【正文】 . 流媒體 技術(shù) 針對(duì)音像檔案和數(shù)字多媒體文件，在歸檔時(shí)可通過(guò)轉(zhuǎn)換將原文件形成流媒體文件，可采用 RM 或微軟的格式，最終歸檔原文件和流媒體文件，這樣就可以通過(guò)系統(tǒng)集成的流媒體播放服 務(wù)器，滿足用戶查詢音像檔案時(shí)實(shí)現(xiàn)在線點(diǎn)播。 全文檢索 可 實(shí)現(xiàn)同義詞、近義詞等方式的檢索功能。 用戶通過(guò)檔案門戶網(wǎng)站，可以采用最簡(jiǎn)單的瀏覽器方式方便安全地訪問(wèn)本單位的檔案信息，也可使檔案以大眾所喜聞樂(lè)見(jiàn)的方式提供廣泛的信息服務(wù)。 ? 對(duì)檔案檢索查詢的權(quán)限完全受檔案管理軟件中權(quán)限設(shè)置的控制，充分保證檔案的安全性。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 4 ? 可根據(jù)用戶要求定制主頁(yè)及其內(nèi)容，適合不同單位個(gè)性化要求。 . 賦權(quán)申請(qǐng) 當(dāng)本單位用戶需要瀏覽、下載超出自身權(quán)限范圍的電子檔案時(shí)，立即啟動(dòng)賦權(quán)審批流程，可以提出賦權(quán)申請(qǐng)（通過(guò)審批流程接口來(lái)實(shí)現(xiàn)），由單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其進(jìn)行臨時(shí)賦權(quán)，使其在一段時(shí)間、或在有限次數(shù)的范圍內(nèi)可以瀏覽、下載該檔案，如需借閱檔案實(shí)體，參見(jiàn)下面的“網(wǎng)上預(yù)約”部分。 數(shù)據(jù)地圖的呈現(xiàn)與目前 用戶 的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)圖基本相同，只要點(diǎn)擊相應(yīng)的二級(jí)單位或者三級(jí)單位就可以查詢檢索相應(yīng)的二級(jí)單位或者三級(jí)單位檔案目錄信息，并采用相應(yīng)的檢南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 3 索方式進(jìn)行查詢。 . 檔案查詢 以數(shù)字地圖的呈現(xiàn)形式給不同用戶提供各種檔案檢索手段，包括模糊檢索、條件檢索、分類檢索、跨類檢索、全文檢索等，以及實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案借閱預(yù)約，查、借閱流程的南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 2 網(wǎng)上審批等。 . 防擴(kuò)散管理 用戶進(jìn)行下載電子文件的操作時(shí)，同時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行加密操作，檔案用戶取得已經(jīng)加密的電子文件后，通過(guò)離線客戶 端瀏覽程序，可以在驗(yàn)證信息限定的條件內(nèi)正常訪問(wèn)該電子文件，但如果將其外傳，其驗(yàn)證信息中的硬件綁定機(jī)制會(huì)保證電子文件無(wú)法打開(kāi)。如下圖所示： 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 28 . 光盤制作 按照用戶自定義的查詢條件將用戶所需的數(shù)據(jù)導(dǎo)出成為光盤文件，可以在安裝了光盤刻錄設(shè)備和軟件的機(jī)器上刻錄成為檔案數(shù)據(jù)光盤，刻錄好的數(shù)據(jù)光盤可以做到脫離原數(shù)據(jù)環(huán)境進(jìn)行數(shù)據(jù)的瀏覽和查詢。 利用系統(tǒng)提供的檔案年報(bào)編輯器，用戶可以方便自由的設(shè)計(jì)本單位的檔案年報(bào)。 ? 用戶可以看到自己的全部預(yù)約數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)的處理狀態(tài)和結(jié)果。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 25 . 借閱管理 提供檔案管理人員對(duì)檔案實(shí)體借閱、歸還進(jìn)行登記，形成借閱記錄 以便查詢，有過(guò)期未還的檔案催還的功能。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 23 . 