【正文】 導負責、專人管理的機制，對少年宮形成的管理、教學、科研、基建、設備、出版物、財會、人事、業(yè)務、電子聲像、實物等各類檔案實行集中統(tǒng)一管理。 二、鄉(xiāng)村學校少年宮檔案工作機構的基本任務 貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的法令、政策、規(guī)定，規(guī)劃少年宮檔案工作。 制定少年宮檔案工作規(guī)章制度，并負責監(jiān)督、指導和檢查執(zhí)行情況。 組織建設少年宮檔案工作的網(wǎng)絡，指 導和協(xié)助各部門做好種類檔案的收集、征集、整理、立卷、分類鑒定、保管統(tǒng)計工作。 接收檔案并對室藏的全部檔案進行科學管理，開發(fā)檔案信息資源，做好利用服務工作。 開展檔案宣傳工作，提高師生員工的檔案意識。 三、歸檔范圍 文書檔案：主要包括少年宮在日常工作中形成的各種文件、會議記錄、紀要、工作計劃、總結、規(guī)章制度等具有保存價值的文件材料。 教學檔案：主要包括教學管理、教學實踐和教學研究以及學生在小組或社團活動中形成的材料。 科研檔案：主要包括在日?；顒禹椖?、特色項目等科研工作中形成的文件材料、少年宮出版的書、學報、校刊等。 基建檔案：主要包括少年宮在基建項目中形成的文字材料、基建圖紙、項目審批文件等。 設備檔案：主要包括各種活動器材、使用說明、技術圖紙、技術操作規(guī)程、軟件、技術參數(shù)、合格證、保修卡等。 業(yè)務檔案：主要包括輔導員培訓進修、各種成果、獲獎證明等。 學校檔案管理制定規(guī)章制度篇 14 第一章總則 一、為了加強會計檔案的科學管理，根據(jù)財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》，結合我院實際情況，制定本制度 。 二、學校會計檔案由校檔案室和財務處共同管理。檔案室負責對會計檔案工作進行指導、監(jiān)督、檢查和移交檔案室的會計檔案的存放、查閱和保管以及期滿會計檔案的銷毀等工作。財務處負責會計檔案的立卷、歸檔、保管 (移交檔案館前 )、查閱等項工作。 三、財務處內部指定專人負責會計檔案的日常管理，明確會計檔案管理崗位的職責，建立健計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。 第二章會計檔案的內容 一、會計檔案是指財務計劃、單位預算、經濟合同，以及會計憑證、會計 賬簿、會計報表等會計核算資料。 原始憑證是在經濟業(yè)務發(fā)生時，由業(yè)務經辦人員直接取得或者填制，用以表明某項經濟業(yè)務已經發(fā)生或其完成情況并明確有關經濟責任的一種憑證。原始憑證是填制記帳憑證或登記帳簿的原始依據(jù)，是重要的會計核算資料。原始憑證包括外來原始憑證和自制原始憑證兩種。 記帳憑證是對經濟業(yè)務按其性質加以歸類，確定會計分錄，并據(jù)以登記會計帳簿的憑證。學校根據(jù)會計核算的一般要求和學校的實際情況設置統(tǒng)一、通用的記帳憑證。 會計賬簿是指以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)地記錄一個單位的經濟業(yè)務，對量分散的數(shù) 據(jù)或資料進行分類歸集整理，逐步加工成有用的會計信息的工具。會計帳簿由具有一定格式的帳頁組成。會計帳簿包括： (一 )總分類帳 (二 )收入明細帳 (教育經費撥款、科研經費撥款、上級補助收入、教育事業(yè)收入、經營收入、其他收入 ) (三 )支出明細帳 (事業(yè)支出、經營支出 ) (四 )往來明細帳 (應收及暫付款、應付及暫存款、應付票據(jù)、應繳稅金、代管款項 ) (五 )現(xiàn)金日記帳 (六 )銀行存款日記帳 (七 )固定資產明細帳 (八 )材料明細帳 (九 )事業(yè)基金明細帳 (十 )專用基金明細帳 (十一 )固定基金明細帳 (十二 )事業(yè)結余明細帳 (十三 )其他對外投資明細帳 財務報告指用來映會計實體財務狀況和事業(yè)發(fā)展成果的總結性書面文件，包括會計報表、附表以及財務情況文字說明等。 其他類會計檔案包括銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，財務會計軟件使用說明，會計科目和項目編碼及使用說明，會計電算化處理授權登記或使用權限備案表，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。 其他應當保存的會計核算專業(yè)資料是指與會計核算有關的重要資料，包括： (一 )學生名冊 。 (二 )學生繳費及欠費情況 。 (三 )工資薪金發(fā)放 清冊 。 (四 )住房公積金備查簿 。 (五 )其他會計核算資料。 學校財務采用電子計算機進行會計核算的，應當保存打印出的紙質會計檔案，應同時將光盤、磁盤、磁帶等作為會計檔案保存。 以下與財務會計核算相關的文件材料，應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，： (一 )學校年度財務預算 。 (二 )學校財務預算執(zhí)行情況 。 (三 )學校對外投資的文件及相關投資證明 。 (四 )學校年度收入分配的相關文件及資料 。 (五 )各類審計決定、報告及意見 。 (六 )國家及學校各項財務規(guī)章制度。 第三章日常管理 每年形成的會計檔案，按照歸檔的要求， 進行分類整理、裝訂成冊。在下一年度一個月之內交到財務處檔案室自行保管，以便隨時查閱，保管時間一般一至二年，期滿后，編造清冊上繳學院檔案室保管。