【正文】 “ 逃避性 ” 活動(dòng) 無關(guān)緊要的信件 看太多的電視 緊急 不緊急 重 要 不 重 要 時(shí)間管理矩陣圖 緊急 重要 不重要 ? 防患未然 ? 改進(jìn)產(chǎn)能 ? 建立人際關(guān)系 ? 發(fā)掘新機(jī)會(huì) ? 規(guī)劃、休閑 ? 繁瑣的工作 ? 某些信件 ? 某些電話 ? 浪費(fèi)時(shí)間之事 ? 有趣的活動(dòng) ‘ 重要’與‘緊要’之區(qū)別 從容人 無用人 ? 危機(jī) ? 急迫的問題 ? 有期限壓力的計(jì)劃 壓力人 ? 不速之客 ? 某些電話 ? 某些信件與報(bào)告 ? 某些會(huì)議 ? 必要而不重要的事 ? 受歡迎的活動(dòng) 無聊人 不緊急 Diarize（定出做的時(shí)間） 變?yōu)? Do it latter（呆會(huì)做） 4D原則 Do it now！ （馬上就做） Don`t do it。 （別去做了） 重 要 緊 迫 Delegate 授權(quán)別人去做 不合理的時(shí)間配臵 35% 45% 處理危機(jī) 15% 5% 緊急 不緊急 重 要 不 重 要 Conclusions: 時(shí)間管理架構(gòu) 之上 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 不重 要的事 均 衡 4 th 緩 3 rd 輕 不重要的事 2 nd 重 1 st 急 重要的事 不緊迫的事 緊迫的事 ? ? ? ? 請(qǐng)排出正確的行事優(yōu)先級(jí) Important 重要 Not important 不重要 PRIORITY 2乙 PRIORITY 1 甲 PRIORITY 3 丙 PRIORITY 4 丁 Urgent Not urgent 急 不急 輕重緩急層次表 緊 急 不緊急 重要 Ⅰ . ● 危機(jī) ● 急迫的問題 Ⅱ . ● 防患未然 ● 改進(jìn)產(chǎn)能 ● 建立人際關(guān)系 ● 發(fā)掘新機(jī)會(huì) ● 規(guī)劃、休閑 不重要 Ⅲ . ● 不速之客 ● 某些電話 ● 某些信件與報(bào)告 ● 某些會(huì)議 ● 必要而不重要的問題 ● 受歡迎的活動(dòng) Ⅳ . ● 繁瑣的工作 ● 某些信件 ● 某些電話 ● 浪費(fèi)時(shí)間之事 ● 有趣的活動(dòng) 管理者之所以不好意思拒絕他人之請(qǐng)托，可能是基于以下的原因： 時(shí) 間 不知如何拒絕他人之請(qǐng)托 不了解拒絕他人請(qǐng)托的重要性 想做一位廣受愛戴的好人 擔(dān)心拒絕接納請(qǐng)托后會(huì)觸怒請(qǐng)托者 接納請(qǐng)托比拒絕請(qǐng)托更為容易 如何拒絕他人之請(qǐng)托以避免時(shí)間之浪費(fèi)？ 不要采用無條件的“門戶開放政策” 在辦公室外接見外界不速之客 站立會(huì)客 利用隱蔽的辦公室 定期和部屬或同一階層的同事見面 時(shí) 間 如何對(duì)付不速之客以避免時(shí)間之浪費(fèi)？ 外來電話應(yīng)先由秘書接聽 事后回復(fù)電話的辦法比較值得采納 盡量將須打出去的電話集中在一起 時(shí) 間 如何對(duì)付電話之干擾以避免時(shí)間之浪費(fèi)？ A. 思考是否有必要以會(huì)議的形式進(jìn)行商討？ B. 盡量減少與會(huì)人員。 C. 當(dāng)關(guān)鍵性人物無法與會(huì)時(shí)，原則上不應(yīng)開會(huì)。 D. 為避免會(huì)議過長，可將會(huì)議安排在午餐前、下班前或另一個(gè)活動(dòng)之前。 E. 計(jì)算會(huì)議成本： 例： (1) 與會(huì)者有 10位； (2) 每位月薪 4,000元 , 享有的福利計(jì)有 1,000元 (薪金的 25%)； (3) 每位每月工作時(shí)間為 10,000分鐘，一個(gè)會(huì)議長達(dá)一小時(shí)，則耗資 300元。 A. 會(huì)議中如等候遲到者，則等于懲罰準(zhǔn)時(shí)者。 B. 