【正文】 是從更好地搞好工作，更順利地接待商談事物的角度說，如果有約在先，雙方的會晤和接洽會因為準備充分而十分順利。另外，從秘書每日工作應當統(tǒng)籌安排的角度考慮，事先有約，也便于秘書安排其他工作，便于秘書事先對要談的事情給領導匯報請示。所以，在接待工作中，秘書應盡量堅持“約見制度”。及時每一位來客和來訪者能在實現(xiàn)通過電話預約來訪時間和所談事宜，使秘書對每一項都實現(xiàn)有準備，接談后的事情能夠落實，或者有實質(zhì)性進展。（二）秘書必須堅持“一視同仁”的原則秘書對每一位來訪者，必須堅持“一視同仁”的原則，即無論來客是權勢顯赫的大人物，還是來尋求幫助的人。在具體事宜的處理上也許會有不同，但是在接待禮儀上，她們從秘書這兒得到的應當是同樣的禮貌接待。第五篇：秘書辦文案例公文與法律1993年3月，某省人大常委會舉行第十二次會議作出決議，決定撤銷該省某市人民政府的108號文件。決議一公布，立即在省直和各地、市機關引起一陣不小的震動。原因主要是某市政府的108號文件不符合國家《土地法》。108號文的主要內(nèi)容如下：關于金灘外商投資開發(fā)區(qū)征用土地的批復市外經(jīng)貿(mào)委：報來《關于要求批準征用金灘外商投資開發(fā)區(qū)1500畝土地的請求》收悉。建立金灘外商投資開發(fā)區(qū)是市四家班子集體研究決定的。這是市委、市政府貫徹省委、省政府“筑巢引鳳”戰(zhàn)略決策的重大舉措，標志著我市對外開放進入了一個新時期。盡快把握、金灘外商投資開發(fā)區(qū)搞起來，對我市乃至全省經(jīng)濟實現(xiàn)跨躍式發(fā)展將起重要作用。為此，特批復如下：①同意你委征用金灘區(qū)域土地1500畝，其中水田1050畝；②根據(jù)市委、市政府的“低門坎”政策，可根據(jù)水田、旱地不同，地塊區(qū)別，給予適應優(yōu)惠地價；③請市土地、規(guī)劃，城建等部門積極配合，大力協(xié)助外經(jīng)貿(mào)委做好征地等項前期工作，此復XX市人民政府1992年8月18日XX市政府的108號文下達到市直各部門后，不到兩個月，金灘外商投資開發(fā)區(qū)的藍線圖已繪制出來。緊接著是100多家房地產(chǎn)公司一股炒賣藍線圖的熱潮，地價由每畝5萬元炒到每畝50萬元，引起了金灘區(qū)農(nóng)民群眾的強烈不滿，集體上訪和越級上訪不斷。[簡評]一件公文，引起如此大的效應，在XX市是前所未有的，這說明了機關公文是何等重要。機關公文，是黨政領導機關在實施領導、處理公務過程形成的具有特定效力和規(guī)范格式的文書；是傳達、貫徹黨的路線、方針、政策，指導和布置工作的工具。中共中央辦公廳1996年5月3日印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》第五章第十六條規(guī)定：“起草公文應當做到：符合黨的路線、方針、政策和國家和法律、法規(guī)及上級機關的指示，完整、準確地體現(xiàn)發(fā)文機關的意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。”因此，負責機關公文處理的秘書人員必須具有很高的政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，掌握黨的路線、方針、政策，通曉法律、法規(guī)和經(jīng)濟、科技、文化教育等方方面面的知識?！吨袊埠蛧恋毓芾矸ā返谒恼碌诙鍡l規(guī)定，“國家建設征用耕地1000畝以上，其他土地2000畝以上的，由國務院批準”。XX市人民政府的108號文件顯然嚴重違反了《土地法》，不能執(zhí)行。1990年，某市的一個公文由于市紀委檢查委員會和監(jiān)察局提出不同意見而停止執(zhí)行。這個公文的題目是《XX市委、市政府關于加快發(fā)展個體、私營企業(yè)的決定》?！稕Q定》中有那么一句話：“市直各部門都要進一步解放思想，大力支持我市個體、私營企業(yè)的發(fā)展，只要錢不裝入個人口袋，怎樣干都行。”《決定》下達后，不到半年，這個市的個體、私營企業(yè)如雨后筍，發(fā)展很快。但是，出現(xiàn)了一些市直機關與個體戶合股、合資或拆墻開設門面與個體戶合作辦店辦企業(yè)現(xiàn)象。這些“合作”私營企業(yè)中，有少數(shù)打著市直機關的招牌，向國有企業(yè)要走俏商品轉(zhuǎn)手買賣，從中獲利。市紀檢監(jiān)察部門認為這種做法不符合省紀委第Ｘ次全體會議精神，向市委、市政府提出意見，主要是指《決定》中有：“只要錢不裝入個人口袋，怎樣干都行。”