【正文】 層與執(zhí)行層的結(jié)合部的職能位置。這不僅使秘書在決策與執(zhí)行之間，通過(guò)操辦會(huì)議，撰擬公文，起到特有的轉(zhuǎn)換作用，而且對(duì)決策的可行性和可受性，執(zhí)行的徹底性和適變性起到積極的保證作用。秘書在既參與決策，又參與執(zhí)行的實(shí)踐中，體現(xiàn)其系統(tǒng)中介性，并由此發(fā)揮特殊的功能。另外，秘書草擬公文，既要領(lǐng)會(huì)上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)方針政策、法規(guī)指令，了解環(huán)境條件的動(dòng)態(tài)變化，又要熟悉機(jī)關(guān)組織內(nèi)部各子系統(tǒng)的具體情況；秘書接待來(lái)訪，既要向?qū)Ψ浇榻B組織內(nèi)部的基本情況，又要了解對(duì)方的有關(guān)情況和要求。秘書部門處于如此確定的中介位置，因此秘書活動(dòng)帶有鮮明的系統(tǒng)中介特點(diǎn)，秘書工作正確地使用中介原理，有利于充分發(fā)揮其職能作用。22 溝通協(xié)調(diào)是秘書部門和秘書人員的重要職責(zé) 溝通協(xié)調(diào)是保持組織機(jī)能的整體性的重要手段，是秘書部門和秘書人員的重要職責(zé)?，F(xiàn)代組織系統(tǒng)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，分工密細(xì)，必須以有效的溝通協(xié)調(diào)維系其整體性。秘書部門是組織內(nèi)外信息集散的重要樞紐，秘書在處理信息的過(guò)程中，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)組織管理中的局部失調(diào)現(xiàn)象和潛在的失調(diào)危險(xiǎn)，然后有的放矢地加強(qiáng)信息溝通，使各相關(guān)方面了解事情的真相，促進(jìn)相互的理解和信任，就可以消除誤解，化解矛盾，解決不少失調(diào)問(wèn)題，從而促進(jìn)各相關(guān)方面的相互配合與合作，維系組織和諧運(yùn)轉(zhuǎn)。秘書既能全面地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)決策層對(duì)工作的總體計(jì)劃和各個(gè)階段的工作重點(diǎn)；又能比較充分執(zhí)行基層的具體情況以及實(shí)際存在的困難和要求。因此，當(dāng)上下出現(xiàn)矛盾和失調(diào)時(shí)，秘書有著從中溝通協(xié)調(diào)的便利條件，促進(jìn)上情下達(dá)，下情上達(dá)。在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的各職能部門中，秘書既能了解每個(gè)部門的業(yè)務(wù)要求和運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，又能了解各部門間的相互配合關(guān)系。當(dāng)職能部門間出現(xiàn)事權(quán)交叉、事權(quán)沖突的失調(diào)狀況時(shí)，秘書能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告有關(guān)情況，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行協(xié)調(diào)和仲裁。秘書部門代表領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)辦理組織管理中的各項(xiàng)工作事務(wù)，在辦理過(guò)程中不僅與各子系統(tǒng)、各相關(guān)方面，能保持密切的聯(lián)系，而且能取得各相關(guān)方面的信任和支持，這是秘書為各相關(guān)方面提供辦公辦事的服務(wù)所取得的效果。當(dāng)有關(guān)方面出現(xiàn)某些矛盾分歧等失調(diào)現(xiàn)象時(shí)，秘書憑借其為各相關(guān)方面提供公務(wù)服務(wù)所取得的信賴進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，能夠取得良好的效果。秘書活動(dòng)的間接效益性特點(diǎn)，要求秘書在日常工作中充分發(fā)揮工作效益和執(zhí)行效益 31 間接效益性是秘書工作效益的體現(xiàn) 間接效益性是秘書工作的一大特點(diǎn)。秘書的工作效益，一般難以直接的反映出來(lái)，也很難直接衡量其大小。