【正文】 管總體工作能力和水平不相上下，但在某一方面卻會(huì)有長短、優(yōu)劣。有些人常喜歡以已之長比他人之短，因而難免造成某種心理沖突，使同事關(guān)系緊張。如果善于以已之短比他人之長，則會(huì)明顯增強(qiáng)同事之間的吸引力，有效防止這類矛盾的發(fā)生?！爸我选遍_始。同事之間發(fā)生矛盾，原因是多方面的。其中既有自身的原因，也有對(duì)方的原因，還可能有“第三方”的原因。因此，要解決這種矛盾，作為矛盾的雙方，都應(yīng)首先從“治已”開始，調(diào)節(jié)自己情緒，控制自己感情，尋找自身的原因，確定解決矛盾的最佳姿態(tài)。即使造成矛盾的主要原因在對(duì)方也如此。這里，“治已”既是“治人”的前提，又是“治人”的策略。在多數(shù)情況下，通過“治已”都能產(chǎn)生強(qiáng)烈的“治人效應(yīng)”，進(jìn)而使矛盾化解。（十四）掌握“度”處理同事關(guān)系，一定要考慮有“度”。準(zhǔn)確把握這個(gè)度，是處理同事關(guān)系的要旨之一。具體說，就是做到“恰到好處”，不論是發(fā)表意見的時(shí)機(jī)、態(tài)度還是強(qiáng)調(diào)的分寸都應(yīng)如此。坦誠但不草率、熱情但不失態(tài)、謙遜但不虛假、謹(jǐn)慎但不拘泥、自信但不傲慢，等等，都是恰到好處的表現(xiàn)，這些也是一個(gè)好的行政部員工應(yīng)該必備的?？傊?，相對(duì)來說，玉環(huán)電廠廣大干部、職工整體素質(zhì)較高，均有較強(qiáng)的敬業(yè)精神，希望通過掌握適當(dāng)?shù)臏贤▍f(xié)調(diào)方法，更有助于工作的進(jìn)一步推進(jìn)，為圓滿完成全廠的各項(xiàng)工作奠定基礎(chǔ)。2012年3月26日第五篇：辦公室如何做好溝通協(xié)調(diào)工作辦公室如何做好溝通協(xié)調(diào)工作張文濤(延安大學(xué) 文學(xué)院 陜西 延安 716000）溝通協(xié)調(diào)是辦公室的一項(xiàng)重要工作。辦公室處在單位領(lǐng)導(dǎo)之間，無論是參與政務(wù)、處理事務(wù)還是辦理會(huì)議，都離不開辦公室的大力溝通協(xié)調(diào)。新時(shí)代、新形勢、新任務(wù)要求辦公室必須以新的方法、新的思維來處理組織交給辦公室的各項(xiàng)工作。所以，如何做好辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作的重要性是不言而喻了。筆者現(xiàn)順應(yīng)時(shí)代的要求，就如何做好辦公室溝通協(xié)調(diào)工作淺談一下自己的看法。[1]一、正確認(rèn)識(shí)溝通協(xié)調(diào)工作的重要性是做好辦公室工作的前提溝通協(xié)調(diào)是指兩人或兩人以上的群體通過符號(hào)的相互交換而建立的關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)共同的目的而把各項(xiàng)活動(dòng)加以調(diào)節(jié),并引導(dǎo)各組織機(jī)關(guān)之間和工作人員之間分工協(xié)作,相互配合,同步和諧地完成任務(wù)。在組織坐標(biāo)中辦公室就像兩根數(shù)軸的交叉點(diǎn),承擔(dān)著各種指令和信息的落實(shí)執(zhí)行、分解傳輸、綜合反饋和聯(lián)絡(luò)溝通等職能。而辦公室溝通協(xié)調(diào)工作是使辦公室與外部人員的交流,領(lǐng)導(dǎo)與下屬的感情聯(lián)絡(luò)，控制者與控制對(duì)象的糾偏工作能有目的、有秩序地協(xié)同配合行動(dòng)。[2]溝通協(xié)調(diào)是使組織成為一個(gè)整體的“凝聚劑”每個(gè)黨政機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位都由數(shù)人，數(shù)十人，甚至成千上萬人組成，組織每天的活動(dòng)也由許許多多的具體的工作所構(gòu)成。由于個(gè)體的地位、利益和成長經(jīng)歷以及能力的不同，他們對(duì)組織目標(biāo)的理解和掌握的信息也就不同，這也就使得各個(gè)體的目標(biāo)有可能偏離組織的總體目標(biāo)，甚至完全背道而馳。例如，目前就有些單位的辦公室人員自身參與意識(shí)不強(qiáng)，主動(dòng)溝通協(xié)調(diào)的思想淡漠，工作中以“不多事、不誤事”的落后思想，簡單的認(rèn)為辦公室無非是領(lǐng)導(dǎo)的“傳聲器”，組織材料的“勤務(wù)員”，這種思想恰恰與時(shí)代對(duì)辦公室提出的參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)等要求相背離。所以組織的總體目標(biāo)在此類單位中根本是“墻上的門簾”。再者，任何事物整體與部分之間以及各個(gè)部分相互之間，都不可避免地要發(fā)生這樣或那樣的矛盾，現(xiàn)代組織機(jī)構(gòu)尤其是如此。