【正文】 錄和信函：使他們更短，更直接，使用更好的格式，更具可讀性來簡化。對所有的標準報告使用相似的格式。這將減少閱讀報告的時間和解釋報告時的錯誤。多用使用圖表，少用文字。 案例：朱元璋與 8000字奏折 42 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 整合 ? 整合 工作 ——有時把幾項工作合而為一是可能的。合并相似（例如人事）或連續(xù)的作業(yè)，可以大大加快物流和信息流速度。使得一項工作更利于完成并降低成本、錯誤和周期時間。每一 次 工作 交接 都是一次發(fā)生錯誤的機會，而且需要一定的輔助轉(zhuǎn)交設(shè)施或機制。甚至可以讓那些需要得到流程產(chǎn)出的人自己執(zhí)行流程。 （如日常辦公用品采購），但是需要加強監(jiān)督或控制的工作例外。 ? 整合 團隊 ——將一項業(yè)務(wù)有關(guān)的員工組成團隊和 合并專家組成團隊是合并任務(wù)邏輯上的延伸。團隊可以完成單個成員無法承擔的系列活動。雖然團隊可能仍然保留一定的向職能部門報告的關(guān)系，例如銷售部或 技術(shù)部，但是他們是結(jié)合一體執(zhí)行一個流程日常運作的組織。 ? 案例 6，案例 5，按例 4，案例 1 43 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 整合 ? 整合顧客 ——一個顧客盡量由一個部門服務(wù)；還可以 將自己的服務(wù)交送與顧客的 業(yè)務(wù) 流程整合，強生公司與沃爾瑪進行整合，他們根據(jù)需求預(yù)測將產(chǎn)品直接送到沃爾 瑪 商場的貨架，沃爾馬特只需根據(jù)賬單付款就行了。這種伙伴關(guān)系使得競爭對手難于插入。 ? 整合供應(yīng)商 ——所有流程都高度依賴于該流程以外的人員以原材料、信息和 /或創(chuàng)意的形式提供投入。把提供者視為供應(yīng)商。檢查每一流程的投入，看看： 該流程真的需要這項投入嗎？ ●你得到的是否比你需要的多？ ●它投入到了合適的地方嗎？●它是否具備正確的質(zhì)量水平？ ●投入的數(shù)量和時機是否恰當？ ●是否以最佳方式接收的？ 44 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 均衡 業(yè)務(wù)流程的各個環(huán)節(jié)的負荷與處理時間要盡量均衡 調(diào)整方法有 : ? 縱向串行改橫向并行作業(yè) :存在著兩種形式的并行，一種是各獨立單位從事相同的工作 ，要將它們視為一體，統(tǒng)籌處理，分散執(zhí)行 。例如惠普采購。 公司的發(fā)貨及時率提高 150%，交貨期縮短 50%，潛在顧客丟失率降低 75%， 采購 成本也大為降低。另一種是各獨立單位從事不同的工作，而這些工作最終必須組合到一起。 案例 3 ? 改變作業(yè)順序 :是否 發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品移送到一棟樓里，然后再返回原來的樓里。文件在同一棟樓的不同部門之間送來送去。在這個階段，要檢查作業(yè)的順序以判定改變是否能減少周期時間。 45 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 均衡 ? 消除 復(fù)雜流程和 流程 瓶頸 。 流程瓶頸造成一個流程內(nèi)部的各個環(huán)節(jié)運轉(zhuǎn)不均衡，復(fù)雜流程導(dǎo)致相關(guān)的業(yè)務(wù)運作不均衡，都會導(dǎo)致工作的積壓，效率和質(zhì)量的下降。 瓶頸環(huán)節(jié)處理方法： 1。攻堅，解決它的技術(shù)問題，配置足夠的資源； 2?；乇埽淖兟窂剑@過這個步驟； 3。并行，將其分解成多個并行小問題，通過多渠道并行方式加快解決； 4。分解，如果不能分解成并行的小問題，則分解成串行的小問題，將一個步驟分成多個步驟，化整為零； 5。取消，將形式主義的環(huán)節(jié)撤消。 46 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 均衡 ? 減少干擾 ： 關(guān)鍵的業(yè)務(wù)流程 和流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié) 應(yīng)該獲得優(yōu)先 保護。 例如， 關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程 和流程關(guān)鍵環(huán)節(jié) 的工作人員不應(yīng)該被安排在人來人往的地方，例如飲水機的旁邊。他們的電話應(yīng)該由別人接聽。辦公室的安排應(yīng)該允許他們在休息、午飯時或一天下班后不再考慮工作 等等 。 ? 改善時間控制 ：每類相關(guān)工作都應(yīng)規(guī)定截止 時間。 ? 在最合適的地方執(zhí)行流程 ： 總的規(guī)則是，流程地點離顧客越近越好。