【導(dǎo)讀】隨著上海聚仁物業(yè)咨詢有限公司業(yè)務(wù)量的迅猛發(fā)展，個(gè)案的數(shù)量與行政助理的數(shù)量增加，如何促進(jìn)行政助理的綜合素質(zhì)的發(fā)展，成為聚仁物業(yè)總管理部的重要任務(wù)，艱巨而繁重。也開(kāi)始越來(lái)越多的關(guān)注行政助理這一職責(zé)的發(fā)展前程。其最大的作用創(chuàng)造良好的條件。同事的支持與協(xié)助，作為其主管部門——總管理部也將盡可能地為各案提供優(yōu)秀的行政人才。我們的工作手冊(cè)力爭(zhēng)做到以下的一些特點(diǎn)：實(shí)用性、有效性與針對(duì)性。而且，相應(yīng)的表格、制度及規(guī)范，使得員工能夠很容易地在實(shí)際工作中運(yùn)用、模仿。本司的行政助理的工作，起到積極與有效的幫助。本手冊(cè)由上海聚泰房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)有限公司行銷總部負(fù)責(zé)解釋。具有良好的親和力和溝通能力。減少專案經(jīng)理的后顧之憂，為其提供良好的協(xié)助與配合。配合專案經(jīng)理及時(shí)與案場(chǎng)人員進(jìn)行思想溝通，并反饋合理化建議至公司。維護(hù)案場(chǎng)團(tuán)結(jié)、穩(wěn)定、健康的發(fā)展，在案場(chǎng)架起一座“溝通”的橋梁

　　

【正文】 算清單等相關(guān)需知資料； 7. 準(zhǔn)備房屋交接書(shū)； 8. 準(zhǔn)備其它相關(guān)交房工作（視情況而定）； 二、交房手續(xù)辦理 預(yù)售合同網(wǎng)上簽約流程 （上海各案參考） 2020年起上海房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)在取得商品房預(yù)售許可證或房地產(chǎn)權(quán)證（大產(chǎn)證）后銷售（預(yù)售房屋簽訂合同的，需登記錄網(wǎng)上房地產(chǎn)網(wǎng)站的合同備案欄目，在網(wǎng)上進(jìn)行合同確認(rèn)和打印。 此政策的出臺(tái)一方面，提高了信息透明度。 網(wǎng)上及時(shí)公布納入合同備案的樓盤的可售部位、類型 、面積和已售房屋的套數(shù)、面積和平均價(jià)格。購(gòu)房人可以通過(guò)網(wǎng)上房地產(chǎn)網(wǎng)站查詢所購(gòu)樓盤房屋的銷售情況；一方面，規(guī)范交易行為，納入合同備案的樓盤簽署的合同文本，應(yīng)使用由市房地資源局和市工商局聯(lián)合制訂的示范文本。房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)需要自制合同格式條款的，應(yīng)向市工商行政管理局備案后，提交市房地產(chǎn)交易中心，經(jīng)變更后在網(wǎng)上公布；另一方面，方便房地產(chǎn)登記。由于網(wǎng)上合同備案系統(tǒng)自動(dòng)輸出，購(gòu)房人在各區(qū)縣房地產(chǎn)交易中心窗口辦理登記手續(xù)時(shí)，受理等待時(shí)間將會(huì)縮短。 一、合同網(wǎng)上備案登記操作流程 下班 二、辦理網(wǎng)上備案資質(zhì)認(rèn)證手續(xù)應(yīng)提供的資料 營(yíng)業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件）； 法人代碼證（復(fù)印件）； 房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)資質(zhì)證（復(fù)印件）； 稅務(wù)注冊(cè)證明（復(fù)印件）； 法人代表身份證（復(fù)印件）； 代理人身份證券交易（復(fù)印件）； 開(kāi)發(fā)商辦公室 財(cái)務(wù)室 領(lǐng)取《預(yù)售合同》 確認(rèn)房屋結(jié)算單及交接書(shū) 開(kāi)具進(jìn)戶 單 辦理收、退房款手續(xù) 憑進(jìn)戶單、預(yù)售合同交房 憑進(jìn)戶單、合同交房 34 資格認(rèn)證 登錄合同備案系統(tǒng) 確定銷售房屋 選擇合同類別 輸入合同內(nèi)容 打印合同初始文本 合同校核并確認(rèn) 設(shè)置密碼 打印合同及登記申請(qǐng)書(shū) 雙方簽名（蓋章） 33 上海聚仁物業(yè)咨詢有限公司行政助理手冊(cè) 代理人委托書(shū)； 銷售人員證書(shū)（復(fù)印件）； 1 預(yù)售許可證（復(fù)印件）； 1 房地產(chǎn)權(quán)證（土地）（復(fù)印件）； 1 房地產(chǎn)測(cè)繪報(bào)告（復(fù)印件）； 1 簽訂合同樣本； 1 項(xiàng)目小區(qū)規(guī)劃平面圖。 