【正文】 單是2 . 主 管 審 核 4 . 主 管 審 核5 . 采 購 訂 貨采 購 訂 單流 程 結(jié) 束 ? 日常作業(yè)流程說明 0） 采購業(yè)務(wù)的的來源有三個：由 MRP 計(jì)劃系統(tǒng)自動計(jì)算生成的自制材料；由 銷售訂單 直接分解出來的成品采購需求；其它如研發(fā)材料采購、生產(chǎn)工具等。 1） 采購業(yè)務(wù)員根據(jù)系統(tǒng)計(jì)算或其它手工申請的采購需求，填寫 采購申請單 ； 2） 采購主管審核 采購申請單 ； 3） 由 采購申請單 自動生成 采購訂單 ； 4） 采購主管審核 采購訂單 ； 5） 業(yè)務(wù)員打印 采購訂單 ，并傳送供應(yīng)商。 6） 采購到貨后，倉庫管理員通知采購員，確認(rèn)送貨單、顏色、價格、數(shù)量信息，由采購員簽字確認(rèn)，并由倉庫管理員進(jìn)行入庫。 普通采購到貨業(yè)務(wù)處理（含材料采購、成品采購） ? 日常作業(yè)流程圖 XX(中國 )有限公司 ERP 項(xiàng)目服裝應(yīng)用解決方案 第 23 頁 /總 45 頁 普 通 采 購 到 貨 業(yè) 務(wù) 流 程 圖質(zhì)量管理采購管理供應(yīng)商倉庫管理流 程 開 始 1 . 送 貨送 貨 清 單2 . 收 貨3 . 暫 存 區(qū)5 . 是 否 生 產(chǎn) 性到 貨 單4 . 收 貨 入 庫入 庫 單6 . 理 化 確 認(rèn)7 . 外 觀 確 認(rèn)入 庫 單 更新 庫 存流 程 結(jié) 束收 貨 退 回收 貨 退 回 單 ? 日常作業(yè)流程說明 1) 供應(yīng)商根據(jù)采購訂單按期將采購存貨送至公司，同時附 送貨清單 ；并通知公司該供應(yīng)商的業(yè)務(wù)員。 2) 采購部業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)收貨，并指導(dǎo)將貨物卸載在指定暫存區(qū)；同時通知倉庫準(zhǔn)備收貨。 3) 倉庫管理員根據(jù)驗(yàn)收清單，清點(diǎn)貨物數(shù)量，并在系統(tǒng)中錄入 到貨單 （原則上須有采購訂單），在對方送貨清單上簽字確認(rèn)。 4) 倉庫管理人員參照到貨單生成采購入庫單； 5) 根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置， 需要檢驗(yàn)的物料（生產(chǎn)性采購），通過質(zhì)量中心審批流審批通過。不需要檢驗(yàn)的物料（非生產(chǎn)性采購），由倉庫管理員作 入庫單 審核確認(rèn)；流程結(jié)束。 6) 質(zhì)檢中心作理化檢驗(yàn)；若合格，則該入庫單進(jìn)入下一步檢驗(yàn)審批；若 不 合格，則由倉庫管理員作 收料退回單 ； 7) 質(zhì)檢中心根據(jù) 作外觀檢測 ， 若合格，入庫單自動更新庫存； 若 不 合格，則由倉庫管理員作 收料退回單 。 緊急采購業(yè)務(wù)處理 XX(中國 )有限公司 ERP 項(xiàng)目服裝應(yīng)用解決方案 第 24 頁 /總 45 頁 ? 緊急采購業(yè)務(wù)處理啟動原則 1) 研發(fā)所需重要材料； 2) 重要訂單的材料在生產(chǎn)過程中出現(xiàn)短缺； 3) 關(guān)鍵材料出現(xiàn)市場性緊缺或價格波動較大時； 4) 緊急采購需要物料需求部門上一級主管領(lǐng)導(dǎo)簽 字確認(rèn)； 5) 根據(jù)市場需要，可以采取現(xiàn)付等特殊措施； 6) 若某種物料緊急采購發(fā)生頻率過多（量化指標(biāo)）時，采購部門應(yīng)進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)改進(jìn)措施。 ? 緊急采購作業(yè)流程圖 緊 急 采 購 業(yè) 務(wù) 流 程 圖采購管理業(yè)務(wù)部門供應(yīng)商流 程 開 始 1 . 緊 急 采 購 申 請3 . 采 購 訂 單采 購 訂 單手 工 申 購 單是2 . 主 管 審 核4 . 采 購 主 管審 核5 . 