行政機(jī)關(guān)(事業(yè)單位)文件資料收集整理歸檔立卷過(guò)程的幾點(diǎn)體會(huì)-資料下載頁(yè)
2025-10-20 07:34本頁(yè)面
【正文】 在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；批示在前，報(bào)告在后；重要文件在前，次要文件在后；匯總性文件在前，原始性文件在后。第十條 審計(jì)文件材料的立卷程序（一）審計(jì)方案經(jīng)批準(zhǔn)后，審計(jì)組應(yīng)確定本項(xiàng)目立卷責(zé)任人，并提出明確要求。立卷責(zé)任人應(yīng)備置專門卷夾，做好立卷準(zhǔn)備工作。（二）項(xiàng)目審計(jì)實(shí)施開(kāi)始后，立卷責(zé)任人要隨著審計(jì)程度各個(gè)環(huán)節(jié)的完成，及時(shí)收集本審計(jì)項(xiàng)目的文件材料，并認(rèn)真檢查每一份文件材料的內(nèi)容、格式是否完整、合規(guī)，手續(xù)是否完備，字跡是否清晰。（三）項(xiàng)目審計(jì)終結(jié)以后，立卷責(zé)任人要對(duì)本審計(jì)項(xiàng)目的全部文件材料進(jìn)行系統(tǒng)的整理，進(jìn)一步做好文件材料的鑒別和篩選工作，并按照本規(guī)程第九條的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行排列。（四）整理審計(jì)案卷如遇有個(gè)別審計(jì)文件材料與行政文件或?qū)徲?jì)綜合管理文件在內(nèi)容上相互交*，難以劃分時(shí)，應(yīng)在保證審計(jì)檔案完整的前提下確定取舍。必要時(shí)，可在審計(jì)檔案和行政文書(shū)檔案中“同時(shí)立卷”。（五）對(duì)立卷責(zé)任人整理出的項(xiàng)目審計(jì)文件材料，由審計(jì)組長(zhǎng)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合要求之處，應(yīng)責(zé)成立卷責(zé)任人進(jìn)行補(bǔ)救。（六）檢查合格后，按以下規(guī)定做好審計(jì)案卷的編目工作：1．編寫頁(yè)號(hào)：在有文字的每頁(yè)文件材料的正面右上角、背面左上角，用鉛筆書(shū)寫阿拉伯?dāng)?shù)字；文件材料背面是空白的，不編寫頁(yè)號(hào)。2．編寫卷內(nèi)文件目錄：（1）順序號(hào) 每份文件材料為一號(hào)。證明性文件材料，每一分項(xiàng)目（包括證實(shí)一項(xiàng)問(wèn)題的所有審計(jì)證據(jù)和審計(jì)記錄）為一號(hào)。按文件材料的排列次序逐一填寫。（2）文件字號(hào) 按文件材料制發(fā)單位所確定的文件字號(hào)填寫，沒(méi)有文件字號(hào)的不填寫。（3）責(zé)任者 結(jié)論性和立項(xiàng)性文件，填寫文件的署名單位名稱，未署名的應(yīng)加以判定；證明性材料，填寫文件材料的收集者和制作者（即審計(jì)組）。（4）題名 應(yīng)照實(shí)填入。無(wú)標(biāo)題或標(biāo)題不明確的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬標(biāo)題，并用“【 】”注明。（5）日期 填寫文件材料的成文日期，可省略“年”、“月”、“日”字，在年、月的數(shù)字后加“．”號(hào)，一組證明材料的日期，可采用“1997．1．11－2．18”的省略寫法。文件材料上無(wú)日期的，應(yīng)準(zhǔn)確判定后再行填寫。（6）頁(yè)號(hào)填寫本份文件材料所在之頁(yè)的編號(hào)。3．填制備考表：（1）本卷情況說(shuō)明 應(yīng)寫明本項(xiàng)目審計(jì)文件材料有無(wú)缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀，以及本卷與其它卷的關(guān)聯(lián)等情況。由填寫人簽名，并標(biāo)注說(shuō)明日期。（2）立卷人 由立卷責(zé)任人簽名并標(biāo)注立卷日期。（3）檢查人 由審計(jì)組組長(zhǎng)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在檢查質(zhì)量后簽名并標(biāo)注檢查日期。4．書(shū)寫案卷封面：（1）全宗名稱 填寫（或印制）立檔單位全稱或通用簡(jiǎn)稱。（2）案卷分類名稱 根據(jù)機(jī)關(guān)檔案分類方案，填寫審計(jì)項(xiàng)目承辦部門名稱，或?qū)徲?jì)項(xiàng)目類別名稱。（3）審計(jì)案卷題名 于“審計(jì)檔案”四字下的空白處取中書(shū)寫。書(shū)寫格式為“立檔單位+對(duì)（介詞）+被審計(jì)單位名稱+項(xiàng)目審計(jì)的時(shí)間范圍+項(xiàng)目審計(jì)種類名稱”。