【導(dǎo)讀】1. 《規(guī)章制度》。目錄

　　

【正文】 查 ； （三）公文內(nèi)容要符合國(guó)家的法律和法規(guī)，符合黨和國(guó)家的方針政策及現(xiàn)行的有關(guān)規(guī)定，保證公文的正確性； （四）公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家和公司秘密的安全； （五）公司行政辦公室是公司行政公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管和指導(dǎo)整個(gè)公司的公文處理工作。公司行政公文由行政辦公室統(tǒng)一收發(fā)、登記、編號(hào)、傳遞、催辦、立卷、歸檔和銷毀。 二、歸 類 （一）決定： 適用于對(duì)重要事項(xiàng)和重大行為做出安排，以及對(duì)有關(guān)集體和人員的獎(jiǎng)懲（除行政辦公室外的其他任何部門不得使用此類公文形式，且必須加蓋公司公章）； （二）請(qǐng)示：與批復(fù)對(duì)應(yīng)。 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，且只能一文一事，也不能多頭行文，上級(jí)機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)主管部門必須予以明確批復(fù)（各部門或個(gè)人可以在向 公．司內(nèi)部 ． ． ． 上級(jí)部門、主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)時(shí)使用此類公文形式，公司各級(jí)部門、領(lǐng)導(dǎo)在批示后必須轉(zhuǎn)交行政辦公室給予批復(fù)或交辦、協(xié)辦）； （三）報(bào)告： 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)，可以一文多事，但不能多頭行文，上級(jí)機(jī)關(guān)無(wú)需答復(fù)（公司各部門或個(gè)人可以在向 公司內(nèi)部 ． ． ． ． 上級(jí)部門、主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問(wèn)時(shí)使用此類公文形式）； （四）通知： 適用于發(fā)布規(guī)章制度，任免、處理人員，傳達(dá)要求有關(guān)部門辦理和需要周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)（除行政辦公室外的其他任何部門不得使用此類公文形式，但可以讓行政辦公室轉(zhuǎn)發(fā)）； （五）通告 ：適用于在一定范圍內(nèi)公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)（除行政辦公室外的其他任何部門不得使用此類公文形式，且必須加蓋公司公章）； （六）通報(bào)： 適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況（除行政辦公室外的其他任何部門不得使用此類公文形式，且必須加蓋公司公章）； （七）批復(fù)：與請(qǐng)示對(duì)應(yīng)。 適用于答復(fù)各部門、駐外辦事處等的請(qǐng)示事項(xiàng) （除行政辦公室外的其他任何部門不得使用此類公文形式，公司各級(jí)部門、領(lǐng)導(dǎo)在批示后必須轉(zhuǎn)交行政辦公室給予批復(fù)或交辦、協(xié)辦）； （八）意見(jiàn)： 適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法（公司各部門可以使用此類公文形式）； 24 （九）公函： 適用于不相隸屬業(yè)務(wù)單位之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)（除行政辦公室外的其它任何部門不得使用此類公文形式，且必須加蓋公司公章）； （十）會(huì)議紀(jì)要： 適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)（公司各部門可以使用此類公文形式）； （十一）申請(qǐng)：不屬公文，但又普遍使用的一種行文方式， 適用 ． ． 于個(gè)人 ． ． ． 向上級(jí)主管部門、領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)（如轉(zhuǎn)正申請(qǐng)、不穿工作服申請(qǐng)、換崗申請(qǐng)等）。如果涉及到公司權(quán)力的使用或者需要其他部門協(xié)辦的事項(xiàng)，必須統(tǒng)一由行政辦公室批準(zhǔn)、交辦，各級(jí)部門、領(lǐng)導(dǎo)不得擅自交辦。批準(zhǔn)申請(qǐng)的內(nèi)容應(yīng)附注適用時(shí)限（如工作服穿著、轉(zhuǎn)正、考勤等）。 三、公文格式 （一）公司公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成； （二）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種 類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、制度、文件名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)； （三）發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括單位代字（公司公文由單位名簡(jiǎn)稱和擬稿部門名稱縮寫(xiě)組成代字）、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)； （四）行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名。