【正文】 的制作、印刷費，文件袋，證件票卡的制作、印刷費用等開支。*郵電通訊費用：如發(fā)會議通知，則有會議事項發(fā)電報、傳真、電傳或打電話進行聯(lián)絡(luò)等費用；若召開電視、電話等遠(yuǎn)程會議，則使用有關(guān)會議設(shè)備系統(tǒng)的費用也應(yīng)計算在內(nèi)。*會議設(shè)備和用品費：如各種會議設(shè)備的購置和租用費。*會議場所租用費：如會議室、大會會場的租金，以及其他會議活動場所的租金。*會議辦公費：如會議所需辦公用品的支出費用，會場布置等所需要的費用。*會議宣傳交際費：如現(xiàn)場錄像的費用，與有關(guān)協(xié)作各方交際的費用。*會議住宿補貼費：一般情況下住宿費是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補貼一部分。也有主辦單位全部承擔(dān)的情況。如果無住宿要求，應(yīng)明確與會人員完全自理這一部分，則預(yù)算中可不列此項。*會議伙食補貼：通常由主辦單位對會議伙食補貼一部分，由與會者承擔(dān)一部分。*會議交通費：即參會人員交通往返的費用，如果由會議主辦單位承擔(dān)，則應(yīng)列入預(yù)算；會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費用也應(yīng)列入預(yù)算。*其他開支：包括各種不可預(yù)見的臨時性開支。2．審核時要逐項細(xì)審要讓起草人員將部分費用的細(xì)目表一并承上。如計算設(shè)備租用費時，應(yīng)了解：都租用了哪些設(shè)備?設(shè)備租用的行情是怎樣的?不同型號、功能的費用差距有多大?主審秘書對這些都需了然于胸。對經(jīng)費的把關(guān)，不可太松，否則會造成浪費；也不可太緊，否則會影響到會議質(zhì)量。例文分析： ． 天地公司新產(chǎn)品發(fā)布會經(jīng)費預(yù)算公司定于2003年1月15日在金隅大廈一樓會議室召開新產(chǎn)品發(fā)布會。與會人員預(yù)計200人，現(xiàn)就會議所需各項經(jīng)費提出預(yù)算。一、場地租用費金隅大廈一樓會議室租金一天5000元，兩天共計10000元,。二、攝像設(shè)備租用費擬租攝像機2臺，每臺每天租金2000元,，共計4000元。三、聘請專家咨詢費擬請專家2人，每人每天支付5000元，共計10000元。四、宴請費用10人一桌，每桌標(biāo)準(zhǔn)2000元，共計40000元。五、交通費用租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計2000元。六、會議用品費資料印制費：每份宣傳資料成本為5元，需印制2000份，共計10000元。七、紀(jì)念品 到會記者預(yù)計50人，每人一份紀(jì)念品價值500元，共計25000元。此次會議經(jīng)費總計10萬元。此預(yù)算提交總經(jīng)理辦公會審查批準(zhǔn)。會議籌備小組2003年1月5日十一、進行全面的會前檢查會前檢查是落實各項會議準(zhǔn)備工作。保證開好會議的重要一步。重要會議在會前要反復(fù)檢查。會前檢查分為領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會籌備處各組匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式，以后者為主。秘書人員要密切配合領(lǐng)導(dǎo)人的檢查工作。檢查的重點是會議文件材料的準(zhǔn)備、會場布置和安全保衛(wèi)工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務(wù)人員的就位等。會前檢查包括每個細(xì)節(jié)都不能放過。就拿會議設(shè)備來說，要保證在任何意外發(fā)生的關(guān)頭，機器可以及時更換；主持會議者應(yīng)熟悉所有電源插座和燈光開關(guān)位置，秘書可以把這些情況告訴有關(guān)人員，如果有一點沒安排好，趕緊打電話通知有關(guān)人員解決這些帶來麻煩的小問題。案例一： “時裝秀”方案某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案，內(nèi)容如下： 1．會議名稱：“2002XX服裝集團夏季時裝秀”。2．參加會議人員：上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)2人；行業(yè)協(xié)會代表3人；全國大中型商場總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。3．會議主持人： XX集團公司負(fù)責(zé)銷售工作的副總經(jīng)理。4．會議時間：2002年5月18日上午9點30至11點。5．會議程序：來賓簽到，發(fā)調(diào)查表。展示會開幕、上級領(lǐng)導(dǎo)講話。時裝表演。展示活動閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀(jì)念品。6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產(chǎn)品意見調(diào)查表。服裝集團產(chǎn)品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同 7．會 址：服裝集團小禮堂。8．會場布置：藍(lán)色背景帷幕，中心掛服裝品牌標(biāo)識，上方掛展示會標(biāo)題橫幅。