【正文】 評(píng)估威脅： 不利后果發(fā)生的可能性如何 ？ 如果發(fā)生 ， 嚴(yán)重程度如何 ？ 作出決策： 哪個(gè)方案可提供最大收益而風(fēng)險(xiǎn)又可承受？ 四 、 防范措施 識(shí)別潛在問(wèn)題 找出可能原因 采取預(yù)防措施 計(jì)劃應(yīng)急措施 孫子兵法 孫子曰： 夫兵形象水 ， 水之形 ,避高而趨下； 兵之形 ,避實(shí)而擊虛 。 水因地而制流 ， 兵因敵而制勝 。 故兵無(wú)常勢(shì) ， 水無(wú)常形；能應(yīng)敵變化而取勝者 ， 謂之神 。 ——虛實(shí)篇 潛在問(wèn)題分析的意義 ? 決策后我們往往認(rèn)為工作會(huì)順利完成； ? 復(fù)雜多變的世界任何事情都可能發(fā)生； ? 計(jì)劃實(shí)施中必定會(huì)遇到許多潛在問(wèn)題 。 關(guān)鍵詞： ? 設(shè)法發(fā)現(xiàn)和解決它們我們會(huì)更加成功 ！ 通過(guò)分析改進(jìn)計(jì)劃 經(jīng)驗(yàn)： ? 實(shí)施計(jì)劃前改進(jìn)計(jì)劃有助于克服困難； ? 潛在問(wèn)題分析系統(tǒng)能夠確保計(jì)劃成功 。 關(guān)鍵詞： ? 潛在問(wèn)題分析可確保實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)的減少 ！ 問(wèn)題的因果關(guān)系 識(shí)別潛在問(wèn)題： ? 潛在問(wèn)題是指對(duì)成功能產(chǎn)生危害的因素 。 識(shí)別可能的原因： ? 把重點(diǎn)放在促成潛在問(wèn)題發(fā)生的可能上； ? 采取防范使?jié)撛趩?wèn)題發(fā)生機(jī)會(huì)減到最低 。 關(guān)鍵詞： ? 計(jì)劃應(yīng)急措施使?jié)撛趩?wèn)題破壞作用降低 。 陳述行動(dòng)： ? 潛在問(wèn)題分析從陳述基本目標(biāo) 、 行動(dòng)目的和實(shí)施計(jì)劃目的開(kāi)始 。 例如： ? H 公司決定通過(guò)廣告增加手機(jī)銷售； ? 廣告將會(huì)刊登在一些專業(yè)的雜志上； ? 這些雜志上有專業(yè)權(quán)威人士的評(píng)論 。 行動(dòng)目的陳述的作用 ? 詳細(xì)陳述為分析提供了參考和重點(diǎn)； 提出兩個(gè)問(wèn)題陳述行動(dòng)： ？ ？ 在哪里 ？ 什么時(shí)間 ？ H公司的行動(dòng)目標(biāo) 目標(biāo)表述 : ? 將行動(dòng)目標(biāo)表述為： “ 實(shí)施廣告戰(zhàn) ” 。 詳細(xì)描述計(jì)劃： ? 再加上： “ 在雜志上 ， 在 3個(gè)月內(nèi) ” 。 關(guān)鍵詞： ? 根據(jù)目標(biāo)制定實(shí)施步驟 ， 對(duì)照目標(biāo)檢查行動(dòng) ， 以確保與目標(biāo)的一致性 。 制定行動(dòng)計(jì)劃 ? 我們需要切實(shí)制定出計(jì)劃的具體細(xì)節(jié)； ? 列出一系列達(dá)到目的所需采取的行動(dòng)； ? 簡(jiǎn)單有效的方法是按照時(shí)間順序排列 。 H公司的計(jì)劃 ? 決定手機(jī)專家寫(xiě)手機(jī)評(píng)價(jià)書(shū)； ? 得到選中專家對(duì)參與的承諾； ? 取得在雜志作廣告專家評(píng)論； ? 讓代理商做廣告設(shè)計(jì)的方案； ? 征求專家及市場(chǎng)總監(jiān)的建議 。 怎樣制定詳細(xì)計(jì)劃 ? 辯別每個(gè)主要步驟的最后結(jié)果 ， 根據(jù)具體目標(biāo)評(píng)估成績(jī)； ? 每個(gè)步驟專人負(fù)責(zé) ， 尤其是多人參與或職責(zé)交叉的環(huán)節(jié)； ? 規(guī)定每個(gè)步驟完成的時(shí)間 ， 與整體計(jì)劃的實(shí)施保持一致； ? 設(shè)立信息收集系統(tǒng) ， 幫助回顧和檢查計(jì)劃實(shí)施的過(guò)程 。 如何改進(jìn)計(jì)劃 ? 