【正文】 評(píng)估小組分析后，由總務(wù)經(jīng)理承認(rèn)。 ◆ 為方便采購(gòu)員和食堂人員了解市場(chǎng)行情，采購(gòu)員需會(huì)同食堂指派的人員一同前往市場(chǎng)，并對(duì)食堂菜單中數(shù)量 30 斤以下的零星物品實(shí)施現(xiàn)金采購(gòu)（原則上單項(xiàng)零星物品的總金額須在 500元以下，每天現(xiàn)金采購(gòu)需控制在 4， 000 元以下） 。此種情況下物品價(jià)格由采購(gòu)員控制和同去的指定食堂人員監(jiān)督 ◆ 市場(chǎng)現(xiàn)金采購(gòu)后發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)行情與固定供應(yīng)商的批量供應(yīng) 第 18 頁(yè) 共 22 頁(yè) 有價(jià)格或質(zhì)量差 異時(shí)，采購(gòu)員應(yīng)立即報(bào)告采購(gòu)擔(dān)當(dāng)經(jīng)理，并立即將結(jié)果傳真給供應(yīng)商，共同協(xié)商最佳解決方案。如因客觀原因需更換供應(yīng)商，采購(gòu)員須說(shuō)明理由待采購(gòu)擔(dān)當(dāng)經(jīng)理或總務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后才可更換。對(duì)緊急情況下的物品求購(gòu) ◆ 緊急情況的定義。突然發(fā)生，并有可能給工廠生產(chǎn)或職工生活帶來(lái)重大不良影響的事件。 ◆ 總務(wù)部門接到請(qǐng)購(gòu)部門的緊急求購(gòu)單后，采購(gòu)員須遵循價(jià)格簽準(zhǔn)權(quán)限，采取貨比三家的原則，優(yōu)先實(shí)施采購(gòu)。采購(gòu)售后服務(wù)的跟蹤 ◆ 采購(gòu)員應(yīng)妥善保管所采購(gòu)的電器，設(shè)備，工器具等貴重物品的保修卡 /發(fā)票復(fù)印件等保修憑證。采購(gòu)員監(jiān)督機(jī)制 ◆ 采購(gòu)員須按程序訂購(gòu)，其他人員不得擅自采購(gòu)（由總務(wù)經(jīng)理委托的除外），否則工廠不予承認(rèn)。 ◆ 對(duì)采購(gòu)員的管理：實(shí)行一年一次管理部范圍內(nèi)職務(wù)輪流制建立到貨驗(yàn)收小組（包括食堂用品驗(yàn)收） ◆ 小組成員的構(gòu)成。小組成員由食堂科指定人員，倉(cāng)庫(kù)管理員，采購(gòu)員。 ◆ 小組成員職責(zé)。確認(rèn)采購(gòu)食品的質(zhì)量，數(shù)量，價(jià)格，送貨納期。確認(rèn)數(shù)量時(shí)按重量為單位進(jìn)行過(guò)磅，按個(gè)數(shù)為單位時(shí)要點(diǎn)清數(shù)量。確認(rèn)后需登記入帳，至少三名成員在現(xiàn)場(chǎng)并在送貨單上簽字確認(rèn)。 ◆ 采購(gòu)員在驗(yàn)收完畢后需對(duì)貨品的價(jià)格，質(zhì)量和數(shù) 量作成總 第 19 頁(yè) 共 22 頁(yè) 結(jié)報(bào)告并在次日將報(bào)告結(jié)果上報(bào)采購(gòu)擔(dān)當(dāng)經(jīng)理確認(rèn)留檔。 ◆ 總務(wù)經(jīng)理可隨時(shí)指派人員對(duì)物品進(jìn)行抽查。 ◆ 貨物入庫(kù)和簽收管理 ◆ 總則。除緊急物品，其余物品需統(tǒng)一入庫(kù)后再由倉(cāng)庫(kù)管理人員發(fā)放。 ◆ 物品采購(gòu)到位后須遵循以下原則： ◆ 物品馬上入庫(kù)，經(jīng)相關(guān)人員驗(yàn)收后由倉(cāng)庫(kù)管理人員在采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)中作好入貨臺(tái)帳，隨后通知申請(qǐng)部門相關(guān)人員對(duì)物品質(zhì)量，數(shù)量進(jìn)行確認(rèn)。