【正文】 總辦會是中建西部建設經(jīng)理層履職的主要形式，根據(jù)所議事項及參會人員范圍，可分為總辦班子會、 總辦擴大會和總辦部門例會三個層次。總辦會組織召開遵循《中建西部建設股份有限股份公司總經(jīng) 理辦公會議管理規(guī)定》。 總辦班子會一般組織流程： 總經(jīng)理或委托公司黨委書記召集和主持 提前 7天確定會議議題 提前 5天收集會議議題匯總 提前 3天發(fā)出會議通知，并落實參會人員 提前 2天將會議資料送達參會人員 總經(jīng)理主持會議召開 記錄會議情況 形成會議紀要并發(fā)布 會議決議事項督辦 會議資料歸檔 組織工作流程中建西部建設總經(jīng)理辦公會 第一 PPT模板網(wǎng)， PPT素材下載 總辦擴大會一般組織流程： 由總經(jīng)理召集和主持，也可委托公司黨委書記、紀委書記、副總經(jīng)理或財務總監(jiān)召集和主持 （原則上每兩周一次，于月初和月中的周一下午召開） 提前 5天發(fā)出會議通知，落實參會人員 提前 2天收集會議資料并匯總 提前 1天完成視頻聯(lián)調(diào) 總經(jīng)理主持會議召開 記錄會議情況 形成會議紀要并發(fā)布 會議決議事項督辦 會議資料歸檔 組織工作流程中建西部建設總經(jīng)理辦公會 第一 PPT模板網(wǎng)， PPT素材下載 總辦部門例會一般組織流程： 總辦部門例會由總經(jīng)理召集和主持，也可委托公司黨委書記、紀委書記、副總經(jīng)理或財務總 監(jiān)召集和主持（原則上每月的第一個周一召開） 提前 5天發(fā)出會議通知，落實參會人員 提前 2天收集會議資料并匯總 辦公室撰寫上月責任事項工作督辦情況通報 總經(jīng)理主持會議召開 記錄會議情況 形成會議紀要和本月責任事項并發(fā)布 會議決議事項過程督辦 會議資料歸檔 組織工作流程中建西部建設總經(jīng)理辦公會 參會人員排名順序的一般原則 先上后下 先內(nèi)后外 先中間后兩邊 先左后右 基本原 則 ：首先按 職務排序，同一 職級 按 單 位排序。 職務 排序：股 份 公司 領導 、副三 總師 、二 級單位正 職 、二 級單 位正 職職級 、主持工作副 職 、二 級單 位副 職 。 單 位排序： 總 部 職 能部門 、二 級單 位 會議組織和會務服務的一般知識 劇 院式 會場的一般布置形式 劇院式的擺放方式與電影院基本相同，正前方是主席臺，面向主席臺的是一排排的聽眾席，觀眾席座位前一般不設桌子。劇院式的布置適合于例會、報告會、代表會等不需要書寫和記錄的會議類型。 課 堂室 會場的一般布置形式 課堂式與劇院式相似，不同的是課堂式的座位前方會擺放桌子以方便參會人員書寫。課堂式的布置適用于工作布置會、宣貫會、培訓會等。 宴 會 式 會場的一般布置形式 宴會式是由大網(wǎng)桌組成，每個圓桌可坐 5 ～ 12 人。宴會式布置一般用于中餐宴會和培訓會議。在培訓性會議中，每個圓桌只會安排 6 人左右就座，這樣有利于同桌人的互動和交流。 U型布置 會場的一般布置形式 U 形是指會議桌擺設成一面開口的 U 字形狀，椅子放置在 U 字形辦公桌周圍；如需投影，投影機可以放在 U 形的開口處。相對于同一面積的會議室，這種形式的擺式所能容納的人數(shù)最少。 U 形布置一般適合小型的、討論型的會議。 回型布置 會場的一般布置形式 回形也稱為中空形，會議桌擺成一個封閉的“口”字形狀，椅子放置在“口”的外圍。回形一般也只適用于小型的會議。一般用于座談會、研討會。 主席臺 必須排列座次、擺設名簽 ，以便領導同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。 領導為 單數(shù) 時，主要領導居中， 2 號領導在 1 號領導左手位置， 3 號領導在 l 號領導右手位置；領導為 偶數(shù) 時， 2 號領導同時居中， 2 號領導依然在 1 號領導左手位置， 3 號領導依然在 l 號領導右手位置。 