【導(dǎo)讀】的一個重要因素。事業(yè)單位為了適應(yīng)信息革命的要求，力求在市場競爭中發(fā)。辦公自動化，英文OfficeAutomation，簡稱OA，是信息社會的一種。新型辦公方式，它將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合。隨著信息技術(shù)的發(fā)。展，辦公自動化在事業(yè)單位的管理、經(jīng)營活動中發(fā)揮著日益重要的作用。過網(wǎng)絡(luò)，組織機構(gòu)內(nèi)部的員工可跨越時間、地點協(xié)同工作。擴展了管理手段，實現(xiàn)了運營的高效。絡(luò)化、文件電傳化。在一個獨立系統(tǒng)中將這些需求有序整合，可以使得OA. 職責能力進行相應(yīng)調(diào)整改進，可以在生產(chǎn)應(yīng)用中具有更強的普遍性和適應(yīng)性。

　　

【正文】 戶管理 用戶管理功能是用來維護用戶信息的和增加、刪除用戶。 ③報文管理 報文管理：擁有報文管理權(quán)的用戶可以進行 “ 報文管理 ” 。報文管理權(quán)建議賦予負責收文工作的人員。確定該 外來文 件 需要由哪些領(lǐng)導(dǎo)批示、哪個部門主辦、哪些部門協(xié)辦。用戶可以進入 “ 收文查詢 ” 菜單，通過輸入組合條件查詢出所有沒有被主辦部門辦結(jié)的文件。并可以點擊查看這些文件的詳細內(nèi)容和處理過程。擁有部門文檔管理權(quán)的用戶可以管理在本部門歸檔的文件。擁有收文歸檔權(quán)的用戶可以對收文進行歸檔。文件一旦歸檔后就不能再做任何修改或批示。擁有收文借閱審批權(quán)的用戶可以審批別人的收文借閱申請。 擁有收文流程控制權(quán)的用戶可以修正收文的錯誤流程。 ④單位管理 該項菜單為用戶提供添加、修改、移動和撤除各子部門。便于用戶掌握各部門的運行和管理情況。 （ 7）系統(tǒng)管理 ①數(shù)據(jù)備份 該項菜單為用戶提供在該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份，包括服務(wù)器名，管理員，密碼，數(shù)據(jù)庫名，備份至（備份名）。 ② 數(shù)據(jù)恢復(fù) 該項菜單為用戶提供該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)恢 復(fù)，包括服務(wù)器名，管理員，密碼，數(shù)據(jù)庫名，備份至（服務(wù)器路徑）。 四、功能說明 — 個人事務(wù)說明 （ 1）討論中心 討論中心是為了用戶發(fā)表自己看法，討論某項主題而設(shè)置的相當于 BBS的交流平臺，在這里，用戶不但可以發(fā)表自己的主題，也可以對別人發(fā)表的主題進行回復(fù)，以 便加強員工之間的交流，并且也可以使單位能夠了解員工中北大學(xué) 信息商務(wù)學(xué)院 2020 屆 本科畢業(yè)論文 20 / 28 的想法，使員工能夠真正的溶入到單位文化里來，從而提高人員參政議政為單位發(fā)展獻計獻策的積極性。它主要分為查詢、發(fā)表兩部分。 （ 2）會議中心 會議中心不僅可以隨時隨地的召集相關(guān)人員開會，極大的節(jié)省了與會人的時間，節(jié)省了單位的費用，關(guān)鍵還在于會議的內(nèi)容全面的記錄到單位的數(shù)據(jù)庫中，您可以方便的隨時查看每個人的發(fā)言，避免了傳統(tǒng)會議在開會過后無法查找會議內(nèi)容，會議落實的事情無法執(zhí)行等問題。再一點是網(wǎng)上會議與會者講話比較理性，不會太多的感情用事，能真正的解決會議的問題。第三與會者不易偏題，會議效率極大提高，在時間就是金錢的今天，這一會議形式無疑是對傳統(tǒng)會議革命性的挑戰(zhàn)，為單位立于競爭的不敗之地提供了強有力的武器 （ 3）修改密碼 在該菜單中，用戶可以對自己以 前的注冊登錄資料的密碼進行修改 （ 4）個人名片 在該菜單中，為用戶提供存儲經(jīng)常聯(lián)系的單位同事、領(lǐng)導(dǎo)或朋友的聯(lián)系地址、電話號碼等等，可以增加、查詢資料。 五、功能說明 — 信息說明 信息區(qū) 該欄目顯示的是再線人員列表。通過點擊在線人員可以實現(xiàn)網(wǎng)上遠程交流。 本方案的實施步驟 首先，在組織內(nèi)部構(gòu)建通信平臺（如電子郵件系統(tǒng)、電子論壇等），工作人員之間建立網(wǎng)上信息交流和初步的網(wǎng)上協(xié)同工作。 第二，在組織內(nèi)部人員的計算機應(yīng)用水平得以普遍提高，基本建立起網(wǎng)上協(xié)同辦公的意識之后，考慮在辦公網(wǎng)絡(luò)內(nèi)進行一些日常工作流 程如公文審批、常用申請 、會議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業(yè)務(wù)等。在這一階段，基本實現(xiàn)組織內(nèi)部辦公自動化。 第三，在 Inter 上建立公用網(wǎng)站，進行信息采集、發(fā)布，部門間公中北大學(xué) 信息商務(wù)學(xué)院 2020 屆 本科畢業(yè)論文 21 / 28 文交換乃至簡單的電子貿(mào)易等，將辦公自動化的范圍進一步擴大到跨行業(yè)、跨部委。此時，基本實現(xiàn)電子政務(wù)。 在以上過程中，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強健的網(wǎng)絡(luò)信息安全防范系統(tǒng)，在某種程度上決定著政府部門信息化建設(shè)的成敗。 