給每個(gè)步驟加上姓名日期以表明責(zé)任； ? 逐項(xiàng)檢查評(píng)估成績(jī)確保計(jì)劃按期完成 。 關(guān)鍵詞： ? 職責(zé)明確 、 績(jī)效導(dǎo)向； ? 令行禁止 、 協(xié)同作戰(zhàn) ！ 圖表 1 識(shí)別潛在問(wèn)題 在專業(yè)雜志上， 3個(gè)月內(nèi)實(shí)施廣告戰(zhàn) 陳述行動(dòng) 制定計(jì)劃 時(shí)間 決定由哪個(gè)專家寫(xiě)對(duì) “ C型 ” 手機(jī)的評(píng)論 王 /李 /趙 2月 26日 取得被選入專家的參與 孫 /楊 得到用于廣告的專家簽字 邀請(qǐng) /簽合同 /楊 3月 1日 / 3月 15日/4月 1日 讓代理做廣告設(shè)計(jì) 孫 4月 5日 —16日 同意最后的廣告形式 得到專家同意 : 孫 /楊 市場(chǎng)部總監(jiān)同 意 :孫 /趙 4月 30日 列出潛在的問(wèn)題 ? 尋找哪些方面會(huì)發(fā)生問(wèn)題； ? 針對(duì)潛在問(wèn)題修改原計(jì)劃 。 關(guān)鍵詞： ? 判斷對(duì)最后結(jié)果產(chǎn)生危害的因素 。 潛在問(wèn)題可能出現(xiàn)的地方 ? 由幾個(gè)部門(mén)或多人負(fù)責(zé)； ? 最后階段的時(shí)間太緊迫； ? 員工們?nèi)狈f(xié)調(diào)與經(jīng)驗(yàn)； ? 人與設(shè)備之間缺乏磨合 。 導(dǎo)致錯(cuò)誤的可能原因 ? 分清楚哪些問(wèn)題是導(dǎo)致錯(cuò)誤的關(guān)鍵； ? 潛在問(wèn)題分析越透越容易找到辦法 。 問(wèn)： 那些可能的因素將會(huì)導(dǎo)致錯(cuò)誤 ？ 關(guān)鍵詞： ? 找到計(jì)劃關(guān)鍵步驟中將會(huì)遇到的問(wèn)題 。 圖表 2 識(shí)別潛在問(wèn)題 在專業(yè)雜志上， 3個(gè)月內(nèi)實(shí)施廣告戰(zhàn)役 陳述行動(dòng) /制定計(jì)劃 時(shí)間 列出潛在問(wèn)題評(píng)估威脅 決定由哪個(gè)專家來(lái)寫(xiě)對(duì)“ C型”手機(jī)的評(píng)論 王 /李 /趙 2 月 26日 取得被選專家的參與 孫 /楊 得到用在廣告上的專家簽字 邀請(qǐng) 簽合同 楊 3月 1日 3 月 15日 4月 1日 專家不能在最后期限內(nèi)簽字 簽字不具體 代理做廣告設(shè)計(jì) 孫 4 月 516日 同意最后的廣告形式 得到專家同意 孫 /楊 市場(chǎng)部總監(jiān)同意 4月 30日 超過(guò)計(jì)劃 5天才得到專家同意 市場(chǎng)總監(jiān)在最后改 變 廣告布局 得不到市場(chǎng)部總監(jiān)的同意 評(píng)估計(jì)劃實(shí)施的威脅 ? 充分利用資源努力做到將潛在問(wèn)題設(shè)定為零； ? 考慮可能性與嚴(yán)重性評(píng)估潛在問(wèn)題威脅程度； ? 用高 、 中 、 低為指標(biāo)給每個(gè)潛在問(wèn)題作判斷； ? 必須要把注意力集中在威脅性較大的問(wèn)題上 。 （ H公司案例問(wèn)題評(píng)估見(jiàn)圖表 3） 圖表 3. 列出潛在問(wèn)題 可能 性 威脅 性 專家不能在最后期限內(nèi)交評(píng)論稿 低 中 評(píng)論不具體，不對(duì)題 高 高 超過(guò)計(jì)劃 5天才能得到專家同意 中 高 集團(tuán)市場(chǎng)總監(jiān)最后改變廣告布局 高 高 得不到集團(tuán)市場(chǎng)總監(jiān)的同意 低 高 哪些問(wèn)題需要進(jìn)一步考慮 在有限時(shí)間和資源下： ? 著重考慮風(fēng)險(xiǎn)較高的問(wèn)題； ? 可以放棄風(fēng)險(xiǎn)較低的問(wèn)題 。 關(guān)鍵詞： ? 權(quán)衡輕重 、 取舍有道 ！ ? 在問(wèn)題發(fā)生前做好計(jì)劃減少發(fā)生的可能； ? 