經(jīng)市房地產(chǎn)交易中心認(rèn)證后，授予用戶名和初始密碼，開(kāi)通商品房合同網(wǎng)上備案業(yè)務(wù) 。 三、網(wǎng)上備案合同條款的修改及注銷手續(xù)的辦理 網(wǎng)上備案合同已經(jīng)雙方確認(rèn)后，不能再對(duì)合同進(jìn)行修改。但交易雙方可將已打印合同，到房屋所在地房地產(chǎn)交易中心申請(qǐng)合同注銷，經(jīng)交易中心確認(rèn)雙方的合同及設(shè)定的密碼，通知市房地產(chǎn)交易中心撤銷原合同，重新簽訂合同。 如憑備案合同已在房地產(chǎn)登記部門申領(lǐng)房地產(chǎn)預(yù)告登記證明或房地產(chǎn)權(quán)證，需辦理撤回原登記手續(xù)，再按上面的辦法去注銷合同。 四、網(wǎng)上簽約注銷所需資料 預(yù)告登記注銷所需資料 （如合同已經(jīng)經(jīng)過(guò)交易中心預(yù)告登記的，必須先注銷預(yù)告登記，然后再撤銷網(wǎng)上備案） 撤銷協(xié)議； 注銷申請(qǐng)書(shū)；客戶身份證，本人到場(chǎng)（或出具公證過(guò)的委托書(shū)）；開(kāi)發(fā)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照，法人代表身份證復(fù)印件；委托書(shū)；代理人身份證復(fù)印件；留下 1本合同其余全部上交交易中心；預(yù)告登記證明。 網(wǎng)上備案撤銷所需資料 其他登記申請(qǐng)書(shū)；客戶身份證，本人到場(chǎng)（或出具公證過(guò)的委托書(shū)）；營(yíng)業(yè)執(zhí)照，法人代表身份證復(fù)印件；委托書(shū)；代理人身份證復(fù)印件；網(wǎng)上登記申請(qǐng)書(shū)（網(wǎng)上再打印一份）；撤銷協(xié)議；預(yù)售合同（留下的那 1本）。 注：網(wǎng)上房地產(chǎn)網(wǎng)站 進(jìn)入上海房地產(chǎn)資源網(wǎng)（ ,點(diǎn)擊網(wǎng)上房地產(chǎn)； 直接進(jìn)行網(wǎng)上房地產(chǎn)網(wǎng)站 ( 合同打印采用交易中心指定專用紙張及專用合同封面。 此流程請(qǐng)各案行政助理作為參考，各級(jí)行政助理上崗后需參加操作員上崗證培訓(xùn)。 35 5 36 5 案場(chǎng)行政助理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程 階段 工作項(xiàng)目 工作內(nèi)容 進(jìn)行時(shí)間 表單 備注 案前 具 《辦公用品申領(lǐng)單》 交至管理部 個(gè)案執(zhí)行開(kāi)始前 上述申請(qǐng)表中依次注明 案憑申請(qǐng)單繳回，如有損壞從個(gè)案獎(jiǎng)金中予以賠償 白表格 索取 個(gè)案執(zhí)行開(kāi)始前 FILE夾 控表 （大、小）各一份 公開(kāi)前三天 OK 統(tǒng)一格式（公寓、別墅） ：專案 ：行政助理 備 況與主委確定 公開(kāi)前五天 統(tǒng)準(zhǔn)備 與公司網(wǎng)管確定，樓號(hào)、來(lái)人、格式等 公開(kāi)前五天 OK 圓形或橢圓型 用金及 入場(chǎng)前 案前 目表 個(gè)案情況與專案協(xié)調(diào) 原則向?qū)０杆魅? 