【正文】 PA分單P U 3 . 4歸檔P U 3 . 9PA申付P U 3 . 16收貨PU3. 12PA檢貨PU3. 13入庫(kù)PU3. 14審單PU3. 17付款P U 3 . 18退 貨 流 程 P U 7 . 0不合格合格M R P I I M R P I I MRPII Notes(中試 、 中 研 ) 非生產(chǎn)（ 紙 面 ）進(jìn)口寄 出 發(fā) 票P(pán)A增 加 了 庫(kù) 房 管理 的 成 本需 求 計(jì) 劃 層 層 審 批 ， 非常 耗 時(shí) ， 并 且 審 批 要 素也 不 明 確大 部 分 需 求 都 是 低 價(jià) 值物 品 ， 點(diǎn) 用 了 采 購(gòu) 部 門(mén)的大量人力流程中的主要問(wèn)題點(diǎn) ?行政采購(gòu)主流程非常復(fù)雜，共有 18個(gè)環(huán)節(jié)，從業(yè)務(wù)部門(mén)提出需求到領(lǐng)用平均周期為 1個(gè)多月。 ?對(duì)物品需求計(jì)劃的審批子流程也非常復(fù)雜，從基層主管到高層領(lǐng)導(dǎo)層層審批，由于高層領(lǐng)導(dǎo)比較忙，對(duì)基層的行政物品需求并不了解，因此不僅耗時(shí)，而且審批的要素、依據(jù)都不是很清楚。 ?80%的訂單都是低價(jià)值的物品（ 2023元以下的物品），只占采購(gòu)總金額的 20%，但采購(gòu)部門(mén)卻在分單、接受 PR（采購(gòu)請(qǐng)求）、制作 PO（采購(gòu)訂單）、審批 PO、向供應(yīng)商下達(dá)訂單、跟單等活動(dòng)上投入大量的人力。 ?入庫(kù)、出庫(kù)等活動(dòng)增加了庫(kù)房管理的工作量，也造成了庫(kù)存。 討論： 討論：針對(duì)行政物品采購(gòu)流程中存在的問(wèn)題，應(yīng)該如何進(jìn)行優(yōu)化呢？ 新流程優(yōu)化的要點(diǎn) 一、采購(gòu)策略上的轉(zhuǎn)變 采用管理上的 2/8原則，對(duì)低價(jià)值行政物品（占了采購(gòu)訂單的 80％）從普通行政物品中分離出來(lái)，由采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商達(dá)成框架協(xié)議，使用部門(mén)可以直接向供應(yīng)商采購(gòu)，但每年在采購(gòu)需求總額上實(shí)行預(yù)算控制。 二、基于新策略，對(duì)低價(jià)值行政物品的采購(gòu)流程可以進(jìn)行簡(jiǎn)化 簡(jiǎn)化了對(duì)采購(gòu)需求的審批環(huán)節(jié)，對(duì)預(yù)算內(nèi)的需求由基層業(yè)務(wù)主管直接審批，對(duì)預(yù)算外的需求才由更高一級(jí)主管審批。 省略了一系列操作活動(dòng)，如分單、采購(gòu)請(qǐng)求錄入、采購(gòu)訂單制作和審批、出入庫(kù)等。 取消檢驗(yàn)環(huán)節(jié)（實(shí)際上由于成本的原因，原流程中的檢驗(yàn)活動(dòng)一直都難以運(yùn)作），由使用部門(mén)在使用的過(guò)程中反饋質(zhì)量信息。 組織職責(zé)的重新分工和 IT系統(tǒng)的支持 三、未來(lái)組織職責(zé)的重新調(diào)整 ?采購(gòu)專(zhuān)家小組負(fù)責(zé)選擇、認(rèn)證、管理供應(yīng)商；與供應(yīng)商達(dá)成框架協(xié)議，跟蹤行業(yè)價(jià)格和折扣率，及時(shí)調(diào)整框架協(xié)議內(nèi)容； ?各使用部門(mén)均可根據(jù)框架協(xié)議直接訂購(gòu)所需物品。 四、充分運(yùn)用信息系統(tǒng)，可以提高工作效率，以及流程運(yùn)作的透明度。 ?框架協(xié)議采購(gòu)操作過(guò)程統(tǒng)一在 IT應(yīng)用系統(tǒng)上進(jìn)行。