不要令與會(huì)者太過舒服。 C. 避免受電話或訪客之干擾。 D. 根據(jù)實(shí)際需要，可讓部分與會(huì)者只參加會(huì)議的一部分。 E. 會(huì)議結(jié)束時(shí)，總結(jié)達(dá)成的結(jié)論及定下工作的時(shí)限。 A. 會(huì)議記錄應(yīng)盡快作成。 B. 迅速解決會(huì)議中的決議及待辦事項(xiàng)。 C. 為杜絕與會(huì)者的無故缺席 /遲到或早退，可考慮在會(huì)議記錄上注明。 會(huì)議前 會(huì)議中 會(huì)議后 時(shí) 間 如何治療會(huì)議病以避免時(shí)間之浪費(fèi)？ 培養(yǎng)“只處理來往文件一次”的習(xí)慣 閱讀后立即在文件上注明要采取之行動(dòng) 避免把文件列入“ General”或 “ Miscellaneous”檔案內(nèi) 時(shí) 間 如何治療“文件滿桌病”以避免時(shí)間之浪費(fèi)？ 避免交通擁擠的高峰時(shí)間上下班 選擇班次穩(wěn)定的交通工具 利用上班的時(shí)間構(gòu)思當(dāng)天的工作細(xì)節(jié) 利用下班的時(shí)間檢討當(dāng)天的工作得失 時(shí) 間 如何減少上下班交通所引起的時(shí)間浪費(fèi)？ 適當(dāng)?shù)胤謾?quán)授責(zé)（ Delegation） 采取 Management by exception 的管理方法 時(shí) 間 如何減少“事必躬親”所引起的時(shí)間浪費(fèi)？ Who? ?計(jì)劃人物 What? ?具體 數(shù)字化 Why? ?重要性 When? ?何時(shí)開始、完成時(shí)間 ?需時(shí)多少 ?進(jìn)度 Where? ?地點(diǎn) How? ?方法 ?資源 How Much? ?費(fèi)用 授權(quán) A. 應(yīng)開門見山、單刀直入。 B. 技巧地指明你與他談?wù)摰氖露藢?duì)他可能產(chǎn)生的利害關(guān)系。 A. 當(dāng)他指派工作給你時(shí)，多作詢問。 B. 如你的工作繁多，請(qǐng)他為你決定完成工作的優(yōu)先次序。 C. 詢問他完成工作的時(shí)限。 A. 若你能一邊聽他說話一邊繼續(xù)工作，則采取這種聽話方式。 B. 盡量避免發(fā)問或?qū)λ脑捳Z作出評(píng)論。 應(yīng)付“聽而不聞”的上司 對(duì)付見異思遷的上司 對(duì)付以你為聽眾的上司 時(shí) 間 如何清除上司所引起的時(shí)間浪費(fèi)？ 必須做的事 只需做三件事 關(guān)于時(shí)間管理通則 ? 有通用的時(shí)間管理方法嗎？ ? 找出適合你自己的方法注重考慮你的需要和偏好。 如何管理你的 EMail 葛洛夫 : 你的時(shí)間是不是被 Email 切成零零碎碎的片段 ? 集中處理它 . 先問自己以下這幾個(gè)問題 Email? Email 會(huì)不會(huì)看小品 ? Email 的時(shí)間是連續(xù)的 , 還是片斷的 ? Email 有沒有做分類 ? , 還是分類后集中回信 ? Email 信箱 , 是先看信還是先發(fā)信 ? 如何提高 Email 的處理效率 ? 一進(jìn)信箱第一個(gè)動(dòng)作就是把所有信件的主題瀏覽一遍 , 然后做分類的動(dòng)作 ? 養(yǎng)成習(xí)慣 , 一天只有三個(gè)時(shí)段看 Email ? 除了急件以外 , 集中時(shí)段回信 看 Email 的時(shí)段分配 時(shí)段 信箱 回信 備注 09:10 公司 V 13:00 公司 X 16:30 公司 V 22:00 私人 V Email資料夾的分類 ? Reply: Private, 公務(wù) ? Follow Up: Urgent, Boss, 重要 , 向下 , Private ? Project 進(jìn)度 ? 有空再看 ? 靜夜四無鄰，荒居舊業(yè)貧。 , January 23, 2023 ? 雨中黃葉樹，燈下白頭人。 