實現(xiàn)此方案的功能需求 一般來說單位辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)以公文處理和機關(guān)事務(wù)管理（尤其以領(lǐng)導(dǎo)辦公）為核心，同時提供信息通訊與服務(wù)等重要功能，因此，典型的辦公自動化應(yīng)用包括公文管理、督查管理、政務(wù)信息采集與發(fā)布、內(nèi)部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動管理、政策法規(guī)庫、內(nèi)部論壇等應(yīng)用，另外鑒于 Inter 在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該與 Inter 留有平滑的接口。 一、提供電子郵件功能是辦公自動化系統(tǒng)的基本需求 在一個辦公自動化系統(tǒng)中通常包含了多個應(yīng)用子系統(tǒng)，如發(fā)文、收文、信息服務(wù)、檔案管理、活動安排 、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應(yīng)用子系統(tǒng)的統(tǒng)一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來回檢查不同的應(yīng)用系統(tǒng)，辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)以電子郵件作為統(tǒng)一入口的設(shè)計思想，可以大大提高系統(tǒng)用戶的友好性和易用性，減少培訓(xùn)的工作量。 二、處理大量的復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)信息 辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現(xiàn)，因此辦公自動化系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。這些區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的信息，就是“非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”、“復(fù)合文檔數(shù) 或“對象數(shù)據(jù)”。 一般認為，關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（如 Oracle、 DB/ SQL Server、 Foxpro等）適合傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型（結(jié)構(gòu)化信息）的表示和存儲，但是對復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理并非能夠完全表達信息和存儲效率最高。因此，“文檔數(shù)據(jù)庫”或“對象存儲”的概念就被引入數(shù)據(jù)庫領(lǐng)域，其目標就是針對新出現(xiàn)的需求，高效中北大學(xué) 信息商務(wù)學(xué)院 2020 屆 本科畢業(yè)論文 22 / 28 率地表達和存儲管理“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”。 當然，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲和處理也是辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)常不可或缺的。 辦公自動化系統(tǒng)由于其對復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理要求，必須以文檔數(shù)據(jù)庫為核心建立，同時選擇性地結(jié)合關(guān)系數(shù)據(jù)庫。 三、包含大量的工作 流應(yīng)用 所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業(yè)務(wù)所進行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)的大多數(shù)應(yīng)用如公文審批、各類申請等。每一項工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。 工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進行的，如一個工作流的終點可能就是另一個工作流的起點，如上級部門的發(fā)文處理過程結(jié)束后引發(fā)了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的，發(fā)生于機關(guān)與機關(guān)的相關(guān)單位之間。 在相 當程度上工作流自動化有三種實現(xiàn)模式。即：基于郵件的、基于共享數(shù)據(jù)庫的、基于郵件和共享數(shù)據(jù)庫結(jié)合模式（即“群件模式”）的。 從信息技術(shù)的角度出發(fā)，群件模式結(jié)合了“推”、“拉”技術(shù)，充分發(fā)揮了不同技術(shù)的優(yōu)點，克服了其缺點，是理想的辦公自動化流程處理模式，也使辦公自動化人員擁有了完整的信息技術(shù)工具。 