電子文件歸檔與電子檔案管理辦法-資料下載頁(yè)
2025-05-14 04:15本頁(yè)面
【導(dǎo)讀】由主管部門(mén)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門(mén)機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。1．3電子文件的管理由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)，電子文件形成部門(mén)要提供協(xié)助和支持。格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。術(shù)施，確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。2．1收集范圍。記錄了重要文件的主要修改過(guò)程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。2．3．1及時(shí)按照要求制作電子文件備份。電子文件的歸檔鑒定工作，參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主，鑒定結(jié)果，有效性和完整性鑒定。行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)。每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%?？刹扇〕闃訖z驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20％合格率應(yīng)達(dá)到100%。電子檔案在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性，
【正文】 電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件。 歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直 立存放，做到防塵、防變形。 環(huán)境溫度選定范圍 : 14℃ — 24℃；相對(duì)濕度選定范圍： 45%— 60%。 存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣本隔離。 電子檔案在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。 存效性保證 每滿 1 年，對(duì)電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門(mén)的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。 每滿 2 年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于 10%如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。 設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子 檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于 3 年。 磁性載體上的電子檔案，每 4 年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于 4年。 定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填人電子檔案管理登記表。 利用 電子檔案的封存載體不得外借。 利用時(shí)使用拷貝件。 利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。 利用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。 具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時(shí)必須符合國(guó)家或部門(mén)有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。 電子檔案的銷毀鑒定。 電 子檔案的銷毀鑒定，按國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實(shí)施。 非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時(shí)，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，須連同存儲(chǔ)載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。 統(tǒng)計(jì) 檔案保管部門(mén)應(yīng)及時(shí)按年度對(duì)電子檔案的保管，利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
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