【正文】 案工作的法律法規(guī)，省級以上檔案館應接收同級機關(guān)永久保管的檔案，通過對主辦機關(guān)、協(xié)辦機關(guān)歸檔的內(nèi)容相同的文件材料保管期限的調(diào)整，來有效控制內(nèi)容相同檔案的重復進館問題。另外，以各級黨委辦公廳、政府辦公廳名義聯(lián)合發(fā)文或召開會議，確定主辦機關(guān)應遵循職責分管的原則。第十二條各機關(guān)應根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機關(guān)職能和各部門工作實際，編制本機關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。有垂直領(lǐng)導關(guān)系的中央、國家機關(guān)應依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)工作實際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)國家檔案局審查同意后執(zhí)行。這次各機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制工作與以往不同，以往各機關(guān)制定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表經(jīng)本機關(guān)領(lǐng)導批準后即可執(zhí)行，只報同級檔案局備案?，F(xiàn)在是以“審批制”代替“備案制”。各機關(guān)編制的期限表，須經(jīng)同級檔案局審查同意后才能執(zhí)行。第十三條在編制本機關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應全面分析和鑒別本機關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用，準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。這條要求各機關(guān)在編制保管期限表時，要結(jié)合單位職能來制定，我們審批時，也要求各單位把你們的“三定方案”一并送交。第十四條本規(guī)定適用于各級黨政機關(guān)和人民團體。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。第十五條本規(guī)定自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的《國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止。《規(guī)定》雖然從發(fā)布之日起施行，但對于一個機關(guān)來講，按照《規(guī)定》實施的相關(guān)程序，一個機關(guān)編制的保管期限表要經(jīng)同級檔案局審查同意后才能執(zhí)行，因此，當新的保管期限表沒有獲得審定前，只能沿用以前的老規(guī)定。具體的執(zhí)行時間后面再講。第三章 如何擬訂機關(guān)文件材料歸檔范圍及保管期限一、做好前期準備工作建立機關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，是一個機關(guān)科學合理、系統(tǒng)完整甄別文件價值、劃分保管期限的標準性文件，是每個單位檔案工作中必不可少的檔案業(yè)務文件，也是各單位必須要建立的一項重要制度。要做到以下幾點：１、認真理解國家檔案局頒布的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》，吃透《規(guī)定》的要求，把握《規(guī)定》的實質(zhì)精神；２、了解掌握本單位及各內(nèi)設機構(gòu)的職能、性質(zhì)、工作范圍、工作程序、形成文件的種類、數(shù)量、載體情況等；３、結(jié)合本單位實際情況，體現(xiàn)本單位的職能特點，圍繞與主要職能相關(guān)的內(nèi)容制定條款。二、擬訂文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應當遵循的原則嚴格控制普發(fā)文件。我們在指導工作中，發(fā)現(xiàn)大量的普發(fā)文件很多單位都歸檔了，這就會造成檔案館出現(xiàn)大量重份文件。這里明確一點，對于普發(fā)性文件，除了上級主管業(yè)務部門印發(fā)的必須貫徹執(zhí)行的規(guī)范性指導性文件劃永久外，其余的最多劃10年，或者不歸檔。如勞動人事工資管理政策性文件。堅持 “宜細不宜粗”的原則，條款的擬制盡量不使用“重要的”、“一般的”等模糊詞。一定是內(nèi)容加文種的形式來表述。國家局8號令是針對全國各級部門的規(guī)范性文件，只能用重要的、一般的，具體到每個單位哪些重要、哪些一般應該是清晰的。擬寫條款時要盡量包含一個部門的所有工作內(nèi)容，有的工作今年沒有，但只要是職能范圍內(nèi)的，也一定要寫上。因為表制定后，是不能隨意修改的。條款擬寫應盡量準確。如“上級方針、政策性文件”的條款，應改為“上級關(guān)于某項工作方針、政策的文件材料”。“本機關(guān)的請示與上級機關(guān)的批復、批示”應分條編寫，并且應寫明關(guān)于什么問題的請示、批復。“國家資產(chǎn)管理文件材料”很籠統(tǒng)，應寫明“國家資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等）文件材料。重大活動、重要事件檔案，要納入檔案管理。市委、市政府專門就重大活動、重要事件檔案管理工作發(fā)了一個文件（成委發(fā)[2005]46號文件）從寬從長保存特色檔案。這里主要是指一些特殊事件、特殊人物、特殊成果。比如非典、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)、突出貢獻獎等等。注重文件之間的必然聯(lián)系。