【正文】 7．其他工作：物業(yè)經(jīng)理布置的其他附加工作。 4．監(jiān)督員工：監(jiān)督和建議助理工程師／初級工程師和大廈的技術(shù)人員，協(xié)同大廈總管處理大廈的其他維修工程。投標程序、減少開支、長短期維修項目。他們的紀律和制服整潔； （ 4）、擬定工作人員責任名 單，建議員工年度休假和年度工作鑒定； （ 5）擬定住宅樓和商業(yè)大廈的預算并進行評估和分析； （ 6）實施和控制已通過的技術(shù)服務預算； （ 7）根據(jù)標準要求和／或合同條款監(jiān)督維修公司的工作； （ 8）控制庫存品、設備和工具的使用； （ 9）如遇要求，給其他科室主管提供技術(shù)上的建議； （ 10）計劃預防性維修項目； （ 11）為投標做好估計、檢查，制圖和規(guī)格，下令進行并監(jiān)督諸如大廈層面維修、機械及電器安裝等工作； （ 12）協(xié)調(diào)全面維修計劃； （ 13）記錄維修地址，大廈、工 程服務服務協(xié)議翻新時間。 技術(shù)服務、維修和養(yǎng)護 職務；物業(yè)經(jīng)理（技術(shù)部） 復命于：對物業(yè)經(jīng)理負責 職責范圍： 負責商場和全部住宅樓的技術(shù)和大樓服務工作。 職務：游泳池主管 復命于 :對物業(yè)經(jīng)理負責，接受運動中心主管／運動中心經(jīng)理的直接領(lǐng)導 職責范圍： （ 1）協(xié)理運動中心所有運動和娛樂活動； （ 2）監(jiān)督游泳池綜合設施的清潔工作；。 職務：社區(qū)關(guān)系官員 復命于：對物業(yè)經(jīng)理負責 職責范圍： （ 1）協(xié)調(diào)宣傳活動，特別是關(guān)系到社區(qū)辦公室、職能室、青年活動中心的活動； （ 2）處理有關(guān)向社區(qū)或以娛樂或展銷活動為目的的物業(yè)出租和辦理執(zhí)照等問詢； （ 3）協(xié)助 編寫簡訊或其他出版物，吸引廣告； （ 4）保管剪報并對之進行分類； （ 5）有需要時起草通知函； （ 6）必要時提供信件。 職務：物業(yè)總監(jiān)管 復命于 :對物業(yè)經(jīng)理負責，接受物業(yè)助理經(jīng)理（物業(yè)服務部）的直接領(lǐng)導 職責范圍： （ 1）協(xié)助物業(yè)助理經(jīng)理（物業(yè)服務部）對安全、清潔、交通及商場和住屋區(qū)其他租賃服務項目進行全面管理和控制； （ 2）管理和協(xié)調(diào)物業(yè)監(jiān)管小組； （ 3）向物業(yè)助理經(jīng)理（物業(yè)服務部）提供物業(yè)監(jiān)管責任單； （ 4）根據(jù)要求承擔緊急任務和防臺風、暴雨的任務 (5)控制手工工具的使用，保管庫存的記錄； （ 6）協(xié)助培訓物業(yè)助理監(jiān)管／物業(yè)監(jiān)管； （ 7）根據(jù)工作要求指導物業(yè)助理監(jiān)管 ／物業(yè)監(jiān)管； 21 （ 8）檢查、協(xié)調(diào)物業(yè)內(nèi)次要修耷和養(yǎng)護工作； （ 9）協(xié)助解決與租住戶或租住戶之間的爭端： （ 10）物業(yè)經(jīng)理布置的其他工作。 職務：物業(yè)助理（商場管理） 復命于：對物業(yè)經(jīng)理負責，接受辦公室經(jīng)理或商場管理經(jīng)理的直接領(lǐng)導 職責范圍： 1．