檔案管理工作規(guī)范-資料下載頁
2025-11-09 22:04本頁面
【正文】 （六）項目檔案：公司法務人員在參與公司項目活動中形成的各種法律方面的原始記錄。（七）法律意見書：公司法務人員在工作中針對相關業(yè)務對外出具的書面法律意見的原始記錄。（八）其他檔案：公司在日常事務活動中形成的各種原始記錄．五、職責和權限（一）法務部按公司檔案管理制度設立一名部門檔案員，負責公司檔案管理工作，部門檔案員管理職責如下：，建立健全公司的檔案工作規(guī)章度。、資料的形成、積累、整理和歸檔工作．，控制法律檔案的法律風險。、全資子公司和其他機構提供法律檔案的利用服務。、指導、檢查和考核各部門的檔案工作。（二）各部門分別指定一名部門檔案員，負責該部門檔案管理工作，部門檔案員管理職責如下：，負責公司檔案的收集，整理和歸檔工作．，整理和歸檔工作．。（三）公司檔案員和部門檔案員相互協(xié)作，共同進行公司法律檔案管理工作。六、法律檔案管理流程（一）法律檔案形成，法律檔案歸檔應遵循“生成歸檔負責制”，即文件生成者為文件歸檔主要責任人．在一項業(yè)務活動中有多人參加的由分管領導指定一名文件生成者，負責該項業(yè)務檔案的收集工作。，在使用過程中或者使用完畢后，統(tǒng)一歸檔到各部門檔案員處．（1）原則上要求所歸檔的文件材料是原件。（2）材料無三筆現(xiàn)象，對已形成三筆現(xiàn)象的文件材料，需用黑色墨水筆描寫。（3）齊全完整即歸檔紙質文件材料不缺張少頁，電子文件載體無破損．（4）明確標示密級．（5）按順序整理好文件材料，并給出詳細清單。（二）法律檔案部門歸檔檔至公司檔案員處。、整理和保存。符合歸檔條件的，在清單上標明移交時間由移交人和部門檔案員共同簽字確認。按照公司相關制度要求進行歸檔，收集、整理、立卷，編制每份檔案清單，并根據(jù)公司具體情況，編制部門檔案清單。 5日內將檔案移交至公司檔案員處。、整理和保存，符合歸檔條件的，在清單上標明移交時間由部門檔案員和公司檔案員共同簽字確認。，根據(jù)其實際情況按申請部門提交材料分類歸檔。（三）法律檔案的利用．按照法律規(guī)定必須履行協(xié)助義務的，經(jīng)部門領導同意后可對外開放．，是指對法律檔案的查閱、復印和借用。、復印流程（1）利用部門從公司檔案員處取得《法律檔案利用申請單》，經(jīng)部門領導簽字后方可查閱、復印．（2）復印后的材料均需加蓋“再次復印無效”章后方可拿走。（1）利用部門從公司檔案員處取得《法律檔案利用申請單》，經(jīng)部門部級領導簽字后方可借用。（2）借用部門在公司檔案員處《法律檔案借閱登記表》中登記簽字后方可借走。（3）借走檔案者應當愛護檔案原件，維護其原狀，不得拆換、污損和丟失，嚴禁在檔案原件上圈點、劃線、剪裁和涂改，如發(fā)生以上情況，由法務部報請有關部門，對責任者進行處理。（4）借用結束后，借用部門應及時歸還，歸還時需將原登記記錄予以注銷．（1）國家機密檔案不外借不復印。如需查閱必須填寫（（法律檔案利用申請表，經(jīng)法務部批準，且只能在部門檔案員的陪同下查閱。（2）國家秘密文件一般不提供復印，如需復印需填《法律檔案利用申請表》，由申請部門部級領導和法務部部級領導簽字批準后方可復印，公司檔案管理員要對復印件加蓋“再次復印無效”章，并登記編號，在使用完畢后收回。（3）利用公司商秘檔案需填寫《法律檔案利用申請單》，由該申請部門部級領導及法務部相關業(yè)務部門領導簽字后方可。（4）保密檔案不提供外單位利用。（5）凡利用法律檔案信息的部門和個人必須嚴格遵守保密制度，不得向無關員泄漏檔案內容，凡有泄漏或造成檔案信息外露的由查閱人、借閱人負責。（6）在檔案利用過程中如有違反以上規(guī)定的，法務部的檔案員有權拒絕和終止檔案利用的服務工作。部門檔案員按公司檔案管理相關制度要求及規(guī)定的時間將文件材料歸檔案管理部門。由于特殊原因需保留在公司的檔案由部門檔案員按照本制度要求進行管理。七、獎懲為強化本操作規(guī)范的執(zhí)行，以《獎懲制度管理規(guī)定》、（（獎懲條例》為依據(jù)，將按照以下細則對公司檔案工作進行考核：（一）公司各部門員工沒有按照規(guī)定歸檔時間歸檔的，視為該項工作未做。各部門檔案員沒有按照規(guī)定歸檔時間歸檔的，對該員工罰款30元。（二），且不按照檔案員的要求的時間內整改并歸檔的，對該員工罰款30元。，且不按照部門檔案員的要求的時間內整改并歸檔的，對該員工罰款30元。（三）部門檔案員未按照本規(guī)范管理公司檔案的罰款30元。八、附則（一）本操作規(guī)范未規(guī)定的法律檔案的管理由法務部處理。（二）公司其他規(guī)章制度有特別規(guī)定的，按特別規(guī)定執(zhí)行．（三）本操作規(guī)范由公司法務部負責解釋。
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