【正文】 “電子資料整理”注意事項 電子資料整理應(yīng)注意八點(diǎn)： (1)電子資料的整理是將看不到的保存資料加以整理，使之能一目了然； (2)注意資料規(guī)格的統(tǒng)一，并事先加以整理、保存，以便能隨時調(diào)出必要的資料； (3)錄音帶的使用盡量維持“一個主題一卷卡帶”的理想狀況； (4)當(dāng)錄音帶內(nèi)容的重復(fù)使用機(jī)會不多時，在短期的保存之后，應(yīng)重新利用，以避免卡帶泛濫成災(zāi)； (5)有必要保存的錄音帶，貼上與主題相同的索引后，放入檔案袋中； (6)在錄像帶上加注時間數(shù)據(jù)，以便清楚了解每段畫面的所在位置； (7)磁碟片的整理最好維持一個主題的磁碟片一個檔案袋； (8)磁碟片或硬式磁碟的資料必須備存起來。 　 □ 照片資料整理技巧 再也沒有比整理照片更麻煩的事。在照片吃香的年代，每個人都小心翼翼地將照片粘貼于相冊上；當(dāng)傻瓜相機(jī)的時代來臨時，沖印已經(jīng)普及，這時膠卷和相冊堆積如山，反而成了人們最頭痛的問題。幸好照片具備了其他媒介所無法替代的功能，以致于未遭淘汰的命運(yùn)。 照片主要有五項功能： (1)捕捉瞬間的美； (2)彌補(bǔ)模糊不清的記憶； (3)一張照片足以傳達(dá)比一百句話更多的信息； (4)記錄鮮明的映像； (5)能使用于印刷媒體上。在資料工作上，照片相當(dāng)重要，尤其對報紙、雜志媒體來說，照片的存在不容忽視。 1. 以時間順序整理照片資料 整理文件資料的首要原則，即是要按音序的排列順序，而在整理照片時，卻應(yīng)該考慮它的時間順序。照片是記錄時間過程里的一瞬間，也是凍結(jié)時間的一種記錄。當(dāng)看到一張照片時，腦海里首先浮現(xiàn)的即是“何時拍的?”所以，整理照片資料應(yīng)該順著記憶里的時間順序排列。 2. 整理照片資料的技術(shù) 照片的整理工作，從底片送到?jīng)_印店沖洗時即已展開。以彩色負(fù)片為例，盡管“同步?jīng)_洗”(即沖出負(fù)片，接著便洗出照片)已成為時代新趨勢，但是如果顧及整理的工作，最好還是舍棄為妙。因為不管是否拍攝成功，是否值得沖印，把所有底片同步?jīng)_洗的做法，就是一種資源的浪費(fèi)。尤其是工作攝影，值得沖印的照片往往只有其中數(shù)張，利用“同步?jīng)_洗”是一大浪費(fèi)。所以，當(dāng)?shù)灼徒粵_印店時，只須沖出負(fù)片即可，如果非要同步?jīng)_洗不可時，也莫忘了附帶進(jìn)行黑白壓條(黑白負(fù)片一樣尺寸照片)的沖印。另外，由于黑白底片本身只有黑白兩色，若想從負(fù)片上判斷照片的優(yōu)劣，或許是一件吃力的工作，因此可先將負(fù)片制作成黑白原尺寸條塊(壓條)，再用放大鏡檢查，或許效果比較理想。 3. “照片資料的整理”注意事項 照片資料的整理應(yīng)注意五個事項? (1)照片資料是一種時間記錄，最好能按照時間順序來整理； (2)底片與黑白壓條(相版)應(yīng)成對放入檔案袋中； (3)盡量少用同步?jīng)_印，僅選擇有必要的畫面沖放照片，并和文件資料一齊放入相同主題的檔案袋中； (4)正片只能利用現(xiàn)成的整理系統(tǒng)加以保管； (5)選擇攝像機(jī)磁碟片中可用的畫面，轉(zhuǎn)錄于VHS錄像帶中保存起來。 　 □ 人物資料整理技巧 多數(shù)人都曾經(jīng)為了整理名片或聯(lián)絡(luò)地址而傷透腦筋。其原因莫過于找不到一套理想的整理方法。每個人處理名片的態(tài)度及方法各有不同，有人不論是莫逆之交或一面之緣，皆把對方視為個人資產(chǎn)納入通訊錄中；有人只登錄關(guān)系密切者的通訊地址；有人卻來者不拒，甚至將它列為一種商業(yè)信息；但也有人象政治家般喜歡到處散發(fā)名片。不同職業(yè)及不同的人生觀自然影響了每個人的處理方式，但是不可否認(rèn)，在商業(yè)上，“人”的確是相當(dāng)重要的信息來源。一個人能借著一通電話與多少人聯(lián)絡(luò)、擴(kuò)充多少人際關(guān)系，往往可以看出一個人的工作實力，因為“人”就是最具價值的信息。 名片及通訊錄的基本整理方法有兩點(diǎn)： 1. 