這句話是市委的一位領導同志在一次企業(yè)家學習座談會上講的，沒有公開發(fā)表，不能作為《決定》。［簡評］公文校核是公文處理程序中的一個重要環(huán)節(jié)。負責公文處理的秘書處（科）長必須以高度的責任感，認真做好公文校核工作。本例中１《決定》的那句話，是《決定》起草者引用市委一位負責人在一個座談會上的即席講話中的一句。其實，這個即席講話是在特定的場合，特定的前提下講的，前后還有多層意思，草擬者把它放到《決定》中是不對的，而負責公文校核的同志也未認真進行校核，因而出現(xiàn)差錯。由此可見，公文的校核是十分重要的。一般地說，一個公文要經(jīng)過三步校核才能送印發(fā)出：（１）公文文稿送領導人審批之前要進行核的訂發(fā)內(nèi)容是：報批程序是否符合規(guī)定；是否確需行文；內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關的指示精神，是否完整、準確地體現(xiàn)發(fā)文機關的意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提措施和辦法是否切實可行；人名、地名、時間、數(shù)字、引文和文字表述，密級、印發(fā)傳達范圍，主題詞是否準確、恰當，文字、符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合規(guī)定；涉及有關部門業(yè)務的事項是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得一致意見；等等。（2）已經(jīng)領導人審批過的文稿，在印發(fā)之前應再作校核。校核的主要內(nèi)容同（１）所述。這一步校核也很重要。領導人由于工作繁忙，對一些文稿，未能仔細推敲，就一字不改地簽發(fā)了；有的文稿，雖作修改，但由于受時間和精力的限制而未能作全面考慮，這就要求秘書處（科）長再次校核。當然，經(jīng)校核如需作涉及內(nèi)容的實質(zhì)性修改，則段報經(jīng)原審批領導人復審。（3）在公文正式印發(fā)前，復核，主要是對公文的審批手續(xù)（含會簽）完備不完備，文種用得恰當不恰當，格式符不符合要求進行復核。最后確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)。某地委統(tǒng)戰(zhàn)部為了及時貫徹省委和地委關于積極向各級領導班子推薦優(yōu)秀黨外人士的指示精神，向各縣（市）委下達了一個通知。通知是這樣寫的：關于認真負責地推薦優(yōu)秀的黨外人士進入各級領導班子的通知各縣（市）委：為了進一步加強統(tǒng)戰(zhàn)工作，充分調(diào)動黨外人士的積極性和創(chuàng)造性，根據(jù)省委、地委關于積極向各級領導班子推薦優(yōu)秀黨外人士的精神，特作如下通知：（1）略。（2）每個縣（市）都要推薦34名優(yōu)秀黨外人士進入縣政府、縣人大常委會、縣協(xié)的領導班子中。（3）每個縣（市）都要建立起一個黨外人士人才庫。（4）（略）。以上通知，望認真執(zhí)行。中共XX地委統(tǒng)戰(zhàn)部199X年X月X日某縣委辦公室接到這個通知后，負責辦文的某副主任感到為難，征求負責督查同志的意見，也覺得不好執(zhí)行，也無法立項督查。于是就向地委辦公室反映。地委辦公室的同志與地委統(tǒng)戰(zhàn)部的領導同志協(xié)調(diào)后經(jīng)地委領導同意，采取地委辦公室轉(zhuǎn)發(fā)的形式下達各縣（市）委貫徹執(zhí)行。[簡評]地委統(tǒng)戰(zhàn)部根據(jù)自己的職責，主動發(fā)文貫徹地委意，為什么某縣委辦公室認為無法執(zhí)行呢？這是因為，干部工作屬于組織部門的職責，要貫徹這個《通知》精神，就必須將文件轉(zhuǎn)縣委組織部落實，并進行立項督查。這變成組織部去貫徹落實統(tǒng)戰(zhàn)部的指示，顯然不符合黨委各部門的職責。地委統(tǒng)戰(zhàn)部的工作作風應該肯定的，那怎樣才能迅速貫徹地委的意圖呢？《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》第四章行為規(guī)則中明確規(guī)定：“黨的機關行文關系，根據(jù)各自的隸屬關系和職權范圍確定?！秉h委各部門在各自職權范圍內(nèi)可以向下級黨委的相關部門行文。