【正文】 應(yīng)當提示該編號所對應(yīng)的會計科目名稱； ? 正在輸入的記賬憑證中的會計科目借貸雙方金額不平衡，或沒有輸入金額，應(yīng)予提示并拒絕執(zhí)行； ? 正在輸入的記賬憑證有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應(yīng)予提示并拒絕執(zhí)行； ? 正在輸入的收款憑證借方科目不是 “ 現(xiàn)金 ” 或 “ 銀行存款 ” 科目、付款憑證貸方科目不是 “ 現(xiàn)金 ” 或 “ 銀行存款 ” 科目的，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。 安徽工業(yè)大學管理學院 87 會計數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求（三） ? 會計核算軟件應(yīng)提供對已經(jīng)輸入但未登記會計賬簿的機內(nèi)記賬憑證 (不包括會計核算軟件自動產(chǎn)生的機內(nèi)記賬憑證）進行修改的功能，在修改過程中，應(yīng)同樣給出上述各項提示。會計核算軟件應(yīng)當提供對已經(jīng)輸入但未登賬記賬憑證的審核功能 , 審核通過后即不能再提供對機內(nèi)憑證的修改。 ? 對同一張記賬憑證，應(yīng)當對審核功能與輸入、修改功能的使用權(quán)限進行控制。 ? 發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，應(yīng)當采用 紅字憑證沖銷法 或者 補充憑證法 進行更正，紅字可用負號 “ ”表示。 ? 采用直接輸入原始憑證由會計核算軟件 自動生成記賬憑證 的，在生成正式機內(nèi)記賬憑證前，應(yīng)當進行審核確認。 ? 由賬務(wù)處理模塊以外的 其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)生成會計憑證 數(shù)據(jù)的，應(yīng)當經(jīng)審核確認后生成記賬憑證。 安徽工業(yè)大學管理學院 88 會計數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求 —原始憑證的輸入（四） 1. 輸入記帳憑證的同時，輸入相應(yīng)原始憑證； 輸入的有關(guān)原始憑證匯總金額與輸入的記帳憑證相應(yīng)金額不等，軟件應(yīng)當給予提示并拒絕通過；在對已經(jīng)輸入的記帳憑證進行審核的同時，應(yīng)對輸入的所附原始憑證進行審核；輸入的記帳憑證通過審核或登帳后，對輸入的相應(yīng)原始憑證不能直接進行修改； 2. 記帳憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會計核算軟件自動生成記帳憑證； 會計核算軟件應(yīng)當提供對已經(jīng)輸入但未予審核的原始憑證進行修改和審核的功能，審核通過后，即可生成相應(yīng)的記帳憑證；記帳憑證審核通過或者登帳后，對輸入的相應(yīng)原始憑證不能直接進行修改； 3. 在已經(jīng)輸入的原始憑證審核通過或者相應(yīng)記帳憑證審核通過或者登帳后，原始憑證確需修改，會計核算軟件在留有痕跡的前提下，可以提供修改和對修改后的機內(nèi)原始憑證與相應(yīng)記帳憑證是否相符進行校驗的功能。 安徽工業(yè)大學管理學院 89 會計數(shù)據(jù)處理功能的基本要求（一） ? 會計核算軟件應(yīng)當提供根據(jù)審核通過的機內(nèi)記賬憑證及所附原始憑證登記賬簿的功能。 在計算機中，賬簿文件或者數(shù)據(jù)庫可以設(shè)置一個或者多個 。 ? 會計核算軟件應(yīng)當提供自動進行銀行對賬的功能 , 根據(jù)機內(nèi)銀行存款日記賬與輸入的銀行對賬單及適當?shù)氖止ぽo助，自動生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 ? 會計核算軟件應(yīng)當提供機內(nèi)會計數(shù)據(jù)按照規(guī)定的會計期間進行 結(jié)賬的功能。結(jié)賬前，會計核算軟件應(yīng)當自動檢查本期輸入的會計憑證是否全部登記入賬，全部登記入賬后才能結(jié)賬。 結(jié)賬后，不允許再輸入上一會計期間的會計憑證 。 ?會計核算軟件可以提供在本會計年度結(jié)束 , 但仍有一部分轉(zhuǎn)帳憑證需要延續(xù)至下一會計年度第一個月或者第一個季度進行處理而沒有結(jié)帳時，輸入下一會計年度第一個月或者第一個季度會計憑證的功能。 安徽工業(yè)大學管理學院 90 會計數(shù)據(jù)處理功能的基本要求（二） ?會計核算軟件應(yīng)當提供符合國家統(tǒng)一會計制度規(guī)定的自動編制會計報表的功能。尤其應(yīng)當提供 會計報表的自定義功能 ，包括定義會計報表的格式、項目、各項目的數(shù)據(jù)來源、表內(nèi)和表間的數(shù)據(jù)運算和核對關(guān)系等。 ?會計核算軟件應(yīng)當具有確保會計數(shù)據(jù)安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除功能。 