【正文】 此案件承辦人員在開(kāi)據(jù)票據(jù)、填寫文書時(shí)一定要核對(duì)清楚數(shù)量，如遇到特殊情況要及時(shí)與部門負(fù)責(zé)人溝通，提高準(zhǔn)確性。八、注意“人稱”要統(tǒng)一隨著辦案信息平臺(tái)的使用，現(xiàn)在部分單位用電腦打印文書代替手工填寫，但隨之也出現(xiàn)了人稱先后不統(tǒng)一的問(wèn)題。如在《行政處罰決定書》中，在寫違法行為基本情況時(shí)使用的人稱是“你”，而在作出行政處罰決定告知當(dāng)事人權(quán)利時(shí)使用的人稱是“當(dāng)事人”，同一文書前后人稱不統(tǒng)一，案件承辦人一定要注意這一細(xì)節(jié)。九、注意“執(zhí)法證”要有效目前，在《檢查（勘驗(yàn)）筆錄》、《詢問(wèn)筆錄》、《抽樣取證物品清單》、《證據(jù)復(fù)制（提取）單》、《先行登記保存處理通知書》等文書要求注明執(zhí)法人員的“執(zhí)法證號(hào)”而且要2名以上人員?，F(xiàn)在我們的行政執(zhí)法人員中聘用員工占據(jù)一半，而這部分人員的檢查證件有效期一般為兩年，因此一定要注意證件的有效性，否則會(huì)出現(xiàn)程序上的不合法，影響行政執(zhí)法效力。十、注意“印章”要與行政執(zhí)法機(jī)關(guān)一致經(jīng)過(guò)近期的案卷合法性審查，發(fā)現(xiàn)有部分單位文書的落款與印章不符，如行政執(zhí)法單位落款為“清徐縣煙草專賣局”，而印章為“山西省清徐縣煙草專賣局”兩者不符，沒(méi)有使用全稱。雖然是同一個(gè)執(zhí)法部門，但只有印章具有法律效力，且受法律保護(hù)，因此，希望各部門在制作案卷時(shí)落款一定要按印章全稱來(lái)寫。十一、注意“兩人簽名”要寫全在我們目前使用的文書中，只要涉及到檢查人員、見(jiàn)證人等簽名的部分，一定注意簽署兩個(gè)人的姓名，規(guī)范我們的行政執(zhí)法行為。同時(shí)也要注意，兩個(gè)人的簽名一定不能出現(xiàn)代簽情況，否則同樣沒(méi)有法律效力。第五篇：煙草專賣行政處罰案卷管理辦法XX 省 煙 草 專 賣 局XX省煙草專賣行政處罰 案件檔案管理暫行辦法第一章 總則第一條【制定依據(jù)】 為規(guī)范行政執(zhí)法行為，加強(qiáng)煙草專賣行政處罰案件檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)行政處罰法》、《中華人民共和國(guó)煙草專賣法》、《煙草專賣行政處罰程序規(guī)定》和《XX省機(jī)關(guān)文書檔案保管期限表》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本省煙草專賣行政執(zhí)法工作實(shí)際，制定本辦法。第二條【名詞解釋】 本辦法所稱煙草專賣行政處罰案件檔案（下稱案件檔案）是指本省各級(jí)煙草專賣行政執(zhí)法機(jī)關(guān)依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章，在行政處罰工作中直接形成的文字、圖表和聲像等材料。第三條【適用范圍】 案件檔案的收集、整理、歸檔、保管、使用，應(yīng)當(dāng)遵守本辦法。第二章 管理/ 7第四條【管理原則】 各級(jí)局的案件檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則：專賣監(jiān)督管理部門負(fù)責(zé)案件檔案材料的收集、整理、歸檔立卷。檔案管理部門負(fù)責(zé)案件檔案的集中保管及對(duì)內(nèi)使用管理。法規(guī)部門部門負(fù)責(zé)案件檔案的對(duì)外使用管理。第五條【配備要求】 各級(jí)局應(yīng)設(shè)置案卷管理人員，配備專柜負(fù)責(zé)案件檔案的制作和存放。第六條【人員要求】 案卷管理人員應(yīng)熟悉檔案管理工作業(yè)務(wù)，忠于職守，遵守紀(jì)律，定期檢查案件檔案的保管情況，做好各項(xiàng)管理工作，提高管理水平。