四、支持協(xié)同工作和移動辦公 在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見，才能做出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協(xié)同工作中去，大大提高了工作效率。 所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可中北大學(xué) 信息商務(wù)學(xué)院 2020 屆 本科畢業(yè)論文 23 / 28 以遠程撥號或登錄到出差地的網(wǎng)絡(luò)，通過電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)，隨時可以訪問到辦公自動化系統(tǒng)； 為提高工作效率和減少費用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結(jié)果發(fā)出以及再次下載新的待辦信息。 辦公自動化系統(tǒng)作為網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)提供用戶協(xié)同工作支持和移動辦公支持。 五、應(yīng)有完整的安全性 安全性控制功能成為辦公自動化系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。機關(guān)辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲和傳輸加密，以及電子簽名。這些手段必須 足夠強大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。 六、能集成其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和 Inter 隨著 Inter 技術(shù)的普及和應(yīng)用，辦公自動化系統(tǒng)作為 Intra 的重要應(yīng)用必須能夠與 Inter 相連接，包括電子郵件、 Web 發(fā)布等，這不僅溝通了機關(guān)內(nèi)外的信息、對外宣傳了機關(guān)單位，而且還可以進一步提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，實現(xiàn)電子商務(wù)與參與電子社區(qū)。 事實上，從用戶使用角度出發(fā)，“數(shù)據(jù)存訪中心”的概念可以最大限度地提高應(yīng)用系統(tǒng)的友好性和易用性。辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該成為這樣的“存訪中心”，也只有辦 公自動化系統(tǒng)可以承擔這樣的角色。 6 結(jié)論 我們已經(jīng)跨入了 21 世紀，這將會是一個信息技術(shù)高速發(fā)展的社會。對于現(xiàn)代單位來說，效率就是效益，只有提高工作效率才能使企業(yè)得到更好的發(fā)展，而單位網(wǎng)絡(luò)辦公自動化日趨成為一種需要。 企業(yè)辦公自動化主要是利用計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)等先進的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備中，最大限度中北大學(xué) 信息商務(wù)學(xué)院 2020 屆 本科畢業(yè)論文 24 / 28 地提高辦公效率和改進辦公質(zhì)量，改善辦公環(huán)境和條件，縮短辦公周期，并利用科學(xué)的管理方法，借助于各種先進技術(shù)，輔助決策，提高管理和決策的科學(xué)化水 平，以實現(xiàn)辦公活動的科學(xué)化、自動化。 在這次的研究中，我分析了某單位的 OA 方案，通過查閱書籍及案例分析，總結(jié)出了一套具有實際價值的 OA 解決方案。 OA 在事業(yè)單位的應(yīng)用已得到了時代的認可，但不同單位需要不同功能的 OA 系統(tǒng)，而我在學(xué)習總結(jié)當前 OA 發(fā)展的過程中整理出了一套屬于自己的 OA 模式，這套模式可以很大程度的顧及各個單位對 OA 的需求，滿足了人們對辦公自動化的初步要求。 中北大學(xué) 信息商務(wù)學(xué)院 2020 屆 本科畢業(yè)論文 25 / 28 參考文獻 [1]周賀來 《辦公自動化實例教程》 機械工業(yè)出版社 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Programming， 2020 中北大學(xué) 信息商務(wù)學(xué)院 2020 屆 本科畢業(yè)論文 26 / 28 致謝 在論文完成之際，首先衷心地感謝我的論文指導(dǎo)郭老師， 郭 老師嚴謹?shù)闹螌W(xué)態(tài)度，淵博的專業(yè)知識給我留下了深刻的印象，讓我受益終身。在學(xué)術(shù)思想上他給予了我很大的幫助，使我順利的完成了論文階段。 感謝幫助過我的同學(xué)和朋友，他們?yōu)槲业恼撐耐瓿商峁┐罅康馁Y料和相關(guān)信息搜索，以及幫助我修改和完善了 OA 解決方案，為我的論文完成階段了注入了莫大動力及支持。 經(jīng)過一個多月的 努力 ，使各個方面的能力都有所提高，特別是在解決實際問題的能力方面有了大幅度的提高。這對我走向社會也是一次很好的鍛煉，同時也加強了我的自信和對未來的美好憧憬 !