【導(dǎo)讀】房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展促進了物業(yè)管理的誕生。物業(yè)管理是人們對房屋、公共設(shè)施、公用設(shè)備?；鞘械男纬珊统鞘蟹康禺a(chǎn)業(yè)的發(fā)展。理方法，所有的這一切，均離不開物業(yè)管理信息系統(tǒng)的引進和使用。了《北京市居住小區(qū)物業(yè)管理服務(wù)基本要求（試行）》。管理、代收代繳服務(wù)、檔案資料管理十項內(nèi)容。為了配合物業(yè)管理公司在管理上達到《基本要求》，研制開發(fā)了《居住小區(qū)物業(yè)管理信息系統(tǒng)》，她繼承了國內(nèi)十?dāng)?shù)家大型物業(yè)管理公司的先進管理經(jīng)驗和行之有效的管理方法。本要求》為目標(biāo)，完全適合北京及外地的物業(yè)管理。《居住小區(qū)物業(yè)管理信息系統(tǒng)》在設(shè)計上具有信息全面，自定義設(shè)置，計算、統(tǒng)計方法靈活，系統(tǒng)，為物業(yè)管理公司提供一整套物業(yè)管理解決方案。隨著我們對物業(yè)管理業(yè)務(wù)的不斷深入了解和數(shù)十家用戶的使用反饋，公司推出了全新的《居?！毒幼⌒^(qū)物業(yè)管理信息系統(tǒng)2020版》采用了最新的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序開發(fā)工具Delphi，

　　

【正文】 入表數(shù)的月份，上次表底、當(dāng)前表數(shù)后，讀 數(shù)（即本次實際用的數(shù)字）自動計算出，確定后完成錄入；錄入時必須準(zhǔn)確，一旦錄入有誤，我們只有重新錄入本次的表數(shù)，確定后將剛錄入的有誤月份表數(shù)替換。 系統(tǒng)提供了同一錄入界面： 圖 表數(shù)同一錄入界面 小區(qū)物業(yè)軟件使用手冊 38 上圖 中，我們首先選擇讀表時間，按年 月或季錄入，然后在表中對應(yīng)的房間，本次讀數(shù)一列，更改相應(yīng)的讀數(shù)，其他數(shù)據(jù)將自動計算。批量錄入本次讀數(shù)后，單擊‘確定’按鈕，數(shù)據(jù)將保存。 注意：錄入讀數(shù)，清檢查本次實際讀數(shù)列數(shù)據(jù)，不能為負數(shù)，如果出現(xiàn)負數(shù)，必然有數(shù)據(jù)錄入錯誤，需要重新輸入，重新確定。 對于熱水表、氣 表、電表等操作方法相同，不再贅述。 至此收費管理基礎(chǔ)工作完成。 第四步 執(zhí)行應(yīng)收費用計算，每月收費業(yè)務(wù)處理之前要進行收費計算，根據(jù)所設(shè)收費項目及標(biāo)準(zhǔn)，計算出所有客戶的應(yīng)收費用，將所有發(fā)生的應(yīng)收費用掛到客戶的帳上。我們可以根據(jù)計算的應(yīng)收費用額向客戶進行收費。界面如下： 操作時我們只需輸入年度及月份，單擊‘開始計算’即可。 第五步： 這一步，我們進行日常的收費業(yè)務(wù)處理。有三種收費方式：向個人收費、向單位收費、按普通項目收費；在每一種方法中，均需要輸入收費類別、收費項目、收費房間、收費個人姓名、收費單位 名稱等其中的幾項，系統(tǒng)將會列出相應(yīng)的費用明細，以及顯示應(yīng)收、實收、沖轉(zhuǎn)帳目的情況。 下面按照三種收費方式說明收費的具體操作。 