【導(dǎo)讀】隨著上海聚仁物業(yè)咨詢有限公司業(yè)務(wù)量的迅猛發(fā)展，個案的數(shù)量與行政助理的數(shù)量增加，如何促進行政助理的綜合素質(zhì)的發(fā)展，成為聚仁物業(yè)總管理部的重要任務(wù)，艱巨而繁重。也開始越來越多的關(guān)注行政助理這一職責(zé)的發(fā)展前程。其最大的作用創(chuàng)造良好的條件。同事的支持與協(xié)助，作為其主管部門——總管理部也將盡可能地為各案提供優(yōu)秀的行政人才。我們的工作手冊力爭做到以下的一些特點：實用性、有效性與針對性。而且，相應(yīng)的表格、制度及規(guī)范，使得員工能夠很容易地在實際工作中運用、模仿。本司的行政助理的工作，起到積極與有效的幫助。本手冊由上海聚泰房地產(chǎn)經(jīng)紀有限公司行銷總部負責(zé)解釋。具有良好的親和力和溝通能力。減少專案經(jīng)理的后顧之憂，為其提供良好的協(xié)助與配合。配合專案經(jīng)理及時與案場人員進行思想溝通，并反饋合理化建議至公司。維護案場團結(jié)、穩(wěn)定、健康的發(fā)展，在案場架起一座“溝通”的橋梁

　　

【正文】 算清單等相關(guān)需知資料； 7. 準備房屋交接書； 8. 準備其它相關(guān)交房工作（視情況而定）； 二、交房手續(xù)辦理 預(yù)售合同網(wǎng)上簽約流程 （上海各案參考） 2020年起上海房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在取得商品房預(yù)售許可證或房地產(chǎn)權(quán)證（大產(chǎn)證）后銷售（預(yù)售房屋簽訂合同的，需登記錄網(wǎng)上房地產(chǎn)網(wǎng)站的合同備案欄目，在網(wǎng)上進行合同確認和打印。 此政策的出臺一方面，提高了信息透明度。 網(wǎng)上及時公布納入合同備案的樓盤的可售部位、類型 、面積和已售房屋的套數(shù)、面積和平均價格。購房人可以通過網(wǎng)上房地產(chǎn)網(wǎng)站查詢所購樓盤房屋的銷售情況；一方面，規(guī)范交易行為，納入合同備案的樓盤簽署的合同文本，應(yīng)使用由市房地資源局和市工商局聯(lián)合制訂的示范文本。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)需要自制合同格式條款的，應(yīng)向市工商行政管理局備案后，提交市房地產(chǎn)交易中心，經(jīng)變更后在網(wǎng)上公布；另一方面，方便房地產(chǎn)登記。由于網(wǎng)上合同備案系統(tǒng)自動輸出，購房人在各區(qū)縣房地產(chǎn)交易中心窗口辦理登記手續(xù)時，受理等待時間將會縮短。 一、合同網(wǎng)上備案登記操作流程 下班 二、辦理網(wǎng)上備案資質(zhì)認證手續(xù)應(yīng)提供的資料 營業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件）； 法人代碼證（復(fù)印件）； 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)資質(zhì)證（復(fù)印件）； 稅務(wù)注冊證明（復(fù)印件）； 法人代表身份證（復(fù)印件）； 代理人身份證券交易（復(fù)印件）； 開發(fā)商辦公室 財務(wù)室 領(lǐng)取《預(yù)售合同》 確認房屋結(jié)算單及交接書 開具進戶 單 辦理收、退房款手續(xù) 憑進戶單、預(yù)售合同交房 憑進戶單、合同交房 34 資格認證 登錄合同備案系統(tǒng) 確定銷售房屋 選擇合同類別 輸入合同內(nèi)容 打印合同初始文本 合同校核并確認 設(shè)置密碼 打印合同及登記申請書 雙方簽名（蓋章） 33 上海聚仁物業(yè)咨詢有限公司行政助理手冊 代理人委托書； 銷售人員證書（復(fù)印件）； 1 預(yù)售許可證（復(fù)印件）； 1 房地產(chǎn)權(quán)證（土地）（復(fù)印件）； 1 房地產(chǎn)測繪報告（復(fù)印件）； 1 簽訂合同樣本； 1 項目小區(qū)規(guī)劃平面圖。 經(jīng)市房地產(chǎn)交易中心認證后，授予用戶名和初始密碼，開通商品房合同網(wǎng)上備案業(yè)務(wù) 。 三、網(wǎng)上備案合同條款的修改及注銷手續(xù)的辦理 網(wǎng)上備案合同已經(jīng)雙方確認后，不能再對合同進行修改。