【正文】 工作骨干人員。召開方式：原則上，行政、人力資源等管理工作聯(lián)席會議為季度工作例會，每召開四次。每次會議應(yīng)提前10天左右下發(fā)會議通知和議程安排，各參會人員應(yīng)根據(jù)會議通知要求，提前準(zhǔn)備匯報材料，并積極參與會議討論，提出合理化建議。會議結(jié)束后三日內(nèi)，完成會議紀(jì)要的整理并下發(fā)。（文號：“集辦會字”）會場布置：電腦、投影儀、礦泉水、水果、橫幅、攝像、會議背景ppt、會議背景音樂。外地參會人員可根據(jù)具體情況考慮會后是否安排餐飲。第一季度、第三季度董事長辦公會議，年中工作總結(jié)報告會、經(jīng)營工作會議。董事長辦公會議原則上每季度召開一次，第二季度和第四季度會議召開時間與半會議和會議召開時間相同，所以第二季度和年中工作總結(jié)報告會合并召開、第四季度和經(jīng)營工作會議合并召開。會議分為各成員企業(yè)分會和全集團大會。各成員企業(yè)分會參會人員：集團經(jīng)營班子成員、中層（含）以上管理人員，各成員企業(yè)中層（含）以上管理人員，全體財務(wù)人員。（特殊情況除外）全集團大會參會人員：集團董事會成員、監(jiān)事會成員、集團經(jīng)營班子成員、集團本部全體員工（含集團外派人員）、各成員企業(yè)中層（含）以上管理人員、集團全體財務(wù)人員、集團全體通訊員、地產(chǎn)集團職能中心及安徽交建機關(guān)主管級人員。（特殊情況除外）具體參會人員范圍可根據(jù)實際情況有所調(diào)整，但應(yīng)明確表達(dá)范圍。會場布置：會議材料制作及分發(fā)、橫幅、會議桌鮮花、席卡、錄音筆、攝像、電腦、投影儀、麥克風(fēng)、會議背景ppt、會議背景音樂、演示筆、座位調(diào)整、礦泉水?dāng)[放、會議桌茶水服務(wù)（原則上為紅茶）。其中，年中工作總結(jié)報告會和經(jīng)營工作會議的全集團大會需要安排現(xiàn)場速記人員，由祥源報人員負(fù)責(zé)落實。會議紀(jì)要的整理及下發(fā)（文號：“祥控集會字”）。會議整體材料梳理及裝訂歸檔。若季度董事長辦公會議分別與各成員企業(yè)季度工作會議合并召開專題討論會，則每個成員企業(yè)專題會議后都應(yīng)形成專題會議紀(jì)要（文號“祥控集會字”），并形成整體的季度會議資料合訂本，留存總裁辦公室。其他專題研討會。專題研討會一般參會人員為集團高層領(lǐng)導(dǎo)及成員企業(yè)經(jīng)營班子部分成員，涉及參會人員應(yīng)逐個落實。選擇符合會議主題的會議場所，注重會議召開環(huán)境及氛圍營造。會場布置：水果、點心、茶水、餐飲、電腦、投影儀、錄音筆、演示筆、白板（含白板筆和白板擦）、會議材料、會議溫馨提示、筆、信紙，不需要橫幅及席卡，需要安排記錄人員。股東會、董事會、監(jiān)事會。會議參會成員為集團股東、董事、監(jiān)事、經(jīng)營班子成員，應(yīng)慎重選擇會議召開場所和會議分為營造（莊重、嚴(yán)肅）。前期工作可能涉及人員住宿、餐飲、車輛安排，以及參觀交流。會場布置：橫幅、席卡、會議桌鮮花、會議材料、錄音筆、演示筆、攝像、電腦、投影儀、麥克風(fēng)、會議背景ppt、會議背景音樂。各成員企業(yè)月度會議。（1）根據(jù)集團制度規(guī)定，各成員企業(yè)每月召開月度經(jīng)營工作（計劃）會議，集團派人參加，具體參會人員安排如下（以下安排限于2012）：地產(chǎn)集團（每月25日—28日）：張蕓、俞紅華、王曉東、周春陽、張小輝/諸歷峰、張莉安徽交建（每月第一周周一上午）：張蕓、焦倩倩、張小輝/諸歷峰、張莉茶業(yè)/旅游：沈同彥、張莉歐力電器及其他單位：王曉東、諸歷峰、張莉（2）每次收到成員企業(yè)上報會議通知或者會議時間安排應(yīng)第一時間通知參會人員及其他周例會參會人員。信息內(nèi)容示例為：“ 溫馨提示：安徽交建定于月日（周一）上午: 在會議室召開月度會議，集團、參會，其他領(lǐng)導(dǎo)如需參會，可提前告知總裁辦公室。祝您工作愉快！”同時，總裁辦公室應(yīng)提前告知相應(yīng)成員企業(yè)，集團參會人員的概況。二、會務(wù)工作一般流程步驟：會議確認(rèn)。根據(jù)會議擬定時間、地點、參會人員、議程等各項會議要求草擬會議通知，并在下發(fā)通知之前再次和會議負(fù)責(zé)人確認(rèn)會議的各事項。