安徽工業(yè)大學管理學院 91 會計數(shù)據(jù)輸出的形式 安徽工業(yè)大學管理學院 92 會計數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求（一） ?應(yīng)當具有對機內(nèi)會計數(shù)據(jù)進行查詢的功能。 ?應(yīng)當按照 國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定的內(nèi)容和格式打印輸出 機內(nèi)原始憑證、記賬憑證、日記賬、明細賬、總賬、會計報表。 ?總分類賬可以用 總分類賬戶本期發(fā)生額、余額對照表 替代。 ?在保證會計賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的會計賬簿中的 表格線條 可以適當減少。 ?對于業(yè)務(wù)量較少的賬戶，會計軟件可以提供會計賬簿的滿頁打印 輸出功能。 安徽工業(yè)大學管理學院 93 會計數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求（二） ?打印輸出的機內(nèi)會計帳簿、會計報表，如果是根據(jù) 已結(jié)帳數(shù)據(jù) 生成的，則應(yīng)當在打印輸出的會計帳簿、會計報表上打印一個特殊標記，以示區(qū)別。 ?對根據(jù)機內(nèi)會計憑證和據(jù)以登記的相應(yīng)賬簿生成的各種機內(nèi)會計報表數(shù)據(jù)，會計核算軟件不能提供直接修改功能。 ?會計年度終了進行結(jié)賬時，會計核算軟件應(yīng)當提供在數(shù)據(jù)磁帶、可裝卸硬磁盤或者軟磁盤等存儲介質(zhì)的 強制備份 功能。 安徽工業(yè)大學管理學院 94 會計電算化后的工作崗位 ?基本會計崗位 ? 會計主管 ? 出納 ? 會計核算各崗 ? 會計稽核 ? 會計檔案管理 ?電算化會計崗位 ? 指直接管理、操作、維護計算機及會計核算軟件的工作崗位 與手工會計的各會計崗位相對應(yīng)，可一人一崗、一人多崗或一崗多人，但應(yīng)當符合內(nèi)部牽制制度的要求 安徽工業(yè)大學管理學院 95 電算化會計崗位的劃分及其權(quán)限 1. 電算主管 ? 負責協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作。 可由會計主管兼任，采用中小型計算機和計算網(wǎng)絡(luò)會計軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位 。 2. 軟件操作 ? 負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表和進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作?？捎苫緯媿徫坏臅嬋藛T兼任。 3. 審核記賬 ? 負責對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)（記賬憑證和原始憑證等）進行審核，操作會計軟件登記機內(nèi)賬簿，對打印輸出的賬簿、報表進行確認?？捎芍鞴軙嫾嫒巍? 4. 電算維護 ? 負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)。經(jīng)過會計電算化中級培訓。 采用大型、小型計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)會計軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位。此崗在大中型企業(yè)中應(yīng)由專職人員擔任。維護員一般不對實際會計數(shù)據(jù)進行操作。 安徽工業(yè)大學管理學院 96 電算化會計崗位的劃分及其權(quán)限 5. 電算審查 ? 負責監(jiān)督計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行，防止利用計算機進行舞弊。經(jīng)過會計電算化中級培訓。 采用大型、小型計算機和大型會計軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位。可由會計稽核人員兼任。 6. 數(shù)據(jù)分析 ? 負責對計算機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進行分析。經(jīng)過會計電算化中級培訓。采用大型、小型計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)會計軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位。 可由主管會計兼任。 ?上述電算化會計崗位中， 軟件操作崗位與審核記賬、電算維護、電算審查崗位為不相容崗位。 ?會計電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置一般在系統(tǒng)初始化時完成，平時根據(jù)人員的變動可進行相應(yīng)調(diào)整。