第六條【培訓(xùn)要求】 各級(jí)局應(yīng)對(duì)案件檔案制作和管理人員定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。第七條【硬件要求】 各級(jí)局應(yīng)確保硬件設(shè)備數(shù)量適應(yīng)案件檔案保管需要，并符合防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染的要求，以確保案件檔案的安全，延長(zhǎng)案件檔案的使用年限。第八條【信息化建設(shè)要求】 各級(jí)局要適應(yīng)案件檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展的要求，使案件檔案信息化建設(shè)和辦公自動(dòng)化同步規(guī)劃、同步發(fā)展。第三章 保管/ 7第九條【保管原則】 案件檔案應(yīng)當(dāng)分類存放、集中移交、安全管理，嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保密法》和上級(jí)有關(guān)檔案、案件檔案管理的規(guī)定，嚴(yán)防遺失和泄密。第十條【制檔原則】 煙草專賣行政處罰案件實(shí)行一案一卷、一卷一號(hào)制度。第十一條【保管期限】 已結(jié)案的一般程序案件、處罰完畢的簡(jiǎn)易程序的案件檔案為永久保存檔案，不得損毀。第十二條【制檔前保管】 案件辦理人員應(yīng)在辦案過(guò)程中隨時(shí)做好案件材料的收集、保管、整理工作，不得污損或丟失。第十三條【制檔規(guī)范】 案件辦理人員應(yīng)當(dāng)規(guī)范制作處罰案件文書，法律法規(guī)對(duì)案件檔案內(nèi)文書格式有要求的，應(yīng)當(dāng)符合法定的格式；如地方相關(guān)部門有其他要求的，可參照地方的案件檔案規(guī)范要求。第十四條【制檔及移交時(shí)限】 案件辦理人員應(yīng)在三十個(gè)工作日內(nèi)對(duì)已辦結(jié)的處罰案件進(jìn)行立卷裝訂，并移交至案卷管理人員，如有特殊原因需要超過(guò)三十個(gè)工作日的，應(yīng)當(dāng)由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第十五條【移交方式】 案件辦理人員應(yīng)及時(shí)編制移交清冊(cè)，并在移交案件檔案時(shí)一并將移交清冊(cè)移交給案卷管理人員保管。/ 7第十六條【送檔時(shí)限及規(guī)范】 案卷管理人員應(yīng)在次年的3月31日前將上一已完結(jié)的案件檔案及相應(yīng)的移交清冊(cè)移交給檔案管理部門集中保管。第十七條【工作交接】 案卷管理人員工作變動(dòng)時(shí)，交接雙方必須逐卷逐件進(jìn)行清點(diǎn)，編制移交目錄，嚴(yán)格履行移交手續(xù)，經(jīng)雙方核對(duì)無(wú)誤并經(jīng)有關(guān)部門確認(rèn)移交完畢后方可辦理離崗或離職手續(xù)。第十九條【檔案保護(hù)】 檔案管理部門要定期檢查案件檔案保管狀況，及時(shí)對(duì)已破損、霉變、褪色的檔案要及時(shí)采取修補(bǔ)、復(fù)制等措施。第二十條【應(yīng)急工作】 各級(jí)局要制訂案件檔案管理應(yīng)急預(yù)案，對(duì)可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害應(yīng)有相應(yīng)的應(yīng)急搶救措施，確保案件檔案的實(shí)體安全。第四章 使用第二十一條【對(duì)內(nèi)使用】 本單位有關(guān)部門或工作人員因工作需要查閱案件檔案應(yīng)先辦理使用登記手續(xù)，經(jīng)案件檔案保管部門同意后在指定區(qū)域內(nèi)進(jìn)行查閱。第二十二條【行業(yè)內(nèi)使用】 上級(jí)機(jī)關(guān)或行業(yè)內(nèi)其他單位因案件復(fù)議、訴訟、檢查等特殊情況需借用案件檔案時(shí)，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意。