【正文】 、方針、政策及公司規(guī)定，請(qǐng)示和報(bào)告問題，批復(fù)和部署工作，商洽和交流情況的重要工具。公文處理：公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行《保密工作管理規(guī)定》，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。在公文處理中：公司總經(jīng)理（黨委）辦公室是公文處理的管理部門，主管公司機(jī)關(guān)公文處理工作。二級(jí)單位綜合辦公室負(fù)責(zé)本單位公文處理工作。二、公文的作用領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，都具有領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。上級(jí)機(jī)關(guān)傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策、決定和規(guī)定等公文，必然要對(duì)下屬機(jī)關(guān)產(chǎn)生領(lǐng)導(dǎo)作用。而批復(fù)等公文，則對(duì)具體工作產(chǎn)生指導(dǎo)作用。行為規(guī)范作用。通過公文發(fā)布的一些法律和法規(guī)等，對(duì)所轄成員起著規(guī)范和準(zhǔn)繩作用。宣傳教育作用。公文在傳達(dá)某一方針政策，規(guī)定人們應(yīng)該怎么做的同時(shí)，還要講清道理，說明為什么要這樣做。這就增強(qiáng)了它的宣傳和教育作用。聯(lián)系知照作用。機(jī)關(guān)之間的許多工作是通過公文進(jìn)行聯(lián)系、協(xié)調(diào)的，許多具體問題也是因此而得到及時(shí)處理的，還有許多對(duì)工作的開展、具有重要意義的信息資料也是這樣獲得的。因此，公文在保證各機(jī)關(guān)正常而有秩序地開展工作上，起著極大的作用。依據(jù)憑證作用。各種公文都反映了制發(fā)機(jī)關(guān)的意圖，都具有法定的效力，受文機(jī)關(guān)則以此作為處理工作、解決問題的依據(jù)。公文不僅僅傳達(dá)了發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，同時(shí)也是證實(shí)這一意圖的最好憑證。三、公文特點(diǎn)作者的法定性。公文作者是法定的，是能以自己的名義行使職權(quán)和承擔(dān)義務(wù)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位。公文起草者，只是組織的代筆人。讀者的特定性。公文讀者具有特定性。有的公文的讀者是特指的受文機(jī)關(guān)，有的公文的讀者是社會(huì)全體成員。作用的權(quán)威性。公文具有代行法定職權(quán)的功能，對(duì)受文機(jī)關(guān)在法定的時(shí)間和空間范圍內(nèi)，具有強(qiáng)制性。效用的現(xiàn)實(shí)性。公文主要在現(xiàn)行工作中使用，效用具有一定的時(shí)間性。體式的規(guī)范性。公文的體式，必須符合《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的體式，即規(guī)范體式。制作的程序性。公文從準(zhǔn)備撰寫到制作成文，都有嚴(yán)格的程序。四、常用公文種類（一）公文的分類公文種類很多，從不同角度，有不同的分類方法。從文體來源和使用范圍分：對(duì)外文件、收來文件、內(nèi)部文件三種。從行文關(guān)系上分：上行文（報(bào)告、請(qǐng)示）、平行文（函）、下行文（通知、決定、意見、通報(bào)、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要）三種。從文件的機(jī)密性分：機(jī)密文件、內(nèi)部文件、公布文件三種。從文件性質(zhì)、作用分：法規(guī)文件、行政文件、黨內(nèi)文件三種。從文件的使用范圍分：通用文件、專用文件等。（二）常用公文種類通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)單位公文；傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用人員。通報(bào)：用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。