【正文】 有移交清理完畢的，不予辦理調動和離職手續(xù)；參加會議帶回的文件，應及時交總經辦檔案室登記和保管。檔案室沒有保存價值的文件，經過鑒別和總經辦主任的批準，予以定期銷毀，作為廢品出售。十二、安全保密制度為加強酒店安全工作，確保酒店正常、穩(wěn)妥運轉，特制定本規(guī)定。每個員工都要模范遵守酒店的保密法規(guī)，嚴格執(zhí)行酒店的各項保密制度，樹立牢固的保密觀念，在任何情況下都要保守酒店的秘密。不與無關人員或在公共場所談論國家及酒店秘密，不在沒有保密裝置的電話和電話傳真機中傳達酒店商業(yè)機密等事項。不得擅自翻印、復制、抄錄或在公開發(fā)表的文章中引用涉及酒店商業(yè)機密的材料。不得將酒店領導講話稿擅自擴大發(fā)送范圍。會議記錄未經總經辦主任同意不得外借。酒店以外單位查詢本企業(yè)經濟資料，須由總經辦審核并得到酒店領導的批準。對外部人員查詢酒店領導住址、電話者，應詢問清楚視情答復，并及時轉告有關領導取得領導的同意。除公開出版發(fā)行的報刊、資料外，所有的文件、資料、筆記本、書寫稿等須安規(guī)定交辦公室統(tǒng)一處理。調出飯店或外出一年以上的人員，須將自己保管的秘密文件、資料、筆記本、磁帶、軟盤等全部移交給部室領導指定的人員，不得帶走和私自轉讓。酒店領導的親啟信，未經本人授權，工作人員不得啟封。發(fā)現因違反酒店保密規(guī)定，造成或可能造成失密、泄密后果的事情時，要及時向部門經理或保安部經理報告，及時采取補救措施，并對失泄事件進行嚴肅處理。嚴格遵守酒店安全、防火的有關規(guī)定，確保各部門文件、資料、貴重設備及個人物品的安全。十三、總經理接待日制度為加強酒店民主管理，活躍企業(yè)文化，有效地實現上下及時溝通，充分聽取廣大員工對酒店經營、管理、服務的意見、建議，幫助員工解決實際問題，調動廣大員工工作積極性，集思廣益搞好企業(yè)，酒店決定建立總經理接待日制度，具體如下：主持：總經辦主任參加人：總經理、副總經理、總經辦主任、人力資源部經理、人事勞資人員時間：每月一次，第二個星期的星期二上午（半天）地點：會議室（或臨時提前通知）內容：1) 直接接待員工來訪；2) 聽取員工意見，回答咨詢；3) 宣傳酒店政策4) 員工建議提倡以書面形式上報（投入合理化建議信箱或總經理信箱）。準備工作：1) 總經辦準備接待日記錄本，并負責記錄整理；2) 餐飲部準備茶水，布置接待臺；3) 請各部門經理通知到每位員工；4) 拍攝宣傳圖片。十四、檔案室管理制度檔案室隸屬于總經辦，設文檔主管對檔案室進行管理，并接受總經辦主任的檢查和監(jiān)督指導。檔案室按酒店規(guī)定管理酒店的大部分重要文書檔案（人事檔案由人力資源部負責管理，財務檔案由財務部負責管理，客史檔案由前廳部和營銷中心管理），保護檔案的完整和安全，做好檔案的借閱使用工作，為酒店的經營管理工作服務。酒店從籌建開始，在各項工作和活動中形成的、已經辦理完畢的、有保存價值的檔案資料是酒店工作的真實記錄，也是酒店今后工作的重要參考資料，必須由檔案室集中統(tǒng)一管理，任何人不得據為己有。文檔主管必須認真貫徹酒店關于檔案工作的方針、政策和制度，在總經辦主任的領導下，認真做好檔案管理工作。文檔主管要忠于職守，遵守紀律，嚴守秘密，主動、準確、迅速地為使用者提供檔案資料。檔案室是酒店的重要工作場所，任何無關人員不得入內。檔案室的一切設施設備任何人未經許可不得隨意使用及翻動。