會計檔案要設專人負責保管，保管人員工作變動時應按規(guī)定要求辦理移交手續(xù)，并由單位負責人監(jiān)交。 建立健計檔案的查閱、復印登記制度，既要方便查閱會計檔案，又要保證會計檔案的安全。設立會計檔案查閱登記簿，記載查閱的時間、目的、查閱的內容及查閱人。外單位查閱財務處的會計檔案時須經財務處領導批準方可查閱。調閱查賬時，檔案原件一般不予借出，如因工作需要必須借出時須經單位領導批準 ，但不得拆散原卷冊，并應按期歸還。需保密的原始材料，按規(guī)定不得泄密。財務處內部人員因工作需要查閱原始憑證，查后須將資料放回原處。 會計檔案保管期限，根據(jù)國家檔案局、財政部發(fā)布的《會計檔案管理辦法》規(guī)定：各種原始憑證和記賬憑證保管期限為十五年，總賬十五年，明細賬及登記簿十五年，月、季報表保管五年，年終決算報表永久性保管。 會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由院檔案室提出銷毀意見，會同財務處及有關單位共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，報院領導批準后進行銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單抽 出，另行立卷，由檔案室保管至結清債權債務時為止。 學校財務處、檔案室應提供合適的會計檔案保管條件，做好防火、防盜、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，對電算化檔案的磁盤、光盤，還要防磁、防折。 第四章移交和移動 學校財會人員之間交接會計檔案，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。 移交會計檔案的部門，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管的期限、已保管的期限等內容。 財務處和檔案室之間移交會計檔案由財務處和檔案室指派人員處理 。交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列的內容逐項交接。交接完畢后，交接雙方經辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。 第五章責任 學校財務處、檔案室應當建立健全校內各級會計檔案管理責任制，明確各單位負責人、專兼職會計檔案管理人員對會計檔案的管理責任。 會計檔案的立卷人要對會計檔案的完整性、立卷的及時性負責。 會計檔案保管人員要妥善保管好會計檔案，要做好防盜、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，對電算化檔案的磁盤、光 盤，還要防磁、防折，對由于以上原因而造成會計檔案毀損的，要追究保管人員的責任。 各會計檔案使用人和查閱人應遵守檔案查閱登記制度。不得擅自涂改、拆封、抽換會計檔案。 學校檔案管理制定規(guī)章制度篇 15 一、檔案的收集 要充分認識校舍檔案收集的意義，在思想上重視采取多種方法、途徑加以收集，檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。 收集之前要明確歸檔范圍、時間、要求。 應有積極態(tài)度和主動精神，不能坐門等客。 一式二份，正本放教育委員會，副本存學校。 當撤銷學校的校舍檔案，應全部移交給市 教育委員會。 二、校舍檔案管理 邊鑒定邊整理，按要求進行分類、組卷，文件排列、案卷的裝訂，案卷的排列，案卷目錄的編制等工作。 嚴格遵守檔案整理工作原則。最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系，利用原有基礎，便于保管和利用。 檔案整理要充分利用原有的基礎。 檔案的整理必須便于保管和利用。 三、檔案的保管 按要求設立庫房，庫房的要求達到 “ 十防 ” ，按要求設置保管設備，材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的 39。直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致，移出檔案要說明原因、移往何處、時間、數(shù)量、名稱。 四、檔案的移交 交接雙方必須根據(jù)案卷目錄清點核對，并在交接收據(jù)上簽名蓋章，其收據(jù)一式三份，交接雙方各一份，會計一份。 五、查閱和借閱 首先辦理查閱或借閱手續(xù)，外單位查閱或借閱須持介紹信和領導批準手續(xù)。 查閱或借閱，只允許在檔案室進行。 查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉讓他人閱覽、缺頁等，嚴守保密規(guī)定，歸還時清點清楚。 查閱或借閱時，嚴禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染檔案。 六、檔案保密 檔案室必須有安全保證，措施到位，查閱、借閱必須在檔案室內查閱。閱后不能亂說，閱覽時不能隨便翻閱和抄錄。對無用的材料登記造冊，經領導審批后，二人以上人員監(jiān)銷。 七、清銷 清銷之前，首先由管理員定期和不定期對檔案進行統(tǒng)計，如發(fā)現(xiàn)確實因污染、損壞等原因造成無使用保留價值，經鑒定小組的鑒定同意后方可清銷。 清銷應有二人以上人員監(jiān)銷，以防失泄機密。 要遵守保密規(guī)定，堅持杜絕任意和自銷毀文件或賣給廢物收購站。