名片及通訊錄的基本管理法 在八十年代個人電腦剛剛興起，沒有人知道這個儼若魔術(shù)箱的新玩意，能對工作產(chǎn)生多大的助益。事實上，除了理工系的數(shù)值計算及經(jīng)營管理外，電腦并未對個人工作產(chǎn)生巨大的改變或貢獻(xiàn)。當(dāng)電腦公司里的研究開發(fā)者絞盡腦汁想著該如何發(fā)展電腦的用途時，一度電腦曾被視為“協(xié)助業(yè)余者增長智慧”的機(jī)器，然而到了最后，電腦卻走上一般商業(yè)用途，于是有關(guān)“名片吠ㄑ堵嫉墓芾237?！碧籽b軟件，便不斷被開發(fā)出來。 用電腦處理人物資料，具有三大優(yōu)點(diǎn)： (1)能夠自由地刪除或增加名單； (2)能夠快速地查詢； (3)能夠?qū)⑤斎胭Y料直接打印出來。這些都是紙資料所無法達(dá)到的優(yōu)點(diǎn)。 不過，以電腦管理名片或通訊錄，仍有三項不可避免的缺點(diǎn)： (1)輸入作業(yè)相當(dāng)麻煩； (2)登錄的資料會一年一年與日漸增，總有一天會超過容量的極限； (3)電腦不似通訊手冊可隨身攜帶。因此，許多人不愿意以電腦來管理現(xiàn)有的通訊資料， 其唯恐將來有更理想的電子管理系統(tǒng)出現(xiàn)時，又必須重新輸入資料，造成人力與時間的浪費(fèi)。盡管如此，絕大多數(shù)人仍一直期待名片、通訊錄的電子化，于是在去年剛剛上市的超薄型筆記簿電腦(或資料處理機(jī))，立即成為市場上的搶手貨。 有的管理者所使用的通訊手冊已經(jīng)沿用20余年，雖然外表陳舊不堪，至今卻仍然相當(dāng)有用。因此若要將名片，通訊錄電子化管理，就必須設(shè)定一個至少可持續(xù)10～20年的系統(tǒng)。人生的20年一晃即過，整理信息也應(yīng)該配合人生的計劃。 根據(jù)名片、通訊錄管理的一些缺陷，現(xiàn)階段要找出更理想的方法，就必須針對五個項目逐一改進(jìn)： (1)輸入所需花費(fèi)時間； (2)資料的容量； (3)檢索能力； (4)攜帶性； (5)20年后的持續(xù)性。然后再綜合兩項要點(diǎn)：?首先制作一個以“紙資料”為中心的管理系統(tǒng)，作為將來電子化的藍(lán)本；?在藍(lán)本中再制作一個可以和名片、通訊錄聯(lián)系的系統(tǒng)。 使工作簡單而不麻煩，是整理資料的大原則，如果為了整理而使事情變得更繁雜，反而是一種顛倒是非的做法。 2. 建立“紙資料”為中心的管理系統(tǒng) 傳說名片最早起源于17～18世紀(jì)的歐洲，但使用最多的卻是日本人。名片被視為一種 身份地位的象征，鬃經(jīng)理、鬃科長、鬃助理厖，五花八門的稱謂，充分顯示了人們在交換名片時所強(qiáng)調(diào)的地位價值觀。 (1)名片的規(guī)格。 名片可說是最常見的文件資料，尤其它的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，在整理上節(jié)省不少功夫。相對地，假若名片的規(guī)格不統(tǒng)一，在整理上會變得相當(dāng)棘手，所以擅改名片規(guī)格的人，等于是替別人制造麻煩。名片的設(shè)計愈奇特，它的整理效率就愈低，尤其有些名片喜歡采用濃艷的色調(diào)，在復(fù)印整理時就應(yīng)避免過黑，防止字跡不清楚。 名片的印刷分為橫式與豎式兩種，如果考慮名片盒的收藏便利，最好還是采用橫式印刷為佳。對只印公司名稱的名片，應(yīng)該注明業(yè)務(wù)內(nèi)容的性質(zhì)。 (2)名片的再次加工。名片整理工作從接受名片的那一刻便已開始。如果無法正確讀出對方的姓名或公司名稱，就無法依照注音符號順序整理名片。收到名片時，一定要注明會面的時間及日期。例如在1989年4月14日下午6：30見面，那么就在名片的一角記上“1989/04/14/1830”。數(shù)年以后，當(dāng)忘記這張名片的主人是誰?在哪里見面?時，就可依照名片上注明的日期，翻閱當(dāng)年記事本上的記錄，很快即能確定對方的身份。 (3)通訊錄的法則。每個人都需要一本通訊錄，但是以目前市面上所銷售的型式來看，要整理通訊錄確實不是一件容易的事。尤其是當(dāng)一本通訊錄準(zhǔn)備用20年以上時，眼前幾乎沒有一本通訊錄是合乎理想標(biāo)準(zhǔn)的。