但交易雙方可將已打印合同，到房屋所在地房地產(chǎn)交易中心申請合同注銷，經(jīng)交易中心確認雙方的合同及設(shè)定的密碼，通知市房地產(chǎn)交易中心撤銷原合同，重新簽訂合同。 如憑備案合同已在房地產(chǎn)登記部門申領(lǐng)房地產(chǎn)預(yù)告登記證明或房地產(chǎn)權(quán)證，需辦理撤回原登記手續(xù)，再按上面的辦法去注銷合同。 四、網(wǎng)上簽約注銷所需資料 預(yù)告登記注銷所需資料 （如合同已經(jīng)經(jīng)過交易中心預(yù)告登記的，必須先注銷預(yù)告登記，然后再撤銷網(wǎng)上備案） 撤銷協(xié)議； 注銷申請書；客戶身份證，本人到場（或出具公證過的委托書）；開發(fā)商營業(yè)執(zhí)照，法人代表身份證復(fù)印件；委托書；代理人身份證復(fù)印件；留下 1本合同其余全部上交交易中心；預(yù)告登記證明。 網(wǎng)上備案撤銷所需資料 其他登記申請書；客戶身份證，本人到場（或出具公證過的委托書）；營業(yè)執(zhí)照，法人代表身份證復(fù)印件；委托書；代理人身份證復(fù)印件；網(wǎng)上登記申請書（網(wǎng)上再打印一份）；撤銷協(xié)議；預(yù)售合同（留下的那 1本）。 注：網(wǎng)上房地產(chǎn)網(wǎng)站 進入上海房地產(chǎn)資源網(wǎng)（ ,點擊網(wǎng)上房地產(chǎn)； 直接進行網(wǎng)上房地產(chǎn)網(wǎng)站 ( 合同打印采用交易中心指定專用紙張及專用合同封面。 此流程請各案行政助理作為參考，各級行政助理上崗后需參加操作員上崗證培訓(xùn)。 35 5 36 5 案場行政助理標準作業(yè)流程 階段 工作項目 工作內(nèi)容 進行時間 表單 備注 案前 具 《辦公用品申領(lǐng)單》 交至管理部 個案執(zhí)行開始前 上述申請表中依次注明 案憑申請單繳回，如有損壞從個案獎金中予以賠償 白表格 索取 個案執(zhí)行開始前 FILE夾 控表 （大、?。└饕环? 公開前三天 OK 統(tǒng)一格式（公寓、別墅） ：專案 ：行政助理 備 況與主委確定 公開前五天 統(tǒng)準備 與公司網(wǎng)管確定，樓號、來人、格式等 公開前五天 OK 圓形或橢圓型 用金及 入場前 案前 目表 個案情況與專案協(xié)調(diào) 原則向?qū)０杆魅? 表需經(jīng)業(yè)主簽字確認 案夾 、足、簽、退、作廢、訂金移交明細 B級卡、業(yè)務(wù)日記發(fā)給業(yè)務(wù)員 、來電 檔案夾 歸檔夾 表（試個案而訂） 相關(guān)表格檔案（試個案而訂） 37 5 38 5 上海聚仁物業(yè)咨詢有限公司行政助理手冊 階段 工作項目 工作內(nèi)容 進行時間 表單 備注 案中 作 輔助專案進行現(xiàn)場銷控，收小訂金， 并審核預(yù)約單、蓋章、上銷控表，避免一屋量賣 每天的工作內(nèi)容 將當天銷售的售、足、簽、退訂單隨時（ or每天晚）進行整理 做業(yè)務(wù)日報表（手工、系統(tǒng)），于當天 17：15 之前上傳 表單2 行政助理工作日記，于當天 17： 15 之前上傳 表單17 系統(tǒng)中上傳，無系統(tǒng) 下班前 將有關(guān)銷售之資料鎖入抽屜或柜中 簽約明細每天核對 將來人、來電資料及簽約客戶資料輸入電腦 每天晚上核對銷控表，杜絕漏上錯上銷控的情況 表單16 核定隔天業(yè)務(wù)員考勤，輪排情況 更新業(yè)績清單 1考勤 階段 工作項目 工作內(nèi)容 進 行時間 表單 備注 案中 作 周報、周分析 每周日 每周考勤上傳前臺進行核對 每周一 打印周例會會議記錄 每周開會后 作 辦公用品申領(lǐng)單 20 日前 表單9 輪休表 25 日前 費用預(yù)算單 25 日前 表單10 培訓(xùn)計劃 與記錄 28 日前 管理工作計劃 28 日前 表單6 月度反饋表 25 日前 月報表 月底前 表單5 指標確認單 次月 1 日前 表單7 40 5 39 5 上海聚仁物業(yè)咨詢有限公司行政助理手冊 階段 工作項目 工作內(nèi)容 進行時間 表單 備注 案中 作 考評表的發(fā)放（專案、業(yè)務(wù)員、行政助理） 專案，行政助理28日前，業(yè)務(wù)員次月 1 日前 各類資料月度歸檔（來人來電表，業(yè)務(wù)員日記，日報等等） 1客戶滿意度上月最佳及時更新 1個人業(yè)績清單、合格完成明細 次月 1 日前 表單8 1下情上達表 5 日前 作 合同的模板制作及合同打印 交易中心備案登記（ 視案場實際情況） 售樓處訂水、訂飯，費用統(tǒng)計（ 視案場實際情況） 依個案條件制作傭金請款明細表進行傭金請款 案中 作 配合專案調(diào)價，制作價目表 并填入銷控中，原發(fā)給業(yè)務(wù)員的舊價目表及時更新銷毀。 