其中，請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話； （五）涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限； （六）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”； （七）主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，標(biāo)注時(shí) 應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱； （八）公文如帶有附件，應(yīng)在正文之后、落款之前注明附件順序和名稱； （九）公文（“會(huì)議紀(jì)要”和以電子郵件形式發(fā)出的可以不加蓋印章）一律加蓋印章。要保證印章與正文同處一面，不得出現(xiàn)“此頁(yè)無(wú)正文”字樣。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)或單位加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)或單位都應(yīng)加蓋印章； （十）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)； （十一）抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。抄送機(jī)關(guān)名稱置于印發(fā)日期上方； （十二）公文文字從左至右橫寫(xiě)、橫排。公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4型（ 210mm 297mm），左側(cè)裝訂。標(biāo)題一律用加粗小二號(hào) 華文中宋 ，正文用小三號(hào) 仿宋體 ，正文一頁(yè)排 22行，每行排 28 25 字（文中如有小標(biāo)題可用加粗三號(hào) 華文中宋 或加粗 仿宋體 字 ）。 四、發(fā)文辦理 （一）發(fā)文辦理指以單位名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、會(huì)簽、簽發(fā)、登記、復(fù)印、校對(duì)、印刷、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序； （二） 公司 文件由行政辦公室或相關(guān)部門草擬，各部門承辦的文稿，由各部門負(fù)責(zé)草擬。 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到： 1． 情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短 ； 2．公文中的人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明具體的年月日，不得省略； 3．文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱時(shí)，應(yīng)先用全稱，并加以說(shuō)明； 4．結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“ 1. ”，第四層為“（ 1）”。應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位； 5．公文中的數(shù)字，除成文日期、部 分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。在同一公文中，數(shù)字的使用應(yīng)前后一致； 6. 公文須以電子文檔的形式進(jìn)行草擬，并打印。 （三） 文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填寫(xiě)《 行文呈批表》， 詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、擬稿部門與擬稿人； （四） 各部門負(fù)責(zé)草擬 的文件，先由部門負(fù)責(zé)人初審，再提交行政辦公室審核。核稿的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)范和草擬公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合規(guī)定等； （五）經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審和行政辦公室審核后，交由分管 副總審閱并批示意見(jiàn)； （六）文稿經(jīng)分管副總審閱后，作如下處理： 1. 公司公文（包括人事文件），由董事長(zhǎng)簽發(fā)； 2. 以公司名義的上行文（包括向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告）由董事長(zhǎng)簽發(fā)； 3．以行政辦公室名義發(fā)文，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)； 4．經(jīng)理辦公會(huì)議紀(jì)要由總經(jīng)理簽發(fā)，專題會(huì)議紀(jì)要由分管副總簽發(fā)，必要時(shí)報(bào)董事長(zhǎng)審核。 （七）行政辦公室要加強(qiáng)文件簽發(fā)提醒，從而加快簽發(fā)流轉(zhuǎn)速度，其中，公司公文、會(huì)議紀(jì)要原則上在 3個(gè)工作日內(nèi)會(huì)簽完畢，各領(lǐng)導(dǎo)簽批時(shí)間一般不超過(guò) 1個(gè)工作日（領(lǐng)導(dǎo)外出除外）； （八） 凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件，應(yīng)按簽發(fā)日 期登記編號(hào)，經(jīng)復(fù)核無(wú)誤后以電子郵件的形式下發(fā)； 26 （九）加蓋印章。印章應(yīng)端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。切忌用印模糊不清； （十）行政 辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司公文的修改件和定稿進(jìn)行歸檔。 五、收文辦理 （一）收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序； （二） 送公司的文件，統(tǒng)一由行政辦公室負(fù)責(zé)簽收、登記； （三）行政辦公室收文人員根據(jù)來(lái)文的機(jī)關(guān)及內(nèi)容、性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)登記，由行政辦公室主任提出擬辦意見(jiàn)送公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，根據(jù)批示傳送有關(guān)部門辦理。需要兩個(gè)及以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確 主辦部門。緊急公文應(yīng)按時(shí)限要求辦理，確實(shí)有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以書(shū)面說(shuō)明； （四）公司領(lǐng)導(dǎo)外出參加會(huì)議帶回的文件以及各職能部門直接收到的上級(jí)來(lái)文，應(yīng)統(tǒng)一交至行政辦公室，按收文辦理程序處理； （五） 承辦部門接文后，應(yīng)當(dāng)抓緊時(shí)間辦理并及時(shí)答復(fù)辦理結(jié)果，不得延誤、推諉。 要求當(dāng)天閱批完后應(yīng)在下班前將文件交行政辦公室，一份文件的傳閱簽批時(shí)間一般不超過(guò) 2個(gè)工作日，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)； （六） 承辦部門可根據(jù)實(shí)際需要，保留文件的復(fù)印件，并將文件原件及時(shí)交行政辦公室 ； （七） 對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者不適宜由本部門辦理的公文， 應(yīng)迅速退回行政辦公室并說(shuō)明理由； （八） 文件簽閱完后，應(yīng)及時(shí)送交行政辦公室，切忌橫傳； （九 ） 送負(fù)責(zé)人批示或交有關(guān)部門辦理的公文，由行政辦公室負(fù)責(zé)催辦和提醒，做到緊急公文和有時(shí)限的公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦，切實(shí)提高辦事效率； （十）行政辦公室在傳閱前須另外做好必要的記錄以備提醒時(shí)用； （十一）所有文件的傳遞均由行政辦公室負(fù)責(zé)，以便文件查找，防止文件流失； （十二）對(duì)辦理、傳閱完畢的公文，由行政辦公室負(fù)責(zé)歸檔。 六、 部門、個(gè)人上行文辦理 （一） 所有的部門、個(gè)人上行文應(yīng)選擇適當(dāng)?shù)男形姆绞?及形式（如請(qǐng)示、報(bào)告、申請(qǐng)等），用標(biāo)準(zhǔn)的 A4紙打印； （二）所有的部門、個(gè)人在行文時(shí)，須填附《文件處理單（內(nèi)部）》并簡(jiǎn)要寫(xiě)明處理事項(xiàng)； （三）所有的部門、個(gè)人上行文均須有部門負(fù)責(zé)人簽署的意見(jiàn)，再交公司行政辦公室審核（個(gè)人上行文也可直接提交行政辦公室）。審核的重點(diǎn)是：是否符合行文規(guī)則，內(nèi)容是否符合公司有關(guān)規(guī)章制度及其他有關(guān)規(guī)定，文種使用、格式是否規(guī)范等。對(duì)不符合規(guī)定并可能影響辦理的公文， 27 經(jīng)行政辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退回呈報(bào)部門并說(shuō)明理由； （四）行政辦公室審核后，由行政辦公室專人負(fù)責(zé)根據(jù)事情的輕重緩急、分 管歸屬呈領(lǐng)導(dǎo)層或集體簽批； （五）經(jīng)簽批后的上行文由行政辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)交辦并歸檔。 七、公文的立卷、歸檔與銷毀 （一）公文處理完畢后，對(duì)有保存價(jià)值的文件材料要及時(shí)立卷、歸檔。嚴(yán)格按公司檔案管理的有關(guān)規(guī)定，由行政辦公室檔案管理人員整理立卷； （二）歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理立卷，應(yīng)保證歸檔公文的齊全、完整， 確保 反映企業(yè)的主要工作情況，便于保管和利用； （三）歸檔的公文，于其形成的第二年 6月底之前移交公司行政辦公室，經(jīng)統(tǒng)一整理后送檔案室歸檔，各部門原則上不得保存應(yīng)歸檔的公文； （ 四）沒(méi)有歸檔價(jià)值的公文 應(yīng) 作為資料留存本部門，并在收發(fā)登記簿上注明“不歸檔”標(biāo)記。