表需經(jīng)業(yè)主簽字確認(rèn) 案夾 、足、簽、退、作廢、訂金移交明細(xì) B級(jí)卡、業(yè)務(wù)日記發(fā)給業(yè)務(wù)員 、來(lái)電 檔案夾 歸檔夾 表（試個(gè)案而訂） 相關(guān)表格檔案（試個(gè)案而訂） 37 5 38 5 上海聚仁物業(yè)咨詢有限公司行政助理手冊(cè) 階段 工作項(xiàng)目 工作內(nèi)容 進(jìn)行時(shí)間 表單 備注 案中 作 輔助專案進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)銷控，收小訂金， 并審核預(yù)約單、蓋章、上銷控表，避免一屋量賣 每天的工作內(nèi)容 將當(dāng)天銷售的售、足、簽、退訂單隨時(shí)（ or每天晚）進(jìn)行整理 做業(yè)務(wù)日?qǐng)?bào)表（手工、系統(tǒng)），于當(dāng)天 17：15 之前上傳 表單2 行政助理工作日記，于當(dāng)天 17： 15 之前上傳 表單17 系統(tǒng)中上傳，無(wú)系統(tǒng) 下班前 將有關(guān)銷售之資料鎖入抽屜或柜中 簽約明細(xì)每天核對(duì) 將來(lái)人、來(lái)電資料及簽約客戶資料輸入電腦 每天晚上核對(duì)銷控表，杜絕漏上錯(cuò)上銷控的情況 表單16 核定隔天業(yè)務(wù)員考勤，輪排情況 更新業(yè)績(jī)清單 1考勤 階段 工作項(xiàng)目 工作內(nèi)容 進(jìn) 行時(shí)間 表單 備注 案中 作 周報(bào)、周分析 每周日 每周考勤上傳前臺(tái)進(jìn)行核對(duì) 每周一 打印周例會(huì)會(huì)議記錄 每周開(kāi)會(huì)后 作 辦公用品申領(lǐng)單 20 日前 表單9 輪休表 25 日前 費(fèi)用預(yù)算單 25 日前 表單10 培訓(xùn)計(jì)劃 與記錄 28 日前 管理工作計(jì)劃 28 日前 表單6 月度反饋表 25 日前 月報(bào)表 月底前 表單5 指標(biāo)確認(rèn)單 次月 1 日前 表單7 40 5 39 5 上海聚仁物業(yè)咨詢有限公司行政助理手冊(cè) 階段 工作項(xiàng)目 工作內(nèi)容 進(jìn)行時(shí)間 表單 備注 案中 作 考評(píng)表的發(fā)放（專案、業(yè)務(wù)員、行政助理） 專案，行政助理28日前，業(yè)務(wù)員次月 1 日前 各類資料月度歸檔（來(lái)人來(lái)電表，業(yè)務(wù)員日記，日?qǐng)?bào)等等） 1客戶滿意度上月最佳及時(shí)更新 1個(gè)人業(yè)績(jī)清單、合格完成明細(xì) 次月 1 日前 表單8 1下情上達(dá)表 5 日前 作 合同的模板制作及合同打印 交易中心備案登記（ 視案場(chǎng)實(shí)際情況） 售樓處訂水、訂飯，費(fèi)用統(tǒng)計(jì)（ 視案場(chǎng)實(shí)際情況） 依個(gè)案條件制作傭金請(qǐng)款明細(xì)表進(jìn)行傭金請(qǐng)款 案中 作 配合專案調(diào)價(jià)，制作價(jià)目表 并填入銷控中，原發(fā)給業(yè)務(wù)員的舊價(jià)目表及時(shí)更新銷毀。 案場(chǎng)備用金、案場(chǎng)基金管理 案場(chǎng)的日常管理，嚴(yán)格執(zhí)行案場(chǎng)規(guī)章制度，保證案場(chǎng)的正常工作。 階段 工作項(xiàng)目 工作內(nèi)容 進(jìn)行時(shí)間 表單 備注 結(jié)案 交 非易損物品清點(diǎn)后繳還管理部，文具繳交表 結(jié)案撤場(chǎng)后 文具繳交表 附文具繳交表、附文具申請(qǐng)表 大事記整理 配合結(jié)案的工作內(nèi)容視專案分配而定 41 5 42 5 上海聚仁物業(yè)咨詢有限公司行政助理手冊(cè) 案場(chǎng)行政助理工作要求 行政助理工作執(zhí)掌 一、規(guī)章制度及報(bào)表類 監(jiān)督執(zhí)行公司及案場(chǎng)的規(guī)章制度。 每日、每周及月度各類報(bào)表、表單的及時(shí)輸入及上傳工作。 1）每日：銷售日?qǐng)?bào)表、行政助理工作日記 2）每周 ：周報(bào)、周分析（視案場(chǎng)實(shí)際情況而確定）、周統(tǒng)計(jì)表、案場(chǎng)周例會(huì)、 開(kāi)發(fā)商周例會(huì) 負(fù)責(zé)打?。