根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)發(fā)掘有可能發(fā)生的問(wèn)題 。 對(duì)較復(fù)雜和技術(shù)性較高的問(wèn)題： ? 依靠其它力量推測(cè)導(dǎo)致錯(cuò)誤發(fā)生的原因； 提問(wèn)： 這個(gè)潛在問(wèn)題產(chǎn)生的原因是什么 ？ （ H公司案例可能的原因見(jiàn)圖表 4） 找出可能原因 找出可能原因 潛在問(wèn)題 評(píng)論不具體 潛在問(wèn)題 市場(chǎng)總監(jiān)最后改變布局 可能的原因： 專家不清楚他們具體做什么 專家沒(méi)有將重點(diǎn)放在 H公司手機(jī)項(xiàng)目上 可能的原因： 總監(jiān)沒(méi)被邀請(qǐng)參與廣告設(shè)計(jì) 總監(jiān)有一個(gè)高明的想法最后布局有錯(cuò)誤 圖表 4 有的放矢 ? 陳述可能的原因不具體 ， 實(shí)施計(jì)劃就會(huì)無(wú)的放矢； ? 盡量將可能的原因陳述清楚 ， 才能保證針對(duì)性和有效性 。 例如： ? 專家們?yōu)槭裁床幻靼姿麄兙唧w要做什么 ？ ? 因?yàn)闆](méi)有給他們一個(gè)具體的例子做參考； ? 對(duì)每個(gè)潛在問(wèn)題可找出很多可能的原因 。 考慮可能的原因 ? 原因的數(shù)量和問(wèn)題之間沒(méi)有固定的關(guān)系； ? 如果原因太多 ， 按原因性質(zhì)分輕重緩急； ? 精力集中在最能引起潛在問(wèn)題的原因上 。 關(guān)鍵詞： ? 正確判斷并付出努力是解決問(wèn)題的關(guān)鍵 ！ ? 一旦找到可能的原因就要開(kāi)始做計(jì)劃； ? 預(yù)防措施要針對(duì)可能的原因制定出來(lái)； ? 預(yù)防措施是防止問(wèn)題發(fā)生的有效屏障 。 關(guān)鍵詞： 一種預(yù)防措施往往可針對(duì)多種可能原因 。 預(yù)防措施的作用 ? 可能原因起因于我們無(wú)法控制的變化； ? 如變化發(fā)生 ， 預(yù)防措施是可能的屏障； ? 利用預(yù)防措施削弱問(wèn)題對(duì)計(jì)劃的影響 。 關(guān)鍵詞： ? 預(yù)防措施必須是計(jì)劃的重要組成部分 ！ （ H公司采取預(yù)防措施案例見(jiàn)圖表 5） 找出可能原因 采取預(yù)防措施 潛在問(wèn)題 市場(chǎng)總監(jiān)在最后一分鐘改變布局 可能的原因 預(yù)防措施 總監(jiān)沒(méi)被邀請(qǐng)參與廣告設(shè)計(jì) 讓總監(jiān)參與討論并得到他對(duì)第一次廣告設(shè)計(jì)的同意 總監(jiān)有一個(gè)高明的想法 承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn) 最后布局有錯(cuò)誤 和代理一起監(jiān)控廣告布局 增加在得到最后同意之間的時(shí)間 圖表 5 工作的附加效應(yīng)： ? 識(shí)別潛在的問(wèn)題； ? 找出可能的原因； ? 做出預(yù)防的措施 。 關(guān)鍵詞： ? 潛在問(wèn)題發(fā)生的可能性不可能都降為零 ! 預(yù)防措施失效的可能 一方面： ? 預(yù)測(cè)潛在問(wèn)題發(fā)生的所有可能性是不可能的 ， 所以潛在問(wèn)題還是會(huì)發(fā)生 。 另一方面： ? 因昂貴或不切實(shí)際 ， 我們又不得不放棄使用某些預(yù)防措施 。 關(guān)鍵詞： ? 應(yīng)急措施是非常明智的預(yù)防方法 ， 尤其在問(wèn)題如果產(chǎn)生后果會(huì)非常嚴(yán)重時(shí) ！ 應(yīng)急措施的作用 ? 應(yīng)急措施的目的是減少問(wèn)題對(duì)計(jì)劃的影響； ? 我們必須把重點(diǎn)放在對(duì)問(wèn)題造成的影響上 。 比如在特定的雜志上刊登廣告： ? 如在 “ 廣告宣傳戰(zhàn) ” 上用專家評(píng)論 ， 我們還要為這個(gè)計(jì)劃制定一個(gè)應(yīng)急措施； ? 