著名管理學(xué)家巴納德認(rèn)為“溝通是一個(gè)組織的成員聯(lián)系在一起,以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的手段”。有關(guān)資料研究表明：管理中70%的錯(cuò)誤是由于不善溝通協(xié)調(diào)造成的。那么如何保證上下一心，不折不扣地完成組織的總體目標(biāo)呢？這就需要溝通協(xié)調(diào)使個(gè)體之間、部門之間、個(gè)體與部門之間互相交流意見，同意思想認(rèn)識(shí)，自覺地協(xié)同配合各項(xiàng)工作的完成，從而保證組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。[3]溝通協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)者激勵(lì)下屬，實(shí)現(xiàn)其職能的基本途徑一個(gè)組織的領(lǐng)導(dǎo)者無論他有多么高超的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)水平、多么有效的管理方法，他都必須將自己的意圖和和想法告訴下屬，并且要了解下屬的想法。唐朝名相陸贄認(rèn)為“上情不通于下，則人惑，下情不達(dá)于上，則群疑，疑則不納其誠，惑則不從起令?！比绾巫龅缴霞?jí)領(lǐng)導(dǎo)不疑部屬，而部屬不覺得困惑從而順利地實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的職能？領(lǐng)導(dǎo)環(huán)境理論認(rèn)為，領(lǐng)導(dǎo)者就是了解下屬的愿望并為此而采取相應(yīng)的行動(dòng)，為滿足這些愿望而擬訂與實(shí)施各種方案的人，而下屬就是從領(lǐng)導(dǎo)者身上看到了一種達(dá)到自己愿望或目的的人。這些“目的”、“看到”或“了解”，都需要溝通協(xié)調(diào)這個(gè)基本工具和途徑，也只有這樣才能使下屬提高工作的積極性。所謂“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，作為辦公室人員只有充分認(rèn)識(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)者和溝通協(xié)調(diào)工作的重要性，才能將辦公室的事做好。[4]1溝通協(xié)調(diào)是辦公室乃至整個(gè)組織與外部環(huán)境建立聯(lián)系的橋梁無論政府的辦公室還是企事業(yè)單位的辦公室，都必須要與公眾及其它組織部門，發(fā)生各種各樣的聯(lián)系，他必須按照已定的法規(guī)法令并結(jié)合人民的要求調(diào)整政策，承擔(dān)自己應(yīng)盡的社會(huì)責(zé)任。有時(shí)公眾與部門之間產(chǎn)生了沖突，有了矛盾往往要由辦公室來具體承辦或者牽頭處理，協(xié)調(diào)相互之間的關(guān)系，使其他部門也能積極地參與或支持配合才能化解矛盾，平息沖突。溝通協(xié)調(diào)工作滲透在辦公室各項(xiàng)工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)上。作為處于樞紐位置的辦公室工作人員必須充分認(rèn)識(shí)到溝通協(xié)調(diào)工作的重要性，把溝通協(xié)調(diào)工作作為辦公室的一項(xiàng)重要工作來完成。只有這樣才能使組織整體工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)和任務(wù)的圓滿完成。二、準(zhǔn)確把握溝通協(xié)調(diào)工作的核心是做好辦公室工作的基礎(chǔ)溝通協(xié)調(diào)是通過平衡、調(diào)整和改善相關(guān)組織及其人員之間的關(guān)系，使其思想與行為由分散變?yōu)榻y(tǒng)一，由沖突變?yōu)楹献鳎瑥亩菇M織系統(tǒng)發(fā)揮最優(yōu)的整體性功能的一種管理方式。辦公室溝通協(xié)調(diào)工作的目的主要是促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)班子的團(tuán)結(jié)，理順決策機(jī)關(guān)、執(zhí)行部門和基層單位之間的關(guān)系，同時(shí)增強(qiáng)決策的科學(xué)性和決策實(shí)施的穿透力，從而使組織上下一致，目標(biāo)一致，行動(dòng)統(tǒng)一，合力推動(dòng)各項(xiàng)事業(yè)的順利發(fā)展。