【正文】 同時還收錄學生會部門設(shè)置、部門干部職務等情況。學生會活動檔案：收錄學生會各部門組織的各類活動計劃、活動實施方案、活動總結(jié)及反映活動的攝影、攝像資料、錄音資料。學生會文件檔案：收錄學生會各類管理制度、有關(guān)政策、文件及其他文書材料（活動通知、會議文件、工作指示、決定、決議、意見等）。二、日常檔案工作辦法：學生會各部門應由管理本部門檔案的副部長負責本部門日常檔案的收集、整理，并報辦公室備案。各部門負責檔案的副部長應與辦公室加強聯(lián)系，溝通思想，交流經(jīng)驗，以利于檔案工作的發(fā)展。文件檔案、干部檔案均由學生會辦公室負責整理和保存。三、活動檔案提交辦法：內(nèi)容要求：（1）活動企劃書；（2）活動籌備情況；（3）活動及進程結(jié)果（4）活動結(jié)束后的總結(jié)（5）活動新聞稿。對于比賽類活動，必須注明各輪次的戰(zhàn)況及獲勝方。形式要求：對于各部門活動檔案，應一式兩份，并將其中一份提交辦公室備案，另一份留存于分管的副主席處，以備學期工作鑒定用。檔案上繳日期：在該項活動結(jié)束后12周內(nèi)。檔案上交時間由辦公室主任簽字。四、檔案查閱辦法：查閱前對照辦公室清單，明確檔案名稱及檔案號。認真填寫索檔單，并由部長以上簽字。各部在日常辦公時間辦理查檔手續(xù)，并同時告知辦公室歸還時間。檔案閱畢后請及時歸還，過期不還辦公室有權(quán)進行查詢并作相應處理。以上解釋權(quán)歸團總支學生會主席團。八、會議制度一、主席團例會制度（1）主席團例會定于每周星期日晚６：００由主席召集主席團成員召開。（2）會議由主席主持，交流信息討論，安排本周的工作任務。（3）主席因事不能到會，則需要委托一位副主席召集主席團成員開會，會后須向主席匯報開會內(nèi)容。（4）重大工作、活動決策，應通過會議討論決定，并由主席負責向?qū)W院黨委和指導老師請示批準。（5）如有特殊情況應根據(jù)實際需要召開主席團會議。二、部長例會制度部長例會定于每周一中午12：40在會議室召開，若有特殊情況需作出調(diào)整的，由主席團另行決定。工作期間視工作需要可另行不定期召開部長例會。與會人員不得無故缺席、遲到或早退。因故不能到會的，當以書面形式向辦公室請假。否則根據(jù)相應制度進行處理。與會人員必須穿戴整齊，佩戴工作證，提前十分鐘到場，并自覺到簽到處簽到。部長例會由主席團主持，主席團根據(jù)會議議程聽取各部部長匯報上一周的工作情況，布置本周工作任務，并由主管副主席對主管部門的工作進行總結(jié)，作出指導。部長例會過程中，與會者可對系學生會各方面工作進行討論，最終由主席團決議。會前征得辦公室同意的前提下，各部部長可安排本部門委員列席會議。列席會議的干部對會議所討論的問題可以提出自己的看法。辦公室負責考勤工作，并作會議記錄。三、部門例會制度部門例會出席人員為該部門全體成員。會議每兩周召開一次，時間、地點由部長確定，主管副主席必須出席，同時報辦公室，由辦公室安排人做會議記錄。會議目的是對部門內(nèi)部工作進行總結(jié)，布置近期工作任務。有外圍機構(gòu)的部門（如體育部），由部長根據(jù)實際工作需要，不定期召開外圍機構(gòu)全體工作人員會議，聽取外圍機構(gòu)負責人匯報階段性工作情況。部門例會及外圍機構(gòu)會議之后，部長應向主管副主席匯報會議情況。與會人員必須穿戴整齊，佩戴工作證，提前十分鐘到場，并自覺到簽到處簽到。與會人員不得無故缺席、遲到或早退。如有特殊情況，應以書面形式向部長請假，否則一概以缺席處理。辦公室負責考勤，并做會議記錄。