報(bào)告：用于向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，提出建議或者意見，答復(fù)上級(jí)詢問的事項(xiàng)。請(qǐng)示：用于向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。批復(fù)：用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。決定：用于對(duì)重要問題或重大行動(dòng)做出安排及決策。意見：用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。會(huì)議紀(jì)要：用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。函：用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。五、公文起草基本方法公文寫作的要求很高，起草者必須具有工作實(shí)踐基礎(chǔ)，懂得工作中許多微妙的環(huán)節(jié)，并且要有較好的文字語言功夫。公文語言總的要求是嚴(yán)謹(jǐn)、平實(shí)、精練；核心是選詞。選詞一要根據(jù)所反映的客觀實(shí)際需要；二要符合明晰、確切、簡練的標(biāo)準(zhǔn)；三要根據(jù)具體環(huán)境，選擇不同詞語。同時(shí)，注意所涉及對(duì)象和閱讀對(duì)象，多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語和口語，更不得使用方言俗語。需要特別提出公文結(jié)構(gòu)用語。一是開頭用語，用來表示行文目的、依據(jù)、原因，伴隨情況等。如：為（了）、由于、根據(jù)、按（遵、依）照等。二是結(jié)尾用語。如：特此通知（報(bào)告、函告）等。三是過渡用語。如：為（對(duì)、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。四是經(jīng)辦（過）用語。如：經(jīng)、已經(jīng)、辦理、責(zé)成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實(shí)執(zhí)行等。五是稱謂用語。有第一人稱：我、本（公司）；第二人稱：你、貴（單位）；第三人稱：該（項(xiàng)目），等等。（一）標(biāo)題規(guī)范式：發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由＋文種（重要公文）靈活式：一是發(fā)文機(jī)關(guān)＋文種；二是事由＋文種；三是“轉(zhuǎn)發(fā)+始發(fā)機(jī)關(guān)及原通知標(biāo)題”只有文種：一般是不大重要的公務(wù)，且?guī)е苤浴＃ǘ┱?．主送機(jī)關(guān)（面向全體人員或者社會(huì)群體的，公務(wù)是周知的、重大的，常常不寫；注意工作實(shí)際中組織關(guān)系）2． 正文（1）原由一是依據(jù)，主要包括： 情況：敘述時(shí)間、單位、地點(diǎn)、人物和事件等； 常用“目前…”類時(shí)間狀語 ；簡介人物及事跡文件： 常用“根據(jù)…”；往往是一句話 意義：議論：常用“是…” 作用 ：常用“將使…” 二是目的：常用“為…”原由部分可省略，或只省略依據(jù)、目的之一。（2）事項(xiàng)一是并列式。一般寫的是公務(wù)的橫向的、靜態(tài)的情況。各部分相互之間無緊密聯(lián)系，獨(dú)立性強(qiáng)，但共同為說明主旨服務(wù)。能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣，條理性強(qiáng)。并列式內(nèi)容之間的序碼可用數(shù)字式，也可用分段式；段中并列的內(nèi)容可用數(shù)字、分號(hào)（；），也可用句子并列式。要求重輕有序：重要的放在前邊，依次類推。二是遞進(jìn)式。一般寫的是公務(wù)的縱向的動(dòng)態(tài)的過程或者事理。各部分層層遞進(jìn)，每一部分也不可缺少，前后順序也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴(yán)密，能說明問題。在一篇公文中，兩種方法可以互相交叉，即以一種方法為主，在某一部分即某一層次中用另一種方法。（3）結(jié)尾（可以不要）常見有：一是各文種專用語如：“請(qǐng)予批準(zhǔn)”、“特此通知”等。