搭設(shè)T型服裝表演臺，安排來賓圍繞 就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設(shè)備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀(jì)念品(每人發(fā)X X服裝集團生產(chǎn)的T恤衫1件)10．會務(wù)工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安排工作午餐。分析：從秘書小李擬制的這份方案，可以看出制定會議方案是一項綜合性很強的工作。一個好的會議方案，應(yīng)該是科學(xué)、詳盡、可行的。會議方案的制定要求高，需要秘書人員不斷積累經(jīng)驗，認(rèn)真細(xì)致地做好。小李的方案還有一些需要改進的地方： 1．會議名稱不能使用口語，應(yīng)該用正規(guī)的書面語。“時裝秀”應(yīng)改為“時裝展示會”。2．展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應(yīng)請新聞媒體記者到會報道，以擴大影響。3．會議地點不應(yīng)設(shè)在x x服裝集團內(nèi)部，這既不方便來賓，也起不到擴大影響的效果。應(yīng)該改設(shè)在來賓住宿的花園酒店大會議廳。4．會議用品中沒提及應(yīng)該準(zhǔn)備的用于展示的新款時裝樣品。會見與會談一、會見、會談的含義會見又稱接見、拜會。凡身份較高的人士接見身份較低者，或是主人接見客人，一般稱為會見。凡身份較低的人會見較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。會見分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性三種。企業(yè)常用的會見主要是社交上的禮節(jié)性會見和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會見。政治性會見一般涉及雙邊關(guān)系及重大國際事務(wù)等。會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進行談判、會商。會談的內(nèi)容較為正式，政治性、專業(yè)性較強，在企業(yè)中主要指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會商。二、會見、會談的區(qū)別內(nèi)容不同：會見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務(wù)性較強，會談的內(nèi)容經(jīng)濟性、利益性較強；另外，爭議的內(nèi)容涉及面要比會見、會談寬泛得多。功能不同：會見主要是為了加強雙方的關(guān)系，處理事務(wù)。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關(guān)系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。會議是為了達到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協(xié)調(diào)關(guān)系、傳達指示、布置工作、表彰先進、鼓舞士氣等目的。三、秘書安排會見工作的具體操作了解意圖準(zhǔn)備資料確定參加人員確定時間和地點會見座次安排場所布置迎送工作四、秘書安排會談工作的具體操作了解意圖 2．準(zhǔn)備資料3．確定參加人員 4．確定時間和地點 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理會談文件技能訓(xùn)練【訓(xùn)練目標(biāo)】通過訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉會議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會議籌備方案制作要領(lǐng)。一、案例分析 案例：一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負(fù)責(zé)會議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢?二、問題討論1．怎樣做好會見的準(zhǔn)備工作? 2．會見與會談準(zhǔn)備工作的基本要求是什么? 3．什么是會見?什么是會談?秘書人員為什么要做好會見與會談的準(zhǔn)備工作?附件：會議通知例文各區(qū)、市、縣國家稅務(wù)局，市局直屬分局、稽查局：經(jīng)市局研究決定，于2008年12月14日召開全市xxx工作會議。傳達總局、省局xxx工作會議精神，總結(jié)我市xxx工作情況及布置2008年xxx工作。現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：一、參會人員：各區(qū)、市、縣國家稅務(wù)局，市局直屬分局、稽查局分管領(lǐng)導(dǎo)、法制征管科科長、從事流xxx工作的人員及各區(qū)、市、縣局重點分局局長，市局征管科、法制科、計財科、信息中心、流轉(zhuǎn)稅科、所得稅科負(fù)責(zé)人。二、報到時間及地點：14日上午8：30分前在xxx市國家稅務(wù)局報到。三、會議日程及時間：14日上午8：30—10：00在xxx國家稅務(wù)局進行經(jīng)驗交流，10：30—12：00在xxx國家稅務(wù)局進行經(jīng)驗交流；14日下午在市局直屬分局進行經(jīng)驗交流；15日上午在xxx會議室討論，下午領(lǐng)導(dǎo)和科室負(fù)責(zé)人講話。二○○四年十二月二日