采 購 訂 貨采 購 訂 單6 . 送 貨送 貨 清 單7 . 驗(yàn) 收到 貨 單入 庫 單領(lǐng) 料 單流 程 結(jié) 束 ? 緊急采購作業(yè)流程說明 1) 相關(guān)業(yè)務(wù)部門的主管提出 書面緊急采購申請 。（至少一式三聯(lián)，一聯(lián)留存；一聯(lián)交采購部門辦理業(yè)務(wù)；一聯(lián)送達(dá)財(cái)務(wù)，作為緊急付款等業(yè)務(wù)的附件）； 2) 業(yè)務(wù)部門上級主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)； 3) 采購業(yè)務(wù)員與供應(yīng)商電話聯(lián)系，確認(rèn)可以承接業(yè)務(wù)的供應(yīng)商，在系統(tǒng)中維護(hù)采購訂單 ； 4) 采購主管審核； 5) 采購業(yè)務(wù)員打 印后，傳真給供應(yīng)商； 6) 供應(yīng)商根據(jù)訂單送貨，并通知采購業(yè)務(wù)員； 7) 物料直接送達(dá)相關(guān)業(yè)務(wù)部門，采購業(yè)務(wù)員通知質(zhì)檢部、倉庫現(xiàn)場辦公。 檢驗(yàn) XX(中國 )有限公司 ERP 項(xiàng)目服裝應(yīng)用解決方案 第 25 頁 /總 45 頁 驗(yàn)收合格后，直接由業(yè)務(wù)部門領(lǐng)用。倉庫補(bǔ)辦 到貨單 ，質(zhì)檢部補(bǔ)辦 質(zhì)檢報告 ，倉庫補(bǔ)辦 入庫單 、 材料領(lǐng)用 單。 采購開票、結(jié)算業(yè)務(wù)處理 ? 日常作業(yè)流程圖 3 . 采 購 開 票采 購 發(fā) 票 、 結(jié) 算 業(yè) 務(wù) 流 程 圖采購管理供應(yīng)商財(cái)務(wù)管理流 程 開 始 1 . 供 應(yīng) 商 開 票供 應(yīng) 商 發(fā) 票流 程 結(jié) 束2 . 采 購 簽 收供 應(yīng) 商 發(fā) 票專 項(xiàng) 發(fā) 票入 庫 單普 通 發(fā) 票采 購 訂 單運(yùn) 費(fèi) 發(fā) 票4 . 采 購 結(jié) 算5 . 應(yīng) 付 賬 款5 . 現(xiàn) 付應(yīng) 付現(xiàn) 付 ? 日常作業(yè)流程說明 1) 供應(yīng)商開列增值稅發(fā)票，運(yùn)費(fèi)發(fā)票等； 2) 采購業(yè)務(wù)員收票； 3) 在采購系統(tǒng)中作相應(yīng) 采購發(fā)票 ； 4) 采購業(yè)務(wù)員員作采購結(jié)算，生成 調(diào)整單 ； 5) 財(cái)務(wù)作應(yīng)付記賬或現(xiàn)付。 采購不良品處理方 案 收料且未作到貨單時發(fā)現(xiàn)不合格品或數(shù)量與送貨清單不符 采購部采購人員與供應(yīng)商聯(lián)系，不合格品直接退回；數(shù)量不符的按實(shí)際數(shù)量進(jìn)行收料（ 到貨單 ）。 到貨后，經(jīng)檢驗(yàn)發(fā)現(xiàn)不合格品。 ? 日常作業(yè)流程圖 XX(中國 )有限公司 ERP 項(xiàng)目服裝應(yīng)用解決方案 第 26 頁 /總 45 頁 6 . 讓 步 驗(yàn) 收不 良 品 處 理 業(yè) 務(wù) 流 程 圖供應(yīng)商倉庫管理質(zhì)量管理采購管理流 程 開 始 1 . 不 良 品 處 理不 良 品 處 理 單2 . 主 管 審 核流 程 結(jié) 束入 庫 單4 . 退 貨 通 知3 . 到 貨 拒 收5 . 退 貨 通 知到 貨 單到 貨 單不 良 品 記 錄 單不 良 品 記 錄 單 ? 日常作業(yè)流程說明 1) 入庫單錄入后，點(diǎn)擊審核，進(jìn)入審批流程； 2) 質(zhì)量主管對不良品作出處理意見； 3) 無法使用的物料，倉庫管理人員作 紅字到貨單 ；同時 作 不良品記錄單 。其中 不良品記錄單 上，需要增加“原因碼”。