二是希望、號(hào)召類。六、例文（一）請(qǐng)示（向直接上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)）。必須事前行文，一事一文（一事一議）。上級(jí)應(yīng)在一定的時(shí)限內(nèi)批復(fù)。標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、公文種類三部分組成。如：《學(xué)校關(guān)于創(chuàng)辦＜校園文學(xué)＞報(bào)的請(qǐng)示》。我們多省去發(fā)文機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)。接受請(qǐng)求的直接上級(jí)機(jī)關(guān)，在標(biāo)題下面一行頂格寫起。注意：只寫一個(gè)，如需同時(shí)送其它機(jī)關(guān)，應(yīng)用抄報(bào)（在文末左下角寫明）形式。請(qǐng)示緣由。一是要寫清情況依據(jù)（往往用“目前”開頭），二是要寫清目的說明（用“為...”開頭）。請(qǐng)示事項(xiàng)。分層分項(xiàng)寫清具體要求，提出充足的事實(shí)和理論根據(jù)。同時(shí)，依據(jù)實(shí)際情況，提出切實(shí)可行的處理意見，作為上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行判斷和指示的參考。結(jié)尾。用一句祈使性的話：“妥否，請(qǐng)批示”。附件。隨同請(qǐng)求的有關(guān)材料、圖表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名稱和順序。印章、發(fā)文時(shí)間。版記。起草“請(qǐng)示”，應(yīng)特殊注意以下幾點(diǎn)：第一，請(qǐng)示的問題必須是工作中亟待解決的問題，理由要充分，還應(yīng)提出切實(shí)可行的解決辦法。第二，請(qǐng)示必須寫在事情發(fā)生之前或采取措施之前，不能先斬后奏。第三，請(qǐng)示必須是職權(quán)內(nèi)無法解決的問題。第四，專題專文，行文簡短，語氣謙和肯定，基本上用陳述式。（二）報(bào)告（向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告工作、反映情況、提出建議和答復(fù)詢問）。一般事后、事中行文。不要求上級(jí)批復(fù)，行文較長。報(bào)告和總結(jié)、調(diào)查報(bào)告的寫法大同小異。一般總結(jié)同時(shí)用于會(huì)議，成為報(bào)告。標(biāo)題。一般是：“事由＋報(bào)告”。主送機(jī)關(guān)。與請(qǐng)示相同。正文。種類繁多，正文內(nèi)容有差異。大致分為二種：（1）綜合性報(bào)告正文，或稱總結(jié)性報(bào)告。各級(jí)各類行政機(jī)關(guān)每年都要作這種總結(jié)式的報(bào)告。如：員工代表大會(huì)、個(gè)人述職報(bào)告。一是情況簡述：工作時(shí)間、地點(diǎn)、背景、條件或各項(xiàng)工作的開展情況。這種開頭稱為概述式。此外還有結(jié)論式（議論判斷）、說明式（用“為了…”）等。百字上下。二是成績做法：這是主體。可以簡要敘述一下工作過程。成績常常通過數(shù)字、比較、事實(shí)來表現(xiàn)。安排形式有條陳式、小標(biāo)題式、階段式和貫通式。三是經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)：要有觀點(diǎn)、看法和規(guī)律，又要有具體的典型事例以及理論分析。常常占五分之一篇幅。四是今后計(jì)劃。多為工作計(jì)劃。常常占三分之一篇幅。（2）專題性報(bào)告正文。著重匯報(bào)某項(xiàng)工作或某個(gè)問題，特點(diǎn)是專項(xiàng)、特殊，一事一報(bào)。一是概述情況。講清工作開展情況，或問題發(fā)生的原委，事項(xiàng)的起因和經(jīng)過。二是說明理由、做法和反映?；蛉〉玫某煽兒徒?jīng)驗(yàn)，或分析存在的問題及原因，或說明工作做法，或?qū)懗鋈罕姺从场Ｈ翘岢鲆庖?。寫出基本看法、解決問題的建議和辦法。報(bào)告要用事實(shí)說話，以敘述為主，敘議結(jié)合。結(jié)尾。一般用“特此報(bào)告”，“以上報(bào)告如有不妥，請(qǐng)批評(píng)指正”等習(xí)慣用語，有的不寫。