申購(gòu)、審批、自動(dòng)生成要貨單并通過(guò) Email或傳真向供應(yīng)商訂貨、簽收貨物、通知領(lǐng)貨、領(lǐng)貨處理、計(jì)算、審核付款等全部在框架采購(gòu) IT應(yīng)用系統(tǒng)上完成，處理效率比較高，并且用戶(hù)可以通過(guò)系統(tǒng)查詢(xún)過(guò)程的狀態(tài)，增加了透明度。 低價(jià)值行政物品采購(gòu)的新流程 部 門(mén) 經(jīng) 理基 層 主 管內(nèi) 部 用 戶(hù)財(cái)務(wù)供 應(yīng) 商IT 系統(tǒng)001填 申 購(gòu) 單002審批框 架 協(xié) 議 清 單N O T E 框 架采 購(gòu) 系 統(tǒng)004送貨自動(dòng)生成要貨單Email003審批Email預(yù)算內(nèi)預(yù)算外005簽收貨物006審核007付款M R P I IF a x lFaxlTelTel優(yōu)化后的效果 縮短采購(gòu)周期，提高用戶(hù)滿(mǎn)意度 流程的縮短和審批環(huán)節(jié)的簡(jiǎn)化可使采購(gòu)效率大為提高，原來(lái)的流程有 18個(gè)活動(dòng)，其中還沒(méi)有包括轉(zhuǎn)入需求審批子流程執(zhí)行的情況；而新流程中只有 7個(gè)活動(dòng) (對(duì)預(yù)算內(nèi)的只有 6個(gè)活動(dòng) )，且全部有 IT系統(tǒng)支持。從使用部門(mén)的采購(gòu)需求提出到收貨，全流程的平均周期為 1周，比以前的流程可以縮短 20多天。 降低了采購(gòu)成本 由于流程的簡(jiǎn)化使得流程的成本得到了降低，最直接的效果是行政采購(gòu)人員和行政庫(kù)房管理人員的數(shù)量不會(huì)繼續(xù)上升。 采購(gòu)部門(mén)能集中精力于供應(yīng)商的管理，以及高價(jià)值物品的采購(gòu)。 第六步：試運(yùn)行 一 、 選 擇 流程二 、 確 定 流 程優(yōu) 化 的 目 標(biāo) 、范 圍 和 團(tuán) 隊(duì)三 、 建 立 現(xiàn) 狀流 程 的 模 型四 、 評(píng) 估 和 分析 現(xiàn) 有 的 流 程五 、 設(shè) 計(jì) 未 來(lái)的 流 程六 、 試 運(yùn) 行七 、 推 行 并 納入 流 程 管 理四 、 評(píng) 估 現(xiàn) 有 的流 程 、 差 距 分 析試運(yùn)行步驟中的關(guān)鍵活動(dòng) ? 選擇試點(diǎn)的產(chǎn)品或業(yè)務(wù)域 ? 確定參與試點(diǎn)的主要業(yè)務(wù)人員 ? 對(duì)試點(diǎn)人員進(jìn)行流程的輔導(dǎo) ? 記錄試行過(guò)程出現(xiàn)的問(wèn)題 ? 對(duì)試行結(jié)果進(jìn)行總結(jié) ? 對(duì)未來(lái)的流程進(jìn)行修正 第七步：推行并納入流程管理 一 、 選 擇 流程二 、 確 定 流 程優(yōu) 化 的 目 標(biāo) 、范 圍 和 團(tuán) 隊(duì)三 、 建 立 現(xiàn) 狀流 程 的 模 型四 、 評(píng) 估 和 分析 現(xiàn) 有 的 流 程五 、 設(shè) 計(jì) 未 來(lái)的 流 程六 、 試 運(yùn) 行七 、 推 行 并 納入 流 程 管 理四 、 評(píng) 估 現(xiàn) 有 的流 程 、 差 距 分 析推行步驟中的關(guān)鍵活動(dòng) ? 明確流程的主管 ? 調(diào)整組織結(jié)構(gòu)及績(jī)效考核內(nèi)容 ? 培訓(xùn)新流程涉及的員工 ? 實(shí)施新的流程 ? 推行改善后的績(jī)效考核制度 ? 管理實(shí)施過(guò)程中的問(wèn)題 ? 