電子文件歸檔與電子檔案管理辦法-資料下載頁
2025-05-14 04:15本頁面
【導讀】由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機構(gòu)或人員負責，保證管理工作的連續(xù)性。1．3電子文件的管理由檔案部門負責，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。術(shù)施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。相關(guān)說明及描述上保持一致。必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。2．1收集范圍。記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。建立準確、可靠的標識關(guān)系。2．3．1及時按照要求制作電子文件備份。電子文件的歸檔鑒定工作，參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主，鑒定結(jié)果，有效性和完整性鑒定。行審核，并由負責人簽署意見。每套載體均應(yīng)接受檢驗，合格率應(yīng)達到100%。可采取抽樣檢驗的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20％合格率應(yīng)達到100%。電子檔案在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認庫存載體與新設(shè)備的兼容性，
【正文】 電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件。 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直 立存放，做到防塵、防變形。 環(huán)境溫度選定范圍 : 14℃ — 24℃；相對濕度選定范圍： 45%— 60%。 存放時應(yīng)注意遠離強磁場，并與有害氣本隔離。 電子檔案在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。 存效性保證 每滿 1 年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進行一次檢查登記。 每滿 2 年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于 10%如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。 設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進行電子 檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時保留時間不少于 3 年。 磁性載體上的電子檔案，每 4 年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于 4年。 定期檢驗結(jié)果應(yīng)填人電子檔案管理登記表。 利用 電子檔案的封存載體不得外借。 利用時使用拷貝件。 利用時要遵守保密規(guī)定。 利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。 具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時必須符合國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。 電子檔案的銷毀鑒定。 電 子檔案的銷毀鑒定，按國家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實施。 非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。 統(tǒng)計 檔案保管部門應(yīng)及時按年度對電子檔案的保管，利用等情況進行統(tǒng)計。
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