【正文】 、適地不當，而D項適度有所欠缺。下面一段文字材料供同學們在學習進言方法時參考：及時給領導提出科學、合理的意見和建議，既是下屬的應盡職責，更是下屬展示才能、贏得上司賞識和器重的一條重要途徑。但是，科學合理的建議并不一定能被領導接受和采納，給領導獻言獻計的部屬也不一定都能得到領導的信任和重用。這里的關鍵就在于要掌握向領導進言的技巧和方法。一、適銷對路提建議的最終目的是要讓領導采納，但建議能否被采用，首先取決于建議的內(nèi)容是否“對路”，是否適合領導的“口味”。韓非子就曾提出，下屬不能隨便向上司進言。他提出幾種情況：其一，君主秘密策劃的事，不知情者貿(mào)然進言就會有危險；其二，君主表里不一的事，誰把情況說破，誰就會有危險；其三，為官經(jīng)歷還不深，還未得到君主的信任時，如果把自己的才能全顯露出來，那么即便謀劃成功也不會受賞；如果謀劃失敗，反而受懷疑。韓非子所列舉的這些情況，其實就是由于未對領導的脾性、好惡等進行充分掌握所導致的。這其實就是在告誡我們，知事固然重要，而知人則更為重要，因為，不同的領導具有不同的個性、習慣和思維方式，對于特定問題，有著不同的考慮，而這些都有可能決定性地影響下屬建議的命運，影響領導對下屬的評價。因此，下屬欲做到“百發(fā)百中”，就首先要做到“知己知彼”，不僅要學會“胸中有良方”，還要學會“對癥下藥”，對領導及其領導方式、工作方法有一定的了解。為此，應該做到：； ； ； ； ； 。二、準備充分向領導進諫，既關系到建議能否被領導采納，更影響到領導對下屬的評價和看法。因此，下屬不能只是簡單地把自己的意見表達出來就萬事大吉了，而要進行充分的論證。否則會被領導認為部屬想法簡單幼稚、做事粗心、目光短淺或考慮不周，而且這些印象可能會長久地保留在領導的腦際中，從而影響下屬今后的發(fā)展；而考慮縝密細致的辦事作風，無疑會增加領導的滿意度和信任度。所以，下屬在向領導進言前一定要進行深思熟慮的準備，使自己的建議能夠經(jīng)得住各種問題的考驗。為此，事先要把準備工作做足：；。既要吸收其合理性以彌補自己建議的不足；又要指明其不合理性作為批駁的重點。；，以增大領導接受建議的可能性。，憧憬未來。不妨對未來作一預期，展示自己的建議的光明前景，并對各種可能性做出估計，這樣不僅可增強領導對方案的信心，也可以表明下屬具有某種長期眼光，引起領導的重視。三、見機行事建議都有時效性，不同的時間，不同的環(huán)境，建議的“含金量”大不一樣。因此，下屬向領導進言一定要把握好時機，做到言當其時，不失良機。主動給領導出主意與領導要求下屬出主意，其效果截然不同。一般來說，當領導遲遲難以決斷時，下屬提出的建議往往比較容易被采用。因此，下屬給領導出主意時一定要把握好時機，決策性建議超前出，補救性建議及時出，一般性建議經(jīng)常出，多出有預見性建議，少放“馬后炮”。盡量選擇一些非正式場合，如茶余飯后，下班途中，會議之后，以非工作角色，在領導心情放松時，把自己的意見和建議在輕松愉快的閑談中以不經(jīng)意的方式傳達給領導。人在情緒不佳時，較之平常更容易悲觀失望，思維遲鈍且惰于思考，情緒波動大并容易產(chǎn)生過激行為。因此，在與人交流時，應注意對方情感的變化。這啟示我們，在向領導進言時要學會“察言觀色”，注意領導的反映，做到熱心不過度，善謀不亂謀，把握好進言的頻率，遇到領導一時不接受自己的建議時，下屬不能固執(zhí)己見。四、講究策略有參謀之心，不得進言之法，也會南轅北轍，勞而無功。因此，向領導進言必須講究方式方法，使領導樂于接受。對大度的領導，可以直來直去；對小心眼的領導，則要婉轉(zhuǎn)，講究說話藝術。以請教的方式提建議，就不失為一個好的方法。因為請教者首先把自己擺在一種較低的姿態(tài)上，能給人一種心理上的滿足感。下屬以這種方式向領導提建議，表明下屬在提意見之前已經(jīng)仔細推敲和研究了領導的計劃方案，是以科學嚴謹?shù)膽B(tài)度來對待領導的思想的。因而，下屬的建議應該在尊重領導的觀點的基礎上提出來，這就容易被領導采納。五、擺正位置 ，出于公心。下屬在進言時，一定要出于公心，坦蕩無私，真心實意為領導著想。不能抱著自己的小九九，更不能給領導出餿主意，乘機整人。必須是從有利于工作，有利于維護領導的威信，有利于單位的團結(jié)出發(fā)，多出工作上的良方，少出影響單位建設，影響黨群關系，影響領導形象的是非點子。，大局出發(fā)。提建議、出點子不要囿于部門、科室和個人分管的工作，要注重從單位建設的全面發(fā)展和各項任務的圓滿完成出發(fā)。為此，要強化“三個思考”，即換位思考看問題的站立點要高，能從全局出發(fā)為領導出主意、提建議；補位思考拾遺補缺，完善決策；易位思考站在群眾的角度審視領導決策，提高決策的公正性和可操作性。此外，為了使自己的建議得以實施，下屬還要學會推功讓利，有時，不妨將自己的成果所帶來的榮譽送與領導，自己則從想法得以實施的結(jié)果中獲取成就感。