【導讀】載體的歷史記錄。第三條各級社會保險經(jīng)辦機構(gòu)管理社會保險業(yè)務檔案。社會保險經(jīng)辦機構(gòu)包括：省、市、縣（區(qū)）社會保險經(jīng)辦機構(gòu)。務，任何部門和個人不得將其據(jù)為己有。案管理工作的組織領導。利用，為本單位各項工作提供有效服務。職責，圓滿完成業(yè)務檔案工作任務。第十條各級社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應根據(jù)本單位實際情況，為己有或擅自銷毀。管，出納不得監(jiān)管會計檔案。綜合治理、安全保衛(wèi)、計劃生育等。年、30年、10年。有序，編目科學。期限規(guī)定》進行整理。辦法》進行整理。銷毀檔案要逐件登記于銷毀清冊，經(jīng)本單。潮、防水、防蟲鼠、防高溫、防震等要求。間內(nèi)達到國家社會保險業(yè)務檔案達標驗收工作標準。第二十五條本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。

　　

【正文】 檔案的安全 ,防止業(yè)務檔案的自然 損毀或人為破壞，最大限度地延長業(yè)務檔案的壽命 ,做好社會保險業(yè)務檔案管理工作，特制定本制度。 一、設置有規(guī)范標準的業(yè)務檔案專用庫房，能夠容納應接受的全部社會保險業(yè)務檔案。辦公室、檔案庫房、閱覽室應分設。檔案庫房內(nèi)不得存放與檔案無關的物品。 二、業(yè)務檔案入庫出庫要及時登記，業(yè)務檔案存放要有固 － － 26 定位置，編存放位置索引，業(yè)務檔案用畢要及時歸回原處。 三、檔案櫥柜架、卷盒、卷皮等檔案裝具符合國家和省有關規(guī)定，數(shù)量充足。 四、檔案庫房內(nèi)應配置空調(diào)機、去濕機、滅火器、防磁柜、吸塵器、溫濕度計、遮光窗簾、防盜監(jiān)控系統(tǒng)等設施， 要達到“十防”（防盜、防火、防塵、防潮、防蟲、防鼠、防霉、防高低溫、防光、防污染等）的要求。 五、業(yè)務檔案管理要與辦公現(xiàn)代化同步發(fā)展，應配備計算機、掃描儀、復印機等現(xiàn)代化設備及檔案管理軟件。 六、檔案人員應定期檢查檔案保管情況，對破損檔案及時采取相應的專門技術(shù)進行修補處理。 七、嚴格遵守《檔案法》、《保密法》，做好檔案的保衛(wèi)、保密工作，杜絕泄密和散失事故發(fā)生。 四、業(yè)務檔案移交制度 為加強 社會保險業(yè)務 檔案的統(tǒng)一管理，做好 社會保險業(yè)務檔案移交工作，制定本制度。 一、嚴格按照 《山西省社會保險 業(yè)務 檔案管理 暫行 辦法》的 要求， 對符合 立卷 歸檔范圍 的檔案，定期移交檔案室集中統(tǒng)一保管，任何單位和個人不得 以各種理由留存或拒絕移交 業(yè)務檔案。 － 27－ 二、各部門移交的 業(yè)務 檔案，必須符合 業(yè)務 檔案的規(guī)范要求，做到完整、準確，帳物相符。 必備的檢索工具應隨同 業(yè)務檔案一并移交。 三、接收 業(yè)務 檔案時應嚴格審核案卷質(zhì)量，符合要求的辦理移交手續(xù)；不符合要求的，退回移交 部門 限期整改。 四、各部門在移交 業(yè)務 檔案時，應嚴格履行手續(xù)， 按照移交清 單 所列內(nèi)容逐項交接，并由移交、接收雙方負責人監(jiān)交。交接完畢后，交接人、監(jiān)交人應在移交清 單 上簽名 或 蓋章。移交清 單 長期保 管。 五、在移交、接收 業(yè)務 檔案過程中，因工作人員循私舞弊，玩忽職守，造成 業(yè)務 檔案丟失、損壞的，應視情節(jié)給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。 