案場備用金、案場基金管理 案場的日常管理，嚴格執(zhí)行案場規(guī)章制度，保證案場的正常工作。 階段 工作項目 工作內(nèi)容 進行時間 表單 備注 結(jié)案 交 非易損物品清點后繳還管理部，文具繳交表 結(jié)案撤場后 文具繳交表 附文具繳交表、附文具申請表 大事記整理 配合結(jié)案的工作內(nèi)容視專案分配而定 41 5 42 5 上海聚仁物業(yè)咨詢有限公司行政助理手冊 案場行政助理工作要求 行政助理工作執(zhí)掌 一、規(guī)章制度及報表類 監(jiān)督執(zhí)行公司及案場的規(guī)章制度。 每日、每周及月度各類報表、表單的及時輸入及上傳工作。 1）每日：銷售日報表、行政助理工作日記 2）每周 ：周報、周分析（視案場實際情況而確定）、周統(tǒng)計表、案場周例會、 開發(fā)商周例會 負責(zé)打?。嚎蛻舴治霰?、專案周工作計劃 3）每月：個人業(yè)績清單、辦公用品申領(lǐng)、考評表及考評匯總表（負責(zé)發(fā)放及回收上報）、簽約合格完成明細、月報表 、 管理工作計劃、下情上達表的發(fā)放、開發(fā)商質(zhì)量反饋表 負責(zé)打?。簶I(yè)績指標確認單、輪休表、費用預(yù)算、每月培訓(xùn)計劃及記錄 房產(chǎn)銷售系統(tǒng)數(shù)據(jù)的輸入、核對工作。 開發(fā)商內(nèi)部簽約合同數(shù)據(jù)的定時提供。 晉級申請。 項目部個案歸檔資料上交公司存檔，配合公司貫標工作的進行。 二、監(jiān)督及各種資料保存類 案場考勤、輪休調(diào)休的記錄與監(jiān)督。 打印、派發(fā)、保存業(yè)務(wù)專案的書面申請。 業(yè)務(wù)員日記、 B 級卡、來人、來電、已購表、踏街、市調(diào)報告等資料的輸入、整理及保存。 及時傳送與妥善保存公司下達的各類通知。 客戶資料的保存。 大、小訂單與空白合同、合同專用紙張（上海案場）的管理。 大、小銷控的制作與核對。 開發(fā)商例會、業(yè)務(wù)周例會的會議記錄及其它會議記錄的保存。 案場備用金、罰金、案場基金的妥善保管；案場車資、水票及宿舍各項費用的報銷工作。 辦公用品的保 管及發(fā)放。 1 已簽預(yù)售 /銷售合同的保管及領(lǐng)取。 1 甲方簽字稿的整理和保存。 三、案場日常生活的管理工作，例如寢室管理、訂水、復(fù)印機等辦公用品的維修、保養(yǎng)工作的聯(lián)系。 四、協(xié)助業(yè)務(wù)專案管理之事項 配合專案經(jīng)理執(zhí)行公司及案場的各項規(guī)章制度，發(fā)現(xiàn)問題及時提醒專案處理或向公司及時匯報。 協(xié)助專案經(jīng)理對案場的環(huán)境衛(wèi)生工作進行監(jiān)督與管理。 提供各項業(yè)務(wù)分析當中的所需數(shù)據(jù)。 協(xié)助完成專案經(jīng)理的每周周分析、周計劃（負責(zé)打印及傳輸）。 配合開發(fā)商或?qū)０高M行預(yù)售合同簽訂、交易登記手續(xù)辦理。 為業(yè)務(wù)員的銷售工作提 供樓盤的相應(yīng)資料（最好是統(tǒng)一整理后加以整合）。 五、樓盤按揭、交房手續(xù)辦理及財務(wù)管理 樓盤相關(guān)費用的計算和收取。如：產(chǎn)證代辦費、按揭代辦費、公積金代辦費、預(yù)售合同、貸款合同登記費、公證費、保險費、契稅等等。 在計算和收取相關(guān)費用過程中，如出現(xiàn)差錯，由當事人承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。 在收取相關(guān)費用過程中，必須做到帳實相符，帳帳相符。 財務(wù)費用交接工作清楚、明確或送交銀行及時。 43 5 44 5 上海聚仁物業(yè)咨詢有限公司行政助理手冊 六、正式行政助理級別以上人員應(yīng)具備培訓(xùn)新人的工作能力 行政助理工作權(quán)