（4）審計(jì)時(shí)間 填寫從發(fā)出審計(jì)通知書(shū)至做出審計(jì)意見(jiàn)書(shū)和審計(jì)決定的起止時(shí)間。（5）審計(jì)組負(fù)責(zé)人 填寫審計(jì)通知書(shū)上規(guī)定的審計(jì)組組長(zhǎng)姓名。（6）本項(xiàng)目共 卷（第 卷）填寫本審計(jì)項(xiàng)目所立案卷的總數(shù)以及本卷是其中的第幾卷。只有一卷的，括號(hào)內(nèi)不填數(shù)。（7）自 年 月至 年 月 填寫本審計(jì)案卷卷內(nèi)審計(jì)文件材料最早形成日期（不包括引用法規(guī)原件的日期）和最晚形成日期。（8）本卷共 件 頁(yè) 填寫卷內(nèi)目錄表中順序號(hào)的最后一號(hào)和頁(yè)號(hào)的最后一號(hào)。（9）保管期限 按《審計(jì)檔案保管期限表》的規(guī)定劃注。（10）歸檔號(hào) 填寫《審計(jì)案卷立卷類目》中的文書(shū)處理號(hào)。（七）審計(jì)案卷的裝訂1．審計(jì)案卷的裝具，可根據(jù)實(shí)際需要采用硬卷皮（規(guī)格為長(zhǎng)300mm、寬220mm，用250克牛皮紙制作）或軟卷皮（規(guī)格為297mm 210mm或260mm185mm）。使用軟卷皮裝訂案卷，應(yīng)當(dāng)將若干簿卷裝入卷盒，并在卷盒脊背上注明所裝審計(jì)案卷的起止號(hào)。2．裝訂審計(jì)案卷必須做到：（1）拆除文件材料上的金屬物；（2）對(duì)破損、褪色的文件材料，要進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；（3）文件材料裝訂部分不足25mm，或其間有字的，要貼紙加寬后再裝訂；（4）文件材料紙面小的，要粘貼或托裱在標(biāo)準(zhǔn)的16開(kāi)紙上再裝訂；（5）文件材料字跡模糊難以辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件并加以說(shuō)明：（6）外文材料應(yīng)附有中文譯本；（7）每卷裝訂的文件材料，一般不得超過(guò)200頁(yè)，超出的應(yīng)按文件材料的階段性適當(dāng)分卷；（8）文件材料裝訂時(shí)應(yīng)在右邊和下邊取齊；（9）裝訂要牢固、整齊、美觀，不丟頁(yè)、不錯(cuò)頁(yè)、不訂反、不損壞文件、不妨礙使用。（八）審計(jì)證物的處理1．與審計(jì)案卷相關(guān)的證物，凡能入卷保存的均應(yīng)裝入卷盒或卷皮所附的物品袋內(nèi)。除在袋上注明證物名稱、形狀、數(shù)量、特征、來(lái)源外，并應(yīng)列入卷內(nèi)目錄，以便查對(duì)和利用。2．不能入卷保存的相關(guān)證物，應(yīng)另行包裝，并在包裝上注明相應(yīng)的審計(jì)案卷題名、案卷號(hào)、證物收集日期、品名、數(shù)量、來(lái)源等。包裝后的證物可與審計(jì)案卷存放一處。3．不宜保存的證物，應(yīng)及時(shí)拍成照片存入審計(jì)案卷內(nèi)。4．與審計(jì)案卷相關(guān)的聲像磁帶、電腦軟盤、光盤，應(yīng)按件登記其內(nèi)容、時(shí)間、作者及相應(yīng)的審計(jì)案卷題名、案卷號(hào)，另行存放，并應(yīng)在相應(yīng)審計(jì)案卷的“備考表”中注明。第十一條 審計(jì)案卷的密級(jí)和保密期限，按卷內(nèi)文件的最高密級(jí)和最長(zhǎng)保密期限確定，并按規(guī)定做出標(biāo)志。第十二條 審計(jì)文件材料的歸檔（一）審計(jì)業(yè)務(wù)部門應(yīng)以項(xiàng)目審計(jì)案卷為單位歸檔。無(wú)特殊情況，不得向檔案部門移交單份審計(jì)文件材料。（二）對(duì)準(zhǔn)備歸檔的審計(jì)案卷，由相關(guān)審計(jì)業(yè)務(wù)部門在事先逐卷檢查合格的基礎(chǔ)上，登記造冊(cè)，填寫“審計(jì)檔案移交清冊(cè)”（一式兩份），由機(jī)關(guān)檔案人員逐卷清點(diǎn)驗(yàn)收。移交人和接收人在清冊(cè)上簽字蓋章。（三）審計(jì)案卷的歸檔時(shí)間不得遲于該審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后次年六月底之前。（四）審計(jì)案卷歸檔后，對(duì)于不存入審計(jì)案卷但尚有參考價(jià)值的文件材料，可由業(yè)務(wù)部門自行保存和使用；確無(wú)價(jià)值的文件材料可經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審查后銷毀。第十三條 本作業(yè)規(guī)程由審計(jì)署辦公廳負(fù)責(zé)解釋與修改。第十四條 本作業(yè)規(guī)程自發(fā)布之日起施行。
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