向個人收費 執(zhí)行‘收費’菜單的‘向個人收費’菜單項，界面如下： 小區(qū)物業(yè)軟件使用手冊 39 圖 向個人收費界面 在個人編號編輯框中輸入個人編號或在姓名編輯框中輸入客戶姓名，按 回車 鍵后，此人的費用情況即顯示在圖 中。如：輸入客戶姓名：代紅芳 圖 在圖 界面中住戶代紅芳的所有費用均顯示出來。此時我們可以進行收費，如圖 ，我們同時選中了二月和三月的所有費用（按住 CTRL鍵，單擊鼠標(biāo)左鍵，可以同時選擇多條費用記錄），單擊‘收費’按鈕，進入收費界面，如圖 ： 小區(qū)物業(yè)軟件使用手冊 40 圖 系統(tǒng)自動計算出本次所選的費用的總額，即 1285 元，并且以付款日期的形式顯式收據(jù)號，如上圖中收據(jù)號表示 2020 年 8 月 9 日 15 點 44 分 59 秒，客戶交款后，操作員單擊‘確定’按鈕，即完成了收費工作，同時還可以打印收款收據(jù)，交于客戶和財務(wù)留存。即上按‘確定’后，進入圖 界面，可選擇收據(jù)打印方式：一聯(lián) /兩聯(lián) /三聯(lián)形式，然后單擊‘預(yù)覽打印’按鈕，進入收款收據(jù)界面如圖 進行打印。 圖 圖 小區(qū)物業(yè)軟件使用手冊 41 收費時如果客戶多交款，多余款項可以轉(zhuǎn)化為預(yù)交款（只針對選擇一項費用記錄的情況）。 如下圖所示： 圖 我們選擇黃楊客戶的 1999 年 1 月的費用‘管理費’ 95 元，交費時我們輸入 100 元，理論上多交了 5 元，系統(tǒng)將提示操作員‘所交金額超過應(yīng)收金額，多余款項將轉(zhuǎn)為預(yù)交款，確定收款嗎’，如果按‘確定’，將完成操作，單擊‘取消’，系統(tǒng)會允許您重新輸入交款額。如果該客戶有預(yù)交款或是低押金，那么還可以用預(yù)交款和低押金來沖轉(zhuǎn)實交費用。 向單位收費 向單位收費與向個人收費操作方法完全相同，不在 贅述。 按普通收費項目收費 如圖 小區(qū)物業(yè)軟件使用手冊 42 輸入收費類別、收費項目；物業(yè)小區(qū)、樓；待收費的時間；如輸入‘管理費’、‘思雷特花園小區(qū)’的‘ 1 號樓’，系統(tǒng)將所有房間的所有‘管理費’列出來，我們可以選擇房間進行費用的收取。 第六步 如果年底，可以做費用年終結(jié)轉(zhuǎn)。輸入結(jié)轉(zhuǎn)年份，開始結(jié)轉(zhuǎn)。結(jié)轉(zhuǎn)結(jié)果是將上年度的費用帶入下一年度，上年度的未交清的費用轉(zhuǎn)為新年度的舊欠費用。 第七步 費用的收取工作要能以報表的形式體現(xiàn)出來。本步工作主要介紹收費管理模塊的報表管理。執(zhí)行‘報表’菜單。 報表系統(tǒng)包括日報、月報、 年報、區(qū)段報表、按收費員統(tǒng)計報表、收費通知單、打開已有報表等功能。 日報 中包括報表類型有：收現(xiàn)日報表 月報 中包括報表類型有： 收欠情況月報表、應(yīng)收情況月報表、實收情況月報表、尚欠情況月報表； 年報 中包括報表類型有： 收欠情況年報表、應(yīng)收情況年報表、實收情況年報表、尚欠情況年報表、預(yù)收情況年報表、預(yù)收沖轉(zhuǎn)情況年報表、舊欠應(yīng)收情況年報表、舊欠實收情況年報表、舊欠尚欠情況年報表； 區(qū)段 中包括報表類型有： 收欠情況報表、應(yīng)收情況報表、實收情況報表、尚欠情況報表； 界面入下： 圖 報表 以實收月報為例說明報表操作方法： 執(zhí)行‘月報’菜單中‘實收情況月報表’，進入界面如圖 ：在界面中選擇收費類別、選擇可選小區(qū)物業(yè)軟件使用手冊 43 統(tǒng)計費用，輸入統(tǒng)計時間，選擇統(tǒng)計方式后，單擊確定按鈕，即生成的報表如圖 ： 圖 圖 在生成的報表中仍可以按照不同的方式：如按管理單位、按樓、按小區(qū)等方式。 