配合質(zhì)量原因分析使用； 4) 倉庫通知采購業(yè)務(wù)員，向供應(yīng)商發(fā)出退通知； 5) 采購 業(yè)務(wù)員通知供應(yīng)商，并提供 紅字退貨單 ； 6) 若物料質(zhì)量有問題，但不足以影響使用?？梢杂袟l件讓步接收。則由倉庫作 入庫單 ，同時作 不良品記錄單 。 入庫后但未結(jié)算前發(fā)現(xiàn)不合格品 ? 日常作業(yè)流程圖 XX(中國 )有限公司 ERP 項(xiàng)目服裝應(yīng)用解決方案 第 27 頁 /總 45 頁 入 庫 后 但 未 結(jié) 算 前 發(fā) 現(xiàn) 不 合 格 品財(cái)務(wù)管理采購管理倉庫管理流 程 開 始流 程 結(jié) 束1 . 發(fā) 現(xiàn) 不 合 格 品2 . 與 供 應(yīng) 商 聯(lián) 系3 . 作 紅 字 入 庫入 庫 單通 知5 . 結(jié) 算入 庫 單入 庫 單4 . 作 紅 字 采 購 發(fā) 票采 購 發(fā) 票采 購 發(fā) 票采 購 發(fā) 票 ? 日常作業(yè)流程說明 1) 倉庫發(fā)現(xiàn)不合格品通知采購部； 2) 通知采購部采購人員與供應(yīng)商聯(lián)系進(jìn)行退貨（不建議換貨，因?yàn)檫@樣作容易造成部分物料游離質(zhì)量體系管控之外）； 3) 倉庫人員在“庫存管理”模塊填制紅字采購入庫單； 4) 倉庫人員進(jìn)行簽字確認(rèn)后傳財(cái)務(wù)； 5) 財(cái)務(wù)會計(jì)在進(jìn)行采購結(jié)算時紅藍(lán)入庫單一起進(jìn) 行結(jié)算處理。 入庫后已經(jīng)結(jié)算發(fā)現(xiàn)不合格品 基本作業(yè)流程與《入庫后但未結(jié)算前發(fā)現(xiàn)不合格品》相同。只是在結(jié)算時，沒有蘭字和入庫及蘭字發(fā)票。 采購管理其它重要業(yè)務(wù)應(yīng)用及說明 序號 系統(tǒng)功能 解決建議 1 基礎(chǔ)檔案信息不統(tǒng)一 ? 統(tǒng)一基礎(chǔ)檔案管理； ? 建立檔案管理組織及流程； ? 為計(jì)劃管理、成本核算等提供扎實(shí)基礎(chǔ)； XX(中國 )有限公司 ERP 項(xiàng)目服裝應(yīng)用解決方案 第 28 頁 /總 45 頁 2 供應(yīng)商管理難題，目前倉庫的采購數(shù)量的到貨情況獲得不及時 ? 供應(yīng)商檔案管理、供應(yīng)商存貨管理、價格管理等體系的建設(shè)改變了手工狀態(tài)下供應(yīng)商信息由采購業(yè)務(wù)員掌控的情況， 做到供應(yīng)商信息透明； ? 建立采購價格的信息庫， 做到不同供應(yīng)商不同價格可以進(jìn)行比較；可以幫助供應(yīng)主管快速地從備選供應(yīng)商中選擇另一個合適的供應(yīng)商，能夠按時按質(zhì)按量地提供企業(yè)所需要的物料，解決這種突發(fā)事件，保證生產(chǎn)順利進(jìn)行； ? 通過對供應(yīng)商的交貨質(zhì)量、交貨情況以及存貨價格分析功能的應(yīng)用，可以動態(tài)監(jiān)控，階段性地對供應(yīng)商進(jìn)行審計(jì)。 3 目前倉庫的采購數(shù)量的到貨情況獲得不及時，采購計(jì)劃不準(zhǔn)確 ? 從生產(chǎn)計(jì)劃－供應(yīng)－質(zhì)量－庫存－財(cái)務(wù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享與統(tǒng)一， ? 在物料的屬性中定義不同的采購策略以及采購批量； ? 系統(tǒng)提供 MRP、 ROP 運(yùn)算生成采購計(jì)劃； ? MRP 運(yùn)算根據(jù) BOM、實(shí)時庫存信息、以及各種在單量等信息自動規(guī)劃； 4 采購業(yè)務(wù)管理：采購訂單的執(zhí)行情況獲得比較困難； ? 通過 MRP 及 ROP 運(yùn)算，及時下達(dá)采購訂單； ? 系統(tǒng)支持必有訂單模式； ? 通過訂單執(zhí)行統(tǒng)計(jì)表，追蹤訂單的到貨、檢驗(yàn)、入庫、發(fā)票、付款環(huán)節(jié)執(zhí)行情況； ? 