留存。 2．經(jīng)辦人應(yīng)將處理經(jīng)過(guò)、結(jié)果或復(fù)文摘要記錄于收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄(如不敷使用時(shí)，得以文書簽辦單補(bǔ)充，簽辦單隨同收(發(fā))文登記單第五聯(lián)流程處理，并填記預(yù)定保存期限及銷案或待復(fù)日期后連同來(lái)文(復(fù)文時(shí)需附復(fù)文稿)經(jīng)呈判后打字、校對(duì)再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā)人員。 (二)文件的分送 收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存收(發(fā))文登記單第一聯(lián)，依收文編號(hào)之流水號(hào)碼裝訂之。業(yè)務(wù)接洽便函另行編定，亦采流水號(hào)碼一文一號(hào)編列。 3．營(yíng)業(yè)部門:由各公司總經(jīng)理室制定。X1X2為公司簡(jiǎn)稱。 (三)第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復(fù)日期之先后整理，以備隨時(shí)稽催督導(dǎo)用。 (四)C類:一般通知或參考性的函件無(wú)須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。 □ 文書處理程式 l (五)以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管判行。 第八條 行文的判行權(quán)限 (一)以董事長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)判行。 4．廠、處以上部門主管對(duì)其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。 (二)關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用印: l、正式行文者，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之。 6．以部門名義蓋部門章: A采購(gòu)部門對(duì)廠商的行文。 對(duì)本款第二項(xiàng)所列以外的公家機(jī)構(gòu)或公民營(yíng)企業(yè)、法人團(tuán)體的行文。 B對(duì)當(dāng)?shù)厥小⒖h政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)的行文。 第七條 行文名義、署名及印信借用 (一)對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下: 1．以公司名義由董事長(zhǎng)署名蓋董事長(zhǎng)職章: 屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。 (六)表格式公文:政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實(shí)際需要印為固定格式使用。 (二)公告:就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣布時(shí)使用。文書末按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。營(yíng)業(yè)、采購(gòu)、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)訓(xùn)l練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。 第二條 范圍 本規(guī)則所稱文書