【正文】 明細帳、記帳憑證及其它數(shù)據(jù)資料在兩年后可根據(jù)需要存毀。 備份的軟盤在存檔 和查閱時，必須填寫《檔案移交登記表》和《檔 案查閱登記表》。 計算機打印出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并由操作使 用人員在打印輸出的頁面上簽字或蓋章注明，由系統(tǒng)管理員簽字或蓋章認(rèn)可。備份軟盤應(yīng)裝在保護封套和包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防潮、防磁的場所，并定期進行轉(zhuǎn)貯。根據(jù)《數(shù)字化管理帳務(wù) 處理制度》的規(guī)定，帳 務(wù)數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員統(tǒng)一建立。封面逐項寫明表的名稱、頁數(shù)、日期等，經(jīng)會計負責(zé)人審核蓋章后，可歸檔保存。 會計報表的收集和整理 會計報表是指由計算機根據(jù)上級主管部門 統(tǒng)一規(guī)定設(shè)主的格式打印出 的外部報表。然后將各帳簿按照會計科目排列，加封面后裝訂成本。 會計帳簿的收集和整理 會計帳簿是由計算機提供的打印功能打印出總帳、明細帳、銀行 帳、 日記帳等會計帳薄。 其次，與主要負責(zé)憑證打印，裝訂工作的數(shù)據(jù)管理員辦理存檔手續(xù)； 第三，根據(jù)適當(dāng)厚度按本統(tǒng)一裝訂，避免裝訂過厚或過薄，過厚則事后翻閱不便，過薄則不好保管容易散失。 一、檔案管理的任務(wù)： ◆ 收集和整理應(yīng)入檔的會計資料； ◆ 保管和利用好會計檔案； ◆ 遵守會計檔案的保存期限。 ◆ 根據(jù)軟件提供的功能和工作需要設(shè)置操作人員的操作權(quán)限和密碼，操作人員必須對自 己的操作密碼嚴(yán)格保密，不得泄露。 會計軟件的升級： 應(yīng)由系統(tǒng)管理維護人員報財務(wù)主管批準(zhǔn)，由系統(tǒng)管理員組 織，維護人員具 體實施，并編寫升級報告，形成文檔進入檔案。 ◆下述情況下只有維護人員才能實施數(shù)據(jù)的修正操作： A、未錄入年初余額或年初余額未平但已記帳； B、記帳時中斷； C、錯誤操作引起的數(shù)據(jù)錯誤； ◆一般情況下不允許實施數(shù)據(jù)恢復(fù)操作，只有當(dāng)硬盤數(shù)據(jù)已破壞， 并無法修正或更換硬件設(shè)備時才能實施數(shù)據(jù)的恢復(fù)操作。 程序修正與會計軟件參數(shù)的調(diào)整手續(xù) ◆操作使用人員在實際工作中發(fā)現(xiàn)《天心軟件》的原設(shè)計功能未能 正?，F(xiàn)時，立即作詳細記錄后報告系統(tǒng)管理員； ◆系統(tǒng)管理員向天 心公司提出程序修正和會計軟件參數(shù)調(diào)整要求； ◆財務(wù)部在收到天心公司修正程序或調(diào)整參數(shù)后的正確軟件時，應(yīng) 由系統(tǒng)管理員進安裝和運行，測試后才能交操作人員使用運行。 五、軟件的維護制度 27 會計軟件的維護，提指保證會計軟件原設(shè)計功能的正常實現(xiàn)所能實施的程序修正，會計軟件參數(shù)調(diào)整 和會計數(shù)據(jù)的更正與恢復(fù)等工作。 工作中突然停電時必須及時關(guān)掉所有電器設(shè)備的開關(guān)。 為了保障 計算機安全正常運行，機房應(yīng)裝置調(diào)溫設(shè)備，以保持適當(dāng)溫度。為保證硬件的安全，不得帶電拔插任何接口線路，包括打印線，顯示器連線等。 二） 硬件設(shè)備的管理： 會計電算專用硬件設(shè)備由財務(wù)統(tǒng)一管理和使用，其他部門一般情況下，不得使用，確需使用時必須經(jīng)財務(wù)部負責(zé)人批準(zhǔn)，并確認(rèn) 26 不影響數(shù)字化管理的正常工作，操作時必須進行操作登記，并在上機登記表上注明批準(zhǔn)人姓名、批準(zhǔn)時間。 系統(tǒng)的維護包括：維 護任務(wù)、人員配備、維護人員的權(quán)限及軟硬件的維護。要做雙備份，做備份前要填寫《備份數(shù)據(jù) 登記表》（附錄八）。 五、每月的會計報表必須軟盤和書面兩種形式保存。對于 內(nèi)部期層單位需要上報的會計報表格式也要由財務(wù)部、主管會計統(tǒng)一 規(guī)定，一經(jīng)確定不允許輕易變動。 