【正文】 FQ）□報(bào)價(jià)單□采購訂單□合同□發(fā)貨計(jì)劃協(xié)議文檔結(jié)構(gòu) 采購文檔分為兩個(gè)區(qū)：標(biāo)題區(qū)和項(xiàng)目區(qū)。每份文檔有一個(gè)標(biāo)題區(qū)和一個(gè)或幾個(gè)項(xiàng)目區(qū)（見圖 5－2 ） 。 圖 5－ 2 采購文檔結(jié)構(gòu)文檔標(biāo)題包括與整個(gè)文檔有關(guān)的信息，而項(xiàng)目與物料或服務(wù)有關(guān)。在采購訂單中，標(biāo)題包括文檔號(hào)碼、與供貨商有關(guān)的數(shù)據(jù)，而各個(gè)項(xiàng)目說明物料和訂購數(shù)量。 請(qǐng)購單請(qǐng)購單是給采購部門的申請(qǐng)或指示，以在規(guī)定日期內(nèi)獲得一定數(shù)量的物料或服務(wù)。圖 5－ 3 請(qǐng)購單處理過程請(qǐng)購單由請(qǐng)購部門手工輸入（使用參考文檔）或使用物料需求計(jì)劃自動(dòng)生成（見圖5－ 3） 。自動(dòng)貨源分配如果系統(tǒng)中有所需物料的貨源，系統(tǒng)可以自動(dòng)找出貨源并給請(qǐng)購單分配一個(gè)合適的貨源。因?yàn)樨浽匆阎?，已分配的?qǐng)購單可以快速處理。SAP 系統(tǒng)把下列情況作為“貨源”：□固定供貨商□草案（長期）采購協(xié)議30 / 88□采購信息記錄請(qǐng)購單的下達(dá)請(qǐng)購單可以按下達(dá)方式下達(dá)（批準(zhǔn)）以便訂貨，即在發(fā)出采購訂單前必須下達(dá)請(qǐng)購單。如果請(qǐng)購單通過了所有下達(dá)環(huán)節(jié)，就可以成為采購訂單。 “下達(dá)點(diǎn)”是負(fù)責(zé)批準(zhǔn)請(qǐng)購單的個(gè)人、部門或其他組織結(jié)構(gòu)。生成請(qǐng)購單時(shí)根據(jù)一定條件（請(qǐng)購金額、所需物料的物料組等）自動(dòng)分配下達(dá)方式。分配和處理采購員可以生成他們自己負(fù)責(zé)處理的請(qǐng)購單清單，下一步是選擇期望的貨源、生成相應(yīng)的采購訂單、下達(dá)采購訂單或供貨商協(xié)議。請(qǐng)購單的主要功能：□確定物料和服務(wù)的數(shù)量、日期□作為進(jìn)一步處理的基礎(chǔ)：批準(zhǔn)程序、貨源確定、發(fā)放采購訂單。 報(bào)價(jià)單申請(qǐng)（RFQ）和報(bào)價(jià)單通過向供應(yīng)商發(fā)出報(bào)價(jià)單申請(qǐng)，由供貨商提供報(bào)價(jià)單。報(bào)價(jià)單包括供貨商提供的特定物料和服務(wù)的價(jià)格、條件以及附加信息。報(bào)價(jià)單申請(qǐng)可由請(qǐng)購單生成或手工輸入，傳送給若干個(gè)供貨商。報(bào)價(jià)單的數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中存儲(chǔ)的各個(gè)報(bào)價(jià)單申請(qǐng)中。報(bào)價(jià)單申請(qǐng)和報(bào)價(jià)單組成一個(gè)單元。圖 5－ 4 報(bào)價(jià)單申請(qǐng)和報(bào)價(jià)單的處理采購員可以使用價(jià)格比較清單對(duì)報(bào)價(jià)單的價(jià)格和條件進(jìn)行對(duì)比分析，以確定最優(yōu)惠的報(bào)價(jià)單，數(shù)據(jù)可自動(dòng)存儲(chǔ)在采購信息記錄中，同時(shí)可以生成對(duì)報(bào)價(jià)不滿意的供貨商的回絕信。報(bào)價(jià)單申請(qǐng)和報(bào)價(jià)單的主要特點(diǎn)：31 / 88□用戶使用相關(guān)功能可以直接由請(qǐng)購單生成報(bào)價(jià)單申請(qǐng)□供貨商的報(bào)價(jià)單數(shù)據(jù)輸入到報(bào)價(jià)單申請(qǐng)中□報(bào)價(jià)單作為生成價(jià)格準(zhǔn)則的基礎(chǔ) 采購訂單在采購訂單處理階段，采購員的目的是用最少的時(shí)間和工作處理采購訂單。