報表形式多樣化，打印結(jié)果漂亮美觀，并且報表能夠自動適應(yīng)紙張的大小，報表具有自動伸縮的功能，不會因為統(tǒng)計項目（橫向）過多而打印不下。所有生成的報表均能保存在硬盤上，下次打印此報表時，直接選擇打開已有報表即 可。 以打印收費通知書為例介紹報表操作 打開報表菜單中收費通知單項進入操作界面如下圖 ,在界面中我們可以定義通知書的收費時間、通知書的對象以及通知書的格式（ A 通知單、 B 通知單），然后點擊“統(tǒng)計”按鈕，系統(tǒng)會自動的統(tǒng)計出如上圖從 1999 年 8 月到 2020 年 8 月所有住戶的欠費情況，選定一種通知單格式，任選一個住戶名，如上圖選客戶“代紅芳、 B通知單”擊“通知單預(yù)覽”按鈕，進入界面如圖 ，所顯示出的“繳費通知書”中清楚的統(tǒng)計出本位住戶各項費用的已交及欠費情況，可執(zhí)行打印功能，并且如選多個住戶時，可 以連續(xù)打印通知單。 小區(qū)物業(yè)軟件使用手冊 44 圖 圖 說明： 收費管理模塊是物業(yè)管理的核心部分，費用的錄入務(wù)必準(zhǔn)確，在做收費操作時，必須對號入座，如 101 房間客戶前來交費，如果誤操作，將 201 房間的費用給結(jié)清，那么通過收費操作將無法恢復(fù)，所以操作員必須細心處理所有與費用有關(guān)的操作。 小區(qū)物業(yè)軟件使用手冊 45 第六章《維修、設(shè)備管理系統(tǒng)》 功能介紹 本章主要介紹物業(yè)管理中工程維修業(yè)務(wù)與軟件操作，包括設(shè)備檔案管理，制訂維修計劃（含臨時性項目、周期性項目），新建、維護維修項目，如新建一零維修、大修項目、中修項目、設(shè)備維修；記錄 維修情況，并對維修狀態(tài)及結(jié)果進行跟蹤，查詢統(tǒng)計，以及對維修費用的管理等。 操作流程及步驟 第一步： 新建設(shè)備信息。在界面如圖 中將光標(biāo)點在界面中“所有設(shè)備”上，從菜單中選擇設(shè)備信息新建設(shè)備分類，進入一個小界面如圖 ， 錄入設(shè)備類型名稱 ， 按“確定”按鈕，則此新設(shè)備類型已建好?；氐浇缑? 中，將光標(biāo)點在設(shè)備類型上，從菜單中選擇設(shè)備信息 新建設(shè)備，進入一個新建設(shè)備信息界面如圖 ， 錄入相關(guān)信息 ， 按“確定”按鈕，則此新設(shè)備已建好。 新建設(shè)備主界面下 : 圖 設(shè)備信息主界面 小區(qū)物業(yè)軟件使用手冊 46 圖 新建設(shè)備類型界面 新建設(shè)備信息界面 : 圖 新建設(shè)備信息界面 新建設(shè)備檔案的主要功能是 ,統(tǒng)計記錄所有設(shè)備檔案，如設(shè)備名稱、數(shù)量、使用期限、出廠日期、生產(chǎn)廠家，以及維修周期等，對所有有關(guān)設(shè)備的信息進行查詢統(tǒng)計，為維修部門、采購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)進行決策提供依據(jù)?？纱蛴∠嚓P(guān)報表。 第二步： 制訂維修計劃。在界面如圖 “維修計劃”圖標(biāo)上，則進入維修計劃主界面如圖 。在界面中選擇維修分類：所有 /計劃 /完成 /執(zhí)行四種狀態(tài)，系統(tǒng)會將所有的維修計劃分類顯示在界面中，方便直 觀，易于管理。 