劃分檔案保管期限時，要考慮文件之間的邏輯關(guān)系，如一次會議、一項活動的檔案在歸檔時都要全面考慮。還有如請示和批復都要同時歸檔。沒有批復的請示劃10年，有批復的請示根據(jù)文件的重要程度確定保管期限。三、劃分保管期限時需要注意的幾個問題同一會議形成的文件材料應區(qū)分不同的保管期限。各機關(guān)對人大議案及答復、政協(xié)提案及辦理結(jié)果定為永久。以下計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料是否歸檔應視機關(guān)主要職能而定。領(lǐng)導出國或出境訪問考察、參加國際會議、接待來訪等外事活動形成的文件材料，在歸檔時應對不同價值的文件材料劃分不同保管期限。受到縣級以上表彰、獎勵的先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料，為永久；縣級以下表彰、內(nèi)部表彰為30年。處分材料及紀檢、監(jiān)察工作形成的材料按處分結(jié)果劃分保管期限：處理結(jié)果為警告的劃為30年，處理結(jié)果為警告以上的，劃為永久。通報批評10年，沒有結(jié)果的，不歸檔。機關(guān)財務預算和財務報告及同級財政部門的批復可以一并劃為永久。四、注意區(qū)分“重要的”和“一般的”文件材料1．看作者：在反映同一問題的文件中，作者為本機關(guān)比外機關(guān)的重要。因為，從保管國家檔案資源的角度，各機關(guān)把自身的文件管理好，國家綜合檔案館保管的全社會的檔案就基本齊了。另外，以機關(guān)名義發(fā)文比以內(nèi)部機構(gòu)名義發(fā)文重要；主要職能部門形成的比一般事務部門形成的重要；直屬上下級機關(guān)形成的比不相隸屬機關(guān)形成的重要；作者為高層機關(guān)的比基層機關(guān)的重要。2．看內(nèi)容：反映本機關(guān)主要職能活動的比反映非主要職能活動的重要；方針政策性的比一般事務性的重要；反映本機關(guān)全局性工作的比反映局部工作的重要；反映本機關(guān)中心工作的比反映日常工作的重要；反映本機關(guān)典型問題的比反映一般問題的重要；有針對性、依據(jù)性的比普發(fā)性、參考性的重要；有時效性的比沒有時效性的重要。從根本上說，我們考慮機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限問題的出發(fā)點，是既要防止因“有檔不歸”而喪失必要的歷史記錄和歷史憑證，又要防止“有文必檔”、“有文皆永久”而造成館藏檔案不必要的“重復和魚龍混雜”。由此出發(fā)，區(qū)分“重要”與“一般”就是要判斷歸檔文件內(nèi)容與本機關(guān)的關(guān)聯(lián)程度、檔案信息利用的回溯時效，把握好期限確定的“度”，相對準確地劃定“重要”與“一般”的界線。第五章 成都市的貫徹實施意見2007年3月29日，成都市檔案局根據(jù)國家檔案局8號令，結(jié)合我市實際，制定了《成都市檔案局關(guān)于貫徹國家檔案局〈機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定〉的實施意見》一、對文件材料歸檔范圍的要求國家檔案局的新《規(guī)定》明確要求所歸檔的范圍是“機關(guān)在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄”因此，我們在擬訂本機關(guān)歸檔范圍時，必須將本機關(guān)各種門類和載體的檔案，全部納入進去。二、各級機關(guān)2007年及以后形成的文書檔案保管期限劃分為永久和定期兩種，其中，永久保管期限檔案應按期向同級綜合檔案館移交。2007年以前形成的文書檔案保管期限劃分按原規(guī)定執(zhí)行。三、各級機關(guān)2007年及以后形成的文書檔案，按永久、30年、10年分別進行排列和編目。其中，屬永久保存的檔案，接續(xù)原永久檔案編寫盒號，屬30年、10年保存的檔案，分別從“1”開始新編盒號四、市級機關(guān)應根據(jù)《規(guī)定》精神，結(jié)合本單位職能，重新制定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，于今年10月底前報送市檔案局審查同意后執(zhí)行。機構(gòu)合并、分設或職能發(fā)生變化時，各級機關(guān)要及時重新修訂本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并報送同級檔案行政管理部門審查。五、編制要求和格式。這次編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應該由各單位辦公室來組織完成，而不是檔案人員一個人的事。因為新的保管期限表是按內(nèi)設機構(gòu)來編，涉及到每一個部門，具體編制方法由辦公室牽頭，由各內(nèi)設機構(gòu)提出本部門的歸檔范圍和保管期限，交辦公室匯總后再反饋到各內(nèi)設機構(gòu)反復征求意見，討論修改，最后經(jīng)領(lǐng)導審批后報市檔案局。編制格式就是這樣三個項目。機構(gòu)、歸檔范圍、保管期限。八、各級機關(guān)報送文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，須填制《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表審查申報表》，一式兩份，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導審核、蓋章后報送同級檔案行政管理部門。各級機關(guān)在報送文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，須提交電子文本和紙質(zhì)文本各一份，同時報送一套完整、準確反映本單位主要職能、歷史沿革、內(nèi)設機構(gòu)及其職能的文字材料。