【正文】 利和股金等數(shù)據(jù)的計算、審核、統(tǒng)計分析 員工薪酬福利記錄組織機構(gòu)管理系統(tǒng) 展示、模擬、規(guī)劃公司的組織機構(gòu) 公司組織結(jié)構(gòu)員工發(fā)展計劃系統(tǒng) 匹配員工資格與崗位需求，制定員工發(fā)展計劃 員工檔案員工培訓管理系統(tǒng) 員工培訓的計劃和全面管理，如課程、教師、教室、考核等 員工培訓記錄招聘管理系統(tǒng) 支持招聘活動的管理和審查 應聘人員考核表、聘用人員登記表、員工檔案40 / 56員工調(diào)動管理系統(tǒng) 員工內(nèi)部調(diào)配的管理和審查 員工檔案人力成本計劃系統(tǒng) 人力成本的預測和模擬 員工檔案三、信息系統(tǒng)實施方案的簡單建議在考慮上海理光當前業(yè)務運作的需要及其作為日本理光的一個重要的生產(chǎn)基礎(chǔ)的背景我們認為比較的可行的信息系統(tǒng)規(guī)劃方案有兩個：A)商業(yè) ERP為主+自我開發(fā)的全面解決方案除非企業(yè)想完全照搬日本理光的信息系統(tǒng)模式（即購買 JDE的管理財務軟件，升級 EDP為RINKS21然后與 JDE集成起來） ，我們建議企業(yè)一步到位地通過商業(yè)管理軟件實現(xiàn)企業(yè)信息系統(tǒng)的統(tǒng)一集成方案。即便企業(yè)認為 EDP系統(tǒng)可以維持現(xiàn)狀，EDP 系統(tǒng)還是很實用的，可以修改一下繼續(xù)使用，未來的物流系統(tǒng)、財務系統(tǒng)和銷售系統(tǒng)則無法容忍信息的繼續(xù)孤立。從財務、從服務客戶、從管理效率、從決策支持的角度，信息集成刻不容緩。而信息集成最迅速、最成熟的方法就是實施商業(yè)41 / 56ERP軟件。具體的優(yōu)勢劣勢分析如下：優(yōu)勢：? 自動解決了目前子系統(tǒng)與子系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)無法直接交換的問題，并且提高了各子系統(tǒng)的能力，加強了數(shù)據(jù)的安全性、不一致性。? 支持企業(yè)的戰(zhàn)略的潛在能力比較強。? 可以直接達到總經(jīng)理決策支持系統(tǒng)、管理控制系統(tǒng)的要求，無需再進行任何數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)整合。? 可以與 NOTES辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫集成，加強企業(yè)整體的信息化程度。劣勢：? 與日本理光的系統(tǒng)不盡相同，可能實施過程中會遇到一定的阻力。? 對現(xiàn)有系統(tǒng)的徹底推翻，轉(zhuǎn)換成本較高（即員工的適應性、數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移等） 。? 成本和風險相對下一套方案要高。42 / 56B)RICOH專用軟件+商業(yè)財務軟件模塊+商業(yè)銷售軟件模塊+企業(yè)信息門戶+自我開發(fā)優(yōu)勢：? 可以與日本理光的系統(tǒng)兼容。? 在原有基礎(chǔ)上的升級，員工的適應性較好。? 沒有什么風險，失敗成本也比較低。劣勢：? 仍然無法解決信息整合的問題，無法提升企業(yè)的信息化總體水平。? 現(xiàn)行的問題都還會繼續(xù)存在下去。? 企業(yè)信息門戶不是決策支持系統(tǒng)，其效果無法預測，有可能很好，有可能不了了之。四、關(guān)于 WEB應用的建議網(wǎng)站不僅僅是公司的一個宣傳窗口，而是一個公司與外界交流的工具和渠道，也是企業(yè)信息系統(tǒng)不可或缺的一部分。許多知名的大公司都紛紛在 WEB應用上做文章，INTERNET 為公司提供了幾乎免43 / 56費的接近潛在顧客、尋找合作伙伴的工具，電子商務、B2B、B2C 已經(jīng)不是什么新名詞，通過INTERNET降低采購成本、提高顧客服務質(zhì)量的成功例子舉不勝舉。目前上海理光的網(wǎng)頁是外包給網(wǎng)絡(luò)公司負責的，沒有對網(wǎng)站內(nèi)容、網(wǎng)站風格設(shè)計的主控權(quán)。所以網(wǎng)站只能起到一個介紹的作用，介紹一下公司，介紹一下產(chǎn)品，其中內(nèi)容的更新也不及時，一些最基本的服務功能如通過 WEB和 E－MAIL 系統(tǒng)提供對常見問題（FAQ）等都不到位。