具體是要突出抓好辦公室的工作溝通協(xié)調(diào)與關(guān)系溝通協(xié)調(diào)兩個(gè)方面：工作溝通協(xié)調(diào)第一、公文溝通協(xié)調(diào)，包括對(duì)外公文與對(duì)內(nèi)公文的撰寫和外來公文的處理工作，廣泛征求各方面的意見完善公文內(nèi)容，提高公文質(zhì)量，為領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)的智力服務(wù)，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見、決策或指示，辦公室要綜合、篩選各方材料交于領(lǐng)導(dǎo)閱覽，以此減少領(lǐng)導(dǎo)的工作的壓力，提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。第二、會(huì)議溝通協(xié)調(diào)，這是最常見的一種溝通協(xié)調(diào)方法，也是最重要的、最有效的方法。其中基本的是溝通協(xié)調(diào)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議題和決策的落實(shí)工作，避免“會(huì)議撞車”，保證會(huì)議達(dá)到預(yù)期的目的。而重要的是指：通常上級(jí)機(jī)關(guān)為了加強(qiáng)宏觀管理，會(huì)制定一系列的政策規(guī)定。這些政策在具體的地方部門的執(zhí)行中可能會(huì)有不一致，甚至“撞車現(xiàn)象”的發(fā)生，矛盾各方都是取其有益的政策規(guī)定為依據(jù)，各執(zhí)一方，互不相讓。在此情況下，為了統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一政策規(guī)定，統(tǒng)一步調(diào)，辦公室人員有責(zé)任召集矛盾各方以開會(huì)的形式溝通協(xié)調(diào)解決問題。通常情況下參加會(huì)議的人員較多，各方的意見發(fā)表后，與會(huì)者會(huì)“兩利相交從其重，兩害相交趁其輕，利害相交取其利”，會(huì)顧大局、識(shí)大體，一般不會(huì)在眾多部門人員面前赤裸裸的要求自己的利益得到滿足而棄他人于不顧。這樣就容易結(jié)合實(shí)際情況討論出合理的方案來解決矛盾。因此這種方法有利于解決情況比較復(fù)雜、各方矛盾比較尖銳的問題、比較敏感的問題。第三、事務(wù)溝通協(xié)調(diào)。辦公室的職能之一就是管理事務(wù)。把握“尺度”協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理事務(wù)，使領(lǐng)導(dǎo)騰出更多的精力抓大事、抓要事。由于辦公室工作瑣碎且紛繁復(fù)雜，就使有的工作人員對(duì)其產(chǎn)生了不屑一顧的消極思想，認(rèn)為這些是小事隨便應(yīng)付一下即可，還大言不慚地喊著“要就干大事，要么不干”。據(jù)說這種思想傾向在許多單位存在。對(duì)此，必須要引起辦公室人員的高度重視。豈不知一屋不掃，何以掃天下的道理。萬丈高樓平地起，有這種思想的秘書人員要及時(shí)糾正自己的工作觀念，不要讓時(shí)代的車子把你淘汰。另外辦公室工作人員還要積極做好外事服務(wù)工作，努力提高接待水平，贏得各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各屆人士的理解與支持。[5]關(guān)系溝通協(xié)調(diào)第一、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)。任何一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者都有相應(yīng)的職責(zé)權(quán)力。由于領(lǐng)導(dǎo)的閱歷、經(jīng)驗(yàn)、作風(fēng)、氣質(zhì)不同，或者由于他們的認(rèn)識(shí)、觀察事物的角度、出發(fā)點(diǎn)不同，導(dǎo)致在處理具體的問題、形成某項(xiàng)決策時(shí)，往往會(huì)因一些不同的觀點(diǎn)而出現(xiàn)矛盾。此時(shí)辦公室人員就要及時(shí)溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系，做好解釋工作，消除分歧和誤解，發(fā)揮好調(diào)節(jié)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的“粘合劑”、“潤滑劑”和領(lǐng)導(dǎo)決策的“催化劑”作用，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)班子的凝聚力、向心力和戰(zhàn)斗力。切不可因過去那位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你有偏見就趁此機(jī)會(huì)從中挑撥離間，使單位關(guān)系緊張，影響了組織工作的正常運(yùn)行。第二、搞好部門之間的溝通協(xié)調(diào)工作。由于利益關(guān)系的調(diào)整，往往會(huì)引起部門之間工作的不和諧，從而影響領(lǐng)導(dǎo)決策的實(shí)施。辦公室的主要任務(wù)就是把握動(dòng)向，合理引導(dǎo)并溝通協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，促進(jìn)部門間精誠合作，防止推委扯皮等不良現(xiàn)象發(fā)生。