前臺接待流程共5則范文-資料下載頁
2024-10-25 16:25本頁面
【正文】 應調(diào)整好的表情，微笑可以通過電話傳遞，使用禮貌用語如“謝謝您”“請，問有什么可以幫你嗎 ？” “不用謝”等。在電話鈴響的第二聲和第三聲的時候接起電話。首先要說 “你好，長城置業(yè)”，切忌以“喂”開頭，要勤說“請問”“請稍等”之類的謙詞。如果因故遲接，要、向來電者說“對不起，讓您久等了”。轉接電話時，要禮貌的說“請稍等”，并馬上轉接過去。對方如果要求轉接 領導，又知道領導的姓名，就要禮貌的詢問，對方的姓名，單位。如果來電方是 作廣告、推銷或與公司無關的來電就要拒絕。應該用禮貌的借口，比如先讓其先 發(fā)傳真，如有需要再聯(lián)系?；蛘咿D接到相關部門。讓客戶先收線 再打電話和接電話過程中都應該牢記讓客戶先收線。因為一旦先掛上電話，對方一定會聽到“嗒嗒“的聲音，這會讓客戶感到很不舒服。因此，在電話 即將結束時，應禮貌地請客戶先收線，這時整個電話才算圓滿結束。做好來電記錄 電話機旁要備有紙、筆，請主動提供留言服務，隨時準備記錄客人提出的要 求和幫助解決的事項。尤其對客人的姓名、電話、時間、地點、事由等重要 事項認真記錄并及時轉達有關部門和責任人。二、來訪者接待遇到有訪客來時，應立即招呼來訪客人，面朝向來訪者點頭，微笑致意： “您好，請問您找哪一位？“請問您是哪家公司？、請問貴姓？”是否有預約？，如果是總經(jīng)理預約的客人來訪，可詢問“請問貴姓，請問是哪家公司”確認對方的身份的確是預約后，通知老總，方可引領到老總辦公室，指引來訪者 入座，并倒水給客人。如果沒有預約，知道找誰后，請來訪者稍等，立即幫其聯(lián)系。如果要找 的人正在忙，可以請來訪者稍等，引領來訪者入座，并倒水給客人。如果等的時 間很長，訪客要找的人還在忙，要關照一下來訪者并向其說明，不要扔在那里不 管，然后再幫忙催一下來訪者要找的相關人員。如果來訪者要找的同事讓其去會議室等候，前臺應該帶來訪者去會議室，（如果是夏天，要打開風扇或空調(diào)，注意風扇的風量不要太大，空調(diào)設置到 26 度，風速為小），為來訪者倒水后禮貌的讓其先等候再離開。如果來訪者要找的人不在，根據(jù)來訪情況決定是否立即先聯(lián)系相關負責 人。如果如不需要，委婉告知客人相關負責人不在，是否愿意等人回來，或者明 天再來訪。送客 客人離開時，要起身送客，禮貌用語，請客人慢走！等客人離開后，應立即 將客人使用過的一次性杯子整理好，保持會客室的整潔，以便接待下一批客人。三、對內(nèi)接待：早上上班主動向公司同事，特別是公司領導問好，董事長早晨第一次進入 公司和最后離開公司要打招呼，下班時也主動向其他同事告別有客人來訪時，也要注意公司接洽人員的接待問題，比如提供飲品等。前臺要隨時保持有人在位置上，如果臨時有事要離開，需主動交待其他同 事幫幫轉接電話或接待來訪客人。每天檢查前臺桌面清潔，設備的維護和干凈整潔，會議室的報刊書籍的完 好無損。每月做好耗材登記和辦公用品的申購。接待來訪者時候，避免讓來訪者自己進入辦公區(qū)域，而是要遵循公司內(nèi)部 接洽者到會客區(qū)迎接，或經(jīng)過接洽者允許后，前臺人員引導來訪者到辦公 區(qū)域。
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