模糊檢索 模糊檢索就是直接輸入條件進(jìn)行檢索，不必選擇檔案類型，以及具體對(duì)應(yīng)的 字段信息進(jìn)行檢索，適合與最普通的用戶，模糊檢索可以通過(guò)仿照 谷歌 /百度的方式來(lái)實(shí)現(xiàn) 。 ? 字段對(duì)應(yīng)設(shè)置 ? 歸檔 自增字段設(shè)置 ? 檔號(hào)設(shè)置 ? 排序設(shè)置 ? 自增字段設(shè)置 ? 服務(wù)器配置 . 檔案查詢 信息服務(wù)體現(xiàn)檔案職能功能從保管服務(wù)型到信息源發(fā)布利用型的轉(zhuǎn)變，同時(shí)也是檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中最主要的功能之一。 ? 報(bào)表管理 ： 系統(tǒng)提供功能強(qiáng)大的報(bào)表編輯器，可以滿足客戶在檔案管理中需要的各種類型報(bào)表（如：案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表、檔案脊背、檔案封皮）；同 時(shí) ,操作方便簡(jiǎn)捷具有很強(qiáng)的易用性。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 20 . 檔案設(shè)置 ? 全宗管理：用戶可以根據(jù)本單位的檔案管理組織機(jī)構(gòu)建立單個(gè)或多個(gè)全宗，提供全宗的增、刪、改等功能。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 19 . 數(shù)據(jù)維護(hù) 數(shù)據(jù)維護(hù)包括日志管理和 回收站管理。 3) 數(shù)據(jù)權(quán)限管理和臨時(shí)賦權(quán)管理 ? 數(shù)據(jù)權(quán)限管理： 本系統(tǒng)設(shè)計(jì)了嚴(yán)密的、層次化的數(shù)據(jù)權(quán)限管理功能，利用這些功能可先設(shè)置最大多數(shù)人員對(duì)各檔案類型、各密級(jí)的數(shù)據(jù)的訪問(wèn)權(quán)限，然后根據(jù)人員崗位和檔案內(nèi) 容的特殊性，為這些人或檔案設(shè)定特殊的權(quán)限，最終形成符合實(shí)際要求的統(tǒng)一部署的檔案權(quán)限管理體系。 以下將對(duì)各模塊進(jìn)行逐一介紹 ： . 權(quán)限管理 權(quán)限管理包括了三個(gè)方面的管理：每個(gè)單位的下屬機(jī)構(gòu)和用戶的管理，每個(gè)用戶可以使用哪些系統(tǒng)功能的管理，以及每個(gè)用戶可以訪問(wèn)哪些數(shù)據(jù)的管理。 視圖右側(cè)的報(bào)表維護(hù)和數(shù)據(jù)字典維護(hù)功能，則為檔案系統(tǒng)的定制提供了服務(wù)。因整編庫(kù)與檔案庫(kù)的結(jié)構(gòu)相同，我們?cè)诙ㄖ频臅r(shí)候只需要定制好檔案庫(kù)的結(jié)構(gòu)即可，而文件庫(kù)就需要使用文件庫(kù)管理進(jìn)行定制。 系統(tǒng)設(shè)置與 維護(hù)功能強(qiáng)大，建設(shè)單位的檔案管理規(guī)則被定制后，可以有效保障相關(guān)人員嚴(yán)格遵循規(guī)范和制度進(jìn)行操作，保障檔案管理按流程有序地進(jìn)行。 7) 刪除：刪除統(tǒng)計(jì)結(jié)果中選中的記錄。 3) 統(tǒng)計(jì)圖設(shè)置：對(duì)統(tǒng)計(jì)圖進(jìn)行設(shè)置。 ? 復(fù)制到鑒定庫(kù)：將保管期限已滿的檔案數(shù)據(jù)提交到鑒定庫(kù)。右側(cè)是數(shù)據(jù)的詳細(xì)信息。采用直觀的樹(shù)型結(jié)構(gòu)顯示各種檔案類型，針對(duì)某種檔案還可以分類樹(shù)的方式顯示。 . 數(shù)據(jù)歸檔 此部分主要是由各單位檔案管理員對(duì)已接收的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查歸檔的操作，包含以下功能： ? 數(shù)據(jù)檢驗(yàn) ： 由檔案管理員詳細(xì)檢查所接收的移交數(shù)據(jù)。此功能主要提供給檔案管理員使用。此功能主要提供 給 兼職檔案管理員。 ? 手工調(diào)整 ： 對(duì)于已組好卷的數(shù)據(jù)提供由用戶手工調(diào)整的功能 。此部分系統(tǒng)主要提供以下功能： ? 自動(dòng)分組（分類） ： 由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對(duì)不同類型的數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行分組（分類）。 ? 掃描及手工錄入 ： 兼職檔案員或檔案管理員手工進(jìn)行待歸檔數(shù)據(jù)的掃描及手工錄入。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 9 上圖為歸檔數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔的總體流程圖。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 8 通過(guò) 文件管理 可以實(shí)現(xiàn)對(duì)文件和資料從產(chǎn)生開(kāi)始就進(jìn)行實(shí)時(shí)收集和管理，可良好的進(jìn)行文件和資料的前端控制，使文檔收集更加及時(shí)、完全和完整。主要包括文件管理（收發(fā)文）、工程資料管理和 其它資料管理。 12 領(lǐng)導(dǎo)審批 領(lǐng)導(dǎo)審批 領(lǐng)導(dǎo)賦權(quán)審批。 8 檔案 編研 檔案 編研 發(fā)布檔案編研 成果。 全文檢索 增值模塊， 實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件內(nèi)容的檢索 。 自動(dòng)更新配置 實(shí)現(xiàn)軟件客戶端版本的自動(dòng)更新。 數(shù)據(jù)字典維護(hù) 對(duì)系統(tǒng) 中常用 數(shù)據(jù)進(jìn)行定制和管理 。 5 系統(tǒng)維護(hù) 權(quán)限管理 對(duì)系統(tǒng)用戶的功能權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限的管理。 光盤制作 用于將檔案信息導(dǎo)出為標(biāo)準(zhǔn)光盤，可以脫機(jī)獨(dú)立使用 和備份 。 4 開(kāi)發(fā)利用 檔案檢索 對(duì)系統(tǒng)檔 案數(shù)據(jù)的全庫(kù)檢索 。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 6 3 檔案管理 數(shù)據(jù)管理 對(duì)已歸檔的檔案資料進(jìn)行管理的平臺(tái) 。 系統(tǒng)維護(hù) 部分主要提供了一套系統(tǒng)的 個(gè)性化 定制工具，可以針對(duì)本單位的檔案管理需求和規(guī)范，定制符合本單位使用的檔案系統(tǒng) 。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 5 3. 系統(tǒng)功能介紹 軟件總體功能設(shè)計(jì)如下圖所示： 系統(tǒng)功能如上圖所示，主要分為三大部分：檔案業(yè)務(wù)部分、信息服務(wù)網(wǎng)站和 系統(tǒng)維護(hù)部分。 . 技術(shù)路線 紫光檔案管理平臺(tái) LAMS 采用 純 B/S 方式 實(shí)現(xiàn) 檔案的 功能需求。 . 存儲(chǔ)體系結(jié)構(gòu) 紫光檔案管理平臺(tái) LAMS 對(duì)異構(gòu)數(shù)據(jù)的組織和存儲(chǔ)采取了“目錄 — 文件”存 儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，檔案的屬性信息以目錄數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，與之相對(duì)應(yīng)的電子檔案原文件存放在文件服務(wù)器中，數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄信息與電子原文通過(guò)存儲(chǔ)路徑指針相關(guān)聯(lián)，一條目錄信息可對(duì)應(yīng)多個(gè)電子原文。其體系結(jié)構(gòu)示意圖如下： ? 信息采集部分 ： 主要完成各種渠道的數(shù)據(jù)采集工作。針對(duì)這些類型企業(yè)內(nèi)立檔單位眾多、檔案多級(jí)管理、地理分散等的特點(diǎn)，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集中或相對(duì)集中存儲(chǔ)、業(yè)務(wù)分布式處理、實(shí)體屬地管理；可實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)劃，并可實(shí)現(xiàn)跨地域的檔案管理應(yīng)用。 