嚎蛻舴治霰?、專案周工作計(jì)劃 3）每月：個(gè)人業(yè)績(jī)清單、辦公用品申領(lǐng)、考評(píng)表及考評(píng)匯總表（負(fù)責(zé)發(fā)放及回收上報(bào)）、簽約合格完成明細(xì)、月報(bào)表 、 管理工作計(jì)劃、下情上達(dá)表的發(fā)放、開(kāi)發(fā)商質(zhì)量反饋表 負(fù)責(zé)打?。簶I(yè)績(jī)指標(biāo)確認(rèn)單、輪休表、費(fèi)用預(yù)算、每月培訓(xùn)計(jì)劃及記錄 房產(chǎn)銷售系統(tǒng)數(shù)據(jù)的輸入、核對(duì)工作。 開(kāi)發(fā)商內(nèi)部簽約合同數(shù)據(jù)的定時(shí)提供。 晉級(jí)申請(qǐng)。 項(xiàng)目部個(gè)案歸檔資料上交公司存檔，配合公司貫標(biāo)工作的進(jìn)行。 二、監(jiān)督及各種資料保存類 案場(chǎng)考勤、輪休調(diào)休的記錄與監(jiān)督。 打印、派發(fā)、保存業(yè)務(wù)專案的書(shū)面申請(qǐng)。 業(yè)務(wù)員日記、 B 級(jí)卡、來(lái)人、來(lái)電、已購(gòu)表、踏街、市調(diào)報(bào)告等資料的輸入、整理及保存。 及時(shí)傳送與妥善保存公司下達(dá)的各類通知。 客戶資料的保存。 大、小訂單與空白合同、合同專用紙張（上海案場(chǎng)）的管理。 大、小銷控的制作與核對(duì)。 開(kāi)發(fā)商例會(huì)、業(yè)務(wù)周例會(huì)的會(huì)議記錄及其它會(huì)議記錄的保存。 案場(chǎng)備用金、罰金、案場(chǎng)基金的妥善保管；案場(chǎng)車資、水票及宿舍各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷工作。 辦公用品的保 管及發(fā)放。 1 已簽預(yù)售 /銷售合同的保管及領(lǐng)取。 1 甲方簽字稿的整理和保存。 三、案場(chǎng)日常生活的管理工作，例如寢室管理、訂水、復(fù)印機(jī)等辦公用品的維修、保養(yǎng)工作的聯(lián)系。 四、協(xié)助業(yè)務(wù)專案管理之事項(xiàng) 配合專案經(jīng)理執(zhí)行公司及案場(chǎng)的各項(xiàng)規(guī)章制度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提醒專案處理或向公司及時(shí)匯報(bào)。 協(xié)助專案經(jīng)理對(duì)案場(chǎng)的環(huán)境衛(wèi)生工作進(jìn)行監(jiān)督與管理。 提供各項(xiàng)業(yè)務(wù)分析當(dāng)中的所需數(shù)據(jù)。 協(xié)助完成專案經(jīng)理的每周周分析、周計(jì)劃（負(fù)責(zé)打印及傳輸）。 配合開(kāi)發(fā)商或?qū)０高M(jìn)行預(yù)售合同簽訂、交易登記手續(xù)辦理。 為業(yè)務(wù)員的銷售工作提 供樓盤的相應(yīng)資料（最好是統(tǒng)一整理后加以整合）。 五、樓盤按揭、交房手續(xù)辦理及財(cái)務(wù)管理 樓盤相關(guān)費(fèi)用的計(jì)算和收取。如：產(chǎn)證代辦費(fèi)、按揭代辦費(fèi)、公積金代辦費(fèi)、預(yù)售合同、貸款合同登記費(fèi)、公證費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、契稅等等。 在計(jì)算和收取相關(guān)費(fèi)用過(guò)程中，如出現(xiàn)差錯(cuò)，由當(dāng)事人承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。 在收取相關(guān)費(fèi)用過(guò)程中，必須做到帳實(shí)相符，帳帳相符。 財(cái)務(wù)費(fèi)用交接工作清楚、明確或送交銀行及時(shí)。 43 5 44 5 上海聚仁物業(yè)咨詢有限公司行政助理手冊(cè) 六、正式行政助理級(jí)別以上人員應(yīng)具備培訓(xùn)新人的工作能力 行政助理工作權(quán)