檔案管理工作規(guī)范-資料下載頁(yè)
2024-11-18 22:04本頁(yè)面
【正文】 （六）項(xiàng)目檔案：公司法務(wù)人員在參與公司項(xiàng)目活動(dòng)中形成的各種法律方面的原始記錄。（七）法律意見(jiàn)書(shū)：公司法務(wù)人員在工作中針對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)對(duì)外出具的書(shū)面法律意見(jiàn)的原始記錄。（八）其他檔案：公司在日常事務(wù)活動(dòng)中形成的各種原始記錄．五、職責(zé)和權(quán)限（一）法務(wù)部按公司檔案管理制度設(shè)立一名部門檔案員，負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，部門檔案員管理職責(zé)如下：，建立健全公司的檔案工作規(guī)章度。、資料的形成、積累、整理和歸檔工作．，控制法律檔案的法律風(fēng)險(xiǎn)。、全資子公司和其他機(jī)構(gòu)提供法律檔案的利用服務(wù)。、指導(dǎo)、檢查和考核各部門的檔案工作。（二）各部門分別指定一名部門檔案員，負(fù)責(zé)該部門檔案管理工作，部門檔案員管理職責(zé)如下：，負(fù)責(zé)公司檔案的收集，整理和歸檔工作．，整理和歸檔工作．。（三）公司檔案員和部門檔案員相互協(xié)作，共同進(jìn)行公司法律檔案管理工作。六、法律檔案管理流程（一）法律檔案形成，法律檔案歸檔應(yīng)遵循“生成歸檔負(fù)責(zé)制”，即文件生成者為文件歸檔主要責(zé)任人．在一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中有多人參加的由分管領(lǐng)導(dǎo)指定一名文件生成者，負(fù)責(zé)該項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案的收集工作。，在使用過(guò)程中或者使用完畢后，統(tǒng)一歸檔到各部門檔案員處．（1）原則上要求所歸檔的文件材料是原件。（2）材料無(wú)三筆現(xiàn)象，對(duì)已形成三筆現(xiàn)象的文件材料，需用黑色墨水筆描寫。（3）齊全完整即歸檔紙質(zhì)文件材料不缺張少頁(yè)，電子文件載體無(wú)破損．（4）明確標(biāo)示密級(jí)．（5）按順序整理好文件材料，并給出詳細(xì)清單。（二）法律檔案部門歸檔檔至公司檔案員處。、整理和保存。符合歸檔條件的，在清單上標(biāo)明移交時(shí)間由移交人和部門檔案員共同簽字確認(rèn)。按照公司相關(guān)制度要求進(jìn)行歸檔，收集、整理、立卷，編制每份檔案清單，并根據(jù)公司具體情況，編制部門檔案清單。 5日內(nèi)將檔案移交至公司檔案員處。、整理和保存，符合歸檔條件的，在清單上標(biāo)明移交時(shí)間由部門檔案員和公司檔案員共同簽字確認(rèn)。，根據(jù)其實(shí)際情況按申請(qǐng)部門提交材料分類歸檔。（三）法律檔案的利用．按照法律規(guī)定必須履行協(xié)助義務(wù)的，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意后可對(duì)外開(kāi)放．，是指對(duì)法律檔案的查閱、復(fù)印和借用。、復(fù)印流程（1）利用部門從公司檔案員處取得《法律檔案利用申請(qǐng)單》，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可查閱、復(fù)印．（2）復(fù)印后的材料均需加蓋“再次復(fù)印無(wú)效”章后方可拿走。（1）利用部門從公司檔案員處取得《法律檔案利用申請(qǐng)單》，經(jīng)部門部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借用。（2）借用部門在公司檔案員處《法律檔案借閱登記表》中登記簽字后方可借走。（3）借走檔案者應(yīng)當(dāng)愛(ài)護(hù)檔案原件，維護(hù)其原狀，不得拆換、污損和丟失，嚴(yán)禁在檔案原件上圈點(diǎn)、劃線、剪裁和涂改，如發(fā)生以上情況，由法務(wù)部報(bào)請(qǐng)有關(guān)部門，對(duì)責(zé)任者進(jìn)行處理。（4）借用結(jié)束后，借用部門應(yīng)及時(shí)歸還，歸還時(shí)需將原登記記錄予以注銷．（1）國(guó)家機(jī)密檔案不外借不復(fù)印。如需查閱必須填寫（（法律檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)法務(wù)部批準(zhǔn)，且只能在部門檔案員的陪同下查閱。（2）國(guó)家秘密文件一般不提供復(fù)印，如需復(fù)印需填《法律檔案利用申請(qǐng)表》，由申請(qǐng)部門部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可復(fù)印，公司檔案管理員要對(duì)復(fù)印件加蓋“再次復(fù)印無(wú)效”章，并登記編號(hào)，在使用完畢后收回。（3）利用公司商秘檔案需填寫《法律檔案利用申請(qǐng)單》，由該申請(qǐng)部門部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及法務(wù)部相關(guān)業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可。（4）保密檔案不提供外單位利用。（5）凡利用法律檔案信息的部門和個(gè)人必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無(wú)關(guān)員泄漏檔案內(nèi)容，凡有泄漏或造成檔案信息外露的由查閱人、借閱人負(fù)責(zé)。（6）在檔案利用過(guò)程中如有違反以上規(guī)定的，法務(wù)部的檔案員有權(quán)拒絕和終止檔案利用的服務(wù)工作。部門檔案員按公司檔案管理相關(guān)制度要求及規(guī)定的時(shí)間將文件材料歸檔案管理部門。由于特殊原因需保留在公司的檔案由部門檔案員按照本制度要求進(jìn)行管理。七、獎(jiǎng)懲為強(qiáng)化本操作規(guī)范的執(zhí)行，以《獎(jiǎng)懲制度管理規(guī)定》、（（獎(jiǎng)懲條例》為依據(jù)，將按照以下細(xì)則對(duì)公司檔案工作進(jìn)行考核：（一）公司各部門員工沒(méi)有按照規(guī)定歸檔時(shí)間歸檔的，視為該項(xiàng)工作未做。各部門檔案員沒(méi)有按照規(guī)定歸檔時(shí)間歸檔的，對(duì)該員工罰款30元。（二），且不按照檔案員的要求的時(shí)間內(nèi)整改并歸檔的，對(duì)該員工罰款30元。，且不按照部門檔案員的要求的時(shí)間內(nèi)整改并歸檔的，對(duì)該員工罰款30元。（三）部門檔案員未按照本規(guī)范管理公司檔案的罰款30元。八、附則（一）本操作規(guī)范未規(guī)定的法律檔案的管理由法務(wù)部處理。（二）公司其他規(guī)章制度有特別規(guī)定的，按特別規(guī)定執(zhí)行．（三）本操作規(guī)范由公司法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
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