【正文】 事項進行明確。項目經(jīng)理部應(yīng)有效利用價格機制和競爭機制與材料供應(yīng)人建立可靠的供求關(guān)系，確保材料質(zhì)量和使用服務(wù)。 項目溝通管理 102 項目經(jīng)理部與分包人關(guān)系的溝通與協(xié)調(diào) 項目經(jīng)理部與分包人關(guān)系的溝通與協(xié)調(diào)應(yīng)按分包合同執(zhí)行，正確處理技術(shù)關(guān)系、經(jīng)濟關(guān)系，正確處理項目進度控制、質(zhì)量控制、安全控制、成本控制、生產(chǎn)要素管理和現(xiàn)場管理中的協(xié)作關(guān)系。項目經(jīng)理部還應(yīng)對分包單位的工作進行監(jiān)督和支持。項目經(jīng)理部應(yīng)加強與分包人的溝通，及時了解分包人的情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并以平等的合同雙方的關(guān)系支持承包人的活動，同時加強監(jiān)管力度，避免問題的復(fù)雜化和擴大化。 項目溝通管理 103 項目經(jīng)理部與其他單位關(guān)系的溝通與協(xié)調(diào) 項目經(jīng)理部與其他公用部門有關(guān)單位的溝通與協(xié)調(diào)應(yīng)通過加強計劃性和通過發(fā)包人或監(jiān)理工程師進行。 （ 1） 項目經(jīng)理部要求作業(yè)隊伍到建設(shè)行政主管部門辦理分包隊伍施工許可證，到勞動管理部門辦理勞務(wù)人員就業(yè)證。 （ 2） 隸屬于項目經(jīng)理部的安全監(jiān)察部門應(yīng)辦理企業(yè)安全資格認可證、安全施工許可證、項目經(jīng)理安全生產(chǎn)資格證等手續(xù)。 （ 3） 隸屬于項目經(jīng)理部的安全保衛(wèi)部門應(yīng)辦理施工現(xiàn)場消防安全資格認可證，到交通管理部門辦理通行證。 項目溝通管理 104 （ 4） 項目經(jīng)理部應(yīng)到當(dāng)?shù)貞艏块T辦理勞務(wù)人員暫住手續(xù)。 （ 5） 項目經(jīng)理部應(yīng)到當(dāng)?shù)爻鞘泄芾聿块T辦理街道臨建審批手續(xù)。 （ 6） 項目經(jīng)理部應(yīng)到當(dāng)?shù)卣|(zhì)量監(jiān)督管理部門辦理建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督通知單等手續(xù)。 （ 7） 項目經(jīng)理部應(yīng)到市容監(jiān)察部門審批運輸不遺灑、污水不外流、垃圾清運、場容與場貌等的保證措施方案和通行路線圖。 （ 8） 項目經(jīng)理部應(yīng)配合環(huán)保部門做好施工現(xiàn)場的噪音檢測工作，及時報送廁所、化糞池、道路等有關(guān)環(huán)節(jié)的現(xiàn)場平面布置圖、管理措施及方案。 項目溝通管理 105 （ 9） 項目經(jīng)理部因建設(shè)需要砍伐樹木時，必須提出申請，報市園林主管部門審批。 （ 10） 現(xiàn)有城市公共綠地和城市總體規(guī)劃中確定的城市綠地及道路兩側(cè)的綠化帶，如有特殊原因確需臨時占用時，需經(jīng)城市園林部門、城市規(guī)劃管理部門及公安部門同意并報當(dāng)?shù)卣鷾省? （ 11） 大型項目施工或者在文物較密集地區(qū)進行施工，項目經(jīng)理部應(yīng)事先與市文物部門聯(lián)系，在施工范圍內(nèi)有可能埋藏文物的地方進行文物調(diào)查或者勘探工作，若發(fā)現(xiàn)文物，應(yīng)共同商定處理辦法。在開挖基坑、管溝或其他挖掘中，如果發(fā)現(xiàn)古墓葬、古遺址或其他文物，應(yīng)立即停止作業(yè)，保護好現(xiàn)場，并立即報告當(dāng)?shù)卣奈锕芾頇C關(guān)。 項目溝通管理 106 （ 12） 項目經(jīng)理部持建設(shè)項目批準文件、地形圖、建筑總平面圖、用電量資料等到城市供電管理部門辦理施工用電報裝手續(xù)。委托供電部門進行方案設(shè)計的應(yīng)辦理書面委托手續(xù)。 （ 13） 供電方案經(jīng)城市規(guī)劃管理部門批準后即可進行供電施工設(shè)計。