納入例行化的流程管理 內(nèi)容提要 一、關(guān)注流程、關(guān)注顧客 二、業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)技術(shù) 業(yè)務(wù)流程框架定義 業(yè)務(wù)流程詳細(xì)設(shè)計(jì) Visio2023在流程繪制中的應(yīng)用 三、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化七步法（方法論、案例演練） 選擇流程 定義流程范圍和組建團(tuán)隊(duì) 理解和描述現(xiàn)有的流程 評(píng)估流程、差距分析 設(shè)計(jì)未來(lái)的流程 試運(yùn)行 推行并納入流程管理 四、流程優(yōu)化項(xiàng)目管理 五、流程變革與軟件包實(shí)施的關(guān)系 六、流程變革成功的基礎(chǔ)－組織變革管理 七、如何管理業(yè)務(wù)流程的持續(xù)改善 流程改進(jìn)項(xiàng)目示例 1 一個(gè)電腦配件生產(chǎn)公司的小組為其極為低下的按時(shí)發(fā)貨百分比率而擔(dān)憂(yōu)。由１２位經(jīng)理組成的跨職能小組用四天時(shí)間分析了整個(gè)訂貨 ──發(fā)貨流程，并提出了一系列建議，在以下１２個(gè)月的時(shí)間內(nèi)執(zhí)行。這一項(xiàng)流程改進(jìn)措施使平均周轉(zhuǎn)時(shí)間從 17周降低到了５周，按時(shí)發(fā)貨率也提高了 65%。在此后的十二個(gè)月中，這一流程一直在改進(jìn)，如今的周轉(zhuǎn)時(shí)間已降低到了５天。 流程改進(jìn)項(xiàng)目示例 2 一個(gè)地區(qū)性電話(huà)公司的高層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)心其客戶(hù)收費(fèi)流程的績(jī)效問(wèn)題，這一問(wèn)題幾乎涉及公司的每一項(xiàng)職能。它需要在一個(gè)愈來(lái)愈不正常的環(huán)境中提高質(zhì)量，改進(jìn)流程。因?yàn)榱鞒踢^(guò)于廣泛和復(fù)雜，所以建立了５個(gè)跨職能流程小組。他們發(fā)現(xiàn)了流程中的 183處失敗點(diǎn)。執(zhí)行這些改進(jìn)措施之后，其質(zhì)量有了提高（依據(jù)客戶(hù)調(diào)查結(jié)果），成本有所降低，而且建立了能追蹤流程中每一職能所作貢獻(xiàn)的考評(píng)系統(tǒng)。 流程改進(jìn)項(xiàng)目示例 3 一家中型啤酒廠的經(jīng)理們正忍受著巨大的競(jìng)爭(zhēng)壓力，他們要大幅度削減其公司設(shè)計(jì)和發(fā)展新產(chǎn)品的時(shí)間，并要迅速大量生產(chǎn)新產(chǎn)品。他們建立了一個(gè)跨職能的流程改進(jìn)項(xiàng)目，其中一個(gè)由１２位經(jīng)理和工程師組成的小組工作了五天。他們分析了目前狀態(tài)，并且開(kāi)發(fā)出一個(gè) 應(yīng)有狀態(tài)。新流程將產(chǎn)品的引進(jìn)和開(kāi)發(fā)時(shí)間從三十六個(gè)月降低到了十二個(gè)月。新產(chǎn)品的流程由流程監(jiān)督委員會(huì)（包括三名提議建立此項(xiàng)目的經(jīng)理）嚴(yán)密監(jiān)督。 流程改進(jìn)項(xiàng)目示例 4 一個(gè)新電信公司正在考慮一項(xiàng)增長(zhǎng)戰(zhàn)略。首席執(zhí)行官及其高級(jí)經(jīng)理小組利用圖表將其所有從銷(xiāo)售到發(fā)票的流程進(jìn)行分類(lèi)歸檔。然后他們又劃為幾個(gè)小組，每一小組研究一個(gè)不同的方案。在每一種方案中企業(yè)用不同的特點(diǎn)同公司聯(lián)系。