如果現(xiàn)場(chǎng)或事后確認(rèn)發(fā)現(xiàn)有疑問(wèn)的應(yīng)及時(shí)反饋給采購(gòu)員，共同商量解決辦法；如果確認(rèn)沒(méi)有問(wèn)題的，由相關(guān)部門人員簽收 ◆ 緊急物品到貨后，由相關(guān)人員驗(yàn)收，簽名確認(rèn)后，留一份送貨清單給倉(cāng)庫(kù)人員備案。 ◆ 文件資料管理： （加強(qiáng)了信息傳遞、溝通意圖、實(shí)行統(tǒng)一行動(dòng)以及文件的規(guī)范化。）前提條件是總務(wù)部門文件資料擔(dān)當(dāng)每天收到各個(gè)部門所傳下來(lái)的資料或發(fā)行本部的文件 。定義：所謂文件就是信息及其承載媒體（可以是紙張，計(jì)算機(jī)磁盤、光盤或其它電子媒體等） 信文件的管理 a.《物品求購(gòu)單》、《物品申領(lǐng)單》、《銀行轉(zhuǎn)帳申請(qǐng)及報(bào)銷單》《小額現(xiàn)金借款及報(bào)銷單》等需經(jīng)理確認(rèn)的單據(jù)，送交部門經(jīng)理 第 20 頁(yè) 共 22 頁(yè) 簽字。 b.《銀行轉(zhuǎn)帳申請(qǐng)及報(bào)銷單》《小額現(xiàn)金借款及報(bào)銷單》沒(méi)有預(yù)算或超過(guò) 5000元的金額送交部門高級(jí)經(jīng)理承認(rèn)，大于 10000元的金額需送交總經(jīng)理承認(rèn) 。 受信文件的整理。 a、《職工外宿申請(qǐng)單》、《宿舍變動(dòng)單》、需科長(zhǎng)確認(rèn)并簽字； b、宿舍方面的《工作協(xié)作單》《物品廢棄實(shí)施狀況》需科長(zhǎng)確認(rèn) c、各部門發(fā)行的文件或聯(lián)絡(luò)書給部門經(jīng)理、科長(zhǎng)每人復(fù)印一份，各個(gè)組的擔(dān)當(dāng)復(fù)印一份讓部門的成員知曉。 經(jīng)經(jīng)理、科長(zhǎng)確認(rèn)后的資 料及傳閱后的文件處理 、經(jīng)理確認(rèn)并認(rèn)可的《物品求購(gòu)單》、《物品申領(lǐng)單》、《職工外宿申請(qǐng)單》、《宿舍變動(dòng)單》、分別返回各申請(qǐng)部門。《銀行轉(zhuǎn)帳申請(qǐng)及報(bào)銷單》《小額現(xiàn)金借款及報(bào)銷單》傳送給會(huì)計(jì)室。 《物品求購(gòu)單》、《物品申領(lǐng)單》《銀行轉(zhuǎn)帳申請(qǐng)及報(bào)銷單》《小額現(xiàn)金借款及報(bào)銷單》等需部門經(jīng)理確認(rèn)的單，一律退回所屬部門； ，按類別進(jìn)行分類，登錄到《體系文件一覽表》和《文件受領(lǐng)管理臺(tái)帳》上并將文件裝訂于文件夾內(nèi)。 第 21 頁(yè) 共 22 頁(yè) ◆ 部 門文件的管理 一、部門所要發(fā)行的文件或聯(lián)絡(luò)書 ，高級(jí)經(jīng)理承認(rèn)。 ”總務(wù)部門發(fā)行部署 ” 章。 。 二、發(fā)行后的文件處理 ，對(duì)文件進(jìn)行整理。 。 《體系文件 .記錄一覽表》和《文件發(fā)行管理臺(tái)帳》。 三、文件歸檔文件放入相應(yīng)的文件夾內(nèi)保存。 ◆ 宿 舍部門的管理 （具體就情況而分樓層次或幾間宿舍均可） ，明確劃分區(qū)域 ，例如：衛(wèi)生，公司財(cái)物，公共場(chǎng)所設(shè)備，設(shè)施的維護(hù)和保養(yǎng)等等 ，評(píng)選先進(jìn)部門，制訂表彰辦法 總之，公司的后勤工作是一項(xiàng)既復(fù)雜又非常重要的工作，只 第 22 頁(yè) 共 22 頁(yè) 有做好了每一個(gè)環(huán)節(jié)的具體事情，才能保證整個(gè)部門和全公司經(jīng)營(yíng)的有條不紊地運(yùn)轉(zhuǎn)，做到了分工合理，責(zé)任明確，員工的積極性才能調(diào)動(dòng)起來(lái)，團(tuán)隊(duì) 才會(huì)有更強(qiáng)的凝聚力，公司就會(huì)興旺發(fā)達(dá)，繁榮富強(qiáng)。