定期檢查檔案室的電器設備和消防設備，保證完好，確保檔案室的安全。十五、車輛管理暫行辦法為了進一步規(guī)范酒店車輛的使用和管理，根據公司相關管理規(guī)定，并結合酒店的實際情況，制定本暫行辦法。（一）車輛的管理酒店所有車輛均由總經辦負責統(tǒng)一管理。駕駛員負責車輛的正常行駛、日常清潔、維護保養(yǎng)和提出維修申請。非酒店駕駛員，未經許可，一律不得動用酒店車輛。員工車駕駛員實行兩班制，早班：從接西餐廳員工開始，接中班員工到店結束；中班：從中班員工到店開始，到中夜班員工接送完畢后結束。采供車駕駛員實行白班制，8：00—18：00，下班后，車輛停放在指定地點，車鑰匙交前廳部總臺統(tǒng)一管理。酒店如因工作需要使用采供車，須經當值總值班經理批準，由總經辦安排駕駛員。接受任務的駕駛員須到總臺辦理用車登記后，方可領取車鑰匙。用完車后，須及時將車停回指定位置，并立即將車鑰匙交回總臺?？偱_當值員工負責監(jiān)督。除員工車的正常班次出車和采供車白班正常采供物資以外，動用酒店車輛必須以《用車申請單》的形式獲得總經理批準。特殊情況，由總經理或總經辦主任口頭或電話通知。建立“車輛行駛記錄表”，作為車輛用油、計發(fā)駕駛員出車補貼、過路過橋費用報銷的依據，由出車駕駛員負責填寫，月底由總經辦負責核查?？偨涋k建立“車輛使用登記表”，記載車輛使用、加油和維修情況等，月底送財務部核查。保安部建立“車輛出入記錄表”，記載酒店車輛進出時間和駕車人，每周交總經辦核查。（二）駕駛員的管理駕駛員應嚴格按照酒店規(guī)定的時間上下班。駕駛員應嚴格按照酒店規(guī)定的時間出車，特殊情況臨時用車，應經酒店總經理批準，由總經辦安排。未經總經辦同意或酒店總經理批準，嚴禁駕駛員擅自用車或將車輛交（借）給他人駕駛或使用，否則，總經辦將按違反酒店操作程序對該駕駛員予以經濟處罰及行政處分。如果因此而發(fā)生安全事故，其經濟和法律責任由該駕駛員自行承擔。嚴禁駕駛員在下班后私自動用酒店車輛。駕駛員私自動用酒店車輛所產生的一切費用自行承擔，并向酒店繳納車輛磨損費和折舊費用，酒店另外還將對駕車人進行經濟處罰和行政處分。除駕駛員必須隨車攜帶的證件外（行駛證、養(yǎng)路費繳驗證、保險卡等），其余相關證件及保險資料由總經辦統(tǒng)一保管。每次出車后（規(guī)定的員工班車班次出車除外），駕駛員應填寫“車輛行駛記錄表”，寫明用車時間、地點、用車部門（或個人）、行駛里程數、過路過橋費等，并由用車人簽字確認。酒店燃煤過磅監(jiān)督人員需要用車時，由財務部物管員提前半小時填寫《用車申請單》，經總經理批準后，由總經辦安排車輛。總經辦下班后或情況緊急時，可以直接通知駕駛員出車，但需在事后24小時內補辦用車申請手續(xù)。（三）車輛維護保養(yǎng)與維修管理酒店駕駛員負責各自車輛的清潔、檢查和維護保養(yǎng)，確保出車安全。車輛正常磨損需要修復、換件或維護保養(yǎng)時，由當值駕駛員填寫《車輛維修申請單》，寫明維修原因、維修項目、維修期限和分項維修費用概算，送總經辦查驗屬實報總經理批準后，由采供部聯(lián)系維修地點并監(jiān)督維修過程及費用。維修完成后，由采供部與駕駛員一起確認維修合格并簽字后，由采供部負責按照酒店費用報銷程序填單報銷。車輛在行駛途中發(fā)生故障需維修時，值班駕駛員可與總經辦主任聯(lián)系并得到同意后，可以先維修，后補《車輛維修申請單》報批。