從表面來(lái)看，秘書工作的成果，很難用具體的經(jīng)濟(jì)成果的數(shù)據(jù)來(lái)表述，但深入分析，秘書有效的職能活動(dòng)，能夠使那些不斷取得生產(chǎn)和管理成果的人們提高效益。秘書在其基本職能作用中所產(chǎn)生的效益，都是反映在其職能發(fā)揮作用時(shí)的工作對(duì)象的效益中，屬于實(shí)踐中所取得的間接效益。秘書為管理者獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，方案被采納之后所取得的效益主要反映為領(lǐng)導(dǎo)人的管理效益和決策者的決策效益。秘書的溝通協(xié)調(diào)活動(dòng)的效益，反應(yīng)在失調(diào)的各方面通過(guò)溝通協(xié)調(diào)，相互配合后產(chǎn)生的工作效益中。在日常工作中，秘書撰擬文稿的效益，體現(xiàn)在文稿的責(zé)任承擔(dān)者的工作效益和文稿的收受者的執(zhí)行效益；秘書信息工作的效益，蘊(yùn)含于使用信息者的工作效益；公文處理的效益，決定于公文制定者的工作效益和公文收受者的執(zhí)行效益。因此，秘書工作雖然取得的是間接效益，但對(duì)組織整體效益的提高，有著不可替代的作用。32 秘書的事務(wù)管理直接影響領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作效益領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)是組織整體運(yùn)轉(zhuǎn)的首腦，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作效率，直接影響組織整體運(yùn)轉(zhuǎn)的效率，而秘書的事務(wù)管理與領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作效益有著密切的關(guān)系。秘書快節(jié)奏高效率地管理事務(wù)，能夠有效地促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，特別是領(lǐng)導(dǎo)者工作效益的提高，進(jìn)而對(duì)整個(gè)組織運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生積極的影響。機(jī)關(guān)職能部門很多，各自的職能任務(wù)相當(dāng)繁雜，再加上機(jī)關(guān)內(nèi)外環(huán)境條件處在不斷的變化中，這就使機(jī)關(guān)事務(wù)工作的可變因素甚多。秘書的職能地位，使其與機(jī)關(guān)內(nèi)外各相關(guān)方面都有著廣泛的聯(lián)系，對(duì)各方面的變化都能及時(shí)準(zhǔn)確地了解。秘書管理事務(wù)，有利于使事務(wù)工作適應(yīng)各方面的變化，及時(shí)恰當(dāng)?shù)靥峁┯行Х?wù)。比如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)接到通知，不久將前往貴陽(yáng)一中參加其校慶活動(dòng)，作為秘書此時(shí)應(yīng)立即停止手上其他的日常事務(wù)工作，著手校領(lǐng)導(dǎo)出差經(jīng)費(fèi)、交通工具和所帶材料的準(zhǔn)備，在校領(lǐng)導(dǎo)出行前一天必須保證交通工具、差費(fèi)和準(zhǔn)備材料三到位。機(jī)關(guān)各子系統(tǒng)事務(wù)服務(wù)的需要，有時(shí)比較集中，而單位的設(shè)備條件有限，如學(xué)校教務(wù)處和總務(wù)處同時(shí)都要召開(kāi)會(huì)議，而單位的大會(huì)議室又只有一個(gè)，這就勢(shì)必造成事務(wù)工作的矛盾。當(dāng)出現(xiàn)沖突時(shí)，秘書可以與兩個(gè)處室的主任進(jìn)行溝通協(xié)商，采取以教學(xué)工作為主的方針，調(diào)整兩個(gè)會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間，在可能的情況下做到互不影響。由此可見(jiàn)，秘書管理事務(wù)，既有利于及時(shí)恰當(dāng)?shù)貫轭I(lǐng)導(dǎo)工作提供服務(wù)，又有利于根據(jù)各職能部門的需要，適時(shí)提供有效的服務(wù)。秘書及時(shí)有效地提供服務(wù)，有利于提高機(jī)關(guān)工作效益。秘書職能活動(dòng)的對(duì)立統(tǒng)一性特點(diǎn)，要求秘書在參與政務(wù)、掌管事物的職能活動(dòng)中，充分發(fā)揮助手作用41 秘書職能活動(dòng)具有鮮明的對(duì)立統(tǒng)一性秘書的職能活動(dòng)不能脫離社會(huì)。