【正文】 氣、使性子甚至說粗口。應(yīng)調(diào)整好表情，使用禮貌用語如“謝謝您”“請問有什么可以幫您嗎？”“不用謝”等。在電話響鈴的第二聲和第三聲的時候接起電話。首先要說“您好，內(nèi)蒙古日新投資集團有限公司”要勤說“請問、請稍等”之類的謙詞。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。轉(zhuǎn)接電話時，要禮貌的說“請稍等”，并馬上轉(zhuǎn)接過去。對方如果要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導，又知道領(lǐng)導的姓名，就要禮貌的詢問：對方的姓名、單位。如果是做廣告的或變相做廣告之類的電話，應(yīng)用禮貌的借口掛掉電話，或轉(zhuǎn)接到相關(guān)部門；在打電話和接電話過程中都應(yīng)牢記讓客戶先收線。因為一旦先掛上電話，對方一定會聽到“嗒嗒”的聲音，這會讓客戶感到很不舒服。因此，在電話即將結(jié)束時，應(yīng)禮貌的請客戶先收線，這時再掛電話；在與客戶進行電話溝通過程中需要做必要的文字記錄，電話接聽完畢之前，不要忘記復誦一遍來電的要點，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。例如，應(yīng)該會面對時間、地點、聯(lián)系電話、區(qū)域號碼等各方面的信息進行核查校隊，盡可能的避免錯誤發(fā)生；對方所要找的人不在時，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電號碼并做記錄，切忌立即掛斷電話；沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的；將需要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容及來電人的基本信息及時記錄在《電話記錄》上；每月將《電話記錄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。九、文件的收發(fā)（一）紙質(zhì)文件的收發(fā)前臺收/發(fā)文件應(yīng)及時在《收文明細》、《發(fā)文明細》中登記文件收、發(fā)文件的時間、收/發(fā)單位、項目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等；并簽字，發(fā)文中還需要求收件人簽字；前臺向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對象，并要求收發(fā)件人簽字；前臺復印2份，1份交項目負責人，1份交總經(jīng)理；前臺將原件交檔案管理員存檔，并要求檔案管理員簽字確認。發(fā)件時要及時通知對方，如需給對方送去，應(yīng)確定好送件時間、地點，并填寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。前臺根據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認文件的齊全及達到；將《收文明細》/《發(fā)文明細》以及《文件外送單》分別按項目分類交檔案管理員歸檔。注意事項（1）詳細填寫《收文明細》、《發(fā)文明細》或《文件外送單》，并要求相關(guān)經(jīng)辦人簽字，以便公司能查閱每一份收、發(fā)文件的具體內(nèi)容；(2）及時轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員；(3)按項目分類交檔案管理員歸檔。（二）電子文件的收發(fā)前臺需詢問所收/發(fā)文件的相關(guān)內(nèi)容，項目名稱，需轉(zhuǎn)交對象等；在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”，在該文件夾中建立一個“收”、“發(fā)”的文件夾，然后在“收”、“發(fā)”的文件夾中建一個“年月日_項目名稱”的文件夾；將接收/發(fā)送文件存放至電腦相關(guān)項目文件夾中，并同樣在《收文明細》、《發(fā)文明細》中記錄，收、發(fā)方式在備注中注明；及時將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)項目負責人，并確認對方收到；當天工作結(jié)束后，將接收/發(fā)送的文件發(fā)至檔案管理員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項目文件夾中。注意事項（1）了解所收、發(fā)文件內(nèi)容，按收、發(fā)時間、項目建立相應(yīng)的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；（2）及時將收、發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負責人，并確認是否收到；（3）按時將每天收、發(fā)的文件發(fā)給檔案管理員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項目文件夾中。十、辦公室臨時安排的其他工作第五篇：行政前臺工作流程行政前臺工作流程接待——客戶來訪工作流程：客戶進門起身迎接并詢問來訪事由；弄清來訪者身份和意圖。安排來訪者前往會客室稍坐片刻；準備招待茶水飲料；通知相關(guān)工作人員有人來訪；每隔15分鐘左右添加茶水,來客告辭時起身道別；客人離開后清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；電話的接聽和記錄工作流程：電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語；電話鈴響超過3聲，接聽電話應(yīng)該致歉；接聽電話時應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；對方所要找的人不在時，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的。將需要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容及時記錄；記錄后5分鐘內(nèi)及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認對方接收信息正確無誤。日常的打印、復印 飲水機以及相關(guān)設(shè)備的使用管理工作流程：每天早上上班時間準時開啟并且檢查傳真機、復印機，并及時補充所需的紙張；負責公司日常的打印、復印。打印、復印重要文件、圖紙或需要發(fā)出的文件、圖紙使用白紙；公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙；打印機、復印機或其它設(shè)備出現(xiàn)故障時，及時聯(lián)絡(luò)辦公設(shè)施維護人員進行檢查維修；備注如需要申購A4紙 換墨粉 硒鼓 等 需提前填寫申購單 并經(jīng)理簽字后通知供貨商。辦公室用品申購 領(lǐng)用 及發(fā)放工作流程：申報流程《辦公用品申請表》——申請部門經(jīng)理簽字同意采購——前臺回收整理——行政主管審核——總經(jīng)辦簽字批準；采購流程：總經(jīng)辦簽字批準——前臺電話通知供貨商——檢收采購的物品質(zhì)量是否復合要求——發(fā)放并簽字確認領(lǐng)用流程；需到前臺登記所需要的物品并簽字如需個人申購物品則拿申購單并經(jīng)理簽字后給前臺——前臺打電話通知供貨商。機票及酒店預(yù)定工作流程；1,查機票價格，例如藝龍、攜程。2．需要采集訂票人員的姓名、身份證號碼、手機號碼三樣信息以便登記 并確認身份證號是否有誤4．和供貨商聯(lián)系并出票 同時簽寫訂票單并簽字負責圖書 報刊 日常借閱工作流程；借閱報刊 圖書需簽書籍領(lǐng)用登記表后才可借出。郵件登記公司郵件、包裹的收發(fā)：因工作需要所寄出的郵件由前臺文員聯(lián)系相關(guān)快遞公司與之洽談，員工包裹必須由本人簽收并簽字確認 公司內(nèi)部文件簽郵件登記考勤工作流程：熟悉門禁考勤系統(tǒng)的管理，根據(jù)公司人員情況及時增加或更改考勤人員信息；如有員工請假，需到填寫《請假單》并注明請假原因、時間及時數(shù)；行政主管及總經(jīng)理簽字同意后作為考勤依據(jù)；每月月底綜合外出登記以及人員請假情況統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；考勤統(tǒng)計交由財務(wù)作為造工資表的根本依據(jù)負責每個月和供貨商結(jié)算工作流程 圓通 郵件對賬看是否有誤 并填寫支票領(lǐng)用單并找行政經(jīng)理簽字 無誤后填寫支票領(lǐng)用單并找行政經(jīng)理簽字 填寫支票領(lǐng)用單找行政經(jīng)理簽字