【正文】 (1) 行政隸屬上級主管:企劃部經(jīng)理工作對象:各辦事處(區(qū)域)相關(guān)業(yè)務(wù)人員(2) 主要職責(zé)A. 在企劃部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)公司促銷活動方案的設(shè)計、策劃、實施與業(yè)務(wù)管理。B. 負(fù)責(zé)編制公司年度促銷活動預(yù)算，提交年度促銷方案，制定與協(xié)調(diào)各區(qū)域促銷活動推進(jìn)時間與方案選擇。C. 負(fù)責(zé)各區(qū)域促銷活動的工作指導(dǎo)與審批管理，協(xié)助各區(qū)域市場開展促銷活動。D. 負(fù)責(zé)制定公司公共關(guān)系計劃與實施方案，策劃與組織實施公關(guān)活動。E. 負(fù)責(zé)促銷活動的方案管理與文檔備案，評估活動效果，提交季度促銷活動分析報告。F. 完成企劃部經(jīng)理交辦的其他任務(wù)。檔案負(fù)責(zé)起草公司行政會議及其他例會的會議紀(jì)要。負(fù)責(zé)各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計工作，實行集中統(tǒng)一管理。負(fù)責(zé)各類文件檔案的入庫工作并做好統(tǒng)計。負(fù)責(zé)檔案的借閱、復(fù)制和利用，根據(jù)需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門的檔案查閱提供方便，認(rèn)真做好使用記錄。及時收集各類檔案，做好平時的立卷工作，并做好整理、修復(fù)、裝訂、編目和歸檔工作。負(fù)責(zé)歸檔文件的驗收、鑒定，做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類科學(xué)、使用方便。負(fù)責(zé)定期清查檔案，及時催討借出的檔案，做到賬物相符。每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄，落實防盜、防火、防塵等安全措施，對損壞或變質(zhì)的檔案，及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。職業(yè)要求1. 首先要有一個很好文字功底，無論是寫實心的東西還是寫空心的東西。另外還需善于領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖(可能有的時候，他不一定能很好的表達(dá)出來他要說的意思，但是你要能設(shè)身處地的替他想到。)。，記憶力要超強(qiáng)，因為要處理很多瑣碎的事情和突發(fā)事件，有的時候會有一些很小、時間周期很長的事情需要做，如果不慎忘記，后果不堪設(shè)想。，還要照顧好領(lǐng)導(dǎo)的飲食起居，替他想到、照顧到，做好這一點(diǎn)是很重要的。4. 文員的工作是比較繁雜的，有的小公司文員根本就是雜工，平時掃掃地，擦擦桌子，而且有人來的時候要倒倒水，最重要的是文員要會思與想，知道什么事情該做，什么不該做。5. 對于文員的計算機(jī)水平一般只要達(dá)到會操作office辦公軟件就可以了。工作內(nèi)容第一條傳達(dá)事務(wù)接待來訪:來訪者不同，事有大小，文員要區(qū)別對待。對應(yīng)該會見的人，應(yīng)直接轉(zhuǎn)達(dá)對方的意圖，并引其進(jìn)入會客室或告知各部門接洽人，不論對方要求見面還是預(yù)約。對不宜會見的人，在請示相關(guān)人員后以不在、正在開會或工作很忙等為由，拒絕對方或是將個人意見報經(jīng)理后接受答復(fù)。接聽電話:接聽電話時一定要先聲明這里是公司，然后記下對方的姓名、工作單位等，根據(jù)對方情況，不妨礙時可明確回答，但一般不說總經(jīng)理是否在。轉(zhuǎn)達(dá):需要轉(zhuǎn)達(dá)時要正確聽取對方的身份和要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容，并準(zhǔn)確、迅速地轉(zhuǎn)達(dá)。文件的收發(fā)及分送:收到的郵件或送來的文件首先要區(qū)別是直接呈送辦公室主任的，還是需文員再進(jìn)行處置和整理的，或者是私用文書(這些區(qū)分的范圍需事先請示主任)。