因此，和其他社會(huì)活動(dòng)一樣，秘書職能活動(dòng)具有鮮明的對(duì)立統(tǒng)一性。在秘書的職能活動(dòng)中，既要聽(tīng)命辦事，不折不扣地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)，又要在實(shí)際工作中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，調(diào)查研究，提出參謀建議，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的某些失誤與疏漏，提醒和規(guī)勸；既要熟悉組織運(yùn)轉(zhuǎn)各方面的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，又要精通本職專項(xiàng)實(shí)務(wù)所必備的工作技能。秘書必須根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作和管理工作的需要，提供公務(wù)服務(wù)，其工作是被動(dòng)的。但在具體的工作中，秘書必須根據(jù)組織運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)展的趨勢(shì)，主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)及各部門提供公務(wù)服務(wù)，才能提高整體工作效益。因此，秘書必須在被動(dòng)中求主動(dòng)。秘書不僅要熟悉組織運(yùn)轉(zhuǎn)各方面的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，而且要精通本職專項(xiàng)實(shí)務(wù)所必備的工作技能，如機(jī)敏的辦事技能，熟練的推進(jìn)公共關(guān)系技能，準(zhǔn)確流暢的語(yǔ)言表述技能，規(guī)范的公文處理技能，靈活的協(xié)調(diào)技能等等，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)上綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一。比如在學(xué)校政務(wù)工作中，秘書要通過(guò)溝通協(xié)調(diào)、檢查督辦、辦文、辦事、辦會(huì)等職能活動(dòng)，維持學(xué)校各組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)，又要通過(guò)對(duì)外與各地區(qū)兄弟學(xué)校的公務(wù)交往，廣泛的收集教學(xué)改革信息，密切把握國(guó)內(nèi)外教育信息的動(dòng)態(tài)變化，并通過(guò)參謀建議，輔佐決策等職能活動(dòng)，協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者，適應(yīng)辦學(xué)環(huán)境條件的變化，采取必要的教學(xué)改革措施。可見(jiàn)，秘書職能活動(dòng)的對(duì)立統(tǒng)一性有著自身的特點(diǎn)，它既適應(yīng)社會(huì)活動(dòng)規(guī)律又符合秘書的職能要求。42 參與政務(wù)與掌管事務(wù)是秘書職能活動(dòng)一駕馬車的兩個(gè)輪子秘書的職能活動(dòng)，既要參與政務(wù)，又要掌管事務(wù)，事務(wù)工作是經(jīng)常的、大量的；參與政務(wù)是隨機(jī)的、間接的。秘書若僅只能做一些事務(wù)性工作，就難以充分發(fā)揮其參謀、助手的職能作用；若忽視事務(wù)工作，秘書將失去參與政務(wù)的依據(jù)（辦文辦事過(guò)程中能夠收集組織內(nèi)外的大量信息），也將失去通過(guò)為領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)服務(wù)時(shí)極好的為決策參謀建議的機(jī)會(huì)。由于秘書特殊的職能地位，其參與政務(wù)和掌管事務(wù)是緊密相連，不可分割的。比如在學(xué)校專業(yè)技術(shù)人員職稱評(píng)定工作時(shí)，秘書既要把上級(jí)的有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員職稱評(píng)定的政策，向?qū)W校所有教職員工作系統(tǒng)的宣傳，讓廣大教職員工充分地理解；又要對(duì)涉及具體評(píng)定的某些細(xì)節(jié)內(nèi)容和具體人員安排，保守機(jī)密，做到守口如瓶。