外部供電圖一般由供電部門設(shè)計，內(nèi)部供電設(shè)計主要指變配電室和控制室的設(shè)計，可由供電部門設(shè)計，也可由具備資格的設(shè)計人設(shè)計，并報供電管理部門審批。 （ 14） 項目經(jīng)理部在建設(shè)地點確定并對項目的用水量進行計算后，即應(yīng)委托自來水管理部門進行供水方案設(shè)計，同時應(yīng)提供項目批準文件、標明建筑紅線和建筑物位置的地形圖、建設(shè)地點周圍自來水管網(wǎng)情況、建設(shè)項目的用水量等資料。 項目溝通管理 107 （ 15） 自來水供水方案經(jīng)城市規(guī)劃管理部門審查通過后，應(yīng)在自來水管理部門辦理報裝手續(xù)，并委托其進行相關(guān)的施工圖設(shè)計。同時，應(yīng)準備建設(shè)用地許可證、地形圖、總平面圖、基礎(chǔ)平面圖、施工許可證、供水方案批準文件等資料。 項目經(jīng)理部與遠外層關(guān)系的溝通與協(xié)調(diào)應(yīng)在嚴格守法、遵守公共道德的前提下，充分利用中介組織和社會管理機構(gòu)的力量。遠外層關(guān)系的溝通與協(xié)調(diào)主要應(yīng)以公共原則為主，在確保自己工作合法性的基礎(chǔ)上，公平、公正地處理工作關(guān)系，提高工作效率。如果有些環(huán)節(jié)不好溝通與協(xié)調(diào)，項目經(jīng)理部應(yīng)充分利用中介機構(gòu)和社會管理機構(gòu)，及時疏通關(guān)系，加強溝通。 項目溝通管理 108 項目溝通中的問題 在項目實施過程中，由于溝通與協(xié)調(diào)不力或溝通與協(xié)調(diào)工作不到位，常常使得組織工作出現(xiàn)混亂，影響整個項目的實施效果，具體列舉如下： （ 1） 項目組織或項目經(jīng)理部中出現(xiàn)混亂，總體目標不明，不同部門和單位的興趣與目標不同，各人有各人的打算和做法，甚至尖銳對立，而項目經(jīng)理無法調(diào)解爭執(zhí)或無法解釋。 （ 2） 項目經(jīng)理部經(jīng)常討論不重要的事務(wù)性問題，溝通與協(xié)調(diào)會議經(jīng)常被一些言非正傳的職能部門領(lǐng)導(dǎo)打斷、干擾或偏離了議題。 項目溝通中的問題及原因 項目溝通管理 109 （ 3） 信息未能在正確的時間內(nèi)以正確的內(nèi)容和詳細程度傳達到正確位置，人們抱怨信息不夠，或太多，或不及時，或不著要領(lǐng)。 （ 4） 項目經(jīng)理部中沒有應(yīng)有的爭執(zhí)，但它在潛意識中存在，人們不敢或不習(xí)慣將爭執(zhí)提出來公開討論。 （ 5） 項目經(jīng)理部中存在或散布著不安全、絕望等氣氛，特別是在項目遇到危機、上層系統(tǒng)準備對項目作重大變更、對項目組織作調(diào)整或項目即將結(jié)束時更顯突出。 項目溝通管理 110 （ 6） 項目實施中出現(xiàn)混亂，人們對合同、指令、責(zé)任書理解不一致或不能理解，特別在國際工程以及國際合作項目中，由于不同語言的翻譯造成理解的混亂。 （ 7） 項目得不到職能部門的支持，無法獲得資源和管理服務(wù)，項目經(jīng)理花大量的時間和精力周旋于職能部門之間，與外界不能進行正常的信息交流。 項目溝通管理 111 通病產(chǎn)生的原因 （ 1） 項目開始時或當(dāng)某些參加者介入項目組織時，缺少對目標、責(zé)任、組織規(guī)則和過程統(tǒng)一的認識和理解。在項目制訂計劃方案、做決策時未聽取基層實施者的意見，項目經(jīng)理自認為經(jīng)驗豐富，武斷決策，不了解實施者的具體能力和情況等，致使計劃不符合實際。在制訂計劃時及制訂計劃后，項目經(jīng)理沒有與相關(guān)職能部門協(xié)商，就指令技術(shù)人員執(zhí)行。此外，項目經(jīng)理與發(fā)包人之間缺乏了解，對目標和項目任務(wù)有不完整的甚至無效的理解。項目前期溝通太少，如在招標階段給承包商編制投標文件的時間太短。 項目溝通管理 112 （ 2） 目標之間存在矛盾或表達上有矛盾，而各參加者又從自己的利益出發(fā)加以解釋，由此導(dǎo)致混亂。項目管理者沒能及時做出統(tǒng)一解釋，使目標透明。 