商場／日常檢查： （ 1）清潔工作； 20 （ 2）治安管理； （ 3）執(zhí)行租約及租戶關(guān)系； （ 4）維修 —— 發(fā)出修茸通知及后續(xù)工作； （ 5）處理租戶問詢、投訴和后續(xù)工作。 5．社區(qū)關(guān)系： （ 1）探訪住戶建立感情； （ 2）幫助住戶解決管理問題。 職務：高級物業(yè)助理（住屋管理部） 復命于：對物業(yè)經(jīng)理負責，接受物業(yè)經(jīng)理助理（物業(yè)部）的領(lǐng)導 職責范圍： 1．監(jiān)督： （ 1）監(jiān)督、協(xié)調(diào)物業(yè)助理小組的工作； （ 2）建議、協(xié)助物業(yè)助理處理住戶投訴； （ 3）給物業(yè)助理分配任務； （ 4）協(xié)助培訓物業(yè)助理； （ 5）監(jiān)視清潔公司的工作并向物業(yè)總監(jiān)管匯報。 3．監(jiān)管物業(yè)監(jiān)管的工作： 18 （ 1）為物業(yè)監(jiān)管擬定責任人員名單； （ 2）管理 監(jiān)管科的庫存品、設備及工具； （ 3）監(jiān)督職員紀律和制服整潔； （ 4）給物業(yè)監(jiān)管布置小宗修聾任務； ： （ 1）核準園藝師的責任人員名單； （ 2）監(jiān)督物業(yè)內(nèi)的植物、灌木叢、花草等的養(yǎng)護工作； （ 3）監(jiān)視苗圃運作情況； （ 4）向物業(yè)經(jīng)理推薦購買植物等； （ 5）協(xié)調(diào)節(jié)日裝飾或促銷活動。來函，協(xié)助私人秘書對郵件進行分類； （ 4）協(xié)助打??； （ 5）在接待柜臺接待客戶、住戶、租戶及來訪者； （ 6）保持接待房整潔； （ 7）行政助理布置的其他工作占 職務：司機／聽差 復命于： 對物業(yè)經(jīng)理負責，接受行政助理的直接領(lǐng)導 職責范圍： （ 1）每日向總部 遞送取回備忘錄、信件等； （ 2）遞送辦公室內(nèi)部郵件（如，送到維修室和收費室）； （ 3）遞送郵件給店鋪租戶和住宅樓住戶、 （ 4）郵寄信件并在郵寄記錄本上登記； （ 5）安排租約印花稅繳付； （ 6）操作模板復印機或大宗印刷； （ 7）清潔。 職務： 私人秘書／秘書 復命于：對物業(yè)經(jīng)理負責，接受行政助理的直接領(lǐng)導 職責范圍： （ 1）打字和存檔（包括機要通信）； （ 2）提請物業(yè)經(jīng)理注意； （ 3）保管請假記錄，協(xié)助擬定每年請假單； （ 4）接電話，為屋郊經(jīng)理安排社交／商務約見； （ 5）作會議記錄和速記； （ 6）登記每日所收信件并發(fā)送給有關(guān)人員或科室作進一步行動； （ 7）協(xié)助行政助理監(jiān)督書記員工作； （ 8）任何其他秘書工作。工作負擔、動機和一般程序的改進； （ 8）協(xié)助辦公室經(jīng)理擬定預算； （ 9）物業(yè)經(jīng)理所交待的其他工作。 2．會計服務： （ 1）預算的準備，評估和分析報告； （ 2）與會計部門聯(lián)絡，監(jiān)視會計工作情況、現(xiàn)金流量情況和信用控制等。 物業(yè)經(jīng)理（技術(shù)服務部） 運動中心經(jīng)理、運動中心主管 高級物業(yè)助理（住屋部）、物業(yè)助理（住屋部）物業(yè)助理（商場部）、物業(yè)助理（車位管理部） 私人秘書、秘書 如果盡早注意到這種變化并且增加相應的責任，就能很好地調(diào)動工作人員的積極性，使之在工作中投入更大的熱情。除了定期復閱工作說明與實際所做工作相對照外，最好在職員剛被錄用首次與物業(yè)經(jīng)理或主管見面時審閱他／她的職責。 （五）工作說明 好的管理方法是讓每個工作人員都了解他／她的工作性質(zhì)和范圍，以便知道該怎么做。它負責技術(shù)管理運作，并監(jiān)視利潤中心運轉(zhuǎn)的技術(shù)水平和政策實施。 租戶關(guān)系 雖然這個體制根據(jù)具體情況幾經(jīng)修改，但是以利潤中心為形式的分散管理概念的基本原理已在香港的物業(yè)管理中被證明是成功的為了支持利潤中心還成立了三個部門，其中只有兩個值得一提市場和管理部。分散管理也使主要管理者有更多的時間致力于政策制定和創(chuàng)造性思考。 （三）聯(lián)邦組織 13 隨著組織結(jié)構(gòu)簡而精的原則，出現(xiàn)了發(fā)展聯(lián)邦組織的世界性趨勢。那么，管業(yè) 隊伍就不可能有效地開展工作，他們的效率會降至被普遍接受的管理水平之下。官僚建制中的這些內(nèi)在特點會阻礙職員間及職員與住戶或租戶間的交流。然而，事實上，一個只有幾個主要人員的管業(yè)處可能會比一個既有經(jīng)理又有房地產(chǎn)官員、社區(qū)官員、大廈監(jiān)管、運動主管、工 程師、技術(shù)員等的龐大機構(gòu)更有效率?！度狈碇堑臅r代》一書的作者查爾斯 指揮部和分散的管業(yè)處的關(guān)系和逐級控制將在 “ 連接桿 ” 概念一節(jié)中作進一步解釋。舒適購物，或只是在購物中心例覽商品櫥窗，已經(jīng)成為香港人的正常生活方式。交通管理。了解和注重社會心理學并試圖把它運用于指導人類行為，將有助于物業(yè)經(jīng)理在事業(yè)上取得成功。博覽會、教育展覽等都要事先計劃，爭取管區(qū)董事會的贊助和政府機構(gòu)如警察局、消防局的支持。像管理杏花郊、第一城、太古城那樣的大型房地產(chǎn)，物業(yè)經(jīng)理要管理一個有四五萬人舊的社區(qū)。然而積極參與和直接干涉之間是有界限的；物業(yè)經(jīng)理須特別注意不要過分遷就而無視管理準則。能體恤人且愿意聽別人訴苦的 管理人員肯定大受歡迎。不信任會引起疑惑 —— 這種情況往往掩蓋在對某一管理決定或開支缺乏了解，信息不足和不全面的外表之下。最后的成功取決于對客戶（住戶、業(yè)主或租戶）的管理。 有了好的領(lǐng)導和足夠的訓練，管理人員才能在團隊里展開有效的工作。 權(quán) 讓你的工作人員有機會充分施展才能，給予適當?shù)闹笇В⒆屆宽椚蝿罩贫ň唧w目標。每個決定都需預備應急計劃。這些狀況會在職員中滋生疑惑，必須盡早察覺和杜絕，防止蔓延。那些狀況對物業(yè)經(jīng)理來講是非常熟悉的，如缺乏面對面的交流。如何處理好與個人，團體及個人和團體之間的相互關(guān)系，是物業(yè)經(jīng)理特別需要注意和運用管理技巧的地方。物業(yè)經(jīng)理或債權(quán)人按 照他／她的律師的指點進行操作。 3．其他法院。通常審理之后即刻作出裁決。不過，債權(quán)人必須以口頭和書面形式提供證詞，他／她可以提供債務人的帳目，出 示諸如公契副本。在這種情況下，代表須出示他／她的授權(quán)書。 2．小額錢債審裁處（ sCT）。為了執(zhí)行收繳，可采取以下手段： 1．根據(jù)公契條款，物業(yè)經(jīng)理通?？傻降卣?登記一份針勸違約業(yè)主名下股份的備忘錄。物業(yè)經(jīng)理要給他／她的下屬（通常是負責該地區(qū)的物業(yè)職員）擬定書面的征繳管理費的手續(xù)，以及隨后發(fā)放的征繳提醒通知。在確定了儲蓄金應付利息率后，可用償債基金要素計算出每月需儲蓄的金額。