需主任辦理的要直接送主任，主任不在時如果有于之人直接有關(guān)的留言、電報、快遞，可用電話告知。折第二條日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作日程的設(shè)計及其安排:對所確定的應(yīng)由主任處理的事項如會見、出席會議的日期和時間進(jìn)行記錄整理，并隨時進(jìn)行調(diào)查，協(xié)助主任制定出日程表。日程計劃應(yīng)記入每月日程表，必要時在上面記下預(yù)定內(nèi)容和變更情況。準(zhǔn)備及安排:有些工作需要特別的準(zhǔn)備和安排，這些工作通常都有一定的時間限制，因此必須提前做好適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備。第三條用品的整理文員應(yīng)將主任工作中所需要的文件資料、各項用品及備用品事先準(zhǔn)備齊全。在辦公室內(nèi):平常經(jīng)常使用的物品及備用品，應(yīng)在合適的地方放置合適的數(shù)量，為此，應(yīng)設(shè)計一張用品及備用品的明細(xì)表，在上面記下品種和一月或一周所需數(shù)量以及補(bǔ)充的數(shù)量和補(bǔ)充日期。主任外出時:主任外出時需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應(yīng)該注意事先做好準(zhǔn)備好一定數(shù)量，需要收入提包內(nèi)的物品也要做同樣考慮。這些需要準(zhǔn)備的物品應(yīng)在詢問過主任后制做一張明細(xì)表事先貼好以防遺漏。文件、資料的準(zhǔn)備:首先要弄清楚那些文件是重要的，如果不明白。要詳細(xì)詢問，以便將可能會用的文件材料一并準(zhǔn)備齊全，然后畫一張文件明細(xì)表以方便使用。第四條文件整理業(yè)務(wù)為使主任處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，并且隨時可以提用，需要對文件進(jìn)行整理。整理工作首先要根據(jù)主任的意見將文件分類，并放入固定的裝具和內(nèi)容器內(nèi)，使用中還要經(jīng)常整理，做到很容易查到文件。整理工作的關(guān)鍵是分類項目的確定和保管及整理文件用品的選擇與整理、借閱手續(xù)的完善。業(yè)務(wù)用的文件分為正在處理的文件、正在運(yùn)行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件，此外還有機(jī)密類的文件。根據(jù)應(yīng)用情況還可以分為每日必用、常用和不常用的三種。經(jīng)過整理后，對文件進(jìn)行裝訂，并給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱。應(yīng)在聽取合租人意見后再制作一張文件分類的明細(xì)表，將表貼在保管場所或保管人的桌子上以便于參照。折第五條整理清掃工作清理桌面:臺歷每天調(diào)整日期，桌子要擦抹干凈，常用品要準(zhǔn)備好，并按要求備齊數(shù)量，將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃更換。室內(nèi)的物品要放在固定的地方。折第六條代行業(yè)務(wù)參加慶典、喪禮等儀式留心服裝和服飾品及行為以表達(dá)得體，同時還要十分講究寒暄、應(yīng)酬的用語。轉(zhuǎn)達(dá)主任意見或命令:表達(dá)主任意見要完整、準(zhǔn)確，注意簡潔迅速。有時根據(jù)情況還要將對方的答復(fù)向主任匯報。第七條會計實務(wù)該項事務(wù)是指由經(jīng)理直接使用的幾種賬目的管理，包括各項物品的購入及發(fā)放、次產(chǎn)的調(diào)配及運(yùn)用、現(xiàn)金收入及支出等方面的賬目記錄及管理。關(guān)于次產(chǎn)狀態(tài)及收支情況要制作明細(xì)表，至少一個月要制作一張月報表。在特殊情況下，要隨時根據(jù)經(jīng)理及副經(jīng)理發(fā)要求拿出報表。