因此，一般使用系統(tǒng)中已有的數(shù)據(jù)生成采購訂單。除減輕數(shù)據(jù)輸入的工作量外，SAP 系統(tǒng)的有關(guān)功能還可以盡量減少發(fā)生錯(cuò)誤的可能性，以保證數(shù)據(jù)的一致性。參考生成采購訂單時(shí)，采購人員可以參考請(qǐng)購單，從一個(gè)清單中選擇請(qǐng)購單并從中生成采購訂單的項(xiàng)目，也可以參考現(xiàn)有的采購訂單。如果存在所需物料的合同（長期采購協(xié)議） ，采購員可以參考合同的項(xiàng)目生成下達(dá)訂單。在下達(dá)訂單中，只需輸入訂貨數(shù)量和發(fā)貨日期，其他細(xì)節(jié)如文本、價(jià)格、條件可從原合同中拷貝。下圖為可用于生成采購訂單的參考文檔。圖 5－ 5 使用參考方法生成采購訂單采購信息記錄采購信息記錄建立供貨商與物料或服務(wù)之間的聯(lián)系，包括諸如供貨商對(duì)某種物料的報(bào)價(jià)和條件，這是采購的重要信息源。系統(tǒng)在生成采購訂單時(shí)可以更新采購信息記錄。當(dāng)生成采購訂單的項(xiàng)目時(shí)，數(shù)據(jù)（如有效條件）從信息記錄拷貝，只需要輸入物料號(hào)、訂貨數(shù)量和交貨日期。采購訂單的生成采購訂單可以從采購人員處理過的請(qǐng)購單清單中自動(dòng)生成，同樣也可以生成報(bào)價(jià)單申請(qǐng)和交貨進(jìn)度。32 / 88圖 5－ 6 采購訂單：項(xiàng)目一覽快捷輸入上圖的項(xiàng)目包含了生成文檔項(xiàng)目所需的最重要的數(shù)據(jù)，包括物料號(hào)、訂貨數(shù)量和價(jià)格、工廠和倉庫地點(diǎn)。用戶可以在一屏上很快捷地輸入許多項(xiàng)目。生成采購訂單：選項(xiàng)生成采購訂單時(shí)，采購人員可以使用一些選項(xiàng)（見圖 5－7 ）□供貨商已知：當(dāng)已知從哪個(gè)供貨商采購物料時(shí)使用此程序□供貨商未知：當(dāng)不知從哪個(gè)供貨商采購物料時(shí)使用此程序。輸入采購的物料項(xiàng)目后，系統(tǒng)找出并建議可能的供貨商，將采購訂單的項(xiàng)目分配給選定的供貨商，然后可生成采購訂單?！醪樵円逊峙涞恼?qǐng)購單：采購人員可以使用此程序列出所有已分配了貨源的請(qǐng)購單，可從此清單中生成采購訂單。科目設(shè)置科目設(shè)置指為了使收到訂購的貨物時(shí)系統(tǒng)能自動(dòng)過帳所定義的數(shù)據(jù)。當(dāng)進(jìn)入科目設(shè)置時(shí)，系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部檢查并且建議帳戶號(hào)。多科目設(shè)置采購訂單項(xiàng)目可能需要輸入多個(gè)科目設(shè)置，例如需要給不同的成本單位如成本中心或項(xiàng)目分配成本，采購金額可用百分比或數(shù)量基數(shù)的形式分配給不同的成本單位（如成本中心 1 占 10％，成本中心 2 占 20％等） 。科目設(shè)置也可在請(qǐng)購單或合同中指定，然后自動(dòng)拷貝到使用此類參考文檔生成的采購訂單中。SAP 訂單處理功能的優(yōu)點(diǎn)：□參考文檔和快捷輸入功能使采購處理更加有效33 / 88□自動(dòng)貨源確定功能□在采購訂單項(xiàng)目中，科目設(shè)置可手工輸入或由系統(tǒng)指定 草案采購協(xié)議草案協(xié)議是指與某一供貨商簽訂的長期采購協(xié)議，供應(yīng)商按某些特定條件提供物料或服務(wù)，要求在一定時(shí)間內(nèi)提供一定數(shù)量或一定金額的貨物或服務(wù)。交貨或提供服務(wù)的日期在另外某個(gè)過程說明（通過發(fā)出的訂貨單或基本協(xié)議的交貨日期附件） 。在 SAP系統(tǒng)中有兩種草案協(xié)議：合同和計(jì)劃協(xié)議。