如有附件，與請(qǐng)示相同。最后寫發(fā)文機(jī)關(guān)（或個(gè)人），蓋章，寫發(fā)文時(shí)間。（三）通知（批轉(zhuǎn)下級(jí)公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)事項(xiàng)和人事任免）。根據(jù)作用可分為五種：發(fā)布性通知、批轉(zhuǎn)性通知、事項(xiàng)性通知、會(huì)議通知和任免通知。標(biāo)題。比較靈活，甚至只有“通知”這一部分。但批轉(zhuǎn)性通知的標(biāo)題按照“準(zhǔn)確、簡要”的規(guī)定，省略文種，即：“批轉(zhuǎn)（或轉(zhuǎn)發(fā)）＋（始發(fā)機(jī)關(guān)）原文標(biāo)題”。主送機(jī)關(guān)。直接下級(jí)。正文。對(duì)于發(fā)布性通知和批轉(zhuǎn)性通知的正文：“主體（發(fā)布或轉(zhuǎn)發(fā)的文件）＋批語”。如：“現(xiàn)將《＊＊＊辦法》印發(fā)給你們，要求認(rèn)真貫徹執(zhí)行。”對(duì)于事項(xiàng)性通知：原由＋事項(xiàng)＋結(jié)語（特此通知）對(duì)于會(huì)議通知：要寫明名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人員、報(bào)道時(shí)間和地點(diǎn)、需帶材料、著裝、會(huì)議注意事項(xiàng)等。對(duì)于任免通知：一般格式是固定的。附件。根據(jù)情況而定。發(fā)文機(jī)關(guān)及發(fā)文時(shí)間。標(biāo)題中有發(fā)文機(jī)關(guān)并且標(biāo)題下有發(fā)文時(shí)間的可以不署。如果沒有時(shí)間，時(shí)間必須用漢字小寫數(shù)字。（四）決定（對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排及決策）。具有規(guī)范性和約束力。分類。從內(nèi)容上看，決定大致有四類：一是指示性、指導(dǎo)性決定； 二是規(guī)定性、規(guī)范性決定； 三是原則性、法規(guī)性決定； 四是知照性決定。從形式上看，決定大約有四種：即條文式、列小標(biāo)題式、部分式、篇段合一式。格式。決定的基本格式包括開頭、正文兩部分。決定開頭部分寫明做出決定單位的名稱和決定的內(nèi)容（即：標(biāo)題。有些決定寫明會(huì)議名稱及通過時(shí)間）。決定的正文部分通常先論述做出決定的原因及決定的目的、意義，以明確認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一思想；接著一一敘述決定的具體內(nèi)容；最后說明決定的要求以及希望、號(hào)召。決定一般都是一級(jí)組織做出的，具有權(quán)威性和指導(dǎo)性，因此行文要有決斷性，要求結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，語言明確、恰當(dāng)，要求具體，以便于理解和執(zhí)行。（五）通報(bào)（批評(píng)錯(cuò)誤，表揚(yáng)先進(jìn)，傳達(dá)重要精神或情況）。一般是上級(jí)向下級(jí)發(fā)布。分類。根據(jù)內(nèi)容簡繁分：綜合通報(bào)、專題通報(bào)。根據(jù)遞送層次分：直接通報(bào)、轉(zhuǎn)發(fā)通報(bào)。根據(jù)性質(zhì)分：表彰性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)、情況通報(bào)格式。通報(bào)結(jié)構(gòu)分為：標(biāo)題、正文、署名和日期三部分。（1）標(biāo)題：大致有4種。一是由發(fā)文單位名稱、事由、文種組成。二是由事由、文種組成。三是發(fā)文單位名稱、文種組成。四是只由“通報(bào)”文種組成。（2）正文：是通報(bào)主體部分。種類不同，寫法也不同。表彰性通報(bào)：一是要寫清時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件及其主要經(jīng)過、情節(jié)和結(jié)果。要注意詳略得當(dāng)，重點(diǎn)突出。二要點(diǎn)名題旨。也就是交代清楚通報(bào)的目的，對(duì)先進(jìn)性事跡進(jìn)行評(píng)議，明確指示其重要意義。語言要簡練，具有畫龍點(diǎn)睛作用。三是決定。