處理資產(chǎn)狀況還應(yīng)注意以下幾點(diǎn):(1)支持及收入可以根據(jù)原始憑證將其發(fā)生額記下現(xiàn)金出納賬中?，F(xiàn)金出納賬中與先進(jìn)余額的數(shù)額應(yīng)保持一致。票據(jù)上要有經(jīng)手人和秘書的印章以明確責(zé)任。將這些收據(jù)匯總后讓經(jīng)理過目。(2)日常的現(xiàn)金支出應(yīng)限定一定的數(shù)量，若有特殊項目，應(yīng)申請?zhí)貏e支出的資金或開出支票。(3)開具支票需有收據(jù)或其他憑證，并在支票上記下用途，由經(jīng)理蓋章。(4)資產(chǎn)分為土地、建筑物、有價證券備用品及各種家具雜物的押金等。應(yīng)設(shè)立各種資產(chǎn)的臺賬及有價證券薄，詳細(xì)記錄各種資產(chǎn)的內(nèi)容、單價、數(shù)量及現(xiàn)有額及出入額等。(5)銀行存款及郵政儲蓄要設(shè)存款底帳，接受款項者應(yīng)按名稱分別立帳并明示賬額。各種物品的購入和發(fā)放應(yīng)注意有無使用申請、手續(xù)是否齊全，并及時入帳，以免遺忘和推遲記賬。第八條協(xié)助調(diào)查公司的調(diào)查通常分為任命調(diào)查和一般性調(diào)查兩類。公司在開展各種調(diào)查調(diào)查時辦公室秘書需做好協(xié)助工作。進(jìn)行調(diào)查工作時，秘書應(yīng)選擇合適的專家、顧問進(jìn)行委托或?qū)⑺麄兞袨檎{(diào)查委員，并與之保持聯(lián)系，需要時提出調(diào)查課題請他們完成。有些專家事項的調(diào)查，秘書也可以親自聽取專家和當(dāng)事人的意見，或在調(diào)查各方面情況后，將意見和調(diào)查情況匯總后報告給經(jīng)理。 第九條文書工作文書工作有包括寫作信涵、起草文件，以及卷清和印刷文件三個方面。信涵的完成:對經(jīng)理會經(jīng)常使用的信件種類可事先匯集為標(biāo)準(zhǔn)通信范圍例，需要時選擇一種，略加增刪便可使用，較為方便。文件的卷清及印刷:主要包括將草案以筆記形式卷清、用打字機(jī)打印、直接打印以及輯錄圖書雜志上的有關(guān)內(nèi)容等工作。第十條聯(lián)系業(yè)務(wù)聯(lián)系工作就是要向經(jīng)理或副經(jīng)理轉(zhuǎn)達(dá)某項事情并向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)告經(jīng)理或副經(jīng)理的意圖，聽取對方的答復(fù)，并將答復(fù)再反饋給經(jīng)理。折疊第十一條招待事務(wù)招待是指在經(jīng)理外出、返回或有客人來訪時的禮儀性款待，多指派事務(wù)員或勤雜工來完成?？畲ㄏ?qū)?、收存攜帶物品、奉送茶點(diǎn)、迎來送往等。為經(jīng)理服務(wù)(1)經(jīng)理外出時應(yīng)準(zhǔn)備好車輛。(2)回到公司時，要接過脫下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時用刷子清潔衣物。(3)從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天要遞上熱毛巾或咖啡。(4)要視空氣情況調(diào)好空調(diào)。為客人服務(wù):秘書還須對客人進(jìn)行服務(wù)，比如出入公司時參照對經(jīng)理的服務(wù)進(jìn)行接待。若需要來訪者等候時，應(yīng)遞上報紙或畫報等。二十、行政經(jīng)理工作任務(wù)確保設(shè)備的安全并對其安全操作，維護(hù)良好。指導(dǎo)或者協(xié)調(diào)支持性的服務(wù)部門、代理或者組織。計劃，管理并且控制合同預(yù)算、設(shè)備和供應(yīng)。為部門設(shè)定目標(biāo)和期限。準(zhǔn)備并評論操作報告和時間表以保證準(zhǔn)確和效率。監(jiān)督建設(shè)和調(diào)整工程以改進(jìn)效率并且保證設(shè)備符合環(huán)境、健康和安全標(biāo)準(zhǔn)，遵守政府的法規(guī)。雇用或者解聘文秘和管理人員。監(jiān)督機(jī)器，設(shè)備以及電子和機(jī)械系統(tǒng)的維護(hù)維修。