五、業(yè)務檔案統(tǒng)計制度 為提高 社會保險業(yè)務 檔案管理水平，維護 業(yè)務 檔案完整與安全，做好 業(yè)務 檔案統(tǒng)計工作， 特 制定本制度。 一、對現(xiàn)存檔案 數(shù)量及管理狀況 按全宗、年代、類別、保管期限進行檢查和統(tǒng)計，并認真做好 分類和 記錄。 二、做好每年歸檔案卷、歸檔材料、照片及實物的數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作，建立接收移交清冊。 三、建立各種管理登記簿， 例如收集、移出、整理、鑒定、 － － 28 利用等， 做到帳物相 符，準確無誤。 四、做好日常工作中的 業(yè)務 檔案查、借閱情況統(tǒng)計。 并 隨時登記 業(yè)務 檔案資料的利用情況和利用效果，做好 業(yè)務 檔案利用實例的統(tǒng)計。 五、準確編制業(yè)務檔案工作綜合情況的統(tǒng)計分析年報，及時反映業(yè)務檔案工作的現(xiàn)象和問題，并上報有關部門。 六 、對檔案庫房裝具、設備要定期進行檢查統(tǒng)計。 七 、進行 業(yè)務 檔案鑒定和銷毀時要及時做好登記統(tǒng)計工作。 八 、電子檔案的統(tǒng)計參照上級部門有關規(guī)定執(zhí)行。 六、業(yè)務檔案利用制度 為有效利用 社會保險業(yè)務 檔案，發(fā)揮其在 社會保險 經(jīng)辦及管理工作中的服務作用， 特 制定本制度。 一、 社會保險業(yè)務 檔案資料主要供本系統(tǒng)和上級主管部門利用。 二、利用社會保險業(yè)務 檔案、資料必須嚴格履行手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》 （見附件 6） 。利用者有義務將利用 業(yè)務 檔案資料產(chǎn)生的效果反饋到檔案室，檔案室應詳細登記檔案利用效果。 三、 在出借利用的同時不能忽視保密問題。業(yè)務檔案只在限定范圍內(nèi)使用。 原件一般不借出檔案室；因特殊情況需要借 － 29－ 出時，須經(jīng)檔案室負責人批準， 借出時間不得超過兩星期。 到期仍需繼續(xù)利用，須辦理續(xù)借手續(xù)。 四、愛護 業(yè)務 檔案資料 原件 ，嚴禁在檔案上打點、劃線、折角、做記號以及涂改、撕、拆檔案；借出的檔案、資料要防止 丟失、損壞，收回時要嚴格檢查。 五、閱覽室內(nèi)嚴禁吸煙，閱覽桌上不準擺放茶杯、墨水等有可能污染檔案的物品。 六、利用者必須遵守《檔案法》、《保密法》規(guī)定，未經(jīng)分管領導或主管檔案工作領導批準，不得擅自公布檔案內(nèi)容。 七、業(yè)務檔案保密制度 為確保 社會保險業(yè)務 檔案安全，避免發(fā)生 業(yè)務 檔案內(nèi)容失密、泄密現(xiàn)象，做好 社會保險業(yè)務 檔案保密工作， 特 制定本制度。 一、檔案人員和利用者均應樹立保密觀念，認真貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，共同保守 業(yè)務 檔案機密。 二、對各類 業(yè)務 檔案均應按規(guī)定的范圍進行查、借閱，并嚴格履行 業(yè)務檔案借閱 手續(xù)。查、借閱機密檔案要經(jīng)主管領導批準。 三、嚴格管理機密檔案，不得將機密檔案私自帶出檔案室或外傳，對機密檔案內(nèi)容不得自行摘抄、拍照、翻印或復制。 四、凡涉及檔案機密的人員一律不準在家庭、子女及無關 － － 30 人員面前談論有關 業(yè)務 檔案機密內(nèi)容，不得在普通電話、明碼電報和私人通信中暴露檔案機密。 