屬于駕駛員操作不當或疏于保養(yǎng)造成的機件故障，維修總費用應視情節(jié)輕重，由駕駛員全額或部分承擔。不按報批程序規(guī)定，擅自修車或超標換件的一律不予報銷，由當事人自理。（四）油料管理車輛用油實行按里程數供油的辦法。實行指定加油站登記加油的形式。由財務部統(tǒng)一申購并制作定額油票，由駕駛員填寫油票領用單，經總經辦審查后到財務部領取油票，再到指定地點加油。特殊情況的加油，需先得到總經辦的同意，加完油后，按酒店費用報銷程序進行報銷?？偨涋k每月底憑車輛里程數核定當月用油量，超出部分由駕駛員自行承擔。節(jié)約用油的，可以視節(jié)油量的大小予以獎勵。車輛在出差途中需加油時，經用車人同意，可就近用現金加油，回店后，經用車人證明，駕駛員憑《用車申請單》和加油發(fā)票報銷。?。ㄎ澹┻`規(guī)與事故處理駕駛員在出車時，要遵守交通規(guī)則和國家相關的法律法規(guī)，因違犯國家法律法規(guī)所帶來的損失由駕駛員自行承擔。車輛在行駛途中發(fā)生交通意外，應及時搶救傷員，同時分別向交警部門和保險公司報案，并及時報告酒店總經辦。意外事故造成的損失費，扣除保險賠付金后，由駕駛員按事故責任比例承擔相應部分的損失費。全年未發(fā)生交通事故和車損的駕駛員，酒店將在年底給予一定獎勵。（六）私車公用的管理酒店車輛調配不足的前提下，鼓勵員工駕駛私車辦理公務。因公使用員工私車，酒店按出租車收費標準計發(fā)費用補貼，即按實際里程，參照峨眉山地區(qū)出租車打表收費的標準，計發(fā)用車補貼。該補貼包括過路過橋費、油料費、駕駛員工資、停車費、洗車費、維修費、保險費、折舊費等全部費用。員工私車公用須提前獲得總經理的批準，并在總經辦備案。未經總經理批準并備案的一律不予認可。第五節(jié) 工作標準與程序一、收發(fā)文件、報告處理程序收文1) 收進外查：對來件的外包裝進行檢查，查看與發(fā)文單或回執(zhí)單是否相符；驗戶：核對收件封套注明的收件單位和姓名是否相符；清點：核對送件清單注明件數和實收件數是否相符；2) 登記：在收文登記本上登記，內容：順序號、收文日期、文件號、來文單位、文件名稱、內容提要、份數、處理情況和備注；3)送閱：在文件前面貼附《文件處理單》，速交領導處理。擬辦:由總經辦主任負責。內容包括：來文內容概括、擬辦意見、辦理時限、批閱對象、部門和閱讀范圍。批辦: 內容包括明確指明承辦部門、辦法、承辦的期限，如需要，指明主辦者或牽頭部門。承辦:1) 承辦部門閱知文件精神，組織貫徹執(zhí)行，或結合本部門實際情況，用文件指導工作；2) 根據批示，落實具體事件。傳閱: 一般依次傳閱。催辦: 方式：直接面詢、電話問詢、發(fā)函問詢或檢查、匯報、指導。辦復: 將承辦結果注明在《文件處理單》上，或另行文報告。二、公文制作程序受領1) 公文起草人明確領導意圖、依據、主要觀點和要求；2) 遇到問題主動向領導請示了解。準備:1) 收集文字、數據等素材；2) 必要時召開會議，請有關人員提供情況，集思廣益；3) 進行構思，寫出提綱。草擬: 遵循公文規(guī)范，完成公文稿，交有關領導審核。審核:1) 公文完稿后，先由部門負責人審稿；2) 以酒店名義的公文，總經辦主任要嚴格審核公文的種類使用是否恰當、觀點是否正確、材料事例是否可靠、體例是否符合規(guī)范。審核后填寫審核意見，報總經理審定。