會務(wù)總結(jié)-資料下載頁
2024-10-14 02:24本頁面
【正文】 第四篇：會務(wù)總結(jié)會務(wù)工作流程首屆“中韓友好經(jīng)濟(jì)交流合作暨商品說明洽談會”圓滿閉幕，作為公司首次獨(dú)立承辦策劃的商業(yè)會議，公司在整個會務(wù)籌備和會議前后或多或少出現(xiàn)紕漏：會議籌備時(shí)準(zhǔn)備鞏工作不足、會議過程中工作人員略顯忙亂、在處理雙邊關(guān)系上不夠沉穩(wěn)，扎實(shí)等情況。此次會務(wù)中暴露出來的諸多問題值得大家深刻研究、反思，在以后的活動中避免再次發(fā)生，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為以后的工作積累經(jīng)驗(yàn)，做到盡善盡美。以下是會務(wù)總結(jié)：一、會務(wù)籌備預(yù)先溝通：與協(xié)會達(dá)成舉辦會議的事宜，提前確定會議主議題、召開時(shí)間、出席范圍和人數(shù)等信息。制定預(yù)案：制定預(yù)案供對方選擇、推薦合適的會議型酒店、餐飲場所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會議交通流程、接待流程等。同時(shí)，就服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)流程、推進(jìn)計(jì)劃、服務(wù)價(jià)格等內(nèi)容進(jìn)行深入探討，大致明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。簽訂協(xié)議：細(xì)化方案，以書面的形式確認(rèn)雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。任何計(jì)劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時(shí)的不合，以會議的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標(biāo)。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸，并臨時(shí)決定雙方簽字負(fù)責(zé)人，所有臨時(shí)往來允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。經(jīng)費(fèi)支付：經(jīng)費(fèi)由委托方在會議前提前支付總費(fèi)用，會議過程中產(chǎn)生的額外經(jīng)費(fèi)在雙方認(rèn)可的情況下做為補(bǔ)充經(jīng)費(fèi)于會議結(jié)束當(dāng)天進(jìn)行結(jié)算。同時(shí)，會議過程中節(jié)省的經(jīng)費(fèi)也于會議結(jié)束當(dāng)天進(jìn)行結(jié)算。二、會務(wù)準(zhǔn)備確定和落實(shí)會議預(yù)案執(zhí)行。包括時(shí)間、地點(diǎn)、主題、人員等發(fā)布會議通知。通知內(nèi)容主要包括主議題、時(shí)間、地點(diǎn)、出席范圍和其它需要提醒的事項(xiàng)。通知的方式：電話通知、電子郵件通知、書面通知、移動短信通知等采取多種方式通知。及時(shí)向會務(wù)負(fù)責(zé)人報(bào)告通知送達(dá)的情況和擬出席情況。邀請領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓。邀請上級領(lǐng)導(dǎo)及來賓與會要提前制發(fā)邀請函并根據(jù)需要安排車輛接送事宜。準(zhǔn)備會議材料。會議材料包括：會議文件、與會人員名單、樣品等涉會材料與物 品。在會議召開之前審定后印制。落實(shí)會場布置。包括會標(biāo)、主席臺座次和席位牌、會議材料、話筒、茶 水等 。包括會標(biāo)布置、引導(dǎo)牌安置、音響設(shè)備、燈光、空調(diào)等，就座區(qū)域劃分。包括會議簽到、材料分發(fā)、茶水添置、車輛接送、餐飲安排 和其它應(yīng)急服務(wù)。安排會議接待。根據(jù)會議需要做好接站、住宿和餐飲安排等。大型會議要制作接送、住宿和餐飲安排一覽表。根據(jù)會議安排落實(shí)參觀游覽安排及有關(guān)紀(jì)念品贈送工作。發(fā)布新聞信息。通知公司部門做好新聞宣傳工作安排。安排專人做好會議記錄，做好會議簡報(bào)工作。制定分工預(yù)案、召開會務(wù)人員動員會。明確工作目標(biāo)、任務(wù)、期限。明確責(zé)任人。檢查會務(wù)準(zhǔn)備情況。會務(wù)準(zhǔn)備工作布置后，要重視動態(tài)的檢查監(jiān)督，對沒有及時(shí)完成規(guī) 定任務(wù)的，要及時(shí)采取措施加以彌補(bǔ)，并做好相應(yīng)預(yù)案。二、會中服務(wù)檢查會場布置情況。提前開啟空調(diào)設(shè)備。重點(diǎn)檢查音響、燈光等設(shè)備、主席臺的布置情況。檢查會務(wù)人員就位情況。 工作。、禮儀等其他服務(wù)人員就位情況。檢查會議記錄人員到位情況。檢查攝影、攝像、錄音等工作到位情況。檢查文秘和翻譯是否到位。做好與會人員合影的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。做好會議的新聞采訪、安全保衛(wèi)和醫(yī)療保障工作。編印會議通訊錄。做好與會人員會后餐飲、游覽以及送機(jī)的相關(guān)安排。三、會后工作結(jié)算。提供會議過程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對并結(jié)帳整理與會人員照片和制作通訊錄。安排相關(guān)人員、車輛為與會人員送行。做好會議記錄及相關(guān)材料的整理歸檔工作。落實(shí)會議形成的決議，明確專人協(xié)調(diào)落實(shí)。建立客戶檔案，對與會人員進(jìn)行必要的問候和工作聯(lián)系。第五篇：會務(wù)總結(jié)0會務(wù)總結(jié)本次會務(wù)總結(jié)如下：好的方面：1: 臨時(shí)委任的財(cái)務(wù)羅旺,陳奕思工作很負(fù)責(zé),很細(xì)心,: 新員工都很投入,很積極，: 兩千多人的會務(wù)能夠圓滿成功是公司的驕傲,：1: 老員工私自帶門票和手環(huán)不齊的客戶進(jìn)場,: 老員工偷懶?；氖侄卧絹碓蕉?但欠高明,: ,: 會務(wù)組的幾位負(fù)責(zé)人應(yīng)該多溝通, 傳達(dá)的指令一致才能讓大家更領(lǐng)悟,:1: 還可以更進(jìn)一步向總指揮爭取銷售成交環(huán)節(jié)的彩排, : 收款前的準(zhǔn)備工作做準(zhǔn)備得很充份, 很到位, 但售書環(huán)節(jié)沒有事先了解售書人員名單,:1: 希望公司更重視和支持財(cái)務(wù)部門, 現(xiàn)在公司人員崗位基本明確, 可以從財(cái)務(wù)分出部分行政工作出來, : 公司高層領(lǐng)導(dǎo)可以更協(xié)作更配合些, 做到公私分明。畢竟這場會議是關(guān)系到公司名譽(yù)和前途的大事, : 希望公司人員職責(zé)能更清晰明確, 能制定相關(guān)制度來規(guī)范和審核各部門人員工作質(zhì)量及進(jìn)度.
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