文件管理程序編寫模版-資料下載頁
2025-06-29 14:05本頁面
【正文】 記錄的編目辦公室為記錄的主管部門，負(fù)責(zé)編制市局（公司）《質(zhì)量記錄總控清單》。各單位（部門）負(fù)責(zé)編制本單位（部門）的《質(zhì)量記錄總控清單》。 記錄的歸檔記錄保存單位（部門）每年進(jìn)行一次整理歸檔，并填寫統(tǒng)一的《記錄歸檔表》。電子記錄的歸檔要有異地備份，并設(shè)置單獨(dú)的文件夾存放；需要時(shí)，采用MS office 辦公系統(tǒng)加密設(shè)置或者修改成只讀屬性。 記錄的貯存和保護(hù) 各相關(guān)單位（部門）應(yīng)定期收集記錄，專人保管。紙質(zhì)記錄的保存環(huán)境應(yīng)符合防雨、防潮、防蛀、防曬等要求；錄像帶、光盤和軟盤存儲(chǔ)的記錄應(yīng)專人控制，注意防磁、防潮、防塵、防壓，并有備份。記錄的借閱須經(jīng)單位（部門）負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。電子版本的記錄按照信息中心IT相關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行，對(duì)重要的電子記錄要進(jìn)行異地備份。 非受控格式記錄的管理：根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和本公司體系文件要求提供證據(jù)的或用于證實(shí)有關(guān)質(zhì)量活動(dòng)的項(xiàng)目，由各部門自設(shè)記錄，比如會(huì)議記錄等，指定專人記錄和管理，以保證內(nèi)外部審核及內(nèi)部追溯需求。 超過保存期限的記錄，文件管理員按期清理并報(bào)告單位（部門）領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)批準(zhǔn)后在專人監(jiān)控下銷毀，并填寫《記錄銷毀登記表》； 管理體系記錄的保存期限一般為3年。專業(yè)性記錄保存期限按國家、行業(yè)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 市局（公司）召開的所有質(zhì)量會(huì)議統(tǒng)一使用《會(huì)議（培訓(xùn)）記錄表》和《會(huì)議（培訓(xùn)）簽到表》，便于管理。 電子記錄的銷毀采用直接刪除的方式，需要時(shí)，采用物理刪除的方式進(jìn)行。 對(duì)于作廢保留用的記錄，要有“作廢、保留”的標(biāo)識(shí)，電子版本的記錄要設(shè)置“作廢、保留”的水印。5 相關(guān)文件（無）6 記錄《質(zhì)量記錄總控清單》 （XXXXBGSJL–6—A／2008）《記錄銷毀登記表》 （XXXXBGSJL–7—A／2008）《會(huì)議（培訓(xùn)）記錄表》 （XXXXBGSJL–8—A／2008）《會(huì)議（培訓(xùn)）簽到表》 （XXXXBGSJL–9—A／2008）《記錄歸檔表》 （XXXXBGSJL–10—A／2008）7 文件修訂狀態(tài)版次修訂條款修訂人批準(zhǔn)人生效日期 本文件掛在公司網(wǎng)頁上的版本為受控版本，一經(jīng)打印，則是非受控版本，僅作為參考第16頁 共16
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