，遵循程序。除非領導有交代，下屬一般不要越級提建議，對不屬于職責范圍內(nèi)的事情，也不要輕易向領導進言?！掇k公室管理》第二次形成性考核作業(yè)題目解析一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。問題源于教材第三章第1點的“電話接打”，見教材P43—P45及P50—51頁。相同：1．都應先問好，再傳達自己的信息； 2．都應保持耐性、熱情的態(tài)度；3．通話結(jié)束，應讓對方感受到自己愉快的心情； 4．都應簡明扼要表達自己的意思。異處：1．打電話應首先查清楚對方的電話號碼，打出電話要等鈴聲響6—7下，無人接聽才可掛機；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。2．打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步； ，接聽電話一般沒有選擇。本題需要同學們根據(jù)教材內(nèi)容和實際工作經(jīng)驗進行分析作答，平常我們經(jīng)常要打出或接聽電話，打出和接聽電話實際差入并不大，但僅有的一點點差別，也是應該引起我們的重視的。以上內(nèi)容只是給同學們做參考，同學們還可以自己歸納一些要點。二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優(yōu)劣或應注意的地方。問題源于教材第三章第3點的“電視會議”和“交互式電話會議”這兩個知識點，見教材P59—P60，還可參閱教材P153,回答問題的關鍵是，要先說明基本用途，然后進行比較。1．基本用途：“電視會議”主要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料?！敖换ナ诫娫挄h”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方的國際、國內(nèi)或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。2．兩者與一般會議的不同： 可以消除時空上的局限性。3．各自的優(yōu)劣： “電視會議”——優(yōu)：通達范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象；劣：技術上的要求較高?！敖换ナ诫娫挄h”——優(yōu)：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣：費用高，技術含量高?！耙话阈詴h”優(yōu)：溝通方便、傳達準確、便于交流。劣：投入及組織工作量大。三、簡要回答郵件分揀的一般標準。問題源于教材第四章第2點“郵件的分揀”，題目比較簡單，同學們在回答時應回答出基本要點，并進行簡單說明和闡述?？蓞㈤喗滩腜66.（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。四、怎樣處理上司不在時的郵件？問題源于教材第四章第5點“上司不在時郵件的處理”。本題的答案請同學們見教材第72頁。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？問題源于教材第五章第3點“上司拒絕接見來訪者的做法”。本題可以從4個方面進行回答，即教材第88頁的相關表述。1．上司正在開會時； 2．上司繁忙時； 3．上司即將外出時；4．遠道來訪或有重要事情的來訪時。六、結(jié)合下面教材中引用的“案例”，虛擬一份“致歉函”，體會信訪工作實務操作。美國某花店經(jīng)理接到一位顧客的電話，說她訂購的20支玫瑰送到她家的時間遲了一個半小時，而且花已經(jīng)不那么鮮艷了。第二天，那位夫人接到了這樣一封信：親愛的凱慈夫人： 感謝您告知我們那些玫瑰在很差的情況下已經(jīng)到達您家的消息。在此信的附件里，請查找一張償還您購買這些玫瑰所用的全部金額的支票。由于我們送貨車中途修理的意外耽擱，加之昨天不正常的高溫，所以您的玫瑰我們未能按時、保質(zhì)交貨，為此，請接受我們的歉意和保證。我們保證將采取有效措施以防止這類事情的再次發(fā)生。在過去的兩年里，我們總是把您看作一個尊敬的顧客，并一直為此感到榮幸。顧客的滿意乃是我們努力爭取的目標。請讓我們了解怎樣更好地為您服務。您真誠的霍華德佩雷斯（經(jīng)理簽名）年月日這道作業(yè)題目實際是讓同學虛擬一個案例，模仿上面致歉函的方式，寫一份自己設計案例的致歉函，同學們不要照抄原致歉函，最好也不要依據(jù)本案例寫。寫作當中要注意函文格式。通過寫作，體會文員在信訪工作中的工作責任?！