05:17:5105:17:5105:171/23/2023 5:17:51 AM ? 1以我獨(dú)沈久，愧君相見頻。 :17:5105:17Jan2323Jan23 ? 1故人江海別，幾度隔山川。 05:17:5105:17:5105:17Monday, January 23, 2023 ? 1乍見翻疑夢(mèng)，相悲各問年。 :17:5105:17:51January 23, 2023 ? 1他鄉(xiāng)生白發(fā)，舊國見青山。 2023年 1月 23日星期一 上午 5時(shí) 17分 51秒 05:17: ? 1比不了得就不比，得不到的就不要。 。 2023年 1月 上午 5時(shí) 17分 :17January 23, 2023 ? 1行動(dòng)出成果，工作出財(cái)富。 2023年 1月 23日星期一 5時(shí) 17分 51秒 05:17:5123 January 2023 ? 1做前，能夠環(huán)視四周；做時(shí)，你只能或者最好沿著以腳為起點(diǎn)的射線向前。 上午 5時(shí) 17分 51秒 上午 5時(shí) 17分 05:17: ? 沒有失敗，只有暫時(shí)停止成功！。 , January 23, 2023 ? 很多事情努力了未必有結(jié)果，但是不努力卻什么改變也沒有。 05:17:5105:17:5105:171/23/2023 5:17:51 AM ? 1成功就是日復(fù)一日那一點(diǎn)點(diǎn)小小努力的積累。 :17:5105:17Jan2323Jan23 ? 1世間成事，不求其絕對(duì)圓滿，留一份不足，可得無限完美。 05:17:5105:17:5105:17Monday, January 23, 2023 ? 1不知香積寺，數(shù)里入云峰。 :17:5105:17:51January 23, 2023 ? 1意志堅(jiān)強(qiáng)的人能把世界放在手中像泥塊一樣任意揉捏。 2023年 1月 23日星期一 上午 5時(shí) 17分 51秒 05:17: ? 1楚塞三湘接，荊門九派通。 。 2023年 1月 上午 5時(shí) 17分 :17January 23, 2023 ? 1少年十五二十時(shí)，步行奪得胡馬騎。 2023年 1月 23日星期一 5時(shí) 17分 51秒 05:17:5123 January 2023 ? 1空山新雨后，天氣晚來秋。 上午 5時(shí) 17分 51秒 上午 5時(shí) 17分 05:17: ? 楊柳散和風(fēng)，青山澹吾慮。 , January 23, 2023 ? 閱讀一切好書如同和過去最杰出的人談話。 05:17:5105:17:5105:171/23/2023 5:17:51 AM ? 1越是沒有本領(lǐng)的就越加自命不凡。 :17:5105:17Jan2323Jan23 ? 1越是無能的人，越喜歡挑剔別人的錯(cuò)兒。 05:17:5105:17:5105:17Monday, January 23, 2023 ? 1知人者智，自知者明。勝人者有力，自勝者強(qiáng)。 :17:5105:17:51January 23, 2023 ? 1意志堅(jiān)強(qiáng)的人能把世界放在手中像泥塊一樣任意揉捏。 2023年 1月 23日星期一 上午 5時(shí) 17分 51秒 05:17: ? 1最具挑戰(zhàn)性的挑戰(zhàn)莫過于提升自我。 2023年 1月 上午 5時(shí) 17分 :17January 23, 2023 ? 1業(yè)余生活要有意義，不要越軌。 2023年 1月 23日星期一 5時(shí) 17分 51秒 05:17:5123 January 2023 ? 1一個(gè)人即使已登上頂峰，也仍要自強(qiáng)不息。 上午 5時(shí) 17分 51秒 上午 5時(shí) 17分 05:17: MOMODA POWERPOINT Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. 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