【正文】 它和傳統(tǒng)的采購(gòu)方法在質(zhì)量控制、供需、供應(yīng)商的數(shù)目、交貨期的管理等方面有許多不同，其中關(guān)于供應(yīng)商的選擇 (數(shù)量與關(guān)系 )、質(zhì)量控制是其核心內(nèi)容。 （一）提倡準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu) 準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu)是一種完全以滿足需求為依據(jù)的采購(gòu)方法。 一個(gè)供應(yīng)商有可能同時(shí)參與多條供應(yīng)鏈的業(yè)務(wù)活動(dòng)，在資源有限的情況下，必然會(huì)造成多方需求爭(zhēng)奪供應(yīng)商資源的局面。 實(shí)現(xiàn)了面向過(guò)程的作業(yè)管理模式的轉(zhuǎn)變。 信息傳遞方式發(fā)生了變化。 在同步化供應(yīng)計(jì)劃的協(xié)調(diào)下，制造計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)計(jì)劃能夠并行進(jìn)行，從而縮短用戶反應(yīng)回饋時(shí)間，實(shí)現(xiàn)了供應(yīng)鏈的同步化運(yùn)作。采購(gòu)部門并不關(guān)心企業(yè)的生產(chǎn)過(guò)程，不了解生產(chǎn)的進(jìn)度和產(chǎn)品需求的變化，因此采購(gòu)過(guò)程缺乏主動(dòng)性，采購(gòu)部門制定的采購(gòu)計(jì)劃也很難適應(yīng)制造需求的變化。這是將事后把關(guān)轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮锌刂频挠行緩?——供應(yīng)管理或者叫外部資源管理。 實(shí)現(xiàn)同步化運(yùn)營(yíng)的措施是并行工程。外部資源管理是實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈思想的上述思想的一個(gè)重要步驟 —— 企業(yè)集成 。綜合訂單通常允許客戶在有物料需求時(shí)直接與供應(yīng)商聯(lián)系。在線訂貨的最大障礙是只有有限的供應(yīng)商提供電子目錄以及電子訂貨的安全和控制問(wèn)題。 ? 傳真與電子郵件需要人工的閱讀判斷處理才能進(jìn)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，需要人工將資料重復(fù)輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，浪費(fèi)人力資源，也容易發(fā)生錯(cuò)誤。 EDI是企業(yè)之間傳輸商業(yè)文件數(shù)據(jù)的一種形式， EDI的使用對(duì)象是有經(jīng)常性業(yè)務(wù)聯(lián)系的單位。任何對(duì)低價(jià)值商品有需求的員工都是低價(jià)值采購(gòu)流程的一部分。 在線訂購(gòu)系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)包括： ? 立刻可知延期交貨項(xiàng)目； ? 更短的訂單輸入時(shí)間，從而縮短了訂單周期的時(shí)間； ? 減少誤差； ? 訂單跟蹤能力； ? 較快得到供應(yīng)商發(fā)出的附裝運(yùn)說(shuō)明的訂單通知； ? 可在一個(gè)在線訂單中滿足多個(gè)客戶對(duì)不同產(chǎn)品的需求； ? 更短的訂單周期時(shí)間。在線訂購(gòu)系統(tǒng)的一個(gè)主要特征就是采購(gòu)部門常常要開發(fā)與客戶計(jì)算機(jī)系統(tǒng)相鏈接的軟件。而且，一旦采購(gòu)部門和供應(yīng)商達(dá)成協(xié)議，物料管理的責(zé)任就歸于客戶。基本特點(diǎn)是： ? 在網(wǎng)上尋找供應(yīng)商 ? 選找品種 ? 網(wǎng)上洽談貿(mào)易 ? 網(wǎng)上訂貨 ? 網(wǎng)上支付貨款 ? 