沒(méi)有存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。秘密公文的銷毀，應(yīng)當(dāng)在登記后由兩人以上監(jiān)銷，確保不丟失、泄密。 違反本節(jié)各項(xiàng) 條款的， 每人每次扣 2分 。給公 司造成損失的，追加給公司帶來(lái)的直接、間接的經(jīng)濟(jì)損失或法律責(zé)任。 第五節(jié) 檔案管理制度 為了進(jìn)一步健全和規(guī)范公司的檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)公司檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案，提高公司檔案科學(xué)管理水平，根據(jù)相關(guān)政策法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制訂本制度。 一、檔案管理體系 （一）公司成立以行政辦公室主任為組長(zhǎng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組； （二）行政辦公室為公司的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案日常管理工作； （三）各部門確定一名兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)部門日常檔案資料的收集 、整理、立卷等管理工作，接受行政辦公室檔案管理員的管理。部門檔案管理員必須維護(hù)檔案的完整與安全，并接受必要的培訓(xùn)。 二、 檔案歸檔范圍 （一）管理性文書(shū)檔案：包括政策性文件 ,各種合同及協(xié)議書(shū) ,黨群工作、行政管理、人事管理、經(jīng)營(yíng)管理、企業(yè)產(chǎn)權(quán)等方面的文件資料； 28 （二）產(chǎn)品類檔案：按產(chǎn)品種類或規(guī)格設(shè)置，包括產(chǎn)品從開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、工藝、 工裝、加工制造、檢驗(yàn)、包裝、商標(biāo)廣告和產(chǎn)品評(píng)優(yōu)的全過(guò)程； （三）基本建設(shè)類檔案：按工程項(xiàng)目或建筑項(xiàng)目設(shè)置，同一工程項(xiàng)目?jī)?nèi)，包含工程項(xiàng)目的可行性研究、立項(xiàng)、勘探測(cè)繪、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收及基建項(xiàng)目的證照、使用、維修、改擴(kuò)建等相關(guān)圖紙和資料； （四）設(shè)備儀器類檔案：按設(shè)備種類或型號(hào)設(shè)置，同一設(shè)備包含設(shè)備購(gòu)置及開(kāi)箱記錄、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)修理和設(shè)備管理等全過(guò)程； （五）會(huì)計(jì)檔案 :包括會(huì)計(jì)憑證檔案、會(huì)計(jì)帳簿檔案、會(huì)計(jì)報(bào)表檔案及各類審計(jì)檔案等； （六）員工檔案：包括聘任、勞動(dòng)合同、工資、福利待遇、退職、個(gè)人 簡(jiǎn)歷、學(xué)歷、身份、照片、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況等材料； （七）實(shí)物類檔案：包括榮譽(yù)檔案、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地證、房產(chǎn)證、契證等； （八）特殊載體類檔案：包括照片、底片、錄音、錄像帶、磁盤、光盤檔案等。 三、檔案的立卷歸檔和管理 （一）檔案的定義：凡是本公司具有考查利用價(jià)值的文件材料 ， 包括與客戶的往來(lái)函件（含傳真、電子郵件等），以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件； （二）檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各部門將辦理完畢的文件材料，經(jīng)過(guò)挑選，立卷，定期移交到公司檔案室。文件資料在移交過(guò)程中，各兼職檔案管理 員應(yīng)提供移交清單（一式二份），檔案室逐項(xiàng)核對(duì)，符合要求后，雙方簽字確認(rèn)歸檔； （三）歸檔時(shí)間：辦理完畢的文件，按工作階段性進(jìn)行歸檔： 、整理、立卷、保管，但必須按檔案管理規(guī)范要求保管； 、主管部門、公司的通知、決定、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、公函、會(huì)議紀(jì)要、決議、參考資料等方面具有憑證、查考、保存價(jià)值的文件材料，以及包括銷售在內(nèi)的公司所有經(jīng)營(yíng)合同、請(qǐng)示、批復(fù)都是管理性文件檔案， 應(yīng) 當(dāng)年上交； 、設(shè)備等方面的有關(guān)材料、證照、批復(fù)、臨床、圖紙等檔案， 應(yīng) 在工作完成后三 個(gè)月內(nèi)上交； 、會(huì)議等方面的照片、底片、錄音帶等檔案，應(yīng)當(dāng)年上交；