假如總監(jiān)在最后一分鐘突然改變想法 ， 就需要另一個(gè)應(yīng)急措施 。 （ 如圖表 6） 找出可能原因 采取預(yù)防措施 潛在問(wèn)題 市場(chǎng)總監(jiān)在最后一分鐘改變布局 計(jì)劃應(yīng)急措施 可能的原因 應(yīng)急措施 總監(jiān)沒(méi)被邀請(qǐng)參與廣告設(shè)計(jì) 根據(jù)總監(jiān)的時(shí)間，調(diào)整安排廣告設(shè)計(jì)討論會(huì) 總監(jiān)有另一個(gè)高明的想法 最后布局有錯(cuò)誤 圖表 6. 何時(shí)不用應(yīng)急措施 用預(yù)防措施可以消除問(wèn)題： ? 比如：為在最后期限得到專業(yè)權(quán)威的評(píng)論稿 ， 可采取措施如不斷提醒 、 打電話確認(rèn)等等 。 注意： ? 有時(shí)有效的應(yīng)急措施成本很高 ， 或會(huì)引發(fā)新的問(wèn)題 。 制定多少應(yīng)急措施適宜 ? 應(yīng)急措施多少取決要處理的問(wèn)題及其影響； ? 使用資源的多少反映潛在問(wèn)題的嚴(yán)重程度； ? 應(yīng)急措施會(huì)增加成本 ， 應(yīng)準(zhǔn)備承受這現(xiàn)實(shí) 。 為應(yīng)急措施設(shè)定預(yù)警信號(hào) ? 只有當(dāng)問(wèn)題發(fā)生時(shí) ， 應(yīng)急措施才需要； ? 因此需要一個(gè)象機(jī)器一樣的應(yīng)急機(jī)構(gòu)； ? 問(wèn)題一旦發(fā)生應(yīng)急機(jī)構(gòu)立即采取行動(dòng)； ? 快速反應(yīng)的能力對(duì)企業(yè)是非常重要的； ? 預(yù)警信號(hào)用于自動(dòng)反應(yīng)并能立即行動(dòng) 。 （ H公司案例見(jiàn)圖表 7） 計(jì)劃應(yīng)急措施 應(yīng)急措施 應(yīng)急措施的預(yù)警信號(hào) 代理已準(zhǔn)備好隨時(shí)加班 廣告聯(lián)絡(luò)員立即給代理打電話 圖表 7. 小 結(jié) ? 潛在問(wèn)題分析是將計(jì)劃進(jìn)行修改后完善； ? 計(jì)劃包含使問(wèn)題發(fā)生可能性減少的措施； ? 提供隨時(shí)準(zhǔn)備好的應(yīng)急措施供需要時(shí)用； ? 創(chuàng)造了監(jiān)控成績(jī)和提示重要問(wèn)題的系統(tǒng) 。 潛在問(wèn)題分析的保護(hù)功能 ? 潛在問(wèn)題分析用來(lái)保護(hù)計(jì)劃順利實(shí)施； 對(duì)重大項(xiàng)目可通過(guò)分析來(lái)保證按時(shí)完成： ? 辨別潛在問(wèn)題； ? 找出可能原因； ? 采取預(yù)防措施； ? 準(zhǔn)備應(yīng)急措施 。 潛在問(wèn)題分析 一個(gè)系統(tǒng)化的過(guò)程 ， 確保計(jì)劃和方案的成功 辨別潛在問(wèn)題 陳述行動(dòng) 制定計(jì)劃 列出潛在問(wèn)題 評(píng)估危險(xiǎn)性 ?最后達(dá)到的結(jié)果是什么？ ?為達(dá)最后結(jié)果，采取什么行動(dòng)？ ?關(guān)鍵步驟有哪些？ ?導(dǎo)致錯(cuò)誤的原因是什么？ ?潛在問(wèn)題發(fā)生的可能性是什么？ ?如問(wèn)題真發(fā)生，嚴(yán)重性是什么？ 找出可能原因 考慮潛在問(wèn)題產(chǎn)生 的原因是什么？ ?這些潛在問(wèn)題發(fā)生的原因是什么？ ?是否有其它原因？ 采取預(yù)防措施 針對(duì)可能原因 找出行動(dòng)方案 ?針對(duì)每個(gè)可能采取什么方案？ ?要減少潛在問(wèn)題發(fā)生的可能，應(yīng)采取什么方案？ 計(jì)劃應(yīng)急措施 制定方案減少可能的影響 ?如問(wèn)題發(fā)生，采取什么方案可減少影響？ 為應(yīng)急措施設(shè)定 “預(yù)警信號(hào)” ?要減少潛在問(wèn)題的嚴(yán)重性，采取什么方案？ ?使應(yīng)急措施發(fā)生效應(yīng)的動(dòng)力是什么？