打開 界面中維修計劃菜單，選擇新增，進入維修計劃的信息界面如圖 ， 錄入本項計劃的相關(guān)信息，按保存圖標(biāo)保存后，打開‘計劃細項’頁，進入新增計劃細項界面圖 針對某個維修對象，制訂出一個周期性或非周期性的計劃，錄入相應(yīng)的信息后，按確定按鈕，后退回到圖 中計劃細項頁中，如圖 ，這些維修細項會按日期分類顯示在維修任務(wù)的不同狀態(tài)中。 小區(qū)物業(yè)軟件使用手冊 47 圖 維修計劃主界面 圖 新建維修計劃信息界面 小區(qū)物業(yè)軟件使用手冊 48 圖 新增維修細 小區(qū)物業(yè)軟件使用手冊 49 打開 [維修任務(wù) ]圖標(biāo)如圖 ， 從任務(wù)分類的下拉菜單中通過選擇不同的分類類型，系統(tǒng)會按日期提示出今日任務(wù)、今日未完成任務(wù)、未完成任務(wù)、已完成任務(wù)、已到期未完成任務(wù)、計劃性任務(wù)、臨時任務(wù)和所有任務(wù)清單，雙擊任一清單中任務(wù)樣，會進入維修任務(wù)信息界面中，在此進行跟進操作。 圖 在圖 界面中，我們可統(tǒng)計出所有設(shè)備清單、所有維修計劃各種狀態(tài)下的清單、所有任務(wù)各種時間狀態(tài)下的清單以及收費清單，并且進行維修單（如圖 ）的打印等操作功能。 圖 小區(qū)物業(yè)軟件使用手冊 50 圖 小區(qū)物業(yè)軟件使用手冊 51 第七章《人事管理》 功能簡介： 主要業(yè)務(wù)是對物業(yè)管理公司內(nèi)部人員的進行管理，包括人員基礎(chǔ)信息的錄入、修改和刪除。同時還對每個員工的社會關(guān)系、簡歷進行記錄 ,統(tǒng)計花名冊等 ,以便物業(yè)管理公司更好的進行管理。 操作方法及步驟： 人事管理模塊主界面如圖 ： ：在程序主界面圖 1 中單擊‘人事管理’菜單中的‘新建’部門或人員檔案菜單 ,或者單擊鼠標(biāo)右鍵選擇下拉菜單中的‘新建’菜單項，進行部門和人員檔案的新增和設(shè)置 .如選擇新增人員檔案 ,出現(xiàn)界面如圖 ： 其中包括五個方面：人事檔案基礎(chǔ)信息、員工照片、員工社會關(guān)系 、員工簡歷、備注。在人事檔案基礎(chǔ)信息中預(yù)設(shè)了一些基礎(chǔ)信息，如果其中所設(shè)項目與用戶需求有差別，用戶可以和系統(tǒng)管理員聯(lián)系，根據(jù)用戶自身要求新增新項目或者刪除不需要的項目。 在錄入過程中，用戶可以用回車鍵或者 Tab鍵選擇下個錄入框。一條數(shù)據(jù)錄入完成后，單擊菜單‘文件’菜單中的‘保存’菜單項，保存該數(shù)據(jù)。同時用戶也可以根據(jù)自己需求選擇‘保存并關(guān)閉’、‘保存并新建’、‘另存為’菜單項以及相關(guān)的快捷按鈕保存該數(shù)據(jù)。其中‘另存為’是將數(shù)據(jù)另存為一條數(shù)據(jù)，所以用戶可以根據(jù)此項功能快速錄入數(shù)據(jù)。 小區(qū)物業(yè)軟件使用手冊 52 圖 數(shù)據(jù)錄入界面 ：在程序主界面圖 中選擇一個人事檔案，單擊‘文件’菜單中的‘打開’菜單項或者雙擊該人事檔案，出現(xiàn)界面如圖 ，然后修改用戶所要改的數(shù)據(jù)并保存它。 ：在程序主界面圖 中選擇一個人事檔案，單擊‘文件’菜單中的‘刪除’菜單項或者單擊該人事檔案按鼠標(biāo)右鍵在下拉菜單（如圖 ）中選擇刪除菜單項，系統(tǒng)會提示用戶是否刪除如圖 ，‘是’：確定完成這次操作；‘否’：