另外，在重大決策出臺(tái)與實(shí)施前，辦公室應(yīng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門匯報(bào)，聽取指示，做到既填補(bǔ)“盲區(qū)”又避免“撞車”，使領(lǐng)導(dǎo)部門之間的工作連接成一個(gè)整體，以促進(jìn)組織整體工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。第三、內(nèi)外關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)。在辦公室內(nèi)部，辦公室的負(fù)責(zé)人員應(yīng)帶好頭搞好溝通協(xié)調(diào)工作，充分調(diào)動(dòng)各方面的積極性處理好內(nèi)部上下級(jí)、橫向部門間、工作人員間的矛盾，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息暢通交流，創(chuàng)造一個(gè)團(tuán)結(jié)協(xié)作、溫暖和諧的內(nèi)部人事環(huán)境。在處理外部關(guān)系時(shí),辦公室應(yīng)輔助協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)將全能型領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)橛邢扌汀８淖冞^去無所不包、無所不能的傳統(tǒng)習(xí)慣，堅(jiān)持有所為，有所不為。凡是社會(huì)能自我調(diào)節(jié)、自我管理的事，上層領(lǐng)導(dǎo)組織就不必介入，減少上層領(lǐng)導(dǎo)組織不必要的負(fù)擔(dān)。另外，辦公室要協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)部門在制定公共政策方案時(shí)應(yīng)積極推動(dòng)組織及個(gè)人的民主參與，廣泛聽取群眾的真實(shí)呼聲，以此準(zhǔn)確地了解政情、社情和民情，從而實(shí)現(xiàn)決策的民主化與科學(xué)化。第四、中心工作與其它工作關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)。項(xiàng)目辦公室工作千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。辦公室一定要有預(yù)見性，提前為領(lǐng)導(dǎo)提出活動(dòng)預(yù)案，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理好中心工作與其他工作的關(guān)系，突出重點(diǎn)、分清主次。不能眉毛胡子一把抓，沒有重點(diǎn)、次重點(diǎn)與非重點(diǎn)的分別，最后搞的領(lǐng)導(dǎo)與下屬都忙的疲憊不堪，積勞成疾。要學(xué)會(huì)“十個(gè)指頭彈琴”，而且要十個(gè)指頭都能應(yīng)用自如，有“重音”與“輕音”之別。從而能讓領(lǐng)導(dǎo)把主要的精力投入到重要工作中去，用放松與休閑大腦的時(shí)間來處理大量的一般性事務(wù)性的工作。三、掌握溝通協(xié)調(diào)的藝術(shù)是做好辦公室溝通協(xié)調(diào)工作的關(guān)鍵溝通協(xié)調(diào)工作是一門藝術(shù)，也是一門科學(xué)。辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作具有層次高、難度大的特點(diǎn)，所以只憑秘書人員的滿腔熱血、埋頭苦干是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還必須要既注意工作的方法又講究溝通協(xié)調(diào)的“藝術(shù)”性。在具體的工作中，就是要做好“三不”與處理好“四個(gè)統(tǒng)一”的關(guān)系。做好“三不”首先，要有胸懷全局“不近視”。毛澤東同志說過，沒有全局在胸，是下不出一著好棋的。辦公室處于承上啟下、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外的“中間”地位，要面對(duì)層出不窮的新情況、新問題，處理好這些工作必須要把握好全局，要有全局觀。要讓他們學(xué)會(huì)從宏觀上把握工作的全局，要高屋建瓴的看待每天的工作。擯棄那種只看到眼前的瑣碎事件，遇到什么做什么，不能高瞻遠(yuǎn)矚的工作做法。讓工作人員盡快從每天匆匆忙忙、筋疲力盡、叫苦連天的困境中走出來。惟有這樣溝通協(xié)調(diào)工作的立足點(diǎn)就高了，辦公室的工作人員想問題就更全面、更深刻了。同時(shí)也就會(huì)慢慢克服鼠目寸光、捉襟見肘、顧此失彼的被動(dòng)局面。