設(shè)定物料的采購周期和報警機(jī)制，提前通知采購員進(jìn)行相應(yīng)的跟催工作； ? 系統(tǒng)一點(diǎn)錄入制設(shè)計(jì)，減少操作人員的重復(fù)工作，避免工作失誤； 5 不能有效利用有限的采購資金；采購成本居高不下 ? 采購計(jì)劃綜合統(tǒng)計(jì)表、供應(yīng)商信譽(yù)評估、采購資金比重分析等報表幫助企業(yè)利用有限資金， 制定付款計(jì)劃； ? 最高進(jìn)價控制、請購比價、訂單超最高進(jìn)價報警、采購成本分析等功能幫助企業(yè)降低采購成本； 6 ? 采購部向供應(yīng)商發(fā)出材料需求時要給對方提供樣品（色卡或布條），以便供應(yīng)商知道要做成什么樣的物料。采購部希望系統(tǒng)能夠在采購計(jì)劃表里面自動提示哪些材料是新材料，然后采購部才給對方提供樣品。 ? 目前系統(tǒng)無此功能，須二次開發(fā)來實(shí)現(xiàn)。 XX(中國 )有限公司 ERP 項(xiàng)目服裝應(yīng)用解決方案 第 29 頁 /總 45 頁 委外加工業(yè)務(wù)處理方案 委外加工總體業(yè)務(wù)說明 ? 業(yè)務(wù)對象 ：服裝事業(yè)部全部委外產(chǎn)品以及與之相關(guān)的業(yè)務(wù)活動。 ? 現(xiàn)況 ： 目前服裝全委外加工生產(chǎn) (長汀 \廈門公司不在 此次項(xiàng)目討論范圍之內(nèi) )，要求按委外單進(jìn)行出入庫管理。 ? 目標(biāo) ：希望通過 ERP 系統(tǒng)委外管理作業(yè)提高半成品、成品交貨準(zhǔn)時率，同時加強(qiáng)對材料領(lǐng)用進(jìn)行有效控制。 ? 加強(qiáng)措施 ：計(jì)劃部應(yīng)按單分批計(jì)劃分階段進(jìn)行，參照總計(jì)劃，按周計(jì)劃（提前）進(jìn)行領(lǐng)料。對外加工復(fù)合材料、染料進(jìn)行半成品交期、進(jìn)度情況跟蹤。加工費(fèi)統(tǒng)一由財(cái)務(wù)核算。 主要業(yè)務(wù)應(yīng)用方案 委外加工作業(yè)業(yè)務(wù)處理 ? 日常作業(yè)流程 委 外 加 工 業(yè) 務(wù) 流 程 圖質(zhì)量檢驗(yàn)倉庫管理采購管理委外來源供應(yīng)商流 程 開 始1 . 手 工 制 作委 外 訂 單審 核委 外 訂 單2 . 訂 貨是3 . 發(fā) 料生 產(chǎn) 完 工 \送 貨4 . 收 貨委 外 領(lǐng) 料 單委 外 訂 單到 貨 單送 貨 清 單送 貨 清 單5 . 辦 理 入 庫入 庫 單流 程 結(jié) 束M P S 計(jì) 劃 ? 日常作業(yè)說明 0) 委外來源 :MPS 計(jì)算； XX(中國 )有限公司 ERP 項(xiàng)目服裝應(yīng)用解決方案 第 30 頁 /總 45 頁 1) 由 MPS 計(jì)劃自動生成 委外訂單 ，或手動錄入 委外訂單 ； 2) 采購主管審核后的 委外訂單 送達(dá)供應(yīng)商； 3) 倉庫管理員根據(jù) 委外訂單 發(fā)料； 4) 倉庫管理員根據(jù) 委外訂單 進(jìn)行委外成品收料； 5) 倉庫管理員辦理入庫業(yè)務(wù)；其中入庫單審核走審批流業(yè)務(wù)。 委外結(jié)算業(yè)務(wù)處理 ? 日常作業(yè)流程 3 . 采 購 開 票委 外 發(fā) 票 、 結(jié) 算 業(yè) 務(wù) 流 程 圖采購管理供應(yīng)商財(cái)務(wù)管理流 程 開 始 1 . 加 工 費(fèi) 發(fā) 票供 應(yīng) 商 發(fā) 票流 程 結(jié) 束2 . 采 購 簽 收供 應(yīng) 商 發(fā) 票專 項(xiàng) 發(fā) 票入 庫 單普 通 發(fā) 票委 外 訂 單運(yùn) 費(fèi) 發(fā) 票4 . 結(jié) 算5 . 應(yīng) 付 賬 款應(yīng) 付 ? 日常作業(yè)流程說明 1) 供應(yīng)商開列增值稅發(fā)票，運(yùn)費(fèi)發(fā)票等； 2) 采購業(yè)務(wù)員收票； 3) 在