限制流程與顧客距離的因素有規(guī)模經(jīng)濟、儲存成本、設(shè)備成本和設(shè)備利用率方面的考慮。 ? 提高活動效率 ： 流程是一系列活動的組合， 均衡 提高單個活動的效率（主要指時間方面），將有利于提高流程的整體效率。 47 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 機械化、自動化或升級 自動化 在下面這些作業(yè)更有優(yōu)勢 ： ? 數(shù)據(jù)采集 ——在傳統(tǒng)的企業(yè)管理中手工的信息收集和統(tǒng)計的活動成本是相當大的，它分布在每一個業(yè)務(wù)流程里。 ? 數(shù)據(jù)傳送 ——將數(shù)據(jù)從一種格式轉(zhuǎn)變成另一種格式，或者從一個轉(zhuǎn)送給另一個人，從一個系統(tǒng)傳輸?shù)搅硪粋€系統(tǒng)，都是自動化的首選對象。 ? 數(shù)據(jù)分析 ——每個 公司 有 大量數(shù)據(jù)，但是卻 不一定有足夠的分析報告 。信息分析 正是信息系統(tǒng)的優(yōu)勢。 擁有適當?shù)能浖涂梢噪S時作出設(shè)定的分析報告。 ? 臟活、 累活、 難活、險活 ? 枯燥作業(yè) ——所有單調(diào)乏味的重復(fù)性工作都是自動化的好對象。 48 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 全局改進（即 BPR） 全局改進即流程再造（ BPR） BPR要求跳出現(xiàn)在這個流程，明確在沒有現(xiàn)有組織和 /或流程限制的情況下，完美的流程會是什么樣的，這個方法的優(yōu)勢在于： ? 繞開了現(xiàn)存的組織壁壘。 ? 突破現(xiàn)有流程和習慣的束縛。 ? 提供了廣闊的設(shè)計空間和新視角。 ? 關(guān)注于關(guān)鍵的成功因素。 ? 讓企業(yè)重新審視全部業(yè)務(wù)。 49 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 業(yè)務(wù)流程再造 (BPR) 業(yè)務(wù)流程再造意味著全新設(shè)計，全面突破，全局改進。 要回答下述基本問題： 5W1H ? 誰（ Who） 是我們的主要顧客，誰（哪些團隊）應(yīng)該在組織中安排？ ? 什么（ what） 是我們 必須 滿足的需求 和可以考慮的期望 ？ 什么是主要 需求？ 什么是次要需求？ ? 為什么（ why） 我們 要 滿足這些需求 和期望 ？ ? 何處（ where） 需要我們提供滿足需求的服務(wù)？ 客戶倉庫 ， 銷售終端 ，還是另的地方？ ? 何時（ when） 需要我們滿足這些需求？ 及時性與反應(yīng)速度的重要性？ ? 如何（ how） 實現(xiàn)上述各項任務(wù)？需要什么流程？ 怎樣管理 這些流程？ 需要哪些 技術(shù) 手段 ？ 50 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 業(yè)務(wù)流程再造 (BPR)的流程設(shè)計四個步驟 ? 步驟 1 從高層次理解現(xiàn)有流程 這里沒有必要像 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化 方式下那樣了解所有細節(jié)，但是必須找出所有核心 的關(guān)鍵 流程。通常會有 3080個核心流程，其中有 5－ 10個關(guān)鍵流程 。分析 這些 流程的關(guān)鍵步驟 和 產(chǎn)出結(jié)果 ? 步驟 2 進行 標桿瞄準、 廣泛 集思廣益 ，網(wǎng)羅 奇思 妙 想 標桿瞄準 ，并廣泛發(fā)動流程重組團隊 集思廣益 ，廣羅各類 奇思 妙 想，特別 注意收集 從顧客 和合作伙伴來的建議和由此引發(fā)的 思考， 不要批評或過早評價任何看似荒誕不經(jīng)的想法， 不要過快地放棄提出的 某 種思路，對于那些潛力很大的 可以先 進行深入研究 ，對其它的意見留待備用 。 51 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 業(yè)務(wù)流程再造 (BPR)的流程設(shè)計四個步驟 ? 步驟 3 流程設(shè)計 對 步驟 2選取 出來的流程思路進行探討。流程、 組織、 人員 、 技術(shù) 和KPI都要經(jīng)過多次 審視 。 始終 堅持 “ 全新設(shè)計 ” 的立場， 突破現(xiàn)有人力資源能力 、組織架構(gòu) 進行新的工作方式的考慮，以及對 管理信息系統(tǒng)升級 和標桿瞄準進行考慮，以確保不會回到傳統(tǒng)的做事方式。 ? 步驟 4 檢驗 新流程設(shè)計出來后，應(yīng)該通過模擬它在現(xiàn)實中的運行對設(shè)計進行檢驗。 以確定它的效果、效率和靈活性指標， 只要流程能夠處理好大多數(shù)事例， 即說明流程可以投入使用，不能處理的 事件可以作為特例單獨處理 。 感謝各位領(lǐng)導(dǎo)的參加， 讓 我們攜手走向成功！