主席臺座位安排及順序 會議座次安排 長條桌 會議座次安排 沙發(fā)式 儀式座次安排 乘車座次安排 轎車座次安排 一般商務或公務接待場合由職業(yè)司機駕車 , 第二排司機斜對角位置為上座，前排副駕駛一般為陪同人員座位。由主人或熟識的朋友親自駕駛汽車時 , 副駕駛位置為上座。 乘車座次安排 商務面包車座次安排 考慮乘客的乘坐舒適性和上下車便利性 , 車輛中前部靠近車門的位置為上座。 乘車座次安排 大型客車座次安排 以司機座后第一排即前排為上座 , 后排重要性依次減弱，同一排中重要性由右側向左側遞減。 宴請座次安排 中餐桌 主人位一般為面對房門的位置， 1 號客人在主人的右手位， 2 號客人在主人的左手位，其他主客方嘉賓依次排列。 宴請座次安排 西餐桌 宴請座次安排 桌次安排 行進中的位次排列 商務人員陪同客人行進時 , 位次順序是 : 前者尊于后者 , 內(nèi) 側 尊 于 外 側 , 中 央 尊 于 兩 側。 平面行進 電梯內(nèi)站立 物料制作 會議等背景板應鮮明簡潔 , 嚴肅大氣 。 團拜會等應熱烈喜慶 ,渲染氣氛。 背景板物料制作 工作證、代表證 物料制作 桌簽（雙面人名卡） 物料制作 會議名單：在正式會議場合，應印制參會人員名單。 物料制作 會議文件資料：會議所需的其它文件資料由歸口部門提供，但封裝的設計風格與制作應與其他會議資料保持一致。并應遵循簡潔、環(huán)保的原則。 燈光及話筒音響 會議需有足夠的采光或照明，并可根據(jù)使用需求調(diào)節(jié) ( 如使用投影時需調(diào)暗 )。視會議形式和參會人數(shù)安排足夠的話筒 ( 以鵝頸麥為主 )，主席臺領導原則上每人配一個，其他人員視需求配備；如會議為研討形式，則每 3 人應至少配備一個話筒。 視頻設備 應確保視頻系統(tǒng)設備正常，顯示設備應確保主席臺人員和臺下參會人員均可清晰看見。 銳普圖表 —— 交叉關系 爭取優(yōu)秀， 而不是完美 了解會議涉及的行業(yè) 盡量全程 參與會議 制定周密 的計劃 實施嚴格的 現(xiàn)場管理 結束后細致 的總結 確立明確 的目標 完善信息的采集與分析 追求不斷 的創(chuàng)新 十四個關鍵點 銳普圖表 —— 交叉關系 成熟的危機 管理 實施嚴格的 現(xiàn)場管理 顧客永遠 是第一 十四個關鍵點 合理控制 預算 最大限度使用技術 概述 1 公文處理 2 會議管理 3 公務接待 4 目 錄 對外經(jīng)營活動中的一項重要基礎性工作 一 二 三 反映著股份公司公關、接待工作等方面的管理要求和工作水平 關系到股份公司的對外形象 意義 ?立足于服務實踐 ?簡化流程和規(guī)范操作 ?公關活動、接待管理的主要內(nèi)容 ?公關活動、接待管理的工作流程 ?商務禮儀一般知識 公關、接待管理手冊 ?全系統(tǒng)公關、接待工作指南 ?提供方便、快捷、實用的參考范本 ?切實提升公關、接待工作的標準化水平 目的 ?高層對接一般指股份公司多位領導與戰(zhàn)略合作客戶或者政府部門多位領導間的 集體會見 。 ?辦公室 是高層對接的牽頭組織部門。 ?相關職能部門和各二級單位是高層對接的主要配合單位，是高層對接申請 發(fā)起單位 。 公關活動 高層對接 ?重要儀式指 戰(zhàn)略合作協(xié)議簽訂儀式、開（竣）工典禮、企業(yè)或機構開立（紀念）慶典、揭牌儀式等 。一般由總部有關部門或相關二級單位 發(fā)起 ，并牽頭組織實施。如遇特殊情況，由辦公室牽頭組織實施。 ?重要儀式如需邀請股份公司領導和部門負責人出席的，應由發(fā)起單位以 簽報的形式 提出申請，商請辦公室配合組織實施，由辦公室統(tǒng)籌協(xié)調(diào)出席領導和人員，審定活動有關方案。相關簽報一般包含：活動背景、時間、地點、對方領導出席情況、活動流程、費用情況及相關協(xié)議（如有）等。 公關活動 重要儀式 4 對外接待 公務接待是指借助一定的接待手段，通過禮儀活動、服務技巧等方式，滿足商務和公共關系管理需要的行為過程。 