紫光檔案管理 平臺(tái) LAMS 從設(shè)計(jì)上考慮了知識(shí)資源管理的發(fā)展趨勢(shì)，在功能上更加側(cè)重于 檔案 的收集整理和開(kāi)發(fā)利用，側(cè)重于各種知識(shí)管理方式和結(jié)構(gòu)定制工具的提供，為知識(shí)資源管理提供了技術(shù) 層面的 支持 。 知識(shí)資源管理是未來(lái)企、事業(yè)單位信息管理的重要組成部分，也是企業(yè)信息管理的基礎(chǔ)，是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展方向。這要求檔案管理信息系統(tǒng)具有良好的可擴(kuò)展性，以便集成新的應(yīng)用技術(shù) 。因此，要求檔案系統(tǒng) 應(yīng) 具有良好的開(kāi)放性和數(shù)據(jù)兼容能力 。 用戶 對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)定位提出越來(lái)越高要求的同時(shí)，也面臨著許多新的問(wèn)題。主要 體現(xiàn)在如下幾方面： ? 信息檔案化 各行各業(yè)的大多數(shù)單位都建立了各種信 息系統(tǒng)，但在經(jīng)過(guò)一 段時(shí)間的 利用后，數(shù)據(jù)會(huì)累積 的 越來(lái)越多；這些信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù) 的 統(tǒng)一管理卻是一個(gè)重要 問(wèn)題，需要按 電子 檔案管理 相關(guān) 規(guī)章制度的要求歸檔到 電子 檔案管理系統(tǒng)中 ； ? 企業(yè)級(jí)應(yīng)用 在較大的集團(tuán)性行業(yè)或單位中，存在著多級(jí)單位管理和跨地域 管理的要求。 ? 歸檔前置 需求 檔案管理信息系統(tǒng)不再 只 是 保管過(guò)期資料，而 是要深入到各個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程中，從信息的產(chǎn)生 和現(xiàn)行階段 介入，以便為 實(shí)際 工作服務(wù)。 ? 異構(gòu)數(shù)據(jù)海量存儲(chǔ) 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 2 在檔案管理 信息系統(tǒng) 應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大、 深入的同時(shí)，不得不面臨日益增長(zhǎng)的海量檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)問(wèn)題， 并且這些檔案數(shù)據(jù)是異構(gòu)的、多種類型的。檔案是 每個(gè) 單位知識(shí)資源的核心部分，也是知識(shí)資源管理最基礎(chǔ)的部分。 . 目標(biāo)應(yīng)用 紫光檔案管理平臺(tái) LAMS 主要面對(duì)各 行業(yè) 的中高端用戶，用以解決復(fù)雜的檔案管理問(wèn)題 。 滿足各 單位檔案 現(xiàn)代化 管理的業(yè)務(wù)需要，包括檔案的業(yè)務(wù)管理和上下級(jí)的工作管理。 ? 檔案管理部分 ： 主要完成日常的檔案管理工作。通過(guò)這種存儲(chǔ)體系結(jié)構(gòu)，可實(shí)現(xiàn)靈活的分布式的海量存儲(chǔ)。其中 數(shù)據(jù)展現(xiàn)層采用目前較為先進(jìn)的 FLEX 技術(shù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)，后臺(tái)業(yè)務(wù)邏輯層 通過(guò) WEB/中間件 /服務(wù)器 的 J2EE 技術(shù)架構(gòu)實(shí)現(xiàn)。 其中檔案業(yè)務(wù) 部分 包括：文件 管理、收集整編、檔案管理和開(kāi)發(fā)利用四 部分 ； 涵蓋了檔案業(yè)務(wù)中的收集整理、 檔案管理、 信息 利用 和鑒定銷毀等 工作，主要針對(duì)檔案管理人員或各部門的兼職檔案員。 另外，可以提供與 OA 系統(tǒng) 或其它應(yīng)用系統(tǒng)的接口，實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)歸檔和數(shù)據(jù)交互 。 綜合管理 針對(duì)庫(kù)房、資料和設(shè)備情況進(jìn)行登記和管理，是提供檔案部門管理檔案以外信息的良好工具 。 借閱管理 檔案實(shí)體的借閱管理 。 工作量統(tǒng)計(jì) 用于對(duì)系統(tǒng)用戶工作量的統(tǒng)計(jì)和監(jiān)控。 