圖 5－ 8 草案采購協(xié)議的類型合同合同可以使用兩種基本形式：金額合同和數(shù)量合同。 （注意在文字和實(shí)際中這種概念有多種說法，如“一覽子訂單” 、 “一覽子合同” 、 “主協(xié)議╲合同等）金額合同在金額合同中，按總金額采購貨物或服務(wù)數(shù)量合同數(shù)量合同中，按總數(shù)量采購貨物或服務(wù)計(jì)劃協(xié)議計(jì)劃協(xié)議是一種供貨商和用戶之間的長期采購協(xié)議，其中包括對(duì)協(xié)議中每個(gè)項(xiàng)目所說明的交貨進(jìn)度的后續(xù)生成和定期更新。協(xié)議說明在協(xié)議有效期內(nèi)的交貨總數(shù)。交貨計(jì)劃（供貨商計(jì)劃）當(dāng)采購按照計(jì)劃協(xié)議進(jìn)行時(shí)，用戶不需要給供貨商發(fā)出另外的采購訂單，而是提供定期更新的交貨進(jìn)度。交貨進(jìn)度的每一行都表示一種交貨方式，說明交貨的數(shù)量、日期，如果是 JIT 交貨，則為交貨的時(shí)間。這些行相當(dāng)于采購訂單，根據(jù)交貨進(jìn)度行是否34 / 88在確認(rèn)、交換或計(jì)劃區(qū)內(nèi)來說明采購訂單已確認(rèn)、部分確認(rèn)或計(jì)劃。以計(jì)劃協(xié)議為基礎(chǔ)的采購方式的優(yōu)點(diǎn)：□縮短處理時(shí)間，減少文件處理，交貨進(jìn)度可以代替大量的采購訂單□做到無庫存或接近無庫存采購，因?yàn)檎f明精確交貨時(shí)間功能使訂貨能以 JIT 原則交付?！蹩s短供貨商發(fā)送每批貨物的準(zhǔn)備時(shí)間。供貨商不必一次備齊總的訂貨數(shù)量，可以在一定時(shí)期內(nèi)根據(jù)計(jì)劃逐批發(fā)送，使供貨商能更好地計(jì)劃貨源。草案采購協(xié)議的特點(diǎn)：□長期供貨協(xié)議以規(guī)定條件為基礎(chǔ)□明確在規(guī)定時(shí)期內(nèi)的采購數(shù)量或采購金額□明確草案采購協(xié)議是金額或數(shù)量合同還是交貨進(jìn)度協(xié)議□以采購訂單或交貨進(jìn)度形式提供服務(wù)或物料時(shí)為特殊結(jié)構(gòu) 貨源貨源是指選擇采購物料，可以是內(nèi)部貨源如同一公司內(nèi)部的工廠，或者是外部貨源如供貨商。采購時(shí)能使用“貨源清單”和“份額排列”來掌握內(nèi)部和外部貨源。貨源清單記錄和份額排列用于確定貨源，即由誰提供物料。貨源清單貨源清單使采購者能管理貨源。貨源清單包括某一時(shí)期內(nèi)某種物料優(yōu)先、可行或不可行的貨源。每個(gè)貨源由貨源清單中的一個(gè)貨源記錄說明。貨源清單給用戶下列選項(xiàng)：□把某一貨源定義為“固定貨源” （認(rèn)為相應(yīng)貨源在某一時(shí)期內(nèi)優(yōu)先）35 / 88□限制某種貨源□確定“有效”貨源（那些在某一時(shí)間點(diǎn)優(yōu)先的貨源）下圖表示如何維護(hù)貨源清單 圖 5－9 貨源清單記錄的維護(hù)當(dāng)貨源清單變化很大或有新條目時(shí)，建議手工維護(hù)貨源清單記錄。增加新條目時(shí)可以參考現(xiàn)有的貨源記錄。當(dāng)生成或改變一個(gè)草案采購協(xié)議時(shí)也可以維護(hù)貨源記錄，此時(shí)，協(xié)議中的項(xiàng)目拷貝到貨源清單中。也可以從采購信息記錄維護(hù)貨源清單。當(dāng)生成或修改采購信息記錄時(shí)可以把供貨商加入到貨源清單。系統(tǒng)可以自動(dòng)生成某種物料的貨源清單，此時(shí)，系統(tǒng)給定義為某種物料的每個(gè)信息記錄生成一個(gè)貨源清單，或給定購了某種物料的每個(gè)草案協(xié)議項(xiàng)目生成一個(gè)貨源清單。貨源清單綜合了基于時(shí)間的貨源分配功能份額排列如果一種物料在不同貨源采購，那么每個(gè)貨源都會(huì)分配一定的份額，表示某種物料在某個(gè)貨源采購的份額。