管理原則 平等對口，分工負責，分級接待，標準規(guī)范，熱情周到，勤儉節(jié)約，安全保密，統(tǒng)籌管理 辦公室是公務接待的歸口管理部門，負責審批接待申請、審定接待方案、協(xié)調(diào)股份公司領導和部門負責人出席、審核新聞發(fā)布內(nèi)容等工作。辦公室根據(jù)分級接待方案的具體要求，負責事前、事中、事后服務保障工作的實施。包括：安防保障、場地布置、宴請安排、車輛落實、物業(yè)聯(lián)系等工作。辦公室視活動需要，負責攝影、攝像、開展對外宣傳等工作。 各部門為公務接待的需求發(fā)起部門，負責提出接待申請、擬定接待方案、落實活動相關信息、提供背景材料、陪同并指引客人、擬寫新聞搞件等工作。 一級接待 二級接待 三級接待 分級接待 一級接待一般由辦公室統(tǒng)籌組織，主要為重要的上級領導、重大戰(zhàn)略客戶來訪，包括：中建股份領導和省部級及以上領導調(diào)研、視察、慰問；戰(zhàn)略合作伙伴單位主要領導商務拜訪；在區(qū)域內(nèi)具有影響力的企業(yè)主要領導來訪。一級接待一般由一到兩位股份公司主要領導出席，分管業(yè)務領導、業(yè)務相關職能部門或二級單位主要負責人陪同出席。 二級接待一般由各部門牽頭、辦公室配合統(tǒng)籌組織，主要為上級機構檢查、客戶來訪、業(yè)務對接和洽談等。包括：中建股份部門領導和其他監(jiān)管機構領導調(diào)研、檢查；戰(zhàn)略合作伙伴單位除主要領導外其他人員及金融機構負責人商務拜訪及談判；各區(qū)域地廳級領導來訪；重要客戶主要負責人來訪。二級接待一般由一位股份公司主要領導出席，分管業(yè)務領導、業(yè)務相關職能部門或二級單位負責人陪同出席。 三級接待一般由各部門統(tǒng)籌組織，主要為中建股份及政府部門工作人員、戰(zhàn)略合作伙伴單位業(yè)務人員、重要客戶單位業(yè)務人員來訪等。三級接待一般不安排股份公司領導出席，由部門負責人和有關業(yè)務人員出席。 1 2 3 4 公務接待的申請與審批 由各部門專人（一般為部門文件管理員）發(fā)起申請。一級接待一般應至少提前 7天提出申請；二級接待一般應至少提前 5天提出申請；三級接待一般提前 3天提出申請。 審批流程：需求發(fā)起部門提出接待申請 填寫接待申請單 部門負責人審核 辦公室業(yè)務人員審核 辦公室主任審批 分管領導審批 主要領導審批 確認接待方案 填寫接待方案提交單 組織接待實施。 一級、二級接待應由股份公司主要領導同意；三級接待應由分管領導同意。 公務接待需要預定總部會議室、接待室等場所，按《中建西部建設股份有限公司總部會議室使用辦法》執(zhí)行。 接待要求 ?熱情周到，勤儉節(jié)約。注重禮節(jié)和細節(jié)，充分考慮來賓的級別、年齡、性別、生活習慣，安排好來賓的吃住行，竭力營造融洽、溫馨、熱情、隆重而不事鋪張的氛圍，嚴格執(zhí)行中央、中建總公司八項規(guī)定要求。 ?接待工作如需饋贈商務禮品及接待用酒，按《中建西部建設股份有限公司商務禮品管理辦法》執(zhí)行。 ?接待發(fā)生的費用根據(jù)審批情況報銷，未經(jīng)批準的接待費用不得報銷。 ?公務接待中涉及的機密事務、重要會議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹股份公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴守股份公司商業(yè)秘密。 接待準 備 ?任務接收。牽頭接待部門明確專人負責，詳細了解來賓單位全稱、姓名、職務、性別、交通信息、行程安排、對方聯(lián)系人及聯(lián)系方式，統(tǒng)一報送辦公室，并與辦公室溝通確認。 ?方案制定。牽頭接待部門根據(jù)來賓組成和來訪目的制定接待方案，確定參與接待人員、分工及注意事項等，必要時制定接待指南或手冊。 ?方案執(zhí)行。牽頭接待部門分級落實責任，分解任務，將工作要求、完成時間、責任人、檢查人等細節(jié)落實到位。 接待流程 接待 實 施 ?來賓確定。提