分析內(nèi)部過程，建議和貫徹過程或者政策改革以改進(jìn)經(jīng)營，如供應(yīng)的變化或記錄的處理。獲取，分配并且儲存供給。處理或者協(xié)助處理公司危機(jī)事件辦公室行政管理，包括裝修、水電、辦公用品、零星修繕、固定資產(chǎn)、衛(wèi)生、環(huán)境等組織制定行政管理規(guī)章制度并督促檢查制度的貫徹執(zhí)行管理公司對外行政事務(wù)，比如重要接待等等組織、協(xié)調(diào)公司的各種會議和員工活動規(guī)劃、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司行政服務(wù)支持等各項工作，組織管理下屬人員完成本職工作。崗位職責(zé)1. 組織制定行政部工作發(fā)展規(guī)劃、計劃與預(yù)算方案。2. 組織制定行政管理規(guī)章制度及督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行。3. 組織、協(xié)調(diào)公司年會、員工活動、市場類活動及各類會議，負(fù)責(zé)外聯(lián)工作及辦理公司所需各項證照。4. 起草及歸檔公司相關(guān)文件。5. 搜集、整理公司內(nèi)部信息，及時組織編寫公司大事記。6. 管理公司重要資質(zhì)證件。7. 組織好來客接待和相關(guān)的外聯(lián)工作。8. 主持部門內(nèi)部的建設(shè)工作，建設(shè)及維護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。9. 協(xié)調(diào)公司內(nèi)部行政人事等工作。10. 對控制成本的方法提出建議。二十一、行政專員日常行政事務(wù)處理確保設(shè)備的安全并對其安全操作，維護(hù)良好。指導(dǎo)或者協(xié)調(diào)支持性的服務(wù)部門、代理或者組織。計劃，管理并且控制合同預(yù)算、設(shè)備和供應(yīng)。為部門設(shè)定目標(biāo)和期限。準(zhǔn)備并評論操作報告和時間表以保證準(zhǔn)確和效率。監(jiān)督建設(shè)和調(diào)整工程以改進(jìn)效率并且保證設(shè)備符合環(huán)境、健康和安全標(biāo)準(zhǔn)，遵守政府的法規(guī)。雇用或者解聘文秘和管理人員。監(jiān)督機(jī)器，設(shè)備以及電子和機(jī)械系統(tǒng)的維護(hù)維修。分析內(nèi)部過程，建議和貫徹過程或者政策改革以改進(jìn)經(jīng)營，如供應(yīng)的變化或記錄的處理。獲取，分配并且儲存供給。處理或者協(xié)助處理公司危機(jī)事件辦公室行政管理，包括裝修、水電、辦公用品、零星修繕、固定資產(chǎn)、衛(wèi)生、環(huán)境等組織制定行政管理規(guī)章制度并督促檢查制度的貫徹執(zhí)行管理公司對外行政事務(wù)，比如重要接待等等組織、協(xié)調(diào)公司的各種會議和員工活動規(guī)劃、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司行政服務(wù)支持等各項工作，組織管理下屬人員完成本職工作。崗位職責(zé)1. 組織制定行政部工作發(fā)展規(guī)劃、計劃與預(yù)算方案。2. 組織制定行政管理規(guī)章制度及督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行。3. 組織、協(xié)調(diào)公司年會、員工活動、市場類活動及各類會議，負(fù)責(zé)外聯(lián)工作及辦理公司所需各項證照。4. 起草及歸檔公司相關(guān)文件。5. 搜集、整理公司內(nèi)部信息，及時組織編寫公司大事記。6. 管理公司重要資質(zhì)證件。7. 組織好來客接待和相關(guān)的外聯(lián)工作。8. 主持部門內(nèi)部的建設(shè)工作，建設(shè)及維護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。9. 協(xié)調(diào)公司內(nèi)部行政人事等工作。10. 對控制成本的方法提出建議。41 / 41