每一個(gè)小組利用圖形來(lái)標(biāo)識(shí)每一套方案所代表的問(wèn)題和機(jī)遇，也要標(biāo)識(shí)出流程改進(jìn)措施，因?yàn)檫@一措施對(duì)一個(gè)新公司的成功運(yùn)營(yíng)來(lái)說(shuō)是十分關(guān)鍵的。這一分析是這個(gè)公司決議和執(zhí)行增長(zhǎng)計(jì)劃的主要投入。 流程改進(jìn)項(xiàng)目示例 5 一個(gè)消費(fèi)品公司正在進(jìn)行機(jī)構(gòu)重組，它包括二個(gè)新副總裁的位置和三個(gè)現(xiàn)有副總裁的位置。為明確他們新的職責(zé)，總裁和副總裁們一周會(huì)面了三次。小組利用本公司的形勢(shì)圖來(lái)決定企業(yè)流程的三種不同序別類(lèi)型以及年計(jì)劃的組成方式。結(jié)果他們澄清了主要職能的分類(lèi)并達(dá)成了一致協(xié)議。他們也找出并最后解決了可能會(huì)阻礙機(jī)構(gòu)重組的問(wèn)題。這樣，他們對(duì)流程改進(jìn)的前攝運(yùn)用使他們將新機(jī)構(gòu)中的 空白空間 問(wèn)題縮減至最低點(diǎn)。 流程改進(jìn)項(xiàng)目示例 6 一個(gè)工程制造公司對(duì)日本專(zhuān)利泛濫的情況深感憂(yōu)慮。在交給美國(guó)專(zhuān)利局申請(qǐng)書(shū)以前，本公司的平均專(zhuān)利申請(qǐng)流程便已達(dá)到了２年。通過(guò)分析并改進(jìn)流程，一個(gè)小組立刻就將時(shí)間降至 6個(gè)月，而且這個(gè)流程還在繼續(xù)改進(jìn)。 流程改進(jìn)項(xiàng)目示例 7 為了適應(yīng)公司營(yíng)業(yè)所在國(guó)經(jīng)濟(jì)迅速增長(zhǎng)的情況，某銀行信用卡部經(jīng)理們需要在維持其成本結(jié)構(gòu)的情況下，大幅度增加業(yè)務(wù)量。他們資助了一項(xiàng)帳單和付款流程改進(jìn)項(xiàng)目。其結(jié)果是達(dá)到乃至超過(guò)了階段１的全部目標(biāo)，這包括：業(yè)務(wù)量提高 50％；通過(guò)削減縮短膠卷和儲(chǔ)存開(kāi)支以及郵件鞏固費(fèi)（僅此一項(xiàng)便節(jié)省２百萬(wàn)美元）之類(lèi)的舉措將操作費(fèi)用降低 20%；顧客服務(wù)間詢(xún)的即時(shí)解答；商務(wù)報(bào)表循環(huán)時(shí)間縮短至 48小時(shí)；減少欺詐損失。 項(xiàng)目時(shí)間估計(jì) ? 流程改進(jìn)項(xiàng)目要花費(fèi)多少時(shí)間呢？這依賴(lài)于很多因素： ? 關(guān)鍵流程問(wèn)題（ CPI）的性質(zhì)和廣度。 ? 流程改進(jìn)措施的其他目標(biāo) ? 流程的復(fù)雜性 ? 流程狀況（一個(gè) 原始 流程，即從未被歸檔、考核或經(jīng)營(yíng)過(guò)的流程，要比一個(gè)成熟的僅需調(diào)節(jié)一下的流程耗費(fèi)更多的時(shí)間，來(lái)進(jìn)行分析和重新設(shè)計(jì)） ? 我們?cè)?jīng)見(jiàn)過(guò)階段１和階段２在不到８?jìng)€(gè)小時(shí)的時(shí)間內(nèi)高效率地完成，階段３也在幾天內(nèi)完成的例子。在一個(gè)大項(xiàng)目中 ──其 CPI范圍廣大而且困難重重，其流程也十分復(fù)雜而且職能交叉 ──階段２可以耗費(fèi)小組成員２０天的時(shí)間，也可能拖上三到四個(gè)月。變革的廣度也有可能使階段３持續(xù)二十四個(gè)月。 