四、部門擴大會議制度部門擴大會議出席人員為學生會職能部門主管副主席、部長、副部長、委員、辦公室記錄人員及各班級負責人。會議時間、地點由學生會職能部門決定，并邀請主管副主席出席，同時報辦公室，由辦公室安排人做會議記錄。會議由學生會職能部門部長主持，商討本系的工作活動計劃；聽取學生會各部門負責人匯報階段性工作情況，布置接下來的工作任務。會議結(jié)束后，學生會職能部門部長應向主管主席匯報會議情況。與會人員必須穿戴整齊，佩戴工作證，提前十分鐘到場，并自覺到簽到處簽名。與會人員不得無故缺席、遲到或早退。如有特殊情況，應指定其他成員代為出席。辦公室負責考勤，并做會議記錄。九、工作證使用管理制度凡學生會干部均發(fā)給工作證，工作證限本人使用，不得轉(zhuǎn)借他人。凡在工作中，持證人均須佩戴工作證。持證人自覺接受全院師生民主監(jiān)督，不得利用職權(quán)、佩戴工作證進行不正當活動，否則視情況輕重給予相應處罰。工作證須妥為保存，如有損壞或遺失應立即向辦公室報告并補辦。辦公室負責制證工作，并實行統(tǒng)一管理。⒍、干部任期完滿，須將工作證交還辦公室。⒎、辦公室對工作證的使用進行監(jiān)督、管理。十、值班制度學生會日常辦公時間為每周一至周日晚7：30—9：30。辦公室值班人員按規(guī)定依時值班，值班人員打掃辦公室，保持環(huán)境整潔，并負責收取、整理信件和報紙，禮貌接待來訪人員，遇到職權(quán)內(nèi)無法處理的事情應及時向主席團匯報。辦公期間進入辦公室的學生干部應穿著整齊（如：不得穿拖鞋，背心，短褲），佩戴工作證。日常辦公時間內(nèi)應保持安靜、不得吸煙，不得從事與學生會事務無關(guān)的活動。各值班部門成員不得無故缺席值班，如因課程問題不能出席值班，應在開學兩周內(nèi)將課程表上交辦公室說明情況以便辦公室做好值班人員調(diào)配，如因臨時變動不能出席值班，應以書面形式提前 10 向辦公室請假，或口頭請假過后補交假條（此種請假形式只適用于緊急情況）。值班干部可以利用辦公區(qū)域進行工作及其他信息的交流，以加強溝通聯(lián)系。接聽電話應注意禮貌用語，應說：“你好，學生會！”不許打私人電話。辦公室的一切財物歸學生會所有，出入人員應自覺愛護公共財物，注意節(jié)約用水，辦公室財物不得外借（主席簽字同意的除外）。最后離開辦公室的學生會干部應關(guān)好電燈，拔電器插頭，并關(guān)好門窗。違反上述制度者，由辦公室給予口頭警告，情節(jié)嚴重者在例會上作出批評并責令其在例會上作出檢討。以上各項制度，由辦公室負責監(jiān)督執(zhí)行。十一、信箱、意見薄管理制度為進一步加強學生會工作透明度，實現(xiàn)廣大師生對學生會工作的有效監(jiān)督，特設(shè)立學生信箱及意見薄。信箱及意見薄由辦公室統(tǒng)一負責管理。辦公室應定期收集整理信箱和意見薄的意見、建議，并及時反映到有關(guān)部門。有關(guān)負責人收到意見后，應及時作出書面答復或直接答復建議，并報送辦公室。辦公室須以系團總支學生會名義向每一位提意見人發(fā)感謝信，并由主席簽名。十二、考勤制度凡收到學生會會議活動通知單或口頭通知者，必須準時出席。召開各種會議前，學生干部須自覺提前十分鐘到場，并在簽到本上登記。凡請假者，必須在活動或會議前將請假條交到辦公室，經(jīng)簽名批準后方可生效。假條將交辦公室存檔。請假超過一學期所召開會議和所組織活動總數(shù)三分之一者，取消評優(yōu)資格。凡系團總支學生會組織的會議及活動，應出席而未出席者，作無故缺席處理。2010年03月13日