如果存在針對(duì)某種物料的份額排列，在確定貨源時(shí)會(huì)作考慮。份額排列針對(duì)某一時(shí)期建立。對(duì)每種貨源，份額排列在相應(yīng)時(shí)期內(nèi)生成。份額排列允許基于時(shí)間把采購需求分配給不同的貨源采購時(shí)可以使用的貨源管理功能：□內(nèi)部貨源（同一公司內(nèi)的工廠）和外部貨源（供貨商）管理□貨源清單，基于時(shí)間的貨源確定36 / 88□份額排列，把需求分配給不同貨源 供貨商評(píng)估供應(yīng)商評(píng)估功能能盡量優(yōu)化采購操作，能簡化選擇貨源過程、不斷跟蹤和考察現(xiàn)有的供應(yīng)關(guān)系。使用供應(yīng)商評(píng)估系統(tǒng)能保證更大的客觀性，因?yàn)樗泄┴浬桃酝粯?biāo)準(zhǔn)評(píng)估并由系統(tǒng)評(píng)分，盡量減少個(gè)人的主觀印象影響。評(píng)分系統(tǒng)分值為 1 到 100 分。供貨商的表現(xiàn)用 4 個(gè)主要標(biāo)準(zhǔn)度量全面的評(píng)分使采購人員了解供貨商的表現(xiàn)并給供貨商一個(gè)全面評(píng)價(jià)。主要評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)中的主要評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)為：□價(jià)格□質(zhì)量□交貨□服務(wù)如果需要，最多可以定義 99 個(gè)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。用戶可以平衡每個(gè)標(biāo)準(zhǔn)在綜合評(píng)估中的影響。子標(biāo)準(zhǔn)每個(gè)主要標(biāo)準(zhǔn)可以分為幾個(gè)子標(biāo)準(zhǔn)，以便進(jìn)行更詳細(xì)的評(píng)估。標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)提供 5 個(gè)子標(biāo)準(zhǔn)，一般能滿足評(píng)估目的。另外，用戶可以定義最多 20 個(gè)自己的子標(biāo)準(zhǔn)。給子標(biāo)準(zhǔn)評(píng)分37 / 88給子標(biāo)準(zhǔn)評(píng)分可有不同方法： □自動(dòng)計(jì)算□半自動(dòng)計(jì)算□手工輸入“自動(dòng)計(jì)算”指分?jǐn)?shù)根據(jù)系統(tǒng)中已有的數(shù)據(jù)確定。 “半自動(dòng)計(jì)算”指采購人員輸入重要物料的分值，然后系統(tǒng)計(jì)算更高層的分?jǐn)?shù)。 “手工計(jì)算”指用戶針對(duì)某個(gè)全局子標(biāo)準(zhǔn)輸入某供貨商的分?jǐn)?shù)。采購經(jīng)理可以決定何時(shí)以更詳細(xì)的基礎(chǔ)評(píng)估，何時(shí)進(jìn)行簡單的處理以節(jié)省時(shí)間和費(fèi)用。 圖 5－10 供貨商評(píng)估功能 分析可以輸出供貨商評(píng)估結(jié)果。例如，用戶可以生成按照全面分?jǐn)?shù)排列的最佳供貨商排列表，或提供某種物料供貨商的排列表。歷史變化評(píng)估的變化以日志形式記錄，評(píng)估記錄可以打印出來。供貨商評(píng)估的任務(wù)：□供貨商評(píng)估功能使供貨商按照同一標(biāo)準(zhǔn)排序，能自動(dòng)和手工進(jìn)行□此項(xiàng)功能通過合理和簡化地挑選合適的供貨商來優(yōu)化采購過程 報(bào)表采購經(jīng)理需要隨時(shí)掌握供貨商和采購小組的情況，以便對(duì)市場變化作出正確反應(yīng)，因此必須簡便快速地跟蹤采購訂單。采購系統(tǒng)中的分析給用戶提供了大量的有關(guān)信息并用滿足不同需求的格式輸出。