網(wǎng)下送貨進(jìn)貨 電子商務(wù)采購(gòu)模式擴(kuò)大了采購(gòu)市場(chǎng)的范圍，縮短了供需距離，簡(jiǎn)化了采購(gòu)手續(xù)，減少了采購(gòu)時(shí)間，減少了采購(gòu)成本，提高了工作效率，是一種很有前途的采購(gòu)方式。這一項(xiàng)目的成功使得推廣采購(gòu)卡成為迪斯尼公司里最具優(yōu)先權(quán)的事情。在選定供應(yīng)商后，采購(gòu)部門就會(huì)進(jìn)行具體的分析以確定早期的大額客戶和具體的供應(yīng)商。迅速的擴(kuò)大使公司的采購(gòu)能力難以滿足客戶要求。采購(gòu)卡對(duì)于未定供應(yīng)商或未被其它一些采購(gòu)系統(tǒng)所囊括的采購(gòu)項(xiàng)目非常有用。當(dāng)前的一個(gè)遠(yuǎn)期目標(biāo)是開發(fā)一種新的系統(tǒng)或流程使客戶直接從供應(yīng)商那里獲取低價(jià)值的商品而不需要采購(gòu)部門參與。如果客戶不需要采購(gòu)部門的介入，它就應(yīng)轉(zhuǎn)向其他廉價(jià)系統(tǒng)。在制造業(yè)中，一個(gè)企業(yè)平均要將銷售額的 4060%的資金花在采購(gòu)上。由于供應(yīng)與采購(gòu)雙方在信息的溝通方面缺乏及時(shí)的信息反饋，在市場(chǎng)需求發(fā)生變化的情況下，采購(gòu)方無(wú)法改變供應(yīng)方已有的訂貨合同，因此，采購(gòu)一方在需求減少時(shí)，庫(kù)存增加；需求增加時(shí)，出現(xiàn)供不應(yīng)求。因此，在供應(yīng)商與采購(gòu)部門之間經(jīng)常要進(jìn)行報(bào)價(jià)、詢價(jià)、還價(jià)等多次談判，并且多頭進(jìn)行，最后從多個(gè)供應(yīng)商中選擇一個(gè)合適的供應(yīng)商簽訂合同，訂單才決定下來(lái)。 有關(guān)采購(gòu)記錄的查考和保存維護(hù)。 采購(gòu)條款和條件。 采購(gòu)部門每個(gè)職位的工作職責(zé)，如果必要的話，應(yīng)包括完成個(gè)人職責(zé)的權(quán)限。一般而言，采購(gòu)手冊(cè)應(yīng)該使用普通 A4打印紙；使用活頁(yè)，便于按內(nèi)容分類并在企業(yè)各部門分發(fā)，也便于增補(bǔ)修訂；語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，并配以相關(guān)圖表、圖解等；制作精美、方便、耐用以及印刷清晰。 計(jì)算化要求有細(xì)致完整的文件記錄體系，使得采購(gòu)手冊(cè)的編寫和使用變得更為迫切。 手冊(cè)有助于年度審計(jì)。 三、采購(gòu)手冊(cè)的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn) （一）采購(gòu)手冊(cè)的優(yōu)點(diǎn) 運(yùn)用書面形式使采購(gòu)政策、步驟、指令和規(guī)定等內(nèi)容變得更精確明了。 （二）采購(gòu)步驟 制定各種行動(dòng)的先后運(yùn)作次序，以便政策的貫徹，如外購(gòu)物品的接收。 二、采購(gòu)手冊(cè)的內(nèi)涵 企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)、學(xué)校、醫(yī)院、社團(tuán)等各種組織，為了使內(nèi)部各單位在執(zhí)行采購(gòu)作業(yè)時(shí)有規(guī)則所遵循，通常都會(huì)制定“采購(gòu)管理手冊(cè)”、“物料管理手冊(cè)”、“采購(gòu)作業(yè)規(guī)定”或“采購(gòu)管理規(guī)則”等名稱的文件（以下統(tǒng)稱采購(gòu)手冊(cè)）。 （二）采購(gòu)手冊(cè)的意義 采購(gòu)流程手冊(cè)具有很重要的意義： 手冊(cè)是采購(gòu)員工的參考指南，而且它對(duì)新員工尤為有價(jià)值，新員工需要得到如何完成不同活動(dòng)或者任務(wù)的指示。