掇k公室管理》第三次形成性考核作業(yè)題目解析一、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預定表。問題源于教材第八章第4點的“日程安排計劃表的種類和管理”?？蓞㈤喗滩腜165P170。本題考察同學們對知識點的靈活運用能力，同學們要對以上四種類型的預定表理解和掌握之后，再結(jié)合自己的實際情況回答。1．日程安排計劃表的種類：（1）年預定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。一般于年初將整個的活動事項整理成表，再通知各部門。（2）月預定表、周預定表、日預定表。月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計劃。周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業(yè)務活動。2．—，編寫。二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？問題源于教材第十章第3點“文秘人員對上司主要工作的輔佐”，可參閱教材P199—P204。答題基本思路如下：1．提神醒腦的服務。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。2．私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。3．財物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。4．其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。三、根據(jù)國際慣例宴請程序及下表中所列的“項目和任務”，將相關內(nèi)容進行歸類，提出一個簡約的工作任務單。國際慣例的宴請有以下程序：迎接、小憩、開宴、致辭、宴會、宴畢、休息、告辭。文秘人員經(jīng)常要協(xié)助上司舉辦各類宴會。準備宴會需要精心、細心和耐心。正式宴請應該完全符合社交禮儀規(guī)則。文秘人員對參加宴會的每一個人都應彬彬有禮，溫和體貼，不讓任何人受到冷落。文秘人員自始至終都要留意細節(jié)問題。文秘人員應該準備一份備忘錄，列出需要解決落實的事項。（如下圖所示）項目或任務況宴請人數(shù)重要客人的陪同、接待場地 場地布置餐桌上的裝飾品、姓名標簽菜單選擇 酒、飲料 招待員安排完成任務情備注、提示負責人完成進度 現(xiàn)場音樂主桌和其他席位安排、席位卡簽到桌和簽到本 門口的接待工作 上司的特別提示、要求（如發(fā)言稿）衣物寄存處、洗手間 來賓的司機安排、車輛停放意外情況（停電、客人酒醉等）桌椅擺設、其他物品準備結(jié)束后清場這道題目主要是給同學們提供了一個編寫“工作任務單”的基本框架，同學們可以參照這個框架，考慮宴請過程中會涉及到的相關程序和基本任務，如果能夠根據(jù)這個范本，結(jié)合自己的工作實踐，編寫出合適的“工作任務單”則最好?！掇k公室管理》第四次形成性考核作業(yè)題目解析一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應用的一般場合。問題源于教材第十二章第1點“口頭語言的特征”和第2點“敬語的用法”這兩個知識點。第一個問題是要說明口頭語言的基本特征，第二是要回答出敬語應用的一般場合，也就是要說明“敬語的用法”。1．口頭語言的基本特征：（1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。（2）有重音?？谡Z中，需要強調(diào)的成分，都是通過重音表達的。（3）有歧義。因為漢字一音多字。（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應規(guī)范、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松、愉快些。2．敬語使用的一般場合：（1）對于自己尊敬的人，當然會使用敬語。（2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要使用敬語。（3）敬語一般針對：年長或比自己輩分高者；具有較高職務、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者；有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。同學們要注意，本題有兩個問題：這個知識點。二、簡要闡述社交話題的選擇。問題源于教材第十二章第6點“社交話題的選擇”，．合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風趣、幽默的小