例3738 / 88如，可使用下列信息：□一定時(shí)間內(nèi)給某個(gè)供貨商發(fā)出了哪些采購訂單□已經(jīng)收到了多少訂貨□某供貨商已經(jīng)全部還是部分發(fā)出了訂貨□供貨商是否準(zhǔn)時(shí)發(fā)貨□是否已收到貨物并開出發(fā)票□每個(gè)采購小組的平均采購訂單金額綜合分析可以對(duì)某些采購文檔進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)。例如，用戶可以確定一定時(shí)間內(nèi)某種物料的采購訂單金額，或哪個(gè)采購小組占采購訂單金額的份額最大。 圖 5－11 采購分析用戶可以決定分析的樣式。采購訂單金額分析采購訂單金額分析使采購者能掌握他們的采購訂單，可以有下列 4 種不同分析樣式：□總體分析總體分析提供現(xiàn)有采購訂單的總數(shù)和金額□ABC 分析ABC 分析使用戶能把供貨商按采購金額分為（A）采購金額最高的供貨商組、（B ）平均采購金額的供貨商組和（C）采購金額最小的供貨商□周期對(duì)比的分析這種分析隨采購活動(dòng)相應(yīng)變化。例如用于確定哪個(gè)采購小組從哪些供貨商采購了多少物料，在對(duì)比周期內(nèi)采購金額是否有變化或有多大變化39 / 88□頻率分析此種分析確定某種金額的采購訂單經(jīng)常由哪個(gè)采購小組簽訂。例如，如果發(fā)現(xiàn)已經(jīng)和某個(gè)供貨商簽訂了大量的高額采購訂單，那么此時(shí)就應(yīng)該要求折扣而不是等到現(xiàn)在的周期結(jié)束，因此可以此作為和供貨商談判的基礎(chǔ)。清單顯示清單顯示功能幫助用戶在系統(tǒng)大量的數(shù)據(jù)中快捷地找出某些文檔和主要數(shù)據(jù)?？梢杂貌煌瑪?shù)值或區(qū)間的形式輸入各種選擇條件。例如：□某一周內(nèi)一個(gè)采購小組發(fā)出的所有采購訂單□向某個(gè)供貨商定購某種物料的所有請(qǐng)購單□在某個(gè)工廠采購的某種物料的所有存檔采購信息記錄另外，對(duì)每個(gè)采購訂單都有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，所有和采購訂單有關(guān)的處理都記錄在案，例如貨物收據(jù)和發(fā)票收據(jù)。這些統(tǒng)計(jì)和采購訂單歷史相關(guān)，用戶可以通過清單顯示功能查閱歷史情況。采購分析的更多信息請(qǐng)見第 11 章“信息系統(tǒng)”哪些分析可用于采購：□采購人員可以進(jìn)行各種綜合分析□“采購訂單金額分析”使采購人員能掌握采購訂單，它有 4 種不同形式：總體分析、ABC 分析、周期對(duì)比分析、頻率分析（對(duì)于貨源的頻率分析） ?！蹩梢愿鶕?jù)不同基礎(chǔ)決定分析樣式6 庫存管理SAP 系統(tǒng)中的庫存管理完成下列任務(wù)：□按數(shù)量和金額管理物料庫存40 / 88□所有貨物移動(dòng)的計(jì)劃、數(shù)據(jù)錄入和文檔編制□盤點(diǎn)按數(shù)量管理庫存所有引起庫存變化的事物都要實(shí)時(shí)輸入，即庫存隨變化更新，顯示出的實(shí)際庫存總是準(zhǔn)確的。用戶可以隨時(shí)獲得某種物料的現(xiàn)有庫存水平總覽（見圖 6－1 ）圖 6－ 1 庫存總覽庫存變化后的最新數(shù)據(jù)可以馬上用于公司組織╱產(chǎn)品環(huán)節(jié)中需要這些信息的任何部門。因此在庫存╱需求表中有“可用”標(biāo)記的庫存是已經(jīng)過 MRP 更新的，如果適用，就為此種物料創(chuàng)建一個(gè)計(jì)劃文件輸入項(xiàng)。按金額管理庫存當(dāng)貨物移動(dòng)過帳時(shí)，庫存金額也被更新，同時(shí)引起金額在其他應(yīng)用中的更新：□自動(dòng)過帳到總帳□為有關(guān)的科目設(shè)置生成行項(xiàng)目（如成本中心、采購訂單、項(xiàng)目、資產(chǎn)等）系統(tǒng)根據(jù)采購訂單、物料總記錄中的數(shù)據(jù)決定過帳的金額，因此輸入貨物移動(dòng)數(shù)據(jù)時(shí)必須輸入實(shí)際貨物移動(dòng)的數(shù)量。收貨時(shí)不必估價(jià)即