我們建議通過 WEB技術(shù)的應用，提高與供應商和顧客之間溝通 加強上海理光 B2B方面的建設(shè)，在建立一定的供應商資信評估的基礎(chǔ)上，部分采購過程可以直接在網(wǎng)站通過數(shù)據(jù)交換實現(xiàn)，然后再通過與內(nèi)部數(shù)據(jù)的集成，可以提高采購的效率，加強庫存的管理。上海理光的售后服務也是企業(yè)向顧客展現(xiàn)企業(yè)形象的重要渠道之一，加強網(wǎng)站在線的服務即可以提高售后服務的效率，又可以加強顧客的滿意度。五、關(guān)于成立信息中心的建議成立信息中心，統(tǒng)籌信息系統(tǒng)功能，對人員進行適當?shù)脑鲅a，主要的職能如下：44 / 561) 信息系統(tǒng)戰(zhàn)略管理；2) 信息資源管理；3) 安全管理；4) 技術(shù)標準與情報管理；5) 信息系統(tǒng)開發(fā)項目；6) 組織管理。其中，最重要的是信息系統(tǒng)戰(zhàn)略管理，不但要支持上海理光的戰(zhàn)略目標，還要努力為上海理光創(chuàng)造戰(zhàn)略機會。所以要不斷地分析供應商的 IT標準與水平、顧客的 IT能力與發(fā)展趨勢、競爭對手的信息系統(tǒng)戰(zhàn)略、合作者的 IT資源與標準。信息系統(tǒng)戰(zhàn)略管理是目光向外的、前瞻性的，是應密切關(guān)切 IT的發(fā)展、市場競爭的變化以及各種管理理念的進步的。信息資源管理包括硬件與網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)管理和權(quán)限管理。軟硬件與網(wǎng)絡(luò)管理不但要制定相應的標準保證設(shè)備的完好與正常運行，還要不斷優(yōu)化、發(fā)展保證技術(shù)進步能支持信息系統(tǒng)戰(zhàn)略。軟硬件與網(wǎng)絡(luò)管理不但要有技術(shù)意識和成本意識，還一定要有風險意識。數(shù)據(jù)管理和權(quán)限管理是信息管45 / 56理最根本的內(nèi)容，理不清數(shù)據(jù)及其使用權(quán)限，則根本談不上信息的整全管理。上海理光公司的安全管理一方面要保障目前系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性，防止數(shù)據(jù)庫信息的惡意破壞、隨意刪除、修改等，另一方面要有保密制度來保護信息資源。在開放網(wǎng)絡(luò)時代和企業(yè) IS高速成長期，尤其要做好安全管理。技術(shù)標準與情報管理是控制各部門子系統(tǒng)之間的混亂的必由之路。同時由于上海理光是生產(chǎn)制造型企業(yè)，產(chǎn)品的構(gòu)成設(shè)計、品質(zhì)保證情報、開發(fā)資料、各類標準等都是公司的寶貴財富，所以情報管理也是信息部門不可缺少的一個職責。組織管理是信息系統(tǒng)管理成功的重要保證。組織管理不但指信息部門內(nèi)要有適當?shù)慕M織來保證IS建設(shè)和管理的合理分工與協(xié)作，還包括信息部門在企業(yè)內(nèi)部的地位。當企業(yè)以信息系統(tǒng)戰(zhàn)略作為企業(yè)獲取競爭優(yōu)勢的重要手段時，國外出現(xiàn)了信息主管的新頭銜：首席信息長官（信息總裁，CIO，Chief Information Officer） 。在充分利用 IT改變企業(yè)流程時，CIO 并不只是給信息主管一種榮耀，更主要的是用它來沖破組織內(nèi)部的各種本位主義、官僚主義和山頭主義。信息系統(tǒng)所能履行的職責，往往是受信息部門在組織中的定位而決定的。從計算機在企業(yè)中的應用歷史來看，信息46 / 56管理部門在企業(yè)中的作用和地位以及其內(nèi)部組織管理是隨著信息資源開發(fā)、利用的深入而不斷地提高或變化。根據(jù)上海理光公司目前的情況，我們建議應該加強信息系統(tǒng)管理的職能，可以建立如下圖所示的組織結(jié)構(gòu)。系統(tǒng)維護與開發(fā)組 信息資源管理組組信息中心技術(shù)標準與情報管理組硬件資源管理擔當 信息資源規(guī)劃擔當 數(shù)據(jù)安全管理擔當金橋地區(qū)擔當 維修中心系統(tǒng)擔當 SRO系統(tǒng)擔當技術(shù)標準管理擔當 情報管理擔當47 / 5648 / 56附錄：上海理光信息系統(tǒng)規(guī)劃需求調(diào)查結(jié)果一、生產(chǎn)本部1． 資材部編號 內(nèi)容1 希望信息系統(tǒng)（IS）能支持 JIT生產(chǎn)模式，擺脫目前人工控制的情況2 通過 IS提高物流的效率，減少出錯率、加快速度、降低無用勞動3 通過 IS進行供應商訂單的管理及報價的管理4 通過 IS簡化和減少當前過于繁瑣的報表、單據(jù)，減少處理單據(jù)的工作量5 盡量與日本理光的 IS集成或類似2．