行政機關(事業(yè)單位)文件資料收集整理歸檔立卷過程的幾點體會-資料下載頁
2024-10-29 07:34本頁面
【正文】 在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批復在前，請示在后；批示在前，報告在后；重要文件在前，次要文件在后；匯總性文件在前，原始性文件在后。第十條 審計文件材料的立卷程序（一）審計方案經(jīng)批準后，審計組應確定本項目立卷責任人，并提出明確要求。立卷責任人應備置專門卷夾，做好立卷準備工作。（二）項目審計實施開始后，立卷責任人要隨著審計程度各個環(huán)節(jié)的完成，及時收集本審計項目的文件材料，并認真檢查每一份文件材料的內容、格式是否完整、合規(guī)，手續(xù)是否完備，字跡是否清晰。（三）項目審計終結以后，立卷責任人要對本審計項目的全部文件材料進行系統(tǒng)的整理，進一步做好文件材料的鑒別和篩選工作，并按照本規(guī)程第九條的有關規(guī)定進行排列。（四）整理審計案卷如遇有個別審計文件材料與行政文件或審計綜合管理文件在內容上相互交*，難以劃分時，應在保證審計檔案完整的前提下確定取舍。必要時，可在審計檔案和行政文書檔案中“同時立卷”。（五）對立卷責任人整理出的項目審計文件材料，由審計組長或相關業(yè)務部門負責人進行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合要求之處，應責成立卷責任人進行補救。（六）檢查合格后，按以下規(guī)定做好審計案卷的編目工作：1．編寫頁號：在有文字的每頁文件材料的正面右上角、背面左上角，用鉛筆書寫阿拉伯數(shù)字；文件材料背面是空白的，不編寫頁號。2．編寫卷內文件目錄：（1）順序號 每份文件材料為一號。證明性文件材料，每一分項目（包括證實一項問題的所有審計證據(jù)和審計記錄）為一號。按文件材料的排列次序逐一填寫。（2）文件字號 按文件材料制發(fā)單位所確定的文件字號填寫，沒有文件字號的不填寫。（3）責任者 結論性和立項性文件，填寫文件的署名單位名稱，未署名的應加以判定；證明性材料，填寫文件材料的收集者和制作者（即審計組）。（4）題名 應照實填入。無標題或標題不明確的，應根據(jù)文件內容自擬標題，并用“【 】”注明。（5）日期 填寫文件材料的成文日期，可省略“年”、“月”、“日”字，在年、月的數(shù)字后加“．”號，一組證明材料的日期，可采用“1997．1．11－2．18”的省略寫法。文件材料上無日期的，應準確判定后再行填寫。（6）頁號填寫本份文件材料所在之頁的編號。3．填制備考表：（1）本卷情況說明 應寫明本項目審計文件材料有無缺損、修改、補充、移出、銷毀，以及本卷與其它卷的關聯(lián)等情況。由填寫人簽名，并標注說明日期。（2）立卷人 由立卷責任人簽名并標注立卷日期。（3）檢查人 由審計組組長或相關業(yè)務部門負責人在檢查質量后簽名并標注檢查日期。4．書寫案卷封面：（1）全宗名稱 填寫（或印制）立檔單位全稱或通用簡稱。（2）案卷分類名稱 根據(jù)機關檔案分類方案，填寫審計項目承辦部門名稱，或審計項目類別名稱。（3）審計案卷題名 于“審計檔案”四字下的空白處取中書寫。書寫格式為“立檔單位+對（介詞）+被審計單位名稱+項目審計的時間范圍+項目審計種類名稱”。（4）審計時間 填寫從發(fā)出審計通知書至做出審計意見書和審計決定的起止時間。（5）審計組負責人 填寫審計通知書上規(guī)定的審計組組長姓名。（6）本項目共 卷（第 卷）填寫本審計項目所立案卷的總數(shù)以及本卷是其中的第幾卷。只有一卷的，括號內不填數(shù)。（7）自 年 月至 年 月 填寫本審計案卷卷內審計文件材料最早形成日期（不包括引用法規(guī)原件的日期）和最晚形成日期。（8）本卷共 件 頁 填寫卷內目錄表中順序號的最后一號和頁號的最后一號。（9）保管期限 按《審計檔案保管期限表》的規(guī)定劃注。（10）歸檔號 填寫《審計案卷立卷類目》中的文書處理號。（七）審計案卷的裝訂1．審計案卷的裝具，可根據(jù)實際需要采用硬卷皮（規(guī)格為長300mm、寬220mm，用250克牛皮紙制作）或軟卷皮（規(guī)格為297mm 210mm或260mm185mm）。使用軟卷皮裝訂案卷，應當將若干簿卷裝入卷盒，并在卷盒脊背上注明所裝審計案卷的起止號。2．裝訂審計案卷必須做到：（1）拆除文件材料上的金屬物；（2）對破損、褪色的文件材料，要進行修復或復制；（3）文件材料裝訂部分不足25mm，或其間有字的，要貼紙加寬后再裝訂；（4）文件材料紙面小的，要粘貼或托裱在標準的16開紙上再裝訂；（5）文件材料字跡模糊難以辨認的，應附抄件并加以說明：（6）外文材料應附有中文譯本；（7）每卷裝訂的文件材料，一般不得超過200頁，超出的應按文件材料的階段性適當分卷；（8）文件材料裝訂時應在右邊和下邊取齊；（9）裝訂要牢固、整齊、美觀，不丟頁、不錯頁、不訂反、不損壞文件、不妨礙使用。（八）審計證物的處理1．與審計案卷相關的證物，凡能入卷保存的均應裝入卷盒或卷皮所附的物品袋內。除在袋上注明證物名稱、形狀、數(shù)量、特征、來源外，并應列入卷內目錄，以便查對和利用。2．不能入卷保存的相關證物，應另行包裝，并在包裝上注明相應的審計案卷題名、案卷號、證物收集日期、品名、數(shù)量、來源等。包裝后的證物可與審計案卷存放一處。3．不宜保存的證物，應及時拍成照片存入審計案卷內。4．與審計案卷相關的聲像磁帶、電腦軟盤、光盤，應按件登記其內容、時間、作者及相應的審計案卷題名、案卷號，另行存放，并應在相應審計案卷的“備考表”中注明。第十一條 審計案卷的密級和保密期限，按卷內文件的最高密級和最長保密期限確定，并按規(guī)定做出標志。第十二條 審計文件材料的歸檔（一）審計業(yè)務部門應以項目審計案卷為單位歸檔。無特殊情況，不得向檔案部門移交單份審計文件材料。（二）對準備歸檔的審計案卷，由相關審計業(yè)務部門在事先逐卷檢查合格的基礎上，登記造冊，填寫“審計檔案移交清冊”（一式兩份），由機關檔案人員逐卷清點驗收。移交人和接收人在清冊上簽字蓋章。（三）審計案卷的歸檔時間不得遲于該審計項目結束后次年六月底之前。（四）審計案卷歸檔后，對于不存入審計案卷但尚有參考價值的文件材料，可由業(yè)務部門自行保存和使用；確無價值的文件材料可經(jīng)業(yè)務部門負責人審查后銷毀。第十三條 本作業(yè)規(guī)程由審計署辦公廳負責解釋與修改。第十四條 本作業(yè)規(guī)程自發(fā)布之日起施行。
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