發(fā)文單位根據(jù)先進(jìn)事跡做出表彰的決定，發(fā)出學(xué)習(xí)號(hào)召。這是核心，語言要簡練，特別是最后表示號(hào)召和希望的詞語，更要著重開掘事跡的典型意義，力求扼要、簡明。批評(píng)性通報(bào)：具有法規(guī)性。要求有關(guān)單位和個(gè)人遵照?qǐng)?zhí)行。其所通報(bào)的事件、人物、做出的決定，提出的要求措施，一定要寫的具體、明確。情況通報(bào)：起溝通情況的作用。一般為掌握全局的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)出情況通報(bào)。目的是使大家了解情況，統(tǒng)一行動(dòng)，推動(dòng)工作。（六）計(jì)劃定義：安排、打算、部署、謀劃、籌劃進(jìn)行一項(xiàng)工作，或要完成一項(xiàng)任務(wù)事先通盤考慮、周密安排的一種說明文體。寫計(jì)劃時(shí)，要對(duì)該項(xiàng)工作完成的具體任務(wù)、質(zhì)量、數(shù)量要求，完成的時(shí)間，進(jìn)行的步驟、措施及內(nèi)、外部條件等認(rèn)真加以研究，之后形成材料。計(jì)劃作用：一是做好工作的基礎(chǔ)，完成任務(wù)的保證。二是具有指導(dǎo)作用和激勵(lì)作用。三是具有調(diào)節(jié)控制的作用。制定計(jì)劃的原則：一是政策性原則。二是群眾性原則。三是可操作性原則。計(jì)劃的分類按內(nèi)容：學(xué)習(xí)計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、工作計(jì)劃等； 按范圍：個(gè)人計(jì)劃、班組計(jì)劃、車間計(jì)劃等； 按時(shí)間：月份計(jì)劃、季度計(jì)劃、計(jì)劃、五年計(jì)劃等； 按內(nèi)容、性質(zhì)和表達(dá)方式綜合：條文式計(jì)劃、表格式計(jì)劃、條文與標(biāo)格相結(jié)合的計(jì)劃、文件式計(jì)劃。計(jì)劃特點(diǎn)一是全面性。二是預(yù)見性。三是時(shí)間性。文件式計(jì)劃（1）步驟：一是學(xué)習(xí)文件，吃透政策。二是深入分析，吃透情況。三是廣泛討論、完善內(nèi)容。四是吸收意見，修改定稿。（2）寫法：一是標(biāo)題，即名稱，其結(jié)構(gòu)“單位名稱＋時(shí)限＋內(nèi)容 二是前言，即開頭部分，又叫引言。說明制定計(jì)劃的指導(dǎo)思想、政策依據(jù)，簡述計(jì)劃的基本內(nèi)容。三是主體，這是計(jì)劃主要內(nèi)容。重點(diǎn)包括：任務(wù)要求、措施辦法、時(shí)間步驟三塊內(nèi)容。任務(wù)要求：這是核心。要詳細(xì)、全面，逐項(xiàng)闡述。要明確每項(xiàng)任務(wù)的具體要求、完成目標(biāo)及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，說明完成任務(wù)的有利條件和不利因素等。措施辦法：要求明確具體，切實(shí)可行。時(shí)間步驟：各項(xiàng)工作都要有時(shí)間的限定和程序的安排。結(jié) 尾：簡明扼要概括完成計(jì)劃的信心和決心。要點(diǎn)到為止。署名、時(shí)間：名稱如在標(biāo)題中已有體現(xiàn)，直接標(biāo)明時(shí)間即可。（七）總結(jié)定義：單位和個(gè)人將自身過去一定時(shí)間內(nèi)的工作。學(xué)習(xí)或思想等各種狀況——成績與經(jīng)驗(yàn)、缺點(diǎn)與教訓(xùn)等作一個(gè)總的回顧與檢查，并進(jìn)行全面系統(tǒng)的分析、研究，使零星的表面的一些感性認(rèn)識(shí)上升為條理的系統(tǒng)性的理性認(rèn)識(shí)，從中找出帶有規(guī)律性的東西，用書面形式表達(dá)出來，作為向有關(guān)單位或員工的一個(gè)交代，作為以后工作的借鑒。作用：一是推動(dòng)工作。每一次實(shí)踐，都有成績與失誤、經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。不斷實(shí)踐、不斷總結(jié)、不斷提高認(rèn)識(shí)，不斷增加積累，更好工作。二是尋找規(guī)律。事務(wù)、工作都有內(nèi)在聯(lián)系、外部制約，有自身發(fā)展、運(yùn)動(dòng)規(guī)律。必須遵循規(guī)律，否則必遭失敗。三是提高能力。