在執(zhí)行合同時(shí)，各單位根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)，分別向供應(yīng)商發(fā)出訂單。 四、采購(gòu)流程實(shí)例 —— 惠普公司的采購(gòu)流程 惠普公司在采購(gòu)方面一貫是放權(quán)給下面的， 50多個(gè)制造單位在采購(gòu)上完全自主，因?yàn)樗麄冏钋宄约盒枰裁?，這種安排具有較強(qiáng)的靈活性，對(duì)于變化的市場(chǎng)需求有較快的反應(yīng)速度。 要注意變化性或彈性范圍，以及偶發(fā)事件的因應(yīng)法則。 （三）注意流程的先后順序 應(yīng)當(dāng)注意作業(yè)流程的流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需時(shí)限。 、儲(chǔ)存和使用人不能擔(dān)任帳目的記錄工作。 （一）控制關(guān)鍵點(diǎn) 企業(yè)應(yīng)建立以采購(gòu)申請(qǐng)、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證和入庫(kù)單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)，使各項(xiàng)在處理的采購(gòu)作業(yè)在各階段均能被追蹤管制。這一信息可以清楚反映供應(yīng)商的投標(biāo)習(xí)慣和供應(yīng)商可能存在的私下串通。 。 。 要保存的記錄有以下幾種： 。 凡經(jīng)過(guò)以上所有的步驟之后，對(duì)于一次完整的采購(gòu)活動(dòng)而言，剩下的就是更新采購(gòu)部門的記錄。接受部門要將與接受手續(xù)有關(guān)文件進(jìn)行登記并送交給有關(guān)人員。 （六）組織實(shí)施階段 —— 驗(yàn)收入庫(kù) 貨物的正確接受有重要意義，大部分有經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)采用將所有貨物的接受活動(dòng)集中于一個(gè)部門的方法。 催貨是對(duì)供應(yīng)商施加壓力，以便按期履行最初所做的發(fā)運(yùn)承諾、提前發(fā)運(yùn)貨物或是加快已經(jīng)延誤的訂單所涉及的貨物發(fā)運(yùn)。 訂單簽訂以后，為求供應(yīng)商按期、保質(zhì)、按量交貨，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定，督促?gòu)S商按規(guī)定交運(yùn)。即擬定并發(fā)出訂單，同供應(yīng)商簽訂正式的采購(gòu)定單。 談判是價(jià)格確定中最復(fù)雜也是成本最高的一種方法。 采購(gòu)人員經(jīng)常評(píng)價(jià)基于價(jià)格的投標(biāo)書，如果最低報(bào)價(jià)者沒有得到采購(gòu)合同，買方有義務(wù)通知他并給出解釋。 （四）組織實(shí)施階段 —— 談判、定價(jià) 確定所需支付的價(jià)格是采購(gòu)過(guò)程中的一項(xiàng)重要決策，是否具備得到“好價(jià)格”的能力有時(shí)是衡量一個(gè)優(yōu)秀采購(gòu)者的首要標(biāo)準(zhǔn)。 供應(yīng)源的搜索分析基本步驟為兩步： 首先采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)市場(chǎng)搜索，獲得一份候選供應(yīng)商列表； 其次，采購(gòu)部門可以通過(guò)不同的指標(biāo)來(lái)分析潛在供應(yīng)商。 表 32是某電子公司采購(gòu)計(jì)劃表 （三）組織實(shí)施階段 —— 選擇供應(yīng)商 供應(yīng)商是企業(yè)外部影響企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)作系統(tǒng)運(yùn)行的最直接因素，也是保證企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期和服務(wù)的關(guān)鍵因素。 、積壓資金和占用儲(chǔ)存空間。 、圖紙和采購(gòu)訂單的書面程序； ；