醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項目管理提升培訓課件-資料下載頁
2024-12-30 17:14本頁面
【正文】 將影響項目計時、范圍或是預算，要解決這些問題，除了每個項目負責人，其他人也要付出心血。 一、用一頁紙項目管理作報告的五個步驟 華科融智 管理咨詢 50 一頁紙項目管理的實際操作 4. 報告花費。 花費數(shù)額應由會計部門統(tǒng)計出來，而且要與項目管理者的一頁紙所預算的一致，所顯示的 實際花費 是與預算平行的條形圖。這就使目前為止是否超出預算變得清晰可見。我們這樣使用這些顏色： ? 綠色：項目未超出預算。 ? 黃色：項目超出了預算，但是可以拿存款將超出部分補償回來，或者說超出的部分在先前預計的意外情況范圍內(nèi)。 ? 紅色：項目超出了預算，而且超出了先前所預計的所有意外情況范圍，你打算終止這個項目。 5. 寫下概述和預測。 華科融智 管理咨詢 51 一頁紙項目管理的實際操作 二、案 例 ? 垂直的藍色線條表示今天我們所在的位置，圓圈所表示的是每項任務在時間線上的位置。 ? 表 1—表 4顯示的是一頁紙項目管理是怎樣隨著項目的進展而變化的。在“自動化分配中心”項目耗時一年，以 3個月作為一個報告期為例進行說明。 ? 項目管理者的一頁紙應該及時的完成，如果時間按月分配，則應該在每月末的最后五個工作日內(nèi)完成。 項目的早期報告 ? 表 2中的粗體黑線表示這份報告是 1993年 3月的，報告內(nèi)容是項目的頭三個月情況。在相關(guān)任務處有很多黑手的點。 ? 2項任務預計在頭兩個月完成，而且在 2月這一欄能看出已經(jīng)按時完成。第 3項任務“系統(tǒng)軟件設計”也是按時完成的，因為到目前 3月為止的所有日期都標上了黑點。第 4項任務卻落后于日程安排了（在 3月有一個空心圈）。下一項任務“工作站設計”提前完成了（ 4月一欄中，黑線條的右邊有個黑色的點）。 華科融智 管理咨詢 52 一頁紙項目管理的實際操作 ? “主觀任務”一欄（ A行到 E行），旁邊的橫道圖一直到 3月為止， AE都被標上了綠色，表示這兩項主觀任務績效充分。 CD兩項沒有任何線條，因為這兩項任務還沒有開始。 B從 2月開始有一條黃色的線一直畫到 3月，這表示這項任務從 2月開始，但由于是黃色的，那么就是遇到麻煩了。 ? 我們注意到 2項任務時間線中的圓圈表示已被完成，因為兩項任務與目標“完成修建”相關(guān)聯(lián)，所以目標也同樣有黑色的圈。隨著任務的完成，目標也一個個實現(xiàn)。 預算和成本 表 2中，建筑預算中有 210萬美元用綠色表示的，也就是說到現(xiàn)在為止， 600萬美元的預算已花費掉 210萬美元，在預算范圍內(nèi)。在 300萬美元的系統(tǒng)預算中，已花費了 90萬美元，用黃色表示的，就是說這部分費用已經(jīng)超出了預算，但還可以挽救。同樣，人力花費很少在預算內(nèi)。 華科融智 管理咨詢 53 一頁紙項目管理的實際操作 概述和預測 用現(xiàn)有系統(tǒng)進行新軟件的測試比預計的要復雜。預計一定限度內(nèi)超出成本的部分都能得以補償。 項目的中期報告 ? 從 表 3中所示的圓圈圖：目標 —任務 —目標日期 —時間線 —負責人 —成本 —概述和預測（表 3中箭頭所指），就能明白一頁項目管理的精髓所在。 ? 表 4中，以 1995年 7月為報告期，在這段時間里的圖示有更多的地方被打上了黑點，但要留心落后于時刻表的任務。第 6項“泊車景觀”有兩個空圈，說明落后兩個月了，在最底部的“概述與預測”一欄里就對這種滯后的情況加以說明：“大雨和泥濘延誤了施工?！薄把a救措施已出臺?！蓖瑯?， 1 1 1 16也被延誤了。 ? 概述中“ 達到 12月 31日上線的目標雖然有困難，但是比起上個月情況有所好轉(zhuǎn)。 ”則是對實際形勢作出的客觀陳述，雖然項目沒有按時完成陷入困境，但由于情況已有了足夠改善，所以團隊仍然對完成任務充滿信心 華科融智 管理咨詢 54 一頁紙項目管理的實際操作 ? 在“主觀任務”欄里，從旁邊的不同顏色的彩色橫道能看出來， A項已在整個項目中充分發(fā)揮作用； E項在后兩月里形勢發(fā)展不妙而無法滿足項目的最終截止日期； B和 C項現(xiàn)在正好是黃色，說明它們當前需要采取措施，此前有兩個月是紅色的，意思是它們的雜亂無章已經(jīng)威脅到了整個項目。 預算和成本 表 4中，建筑預算表中所顯示都是綠色，也就是說到目前為止情況一切正常，現(xiàn)在已經(jīng)花費掉 350萬美元。系統(tǒng)預算已花費 210萬美元，黃線表示這里超出預算部分仍在預料之外。人力預算部分已有多于 50%的耗費（線條已越過一半），但是由于線條是綠色的，所以它仍是在預算之內(nèi)。 概述和預測 概述和預測說明任務延遲的原因、系統(tǒng)所遇到的挑戰(zhàn)、超出的預算，而且要對不遠的將來做出展望。從目前圖表文字來看情況仍是讓人樂觀的。 華科融智 管理咨詢 55 一頁紙項目管理的實際操作 ? 表 5中， 1 21兩項任務提前完成， 16“軟件設計及安裝”也被列在時刻表上，計劃下月成。 ? 主觀任務里三項進展不錯（綠色），但是有兩項仍處于麻煩中。在與 A和 C相對應的目標處被標上了黑點，說明這兩項任務相關(guān)的目標已經(jīng)實現(xiàn)，其他三項任務的目標則是還有待實現(xiàn)。留意 B和 D的黃線，這兩項任務執(zhí)行緩慢，但是沒有使“按時上線”的任務延遲的地步。 預算和成本 預算中建筑花費了 530萬美元但在預算范圍內(nèi)。系統(tǒng)預算則仍出困境中，它的橫道圖顯示的是 320萬美元，除了黃色，還超出了一部分紅色，這說明持續(xù)幾個月的黃色部分花費超過了預測，而紅色部分花費是已超出了預算的 20萬美元。人力預算部分是綠色而且橫道圖已快填滿，表示這部分的 50萬美元已基本花完。 項目的后期報告 華科融智 管理咨詢 56 一頁紙項目管理的實際操作 概述和預測 “項目將如期竣工?！边@就讓管理者明白項目的情況。 “超出預算的系統(tǒng)成本將用施工階段所節(jié)省的費用彌補?！闭f明目前項目正接近尾聲，施工階段所節(jié)省下的費用將用于抵消超出預算的系統(tǒng)成本費用，軟件系統(tǒng)問題已有很大改善，現(xiàn)在“足以上線”。然而，在后面仍要注明“系統(tǒng)仍需修復”。 華科融智 管理咨詢 謝謝觀看 /歡迎下載 BY FAITH I MEAN A VISION OF GOOD ONE CHERISHES AND THE ENTHUSIASM THAT PUSHES ONE TO SEEK ITS FULFILLMENT REGARDLESS OF OBSTACLES. BY FAITH I BY FAITH
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