第二十三條【對(duì)外使用】 外部單位或個(gè)人需要查閱、摘錄和復(fù)制案件檔案有關(guān)資料的，應(yīng)當(dāng)出示有效證明，由法/ 7規(guī)部門統(tǒng)一受理，符合條件的，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，填寫案件檔案使用登記本，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行查閱、摘錄和復(fù)制，但不得外借案件檔案。第二十四條【使用限制】 使用案件檔案時(shí)，閱卷人不得在案件檔案上作任何標(biāo)注、修改、污損，不得抽取、拆散案件檔案材料，應(yīng)主動(dòng)維護(hù)案件檔案的完整。第二十五條【保密要求】 依照有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)保密的實(shí)名舉報(bào)、涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私等案件檔案材料，借閱人不得查閱。第二十六條【公開(kāi)例外】 案件檔案原則上不向社會(huì)開(kāi)放。如公安因刑事偵查、法院因行政訴訟等特殊原因需要部分或全部公開(kāi)案件檔案時(shí)，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第四章 監(jiān)督第二十七條【監(jiān)督原則】 各級(jí)局依職權(quán)對(duì)同級(jí)或下級(jí)局的案件檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，并接受同級(jí)人民政府及有關(guān)行政部門的監(jiān)督。第二十八條【禁止行為】 各級(jí)局相關(guān)人員出現(xiàn)下列行為之一的，由上一級(jí)或同級(jí)管理部門責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分：（一）未按照規(guī)定期限移交案件檔案的；/ 7（二）故意瞞報(bào)、漏報(bào)有關(guān)材料、證物，將文件、資料據(jù)為己有，拒絕移交檔案管理部門歸檔的；（三）違反相關(guān)規(guī)定擅自擴(kuò)大或者縮小案件檔案接收范圍的；（四）未經(jīng)同意公開(kāi)或借閱案件檔案并造成重大影響或損失的；（五）明知所保存的案件檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成損失的；（六）因玩忽職守造成案件檔案材料遺失、丟失、毀損的；（七）應(yīng)當(dāng)處理的其他情形。第二十九條【考核監(jiān)督】 開(kāi)展案件檔案監(jiān)督檢查和評(píng)議考核的人員，在監(jiān)督檢查、評(píng)議考核工作中弄虛作假、徇私舞弊、玩忽職守，構(gòu)成行政違紀(jì)的，應(yīng)按照給予行政處分。第三十條【涉刑移送】 行為責(zé)任人觸犯刑法，構(gòu)成犯罪的，應(yīng)依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。第五章 附則第三十一條 行政處理、行政復(fù)議、行政賠償案件的案件檔案管理參照本規(guī)定執(zhí)行。第三十二條 各級(jí)局應(yīng)當(dāng)依照本辦法制定《煙草專賣行政處罰案卷管理辦法實(shí)施細(xì)則》，如按照當(dāng)?shù)毓ぷ鲗?shí)際情況需對(duì)相應(yīng)條款進(jìn)行變通的，需報(bào)省局備案批準(zhǔn)。/ 7第三十三條 新的法律、法規(guī)及規(guī)范性文件對(duì)本辦法所列內(nèi)容另有規(guī)定的，依新規(guī)定執(zhí)行。第三十四條 本制度由XX省煙草專賣局負(fù)責(zé)解釋。第三十五條 本辦法自印發(fā)之日起施行。/ 7