20 管理費用： 根據(jù)設(shè)置的明細科目，按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入； 及時進行部門目錄維護，每月整理一次，并于月終 28 日前交部門內(nèi)目錄管理員； 根據(jù)管理需要，及時進行費用預(yù)算分析，按部門分項目列出節(jié)約與超支數(shù)額； 結(jié)合報表，填好數(shù)據(jù)反饋表，反饋到有關(guān)部門； 屬普通帳，統(tǒng)一打印。 根據(jù)業(yè)務(wù)量大小，隨時與對方單位進行核清帳目； 必須進行參照錄入，嚴(yán)格控制往來單位分戶； 屬普通帳，統(tǒng)一打??； 預(yù)提費用、待攤費用： 嚴(yán)格劃清業(yè)務(wù)內(nèi)容，做到及時沖銷預(yù)提及攤銷費用。制作 17 財務(wù)報表。 月中：輸入如下單據(jù)，查詢有關(guān)帳表 步驟及單據(jù) 操作員 審核 有關(guān)帳表 1進貨單 存貨會計 存貨會計 采購明細表 16 2進貨退回單 存貨會計 存貨會計 采購統(tǒng)計表 進銷存統(tǒng)計表 存貨明細表 現(xiàn) 存量明細表 3進貨折讓單 存貨會計 存貨會計 4銷售訂單 銷售管理 存貨會計 受訂明細 /統(tǒng)計表 5制令單 存貨會計 6領(lǐng) /退料單 存貨會計 存貨會計 領(lǐng)料 /退料明細表 進銷存統(tǒng)計表 存貨明細表 現(xiàn)存量明細表 銷貨明細表 銷貨統(tǒng)計表 銷貨年度統(tǒng)計表 銷貨毛利分析表 借入還出明細表 借入租金明細表 借出還入明細表 借出租金明細表 調(diào)撥明細表 , 調(diào)整明細表 7成品繳庫單 存貨會計 存貨會計 8銷貨單 存貨會計 存貨會計 9銷貨退回單 存貨會計 存貨會計 10銷貨折讓單 存貨會計 存貨會計 11 借入單 存貨會計 存貨會計 12借入還出單 存貨會計 存貨會計 13借出單 存貨會計 存貨會計 14借出還入單 存貨會計 存貨會計 15庫存調(diào)撥單 存貨會計 存貨會計 16庫存調(diào)整單 存貨會計 存貨會計 17單 /多廠商付款單 出納 主管會計 付款明細表，應(yīng)付帳款明細表 /統(tǒng)計表 /匯總表 /帳齡分析表廠商帳戶變動表 18單 /多客戶收款單 出納 主管會計 收款明細表，應(yīng)收帳款明細表 /統(tǒng)計表 /匯總表 /帳齡分析表客戶帳戶變動表 19 其他費用收入 /支出單 出納 主管會計 其他費用收入明細表 /其他費用支出明細表 20帳戶收支單 出納 主管會計 帳戶收支明細表，帳戶收支匯總表 21帳戶調(diào)撥單 出納 帳戶收支明細表，帳戶收支匯總表 22票據(jù)異動 出納 23審核憑證 主管會計 科目總帳，科目明細帳，日記帳，現(xiàn)金帳，分錄帳，銷貨帳，進貨帳，匯總表，對象別帳 24過帳、結(jié)轉(zhuǎn)憑證調(diào)整憑證 主辦會計 月末： 存貨會計監(jiān)督倉庫盤點，將實際庫存數(shù)量經(jīng)過盤點處理，有誤差時調(diào)整實際庫存數(shù)量及金額。 二、操作管理制度 （一） 日常事務(wù)管理 必須嚴(yán)格按照《 FAS2021 天心企業(yè)管理軟件操作流程》完成各項工作；各操作人員及財務(wù)主管須按照《天心 FAS2021 業(yè)務(wù)流程管理規(guī)范》及《日上 FAS2021 操作員分工操作流程規(guī)范》完成自己的工作，詳細操作流程及方法可參照《 FAS2021 天心企業(yè)管理全能系統(tǒng)》操作手冊（黃皮書）。 三、監(jiān)督、落實 本規(guī)定由財務(wù)主管及系統(tǒng)管理員監(jiān)督執(zhí)行。 （八） 數(shù)據(jù)管理崗： 執(zhí)行系統(tǒng)管理員對本崗位工作的具體指揮、要求； 根據(jù)復(fù)核后的計算機憑證，按本匯總、打印、輸出機制憑證匯總表，粘貼在機制憑證上，保證機制憑證在內(nèi)容、編號、金額上的正確性。做好記帳前對明細帳的審核，保證錄入數(shù)據(jù)正確。 二、崗位職責(zé)： （一） 主管會計： 對企業(yè)數(shù)字化發(fā)展方向、規(guī)模及重大硬件、軟件、使用、應(yīng)用項目進行決策，保證數(shù)字化管理工作的健康發(fā)展。 五、操作記錄每月裝訂成冊，日常文檔由管理人員妥善保管，年終整理歸檔。 二、登記操作記錄要認(rèn)真詳細，操作過程中沒有問題，運行情況及備注欄填寫運行正常字樣，若有問題則應(yīng)及時登記錄 ,并向系統(tǒng)維護員報告。 附錄一： 上機操作注意事項 一、開機步 驟： 打開電源開關(guān)； 打開 UPS 電源開關(guān)； 打開打印機開關(guān)； 打開