五、利用者對所借 業(yè)務 檔案資料必須妥善保管，及時歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，不準攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。 六、對保管期滿、失去保存價值的 業(yè)務 檔案資料要按 檔案保密 規(guī)定 進行 銷毀，不得以廢紙出售。 銷毀記錄要詳細備案 在冊。 七、發(fā)生失密、泄密和 業(yè)務 檔案被盜事故時，要立即報告主管領導、保密或保衛(wèi)部門， 查明情況和原因， 當事人要寫出書面報告。對因違反保密規(guī)定而造成失、泄密的當事人，按事故性質(zhì)及情節(jié)給予嚴肅處理。 八、業(yè)務檔案鑒定銷毀制度 為確保 社會保險業(yè)務 檔案完整、安全和有效，做好 業(yè)務 檔案價值的鑒定工作，規(guī)范 業(yè)務 檔案銷毀工作，特制定本制度。 一、 社會保險 經(jīng)辦機構(gòu)要嚴格按照 社會保險業(yè)務 檔案管理規(guī)定要求，對照各類 業(yè)務 檔案保管期限表定期鑒定檔案價值，對超過保管期限、失去查考價值的檔案及時按 業(yè)務 檔案管理規(guī)定進行處理。 二、 社會保 險業(yè)務 檔案鑒定由鑒定工作領導小組負責。 鑒定工作領導 小組由 社會保險 經(jīng)辦機構(gòu)相關負責人、檔案管理人 － 31－ 員和業(yè)務人員組成。 三、現(xiàn)存 業(yè)務 檔案中已超過保管期限的，須由檔案人員提出處理意見，確定鑒定時間，由鑒定工作領導小組對檔案進行價值鑒定。 四、 業(yè)務 檔案鑒定應從檔案文件的內(nèi)容、來源、產(chǎn)生時間、成分、效能和文件名稱等方面綜合分析判斷 業(yè)務 檔案的保存價值。 五、 業(yè)務 檔案鑒定要本著科學、發(fā)展的觀點，考慮 業(yè)務 檔案的長遠價值。隨著時間發(fā)展 業(yè)務 檔案價值發(fā)生改變的，要及時調(diào)整并重新確定其保管期限。 六、 社會保險業(yè)務 檔案的銷毀，必須嚴格 按照 《山西省社會保險業(yè)務檔案 管理 暫行 辦法 》 中的保管期限認真進行審查批準、鑒定后執(zhí)行。未經(jīng)批準、鑒定，任何人不得銷毀檔案。 七、經(jīng)鑒定建議銷毀的檔案，須編制《 山西省社會保險經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務 檔案銷毀清冊》和銷毀報告，經(jīng)主管領導批準后方可進行銷毀。銷毀清冊包括 卷冊、所屬全宗號、目錄號、 鑒定小組負責人簽字及日期、批準人簽字及日期、監(jiān)銷人、 銷毀方式、 銷毀日期、順序號、案卷（或文件）題名、年度、案卷號、卷內(nèi)文件頁（件）數(shù)、備注等。銷毀報告包括立檔單位、案卷的完整程度、經(jīng)鑒定后保留下的 業(yè)務 檔案數(shù)量和分類介紹；鑒定 業(yè)務 檔案的情 況和銷毀依據(jù)。 八、銷毀檔案時要嚴格 執(zhí)行保密制度，由鑒定工作領導小 － － 32 組 指定地點由兩名以上人員進行銷毀和監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽名、蓋章，注明銷毀方式和時間。銷毀清冊和銷毀報告長期保管。 九、已銷毀的檔案，須在 社會保險業(yè)務 檔案銷毀登記目錄中注明“已銷毀”字樣。 ― 35 ― ― 36 ― ― 37 ― ― 38 ― ― 35 ― ― 36 ― ― 37 ― ― 38 ―