如果按注意符號來排通訊錄上的姓名，所謂“張王滿天下”，姓張姓王的人特別多，所以各個姓氏所占頁數(shù)比例便會不同，因此考慮各姓氏使用頻率的不同，必須重新制作一個理想分配通訊錄，例如利用6孔活頁手冊，自行增減各個姓氏的頁數(shù)。至于以英文字母為排列順序的通訊手冊，由于不太適合中國人的姓氏，還是及早放棄為好。如果遇上外國人或外國公司的稱呼，則先譯成中文，依照注音順序排列。經(jīng)常與外國人往來的人，則可在注音后面加注ABC字母索引。 (4)電子通訊手冊。通訊錄是一種經(jīng)常添加或刪除的資料，對經(jīng)常換工作的人來說，不斷地刪除、增加會漸漸造成通訊錄的骯臟污垢。于是，電子手冊便應(yīng)運(yùn)而生。 電子產(chǎn)品對處理簡單、統(tǒng)一的通訊資料向來得心應(yīng)手，只是它的記憶容量有限，無法完全容納日積月累的通訊資料，尤其當(dāng)電子通訊手冊準(zhǔn)備使用20年以上時，它至少必須具備數(shù)MB的記憶容量，這樣就必須依賴電腦或文字處理機(jī)里的硬式磁碟加以處理。利用電子機(jī)器整理通訊錄時，可將需要的資料利用印表機(jī)印出，然后裝訂成冊。對于需要修正或刪除的新資料，可先于紙上作業(yè)，再定期輸入電腦中更改；同樣地，每隔一段時間后，就必須再打印一次全新的通訊錄。 電子手冊的輸入工作非常麻煩，一次要輸進(jìn)100人資料，這是需要很大功夫的。在記憶容量有限的情況下，應(yīng)該注意兩項要點(diǎn)： 先輸入電話及傳真號碼，不必輸入地址； 只要輸入平時使用頻率高的電話號碼。如果把使用頻率少的電話一并輸入，既容易造成容量過大，同時也浪費(fèi)了輸入時間。所以，要將電話號碼輸入電子手冊前，最好先判斷它的使用頻率；或是在累積一段時間之后，將使用頻率低的電話號碼逐一淘汰。輸入電話號碼時，要盡量使用代號，例如1234567的“”，代表電話號碼，345＝6799的“＝”代表傳真機(jī)號碼，987*6543的“*”代表住宅電話。 (5)理想的電子手冊?；趯﹄娮邮謨缘拈L期使用經(jīng)驗，有關(guān)專家理想中的電子手冊有兩點(diǎn)要求：(1)是“超級電子手冊”的基本構(gòu)想。充分將紙上媒體與電子媒體結(jié)合使用，經(jīng)過綜合類比與計算，中間再以六孔裝訂手冊的方式串連起來；(2)紙上媒體具有自由且迅速保持資料安全性的機(jī)能，而這正是電子資料的最大缺陷，因此超級電子手冊應(yīng)避開這一缺點(diǎn)，成為電子與紙張結(jié)合的綜合媒體。 (6)電腦通訊錄。使用電腦或文字處理機(jī)整理通訊錄的最大好處是提高抄寫賀卡收件人姓名的效率。手提型文字處理機(jī)的最大功用是可以制造賀卡。凡是電腦通訊軟件，就必定附有明信片印刷或收件人自動印刷的機(jī)能。問題是電腦的記憶容量有限，在達(dá)到飽和的情況下，每年仍得苦苦抄寫那些容納不下的人名。想要解決這個難題，不明智的方法就是把需要打印出來的收件人姓名輸入電腦，把不需要打印的資料保留下來。如果人數(shù)仍然過于飽和，使用復(fù)數(shù)磁碟或IC卡，都是較好的辦法。 利用印表機(jī)打印收件人姓名時，可先利用電腦程式將姓名、地址等固定規(guī)格設(shè)定好，然后將所有人的資料一次打印出來。再將這些打印的原稿資料復(fù)印數(shù)份保存起來，以便將來還可以使用，不必浪費(fèi)印表機(jī)的電腦印刷。 3. “人物資料的整理”注意事項 整理人物資料時，應(yīng)注意八個事項： (1)整理名片按注音或字母順序為原則； (2)名片整理分個人別、公司別、行業(yè)別三大分類系統(tǒng)，將名片復(fù)印三份各自歸檔； (3)整理“工作別”名片時，應(yīng)該將某項工作的有關(guān)人士名片，一齊復(fù)印于一張紙上，放入該工作的檔案袋中； (4)登記通訊錄時，如果對方是普通職員，則登錄他的個人資料，再附上公司名稱； (5)紙資料通訊錄易脫落遺失，應(yīng)每半年或一年即全部重新復(fù)印一次； (6)電子化的通訊整理因考慮記憶容量有限，最好能先以紙資料結(jié)構(gòu)作為系統(tǒng)藍(lán)圖； (7)利用電腦的印表機(jī)功能時，最好只輸入需要打印的收件人姓名； (8)電子手冊的資料記憶只要輸入電話及傳真機(jī)號碼即可。 30 /