數(shù)據(jù)維護(hù) 日志管理和回收站管理 。 個(gè)人設(shè)置 用戶使用個(gè)性化設(shè)定 。 6 檔案檢索 條件檢索 按照檔案類型輸入字段檢索條件進(jìn)行檔案查詢，包含高級(jí)條件檢索。 推送信息 個(gè)人所需特定檔案信息的申請(qǐng)與接收 。 9 借閱信息 借閱信息 個(gè)人實(shí)物借閱情況查詢。 13 賦權(quán)申請(qǐng)結(jié) 果 賦權(quán)申請(qǐng)結(jié)果 賦權(quán)審批結(jié)果 查詢 。數(shù)據(jù)主要來(lái)自部門文書移交數(shù)據(jù)（未從 OA 系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的收發(fā)文等信息）和其它系統(tǒng)產(chǎn)生的有價(jià)值的信息，文件管理的結(jié)構(gòu)依據(jù) 用戶 檔案工作前置的要求將檔案所要管理的內(nèi)容前置到 OA 系統(tǒng) 中，檔案人員僅進(jìn)行審核工作，不再重復(fù)錄入。 本功能模塊為辦公室文書和資料管理人員提供了一個(gè)簡(jiǎn)潔規(guī)范的文件和資料管理界面，將文件和資料管理納入檔案管理的 軌道，為日后的查詢統(tǒng)計(jì)工作提供數(shù)據(jù)源，實(shí)現(xiàn)了 “ 一次輸入，多次利用”，在不增加辦公室文書和資料員工作量的前提下，提高其工作效率，并且大幅度減少檔案管理員的工作。如圖所示，整個(gè)流程包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)整理、移交接收和數(shù)據(jù)歸檔四個(gè)步驟，首先由各部門的兼職檔案員通過(guò)幾種方式進(jìn)行待歸檔數(shù)據(jù)的收集，之后由兼職檔案員對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理使其符合歸檔規(guī)范，然后由兼職檔案員對(duì)整理好的數(shù)據(jù)進(jìn)行移交，由檔案管理員對(duì)移交的數(shù)據(jù)進(jìn)行接收，最后由檔案管理員對(duì)所有接收到的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查、編目并歸檔。 ? 其它方式導(dǎo)入 ： 指原有老檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入（關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)）和以 Excel 或Access 方式存放的老數(shù)據(jù)的導(dǎo)入（需要符合一定的規(guī)范格式）。 ? 自動(dòng)排序 ： 由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對(duì)不同類型的數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行排序。 包含以下功能點(diǎn)： 增加 、 刪除 、 修改 、 檢索 、 數(shù)據(jù)排序 、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出、 案卷打散 、文件拆離 加入 、插錄、轉(zhuǎn)入其他庫(kù)、批量修改、批量掛接等 . . 移交接收 完成兼職檔案員將整理好的數(shù)據(jù)移交給檔案管理員并由后者進(jìn)行確認(rèn)接收的過(guò)程。 ? 接收 檔案管理員認(rèn)為移交的數(shù)據(jù)沒(méi)有問(wèn)題后可以進(jìn)行移交數(shù)據(jù)的接收，接收后相應(yīng)的數(shù)據(jù)從兼職檔案員的庫(kù)中進(jìn)入檔案管理員的庫(kù)中。 ? 打回 檔案管理員在系統(tǒng)中看到移交單和移交清單后，如果認(rèn)為移交的數(shù)據(jù)整 理不合格，打回給相應(yīng)的 兼職檔案員重新整理后再移交。 ? 數(shù)據(jù)編目 ： 由檔案管理員操作系統(tǒng)自動(dòng)生成數(shù)據(jù)的相關(guān)目錄信息，以備歸檔。對(duì)于檔案數(shù)據(jù)還提供了批量修改 、批量刪除、打印各種表格（各種目錄）、轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)、轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)、個(gè)性 設(shè)計(jì)、加入專題庫(kù)、復(fù)