另外要自覺的維護(hù)大局、服從大局，真正從大局出發(fā)，把增進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)之間，部門之間的團(tuán)結(jié)與辦公室的本職工作作為溝通協(xié)調(diào)工作的出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn)。其次，要超前運(yùn)籌“不粗心”。馬克思主義辯證唯物主義認(rèn)為，水無常形、物無橫勢、斗轉(zhuǎn)星移、事過境遷，一切事物都在變化之中，不能用形而上學(xué)的眼光看形勢，要用發(fā)展的眼光認(rèn)識(shí)形勢。萬物的運(yùn)行皆有規(guī)律。古語言，凡事“預(yù)則立，不預(yù)則廢”，“多算勝，少算不勝，何況不算乎！”辦公室工作也是如此。辦公室既是領(lǐng)導(dǎo)的左臂右膀也是領(lǐng)導(dǎo)的“智囊團(tuán)”，同樣辦公室的工作人員必須要有超前運(yùn)籌的意識(shí)，例如制定工作預(yù)案、工作計(jì)劃等等。而且要明確工作的重點(diǎn)，確保各項(xiàng)工作有條不紊、忙而有序的進(jìn)行。同時(shí)要密切注視工作的進(jìn)展情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并彌補(bǔ)由于銜接不及時(shí)或其他難以預(yù)測到的原因造成工作的“脫節(jié)”、“失誤”。第三、沉著冷靜“不沖動(dòng)”。有人說沖動(dòng)是魔鬼，這一點(diǎn)也不假。人在沖動(dòng)的情況中，就會(huì)喪失理智，思維混亂，做出一些匪夷所思且“出格”的事情。作為辦公室的工作人員沖動(dòng)就會(huì)給組織造成難以估量的損失和災(zāi)難。這就要求他們遇事要有“海納百川”的雅量，且能沉著冷靜積極地理解對(duì)方，并用換位思考來考慮共同面臨的問題，以求得相互理解、相互溝通目的一致的結(jié)果。處理好“四個(gè)統(tǒng)一”的關(guān)系第一、處理好程序性與時(shí)效性的統(tǒng)一。無規(guī)不成方圓，辦公室溝通協(xié)調(diào)工作只有遵循一定的程序和章法才能達(dá)到最佳效果，否則許多工作就亂作一鍋粥。但若完全拘泥于固定的程序就會(huì)錯(cuò)失做事的最佳機(jī)會(huì)，影響工作的實(shí)際效果。為此，在做具體工作時(shí)要簡化程序。尤其是對(duì)一些重大突發(fā)事件地處理上，必須要堅(jiān)持時(shí)效第一，急事急辦的原則。有時(shí)甚至要反程序而行之，先溝通協(xié)調(diào)有關(guān)方面解決問題，再向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。另外，危機(jī)時(shí)刻還可以臨時(shí)越級(jí)指揮或處理。有些事因找不到或來不及向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，可以妥善處理后再將結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。有時(shí)為了快速處理問題減少中間環(huán)節(jié)，可把領(lǐng)導(dǎo)指示不通過中間部門而直接下達(dá)到基層事發(fā)部門。這樣就既按程序辦事，又根據(jù)急緩程序堅(jiān)持時(shí)效性收到事倍功半的效果。第二、處理好對(duì)上級(jí)與對(duì)下級(jí)的統(tǒng)一。為領(lǐng)導(dǎo)、為基層、為員工搞好服務(wù)是辦公室工作人員的重要職責(zé)。特別是溝通協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間、上下級(jí)之間的關(guān)系時(shí)，由于辦公室受角色的制約，不可能事事都身臨其中，從而增加了溝通協(xié)調(diào)上級(jí)工作的難度。再者，由于體制和個(gè)人素質(zhì)等方面的差異，有的辦公室人員從個(gè)人利益的角度考慮，將對(duì)上級(jí)與對(duì)下級(jí)的服務(wù)割裂開來、對(duì)立起來。他們對(duì)上級(jí)曲意逢迎、阿諛奉承，對(duì)下級(jí)傲慢驕橫、盛氣凌人，一副“哈巴狗”形象。其實(shí)上講對(duì)上級(jí)與對(duì)下級(jí)在本質(zhì)是統(tǒng)一的，其出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn)都是為人民服務(wù)的。辦公室只有把對(duì)上級(jí)與對(duì)下級(jí)結(jié)合起來，才能使服務(wù)更到位，更有效。所以，辦公室應(yīng)該對(duì)上級(jí)的指示和領(lǐng)導(dǎo)意見要高度重視，作充分的準(zhǔn)備，全面領(lǐng)會(huì)精神實(shí)質(zhì)，確保上級(jí)指示通過溝通協(xié)調(diào)工作能全面落實(shí)。同時(shí)對(duì)下級(jí)要放下架子，拉下面子，要“不恥下問”，多看看低層的疾苦，多聽聽基層的呼聲與解釋。能兼顧各方面的利益，做到秉公辦事，并保障問題的