項目存在許多投資者進行非程序干預(yù)，形成實質(zhì)上的多業(yè)主狀況。參加者來自不同的國度、不同的專業(yè)領(lǐng)域、不同的部門，有不同的習(xí)慣、不同的概念和理解，甚至不同的法律參照系，而在項目初期沒有統(tǒng)一解釋文本。 （ 3） 缺乏對項目組織成員工作進行明確的結(jié)構(gòu)劃分和定義，人們不清楚他們的職責(zé)范圍。項目經(jīng)理部內(nèi)工作含混不清，職責(zé)沖突，缺乏授權(quán)。在企業(yè)中，同期的項目之間優(yōu)先等級不明確，導(dǎo)致項目之間資源爭執(zhí)。 項目溝通管理 113 （ 4） 管理信息系統(tǒng)設(shè)計功能不全，信息渠道、信息處理有故障，沒有按層次、分級、分專業(yè)進行信息優(yōu)化和濃縮。 （ 5） 項目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格和項目組織的運行風(fēng)氣不正，發(fā)包人或項目經(jīng)理獨裁，不允許提出不同意見和批評，內(nèi)部言路堵塞；由于信息封鎖，信息不暢，上層或職能部門人員故弄玄虛或存在幕后問題；項目經(jīng)理部中有強烈的人際關(guān)系沖突，項目經(jīng)理和職能經(jīng)理之間互不信任，互不接受；不愿意向上司匯報壞消息，不愿意聽那些與自己事先形成的觀點不同的意見，采用封鎖的辦法處理爭執(zhí)和問題，相信問題會自行解決；項目成員興趣轉(zhuǎn)移，不愿承擔(dān)義務(wù)；將項目管理看做是辦公室的工作，作計劃和決策僅依靠報表和數(shù)據(jù)，不注重與實施者直 項目溝通管理 114 接面對面地溝通；經(jīng)常以領(lǐng)導(dǎo)者的居高臨下的姿態(tài)出現(xiàn)在成員面前，不愿多作說明和解釋，喜歡強迫命令，對承包商經(jīng)常動用合同處罰或以合同處罰相威脅。 （ 6） 溝通與協(xié)調(diào)會議主題不明，項目經(jīng)理權(quán)威性不強，或不能正確引導(dǎo)；與會者不守紀律，使溝通與協(xié)調(diào)會議成為聊天會；有些職能部門領(lǐng)導(dǎo)過強（年齡過大、工齡長、經(jīng)驗豐富、資格老）或個性放縱，存在不守紀律、沒有組織觀念的現(xiàn)象，甚至拒絕任何批評和干預(yù)，而項目經(jīng)理無力指責(zé)和干預(yù)。 項目溝通管理 115 （ 7） 有人濫用分權(quán)和計劃的靈活性原則，下層單位或子項目隨便擴大它的自由處置權(quán)，過于注重發(fā)揮自己的創(chuàng)造性，這些均違背或不符合總體目標，并容易與其他同級部門造成摩擦，與上級領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生權(quán)力爭執(zhí)。 （ 8） 使用矩陣式組織，但人們并沒有從直線式組織的運作方式上轉(zhuǎn)變過來。由于組織運作規(guī)則設(shè)計得不好，項目經(jīng)理與企業(yè)職能經(jīng)理的權(quán)力、責(zé)任界限不明確。一個新的項目經(jīng)理要很長時間才能被企業(yè)、管理部門和項目組織接受和認可。 項目溝通管理 116 （ 9） 項目經(jīng)理缺乏管理技能、技術(shù)判斷力或缺少與項目相應(yīng)的經(jīng)驗，沒有威信。 （ 10） 發(fā)包人或企業(yè)經(jīng)理不斷改變項目的范圍、目標、資源條件和項目的優(yōu)先等級（即順序）。 項目溝通管理 117 組織爭執(zhí) 溝通不順利或溝通與協(xié)調(diào)工作不成功常常會導(dǎo)致組織爭執(zhí)。項目組織是多爭執(zhí)的組織，這是由項目和項目組織的特殊性決定的。爭執(zhí)在項目中普遍存在，常見的爭執(zhí)有： （ 1）目標爭執(zhí)。 項目組織成員各有自己的目標和打算，對項目的總目標缺乏了解或共識；項目的目標系統(tǒng)存在矛盾，如同時過度要求壓縮工期、降低成本、提高質(zhì)量標準等。 （ 2）專業(yè)爭執(zhí)。 如對工藝方案、設(shè)備方案、施工方案存在不一致看法，建筑造型與結(jié)構(gòu)之間的矛盾等。 項目溝通管理 118 （ 3）角色爭執(zhí)。 如企業(yè)任命總工程師作為項目經(jīng)理，他既有項目工作，又有原部門的工作，常常以總工程師的立場和觀點看待項目、解決問題。 （ 4）過程的爭執(zhí)。 如決策、計劃、控制之間對問題處理的方式和方法之間的矛盾。 （ 5）項目組織間的爭執(zhí)。 如組織間的利益爭執(zhí)、行為的不協(xié)調(diào)、合同中存在矛盾和漏洞，以及權(quán)力的爭執(zhí)和互相推卸責(zé)任，項目經(jīng)理部與職能部門之間的界面爭執(zhí)等。 項目溝通管理 119 組織爭執(zhí)的解決措施 在實際工程中，組織爭執(zhí)普遍存在，不可避免。在項目實施的整個過程中，項目經(jīng)理要花大量的時間處理爭執(zhí)并進一步解決，這已成為項目經(jīng)理的日常工作。 組織爭執(zhí)是一個復(fù)雜的問題，它會導(dǎo)致關(guān)系緊張和意見分歧。通常，爭吵是爭執(zhí)的表現(xiàn)形式。若產(chǎn)生激烈的爭執(zhí)，以致形成尖銳的對立，就會造成組織摩擦、能量的損耗和低效率。 項目溝通管理 120 正確的處理方法不是宣布不許爭執(zhí)或讓爭執(zhí)自己消亡，而是通過爭執(zhí)發(fā)現(xiàn)問題，暴露矛盾，從而獲得新的信息，然后通過積極的引導(dǎo)和溝通達成一致，化解矛盾。 對爭執(zhí)的處理首先取決于項目管理者的性格及對爭執(zhí)的認識程度。領(lǐng)導(dǎo)者要有效地管理爭執(zhí)，有意識地引起爭執(zhí)，通過爭執(zhí)引起討論和溝通；通過詳細的協(xié)商，以求平衡和滿足各方面的利益，達到項目目標的最優(yōu)解決。 項目溝通管理 121 通常情況下，對于不影響項目整體大局的爭執(zhí)，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)采取策略引導(dǎo)雙方回避爭執(zhí)，或者說服雙方向?qū)Ψ竭m當(dāng)妥協(xié)或作非原則性讓步。對于涉及雙方共同利益的爭執(zhí)，可采取互謙互讓、加大合作面，形成利益互補或利益共同體，從而化解爭執(zhí)。有的爭執(zhí)屬于非原則性爭執(zhí)，雙方應(yīng)通過協(xié)商進一步達成共識，消除爭執(zhí)。對于利益沖突性爭執(zhí)，如果不能通過雙方溝通與協(xié)調(diào)解決，則應(yīng)交由上級領(lǐng)導(dǎo)出面裁決，使得爭執(zhí)雙方都獨立于利益體之外，從而盡快解決爭執(zhí)，保證組織工作的順利進行。如果爭執(zhí)問題比較突出，而且雙方對待爭執(zhí)都比較敏感，在采用協(xié)商、調(diào)解的方式都無法解決的情況下，則應(yīng)當(dāng)機立斷采用行政裁決甚至采用法律手段來解決。 項目溝通管理 122 溝通的方式 （ 1）正式溝通與非正式溝通 正式溝通是組織內(nèi)部的規(guī)章制度所規(guī)定的溝通方法，主要包括組織系統(tǒng)正式發(fā)布的命令、指示、文件，組織召開的正式會議，組織正式頒布的法令規(guī)章、手冊、簡報、通知、公告，組織內(nèi)部上下級之間和同事之間因工作需要而進行的正式接觸。正式溝通的優(yōu)點是溝通效果好，比較嚴肅而且約束力強，易于保密，可以使信息溝通保持權(quán)威性。缺點是溝通速度慢。 項目溝通方式與渠道 項目溝通管理 123 非正式溝通指在正式溝通渠道之外進行的信息傳遞和交流，是一類以社會關(guān)系為基礎(chǔ)，與組織內(nèi)部的規(guī)章制度無關(guān)的溝通方式。它的溝通對象、時間及內(nèi)容等都是未經(jīng)計劃和難以辨別的。因為非正式溝通是組織成員的感情和動機上的需要而形成的，所以其溝通渠道是通過組織內(nèi)的各種社會關(guān)系，這種社會關(guān)系超越了部門、單位及層次。非正式溝通的優(yōu)點是溝通方便，溝通速度快，且能提供一些正式溝通中難以獲得的信息。缺點是容易失真。 在很多情況下，來自非正式溝通的信息反而易于獲得接收者的重視，因為這種溝通一般是采取口頭方式，有許多在正式溝通中不便于傳遞的信息卻可以在非正式溝通中透露。 項目溝通管理 124 （ 2）上行溝通、下行溝通和平行溝通 上行溝通是指下級的意見向上級反映，即自下而上的溝通。項目經(jīng)理應(yīng)采取某些措施鼓勵向上溝通，如調(diào)查情況、開征求意見座談會、設(shè)意見箱等。只有上行溝通渠道暢通，項目經(jīng)理才能掌握全面情況，做出符合實際的決策。上行溝通有兩種形式