黨委辦公廳（室）根據(jù)黨委授權，可以向下級黨委行文；黨委的其他部門，不得對下級黨委發(fā)布指示性公文。據(jù)此，地委統(tǒng)戰(zhàn)部可以通過兩條途徑行文落實地委的指示精神。一是向地委請示以地委或地委辦公室名義向各縣（市）委發(fā)文并起草代擬稿；二是地委統(tǒng)戰(zhàn)部行文指示各縣（市）委統(tǒng)戰(zhàn)部提出貫徹落實意見報縣（市）委批準。關于轉(zhuǎn)發(fā)縣長七月十七日在全縣廉政會議上的講話的通知各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府，縣直各委、辦、局：XXX同志七月十七日在全縣廉政會議上的講話，闡述了廉政與與勤政的關系，布置了當前的幾項工作，十分重要，今年是XX建縣14周年，又是縣、鄉(xiāng)政府換屆之年，當前工作多，任務重，更需要廉政、勤政。為此，特將“講話”文稿轉(zhuǎn)發(fā)你們，望認真、貫徹，務必按講話的要求，扎扎實實地搞好工作，為慶祝建縣1400周年作貢獻。XX縣人民政府一九九0年七月二十三日[簡評]通知是常用的一種公文，格式比較簡單，寫作起來也不復雜。這個通知基本符合要求，格式正確，內(nèi)容也講清楚了。不足之處是文字不簡潔。從題目看，沒有必要把“七月十七日”寫進去，因為正文里提到了。況且，這個時間不是什么特殊的日子，對正文來說并不十分重要。別，“轉(zhuǎn)發(fā)”改為“印發(fā)”更好。轉(zhuǎn)發(fā)件，一般是下級呈送，或同級抄送，上級下發(fā)的公文。這里行文的是本級領導的一個講話，在其他地方?jīng)]有行過文，無“轉(zhuǎn)”的依據(jù)。從正文語句看，“十分重要”后應是句號。因為這句話的意思已經(jīng)完了?！疤貙ⅰ薄爸v話”文稿轉(zhuǎn)發(fā)給你們 中的“文稿”二字多余，另“轉(zhuǎn)”相應題目改用“印”?！巴J真、貫徹，務必按講話的要求”一句在“認真”與“貫徹”之間加進頓號是錯誤的。這一句中的“按講話要求”如何與“認真、貫徹”，實際上是一個意思，后者應當刪去，直接說“望認真貫徹講話精神”即可。此外，文中闡述了“廉政與勤政的關系”中的“與”，“認真、貫徹“之中扣頓號，估計是校對錯誤。在這么短的公文中出現(xiàn)這些錯誤，是不應該的。寫作公文是來不得半點馬虎的，也不容重復羅嗦。機關企事業(yè)或社會團體的印章，是這個機構、組織作為一個法人地位、權力的標志和憑證，具有法律效力。印章的使用有嚴格的規(guī)章制度，用印必須遵循一定的手續(xù)，不能違章用印，擅自用印。一個單位掌握印鑒的人，他的手起落之間，擔負著重大關系。某廳辦公室印鑒管理員，一日中午將近下班時，遇到下屬公司一個常來辦事的黨支部書記兼經(jīng)理，拿著一份他女兒參加成人高考的登記表，要求其簽署主管部門意見，并加蓋廳的公章。開始監(jiān)印員要他找廳人事主管處蓋章，但這位經(jīng)理借口“已經(jīng)下班，沒時間了”，并說“單位已同意蓋章了”。礙于“熟人、面子”并以“她考上才算數(shù)”為理由，因而不堅持原則，而在登記表上簽署意見，加蓋該廳的印章。一年后，群眾揭發(fā)，經(jīng)理弄虛作假，以權謀私，用單位指標，騙取單位和主管廳簽印，送不合條件子女入高校讀書。經(jīng)有關部門查實，除對當事人作了紀律處分外，對不堅持原則，越權、違紀，隨意用印的某廳辦公室監(jiān)印員也給予黨紀處分，并取消當年“優(yōu)秀黨員”稱號。對該經(jīng)理所在公司的印章管理員也進行批評教育，責令其作出書面檢討。[簡評]單位印章是單位法人代表的憑證，它的使用權屬單位主要負責人，使用權除主要負責人外，還有他授權分管某方面職責的副職和該單位辦公室主任。辦公室的印章監(jiān)管員，只有代為管理的職責，只有在單位領導人簽字認可的情況下，才能代領導者在正式文書上用印。未經(jīng)領導者授權隨意代替單位簽署意見和用印，就是越權、違紀行為。印章管理員要有高度政治責任心，要堅持原則，秉公辦事。單位文書往來頻繁，印章使用率高，監(jiān)印員政治素質(zhì)就是首要，辦事要做到認真細致。嚴肅謹慎，善于辨別事物真?zhèn)?，應變能力強。確保正確用印，杜絕印章使用的漏洞。組織紀律性強，也是監(jiān)印員的必備條件。辦公室辦文、辦事中，待人接物，瑣碎繁雜，印章管理員往往要兼任其他方面的工作，業(yè)務上有不熟練之處，在所難免，多向領導請求、匯報，不要不懂裝懂，擅自做主，當可減少或防止行文、辦事用印過程中出現(xiàn)的差錯。