生管課：認為 EDP目前可以滿足當前生產(chǎn)模式的需求，但是：編號 內(nèi)容1 希望各部門對 EDP的功能有更深的認識，可以在 EDP上實現(xiàn)的功能就不要再自行開發(fā)了 2 合理利用 AS/400的數(shù)據(jù)庫資源，避免過多的重復工作3目前直接對數(shù)據(jù)庫操作的 EDP管理方式比較危險，表現(xiàn)為：? 沒有試運行環(huán)境? 修改系統(tǒng)后沒有文檔記錄? 是不是應該修改，可不可以修改沒有專人負責確認? 對現(xiàn)有人員的依賴過大4 希望有人統(tǒng)一規(guī)劃和開發(fā) EDP的潛在功能，而不是目前的各自為政49 / 563．制品檢查課編號 內(nèi)容1 EDP與本課使用的系統(tǒng)存在重復輸入的問題2 加強 EDP對服務部品的管理3 簡化障礙票的流轉(zhuǎn)程序，提高工作效率4．PCB 事業(yè)部編號 內(nèi)容1 希望把 SRO的財務也用 SRF的財務系統(tǒng)管理起來2 生產(chǎn)計劃、部品安排、倉庫管理精度低，工作效率低、手工編制員的工作情緒不高3 迫切需要一套生產(chǎn)管理系統(tǒng)，傾向于采用 RINKS21系統(tǒng)5．進出口課編號 內(nèi)容1 海關(guān)的要求變化太大，很多數(shù)據(jù)內(nèi)容、報表格式無法固定，所以很難采用統(tǒng)一的 IS 2 數(shù)據(jù)量太大，ACCESS 的系統(tǒng)的應用已經(jīng)比較勉強， 希望能換一數(shù)據(jù)庫3 希望能對硬件進行更新４ 數(shù)據(jù)需要從 EDP系統(tǒng)中通過格式轉(zhuǎn)換導入，如果可以實現(xiàn)直接交換是最好不過了50 / 56二、經(jīng)營本部1． 銷售管理課編號 內(nèi)容1 EDP應該直接連到國內(nèi)制品倉庫，提高工作效率2 希望通過 IS加強出庫后運輸信息的管理3 經(jīng)營部的 IS應該有庫存賬，方便庫存控制及財務對賬4 保證市場課開票后，可以馬上通知銷售管理課，加快提貨準備速度5 加強各課之間的合作，減少不必要的重復勞動2．市場課編號 內(nèi)容1 重復輸入工作量太大2 只能實現(xiàn)統(tǒng)計、打印報表功能，沒有與財務、倉庫等相連實現(xiàn)管理功能3．維修中心編號 內(nèi)容1 信息孤立情況嚴重，除了電話，基本沒有與金橋廠區(qū)直接溝通的其它渠道2 所用庫存與維修管理系統(tǒng)陳舊，源代碼丟失，數(shù)據(jù)極不安全，查詢功能出錯，工作效率 低，希望能更新3 硬件水平太差，除兩臺 PII外都是 486，希望能有所改善51 / 564 希望加強庫存管理，實現(xiàn)與 EDP控制部品庫存一樣的功能，減少庫存占用量5 最寶貴的客戶資源存放在維修中心，因為沒有與銷售部門實現(xiàn)直接的共享，很難充分利 用這些資源6 目前部分部品的管理已經(jīng)不得不采用手工管理了，如果工作量增加，出錯率可能會增加三、開發(fā)中心1． 技術(shù)部編號 內(nèi)容1 生產(chǎn)部的品質(zhì)和產(chǎn)量信息應該對技術(shù)部公開2 EDP中的 BOM產(chǎn)品構(gòu)成應該對技術(shù)部開發(fā)，以便核對3 通過 IS加大采購的透明度，加強技術(shù)控制和成本控制2． 開發(fā)部編號 內(nèi)容1 價格情報的查詢，2 庫存、訂單情報的查詢（設(shè)變管理）52 / 56四、管理本部1． 經(jīng)理課編號 內(nèi)容1 減少重復輸入，包括經(jīng)營部發(fā)票和經(jīng)理課憑證2 加強目前系統(tǒng)的性能，減少或消除還存在的手工做賬問題3 加強部門之間的協(xié)調(diào)聯(lián)系，提高工作效率，加快出報表的速度4 增加成本核算的精度，提高財務控制與分析功能2． 人事課編號 內(nèi)容1 需要明確人事信息中，公共信息查詢的對象和權(quán)限問題2 公司員工人數(shù)超過 1000人，希望能有人力資源管理軟件輔助管理3 希望能多了解其它部門的信息，特別是生產(chǎn)部門的生產(chǎn)情況4 目前考勤系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理速度太慢，效率不高，是否可以加以改進3． 辦公室網(wǎng)站管理編號 內(nèi)容1 過分依賴外部網(wǎng)絡(luò)公司，自主功能比較差2 潛在功能的開發(fā)有待繼續(xù)