這是為困難時日做準備，在需要用資本基金支付主要更換項目時避免大幅增加管理費，如修茸和刷新主要外墻、水泵、發(fā)電機、電梯等。 一、年度預算 在財政年度開始之前，物業(yè)經(jīng)理必須根據(jù)過去的有關(guān)數(shù)秀對以后 12 個月開支的預測做出年度預算，他／她須決定計劃廣預防性維修項目所需的資金數(shù)額，然后還要對所要進行的工例出估計。公契起草綱要明確規(guī)定了物業(yè)經(jīng)理須做年度預算、年款，正常 會計記錄等，并定期向業(yè)主公布。 第二講 香港物業(yè)的財務管理 物業(yè)管理的好壞，最重要的因素之一是財務管理。沒有物業(yè)經(jīng)理的批準和授權(quán)不得超支或轉(zhuǎn)移資金。工程交工后可算是實際上完成了。簽標后要召開地盤會議，制定開 7 工時間。 （四）監(jiān)督實施 為了向業(yè)主顯示有效的管理得以實現(xiàn)及維修開支是現(xiàn)金價格，物業(yè)經(jīng)理必須考慮何種工作可直接請小工以節(jié)省開支，何種工作須請承包公司。如果發(fā)生大的損壞，當然要請合適的技術(shù)人員維修。當發(fā)生諸，水管爆裂。物業(yè)經(jīng)理要作長期項目計劃，一個項目至少維持五年以上，維修頻率要征求業(yè)主的意見。維修費越來越貴，如果經(jīng)濟下滑，這種物業(yè)將首當其沖 —— 高空房率必將出 現(xiàn)。 二、 樓字維修要達到物業(yè)管理的目標，業(yè)主或物業(yè)經(jīng)理必須重視對大樓和它的服務設施進行有計劃的維修。他們離開大樓時，確保他們的人身安全。 6 ，記錄臺風造成的任何事件或損失。 (十八 )設備 1．技術(shù)隊和住戶服務隊均配置電話，無線電收發(fā)機和一系列緊急聯(lián)系電話，包括與消防部門。 (十七 )住戶服務隊職責 1．檢查并確保所有門窗關(guān)好，安全可靠。 (十六 )技術(shù)隊的職責 當掛 3 號臺風信號時，技術(shù)隊要到控制室向協(xié)調(diào)員報到，并執(zhí)行以下安全準備工作： 。如果大廈（通常是商業(yè)大廈 和辦公大樓）里有很好的設備，就需要有一個合格的有經(jīng)驗的住宅工程師和他／她的技術(shù)隊伍在臺風期間進駐大廈。勞工協(xié)調(diào)員在第一協(xié)調(diào)員值班 8 小時后接替他／她的工作。如有必要，可根據(jù)管理人員的建設性意見對物業(yè)經(jīng)理的指示作進一步的修改。但作為官方發(fā)言人只能是某一位高層物業(yè)管理人員，其他有關(guān)人士不得向外泄露事件的任何信息。當撤離完畢后要嚴格控制未經(jīng)許可的人進入撤離地區(qū)，直到準許重新入住。燃料管道總閥或開關(guān)。手袋等個人物件 ；這些物件可能給在大樓內(nèi)搜索引爆裝置藏匿之處造成額外的負擔。 3．如遇炸彈事件，人員撤離時要敞開門窗以減少爆炸碎片造成傷害（如遇火災則關(guān)閉門窗。在作決定前，只要時間許可，應 先與警察局商量。 報告炸彈威脅 收到炸彈威脅之后，須立即準確地向物業(yè)經(jīng)理或指定上級部門報告。一套完備的準備工作包括以下幾個方面： 1．負 責實施反應計劃的人定期知會。 (4)電梯： —— 火警時不準使用電梯撤離。 —— 各人都要熟知滅火設備放置的地方。消防設備、報警系統(tǒng)和火警出口 (1)報警器： 4 —— 手動報警器設在顯眼處，緊鄰水管柜。 (9)不要攜帶大件物品。 (5)不要使用電梯，以防電梯中途斷電停止運作。 疏散