一次重要的會(huì)議 項(xiàng)目工作計(jì)劃會(huì)議 會(huì)議時(shí)間： 通常是立項(xiàng)獲得批準(zhǔn)后的第一次會(huì)議 會(huì)議目的： 制定項(xiàng)目工作計(jì)劃； 獲得成員對(duì)項(xiàng)目工作的承諾，并達(dá)成共識(shí)； 出席人員： 所有項(xiàng)目組成員 花費(fèi)半天的時(shí)間，使整個(gè)項(xiàng)目具有一個(gè)清晰、完整的工作方案和計(jì)劃是保障項(xiàng)目進(jìn)度和工作質(zhì)量的基礎(chǔ)！計(jì)劃會(huì)議的程序 編制項(xiàng)目總體工作計(jì)劃表 根據(jù)項(xiàng)目階段目標(biāo)的劃分，編制項(xiàng)目總體計(jì)劃表（ SOW中的內(nèi)容） 序號(hào) 任 務(wù) 名 稱(chēng) 工期 其 始 時(shí) 間 完 成 時(shí) 間 六月 七月 八月 九月 十月 十一月1 評(píng) 估 現(xiàn) 狀 階 段 52d 9 9 / 0 6 / 2 6 9 9 / 0 8 / 1 6 完 成 評(píng) 估 準(zhǔn) 備 工 作 5d 9 9 / 0 6 / 2 6 9 9 / 0 6 / 3 0 收 集 業(yè) 務(wù) 策 略 信 息 3d 9 9 / 0 7 / 0 1 9 9 / 0 7 / 0 3 評(píng) 估 業(yè) 務(wù) 流 程 現(xiàn) 狀 15d 9 9 / 0 7 / 0 4 9 9 / 0 7 / 1 8 評(píng) 估 組 織 和 I T 現(xiàn) 狀 15d 9 9 / 0 7 / 1 0 9 9 / 0 7 / 2 4 分 析 最 佳 實(shí) 踐 ， 找 出差 距 ， 確 定 切 入 點(diǎn)10d 9 9 / 0 7 / 2 5 9 9 / 0 8 / 1 0 舉 行 階 段 匯 報(bào) 6d 9 9 / 0 8 / 1 1 9 9 / 0 8 / 1 62 重 新 設(shè) 計(jì) 階 段 67d 9 9 / 0 8 / 1 7 9 9 / 1 0 / 2 4 修 訂 改 進(jìn) 方 案 框 架 5d 9 9 / 0 8 / 1 7 9 9 / 0 8 / 2 1 設(shè) 計(jì) 新 流 程 16d 9 9 / 0 8 / 2 2 9 9 / 0 9 / 0 7 設(shè) 計(jì) 新 的 組 織 結(jié) 構(gòu) ，提 出 I T 需 求30d 9 9 / 0 9 / 0 8 9 9 / 1 0 / 0 8 試 運(yùn) 行 并 完 善 方 案 16d 9 9 / 1 0 / 0 9 9 9 / 1 0 / 2 43 實(shí) 施 階 段 30d 9 9 / 1 0 / 2 5 9 9 / 1 1 / 2 5 推 行 新 的 流 程 16d 9 9 / 1 0 / 2 5 9 9 / 1 1 / 1 0 檢 查 / 監(jiān) 控 ， 管 理 問(wèn) 題 15d 9 9 / 1 1 / 1 1 9 9 / 1 1 / 2 5建 議 的 決 策 評(píng) 審 點(diǎn)分階段編制項(xiàng)目階段實(shí)施計(jì)劃表 例：關(guān)注現(xiàn)狀階段實(shí)施計(jì)劃表 任 務(wù) I D 任務(wù)描述 任務(wù)前提任務(wù)交付件 工期其始時(shí)間 完成時(shí)間 責(zé) 任 人 檢查點(diǎn) 里程碑A 1 1 召 開(kāi) 項(xiàng) 目 計(jì) 劃 會(huì) 議 N O N E 項(xiàng)目工作計(jì)劃書(shū) 5d 9 9 / 0 6 / 2 6 9 9 / 0 6 / 2 9 X X XA 1 2 創(chuàng) 建 交 流 工 具 A 1 1 簡(jiǎn) 報(bào) 和 網(wǎng) 頁(yè) 3d 9 9 / 0 6 / 3 0 9 9 / 0 6 / 3 0 X X XA 1 3 訪 談 X X X 主 管 ， 收 集策 略 信 息N O N E 業(yè) 務(wù) 環(huán) 境 、 業(yè) 務(wù) 策 略和 對(duì)