電算主管負責定義各操作人員的權(quán)限。具體操作人員只有修改自己口令的權(quán)限，無權(quán)更改自己和他人的操作權(quán)限。 安徽工業(yè)大學管理學院 97 計算機替代手工記賬的基本要求 1. 配有適用的會計軟件 ? 應(yīng)達到財政部 《 會計核算軟件基本功能規(guī)范 》 的要求。 各單位應(yīng)選擇 通過 財政部或省、自治區(qū)、直轄市、以及通過財政部批準具有商品化會計軟件評審權(quán)的計劃單列市財政廳（局） 評審的商品化會計軟件 ，在本行業(yè)內(nèi)也可選擇國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門推廣應(yīng)用的會計軟件。 2. 計算機與手工進行會計核算 雙軌運行 3個月以上 ，計算機與手工核算的數(shù)據(jù)相一致，且軟件運行安全可靠。 3. 配有專用的或主要用于會計核算工作的計算機或計算機終端。硬件配置的方式有單機系統(tǒng)、多機松散系統(tǒng)、多用戶系統(tǒng)、計算機局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。 4. 配有與會計電算化工作需要相適應(yīng)的專職人員。 5. 建立健全內(nèi)部管理制度，包括 會計電算化崗位責任制、會計電算化操作管理制度、計算機硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度、電算化會計檔案管理制度 等。 安徽工業(yè)大學管理學院 98 會計電算化檔案的基本要求 ? 會計電算化檔案包括機內(nèi)會計數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會計數(shù)據(jù)，以及打印輸出的會計憑證、賬簿、報表等數(shù)據(jù)。 （兩者保存期限相同，按 《 會計檔案管理辦法 》 的規(guī)定執(zhí)行。） ? 采用電子計算機進行會計核算的單位，應(yīng)當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)（ 磁性化、不可見 ）保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。 ? 系統(tǒng)開發(fā)資料和會計軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會計檔案保管。 ? 會計電算化檔案管理要嚴格按照財政部有關(guān)規(guī)定，并由 專人 負責。 ? 對會計電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作， 重要會計檔案應(yīng)準備雙份，存放在兩個不同的地點，最好在兩個不同的建筑物內(nèi) 。 ? 對采用存儲介質(zhì)保存的會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制 ，防止由于存儲介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。 對會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后 5年 。 建立賬套 系統(tǒng)初始化 系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置 基礎(chǔ)資料設(shè)置 初始數(shù)據(jù)錄入 結(jié)束初始化 業(yè)務(wù)處理 月末結(jié)賬 下一期業(yè)務(wù)處理 系統(tǒng)初始化 ? 編碼方案設(shè)置 ? 操作員設(shè)置 ? 權(quán)限分工設(shè)置 ? 部門檔案設(shè)置 ? 職員檔案設(shè)置 ? 客戶檔案設(shè)置 ? 供應(yīng)商檔案設(shè)置 ? 外幣及匯率設(shè)置 ? 結(jié)算方式設(shè)置 ? 固定資產(chǎn)使用狀況設(shè)置 ? 固定資產(chǎn)折舊方法設(shè)置 ? 固定資產(chǎn)卡片設(shè)置 ? 部門對應(yīng)科目設(shè)置 ? 報表格式設(shè)置 ? 報表公式設(shè)置 ?會計科目設(shè)置 ?憑證類別設(shè)置 ?常用憑證摘要設(shè)置 ?銀行檔案設(shè)置 ?會計科目余額錄入 ?建立工資賬套 ?工資項目及公式設(shè)置 ?固定資產(chǎn)類別設(shè)置 ?固定資產(chǎn)增減方式設(shè)置 安徽工業(yè)大學管理學院 101 總賬子系統(tǒng)處理流程 原始憑證 匯總原始憑證 記賬憑證 轉(zhuǎn)賬 付款 收款 科目匯總表 日記賬 總賬 明細賬 會計報表 核對 核對 科目匯總表核算組織程序 傳統(tǒng)手工賬務(wù)處理流程： 審核 審核 審核 審核 安徽工業(yè)大學管理學院 102 總賬子系統(tǒng)處理流程 計算機環(huán)境下賬務(wù)處理流程 初始設(shè)置 填制記賬憑證 審核記賬憑證 輔助賬管理 記賬 賬簿管理 月末轉(zhuǎn)賬 對賬 結(jié)賬 出納管理 報表管理