發(fā)通知。通知下發(fā)時要確保落實到相關(guān)單位對接部門的負(fù)責(zé)人，若是領(lǐng)導(dǎo)層會議，則會議通知的各事項要直接落實到參會人員，并通知辦公室或者綜合管理負(fù)責(zé)人及時提醒領(lǐng)導(dǎo)參會。人員落實。確保通知下達(dá)之后，要逐單位（成員企業(yè)）或者部門確認(rèn)參會人員，可要求辦公室或綜合管理部門根據(jù)最新花名冊上報具體參會人員名單，并督促通知下發(fā)至具體參會人員，強調(diào)請假制度（經(jīng)由本單位最高負(fù)責(zé)人簽批后，報集團總裁辦公室備案）。若是領(lǐng)導(dǎo)層會議，要在通知下達(dá)后，與本人電話確認(rèn)行程安排（高層會議要向集團董事長請假，報集團總裁辦公室備案）。操作手冊（會議指南）。在明確會議各相關(guān)事宜后要制定會議的具體操作手冊，若外地開會或者大會期間則更應(yīng)重視會議操作手冊的意義。操作手冊不僅包括會議通知的各項內(nèi)容，還包括與會人員名單、聯(lián)系方式、交通、餐飲、住宿、會場布置、工作分解、嘉賓接待、各項提示、突發(fā)事件應(yīng)急處理、預(yù)算等，其中每一部分又包含很多細(xì)節(jié)內(nèi)容，將所有會務(wù)涉及內(nèi)容收集、整理成一個系統(tǒng)的手冊，經(jīng)討論確認(rèn)后分發(fā)至給每一位會務(wù)工作人員。（小型會議的會議指南可只列會議的重點事項）會場準(zhǔn)備。會場準(zhǔn)備主要包括會議資料分發(fā)、橫幅制作懸掛、席卡制作及擺放、簽到表的制作及擺放、座位的調(diào)整擺放、會議桌物品（鮮花、紙巾、茶水、點心等）擺放，以及會場設(shè)備的提前準(zhǔn)備、調(diào)試等。會場準(zhǔn)備涉及細(xì)節(jié)工作較多，應(yīng)提前考慮全面，并明確分工至具體工作人員。會議引導(dǎo)。若整個會議是由各不同分會或者會場組成，則應(yīng)提前安排好等待區(qū)域和引導(dǎo)人員，避免現(xiàn)場的混亂、無序，并在每場會議結(jié)束時注意疏導(dǎo)人員離場。會議記錄。根據(jù)會議形式不同，安排會議記錄人員，并提前落實到本人。各單位分會或者同時召開的幾個分會場，要分別按照單位和會場安排記錄人員，同時集團安排專人全程記錄。重要的集團大會在安排集團專人全程記錄的同時，還應(yīng)外請專業(yè)的速記人員記錄。（如年中工作總結(jié)報告會和經(jīng)營工作會議）紀(jì)要整理。在會議結(jié)束后，及時收集會議期間的記錄內(nèi)容，形成會議紀(jì)要和重要講話紀(jì)要，并及時以文件形式下發(fā)至集團各部門和各成員企業(yè)。（必要時候提倡組織學(xué)習(xí)，領(lǐng)悟集團思想）資料歸檔。將整個會議過程中所涉及的方方面面資料進(jìn)行收集，并按照相應(yīng)的順序（時間或者模塊）進(jìn)行整理，以檔案的形式留存，形成一個系統(tǒng)的工作總結(jié)。三、會議場地選擇：集團本部周例會。一般會議地點為集團五樓第二會議室，特殊情況可調(diào)整安排。行政、人力資源等管理工作聯(lián)席會議。一般會議地點為集團五樓第一會議室，也可根據(jù)會議需求選擇在項目或者其他會議場所召開。第一季度、第三季度董事長辦公會議。季度董事長辦公會分會可根據(jù)會議召開形式，分會可選擇在成員企業(yè)會議室或者集團五樓第一會議室召開，大會一般在集團五樓第一會議室召開（特殊情況另行安排）。年中工作總結(jié)報告會、經(jīng)營工作會議。會議涉及各成員企業(yè)分會可根據(jù)會議召開形式，選擇在成員企業(yè)會議室或者五樓第一會議室召開，大會一般在集團對面廬陽區(qū)政府小禮堂召開（特殊情況另行安排）。其他專題研討會。根據(jù)會議召開形式及會議目的，合理安排會場，一般選擇合肥市內(nèi)酒店及會場，應(yīng)考慮交通及其他事項。股東會、董事會、監(jiān)事會。集團“三會”一般選擇較為正式、嚴(yán)肅的會場氛圍，如希爾頓、威斯汀等，也可根據(jù)會議要求合理安排會場。各成員企業(yè)月度會議。一般根據(jù)各企業(yè)安排，在成員企業(yè)會議室召開。不需要集團安排會議場地。