簽發(fā): 送總經理簽發(fā)公文時，準備必要的材料或文件，供領導查詢和參考。校印:1) 校對無誤后，按公文規(guī)范打??；2) 原稿送起草部門歸卷保管。封發(fā):1) 總經理辦公室對印畢的文件，登記、加蓋酒店印章、加封、發(fā)文；2) 對發(fā)文留有備份，存檔。三、印章使用程序申請使用: 使用人填寫《印章使用申請單》，內容包括：使用人部門，需使用文件標題，份數和其他事項。使用審批1) 部門經理審查同意；2) 有關人事和財務有關事項的由財務、或人力資源總監(jiān)審查同意；3) 總經理簽批同意。印章使用1) 印章保管人審查批準程序無誤后，留下《印章使用申請單》，加蓋印章；2) 將《印章使用申請單》歸卷存檔。四、總經理訪客接待程序接待:1) 接待人員：總經理辦公室人員或酒店大堂經理；2) 禮貌接待；3) 婉轉問明情況：對方身份、來訪意圖、是否預約。請示:1) 預約客人，安排會見；2) 非預約客人，根據指示安排處理。處理: 在自己的權限范圍內解決客人提出的要求。反饋: 將接待情況上報總經理。五、公務接待程序準備：1) 弄清楚來賓的姓名、單位、身份、人數、目的和意圖、抵離日期和特殊要求；2) 制定接待計劃：陪同接待人員、活動內容和方式、日程安排、食宿安排和交通工具安排。接待和服務1) 迎接客人：按禮遇規(guī)格安排迎接事宜；2) 預約客人，安排會見，非預約客人，根據指示安排處理。3) 安排活動：根據客人的要求，安排接待活動；4) 人員：總經辦人員或酒店大堂經理；5) 禮貌接待；婉轉問明情況：對方身份、來訪意圖、是否預約6) 送離：主動協(xié)助客人的返程事宜善后工作1) 征求客人的接待意見和建議；2) 處理客人提出的委托代辦事宜；3) 協(xié)助客人結算費用等；4) 做好接待記錄和總結。將接待情況上報總經理。六、《賓客意見書》處理程序收件1) 收進：客人郵寄投遞或客房服務員在客房內收集；2) 登記：檔案員在《賓客意見書登記簿》上登記；3) 內容：編號、客人姓名、客人身份、入住起止日期、客人通訊地址和客史檔案編號。整理和復信1) 檔案員對表格意見立即以總經理的名義按規(guī)定格式復信客人；2) 對表格意見進行數字統(tǒng)計，對“其他意見”進行整理，將結果報告總經辦主任。擬辦和批辦總經辦主任對“其他意見”和表格意見統(tǒng)計結果提出擬辦意見，交總經理批示。復信1) 及時根據總經理批示意見，以總經理名義復信客人，對客人表示感謝；2) 將意見的實際處理結果二次復信客人，表示感謝；3) 收到《客人意見書》，三日內必須復信客人；4) 辦復后，立卷歸檔。七、文件、資料存檔程序平日歸卷1) 收集：完全地隨時或定期收集各類文件；2) 檢查：檢查文件是否辦復；檢查文件是否齊全，是否具有保存價值；3) 歸類：按工作任務或職能歸類或按酒店部門進行歸類；4) 歸目：按類別下的具體事宜進行歸目。正式立卷1) 檢查調整歸卷卷宗；2) 排列卷內公文的順序；3) 編寫卷宗標題；4) 填寫卷內目錄和備考表；5) 填寫卷宗封皮；6) 裝訂案卷。案卷歸檔1) 案卷移交檔案室，填寫《歸檔案卷移交目錄》；2) 按《歸檔案卷移交目錄》進行檔案移交清點、核對，檔案室簽收；3) 案卷排列和編號，歸檔。八、信息匯編程序收集:收集和酒店經營管理相關的所有信息。分類:1) 同行業(yè)酒店信息；2) 客源市場信息；3) 酒店配套供應信息；4) 客人信息；5) 員工信息；