【正文】 而不是出納或信用部門的職員負(fù)責(zé)核對工作。1) 應(yīng)該有一名出納員之外的職員或信用部門之外的職員負(fù)責(zé)打開郵件，并在當(dāng)天準(zhǔn)備三聯(lián)的匯款清單。原始單據(jù)和支票（或現(xiàn)金，若有的話）直接轉(zhuǎn)交給出納；一張匯款清單的副本交給 1）中提到的負(fù)責(zé)核對工作的職員；一張副本交給負(fù)責(zé)過賬到應(yīng)收賬款分類賬的人員。30 / 702) 收到匯款清單副本的職員應(yīng)該把上面列示的匯款單和兩聯(lián)的存款票據(jù)相比較，同時(shí)核對現(xiàn)金銷售票據(jù)和存款票據(jù)。應(yīng)調(diào)查任何接受的支票或現(xiàn)金沒能在當(dāng)天存入銀行的原因。3) 可以使用不同的形式（或顏色）來表示現(xiàn)銷、貨到付款銷售和賒銷的銷售票據(jù)，以便于每日清點(diǎn)用過的銷售票據(jù)。4) 出納不應(yīng)與應(yīng)收賬款有職責(zé)上的聯(lián)系。出納準(zhǔn)備銀行存款單并把存款送到銀行。出納和信用部門以外的一名職員負(fù)責(zé)審核匯款清單和日存款票據(jù)上列示的日收款金額是否一致。5) 匯款單不能留滯在手中。按天或按批處理郵件，不管使用哪種方法處理郵件，都應(yīng)該將匯款原封不動(dòng)的存到銀行。信用部門應(yīng)該為那些數(shù)目不正確的匯款單準(zhǔn)備必要的記錄，以備將來進(jìn)一步查找。6) 把匯款單過賬到應(yīng)收賬款分類賬的責(zé)任可以留給信用部門。這步操作一般安排在現(xiàn)金的接受和控制之后，因此，只要信用部門不接觸代表現(xiàn)金的匯款通知單，由信用部門來執(zhí)行過賬職責(zé)就不會(huì)削弱現(xiàn)金的內(nèi)部控制。3. ABC 公司典型的收款方式有郵寄和直接向出納人員或者收款窗口付款兩種。客戶付款之后應(yīng)當(dāng)獲得相應(yīng)的收據(jù)和按月列示的付款額清單。對客戶付款的確認(rèn)是相當(dāng)重要的管理控制措施。下面是 ABC 公司收款業(yè)務(wù)資料流程圖，圖中顯示的主要特征是下述的幾個(gè)職能的分離。職能部門： 作用收發(fā)部門 收發(fā)部門是負(fù)責(zé)收取客戶寄來的付款支票和與匯款通知書。收發(fā)人員要將匯款通知書與收到的支票的合計(jì)金額數(shù)相比較，金額一致要得到確認(rèn)。然后將兩者分離，編制多聯(lián)式的收款匯總單。一聯(lián)與客戶支票一起提交給現(xiàn)金收入部門并送存銀行；另一聯(lián)附同匯款通知單傳遞給應(yīng)收賬款部門。收款匯總單副本按日期整理歸檔?，F(xiàn)金收入部門： 出納員檢驗(yàn)客戶支票和收款單匯總金額，登記現(xiàn)金日記賬。出納元需填制三聯(lián)式銀行存款單，列示每個(gè)工作日內(nèi)的收入及送存銀行的全部現(xiàn)金和支票。從收發(fā)部門取得的匯款單應(yīng)當(dāng)與存款單上的金額保持一致，并且須經(jīng)過有關(guān)部門的批準(zhǔn)。兩聯(lián)存款單隨同現(xiàn)金收入支票一起送往銀行，經(jīng)銀行簽收后退回一聯(lián)存款單給 ABC 公司存檔。每個(gè)工作日結(jié)束之前，出納員還要填制現(xiàn)金收入?yún)R總記賬憑證，送往總賬部門過賬。最后按日期的先后順序整理歸檔收款匯總單以及存款單的副本，并將所收到的現(xiàn)金全部送存銀行。應(yīng)收賬款： 應(yīng)收賬款職員根據(jù)匯款通知單登記應(yīng)收賬款分類賬后，將過賬的金額匯總，并與收款匯總單上的數(shù)據(jù)相比較，金額數(shù)核對一致后報(bào)有關(guān)部門確認(rèn)批準(zhǔn)。對于匯款通知單應(yīng)按客戶類別整理歸檔。應(yīng)收賬款職員在每個(gè)工作日終了時(shí)，填制應(yīng)收賬款明細(xì)賬戶余額匯總表，交送總賬部門?？傎~處理： 依據(jù)現(xiàn)金收入部門和應(yīng)收賬款部門送來的記賬憑證和應(yīng)收賬款明細(xì)賬戶余額匯總表，定期將“現(xiàn)金”與“應(yīng)收賬款”總賬賬戶作過賬處理，同時(shí)還應(yīng)核對總賬賬戶余額與相關(guān)明細(xì)賬戶余額之和是否一致。31 / 70銀行 銀行收到款項(xiàng)后，與相應(yīng)存款單的副本進(jìn)行核對、確認(rèn)，然后將已核準(zhǔn)的存款單副本退還給企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)部門，按日期順序整理歸檔。內(nèi)部審計(jì) 銀行定期向 ABC 公司內(nèi)部審計(jì)部門報(bào)送銀行對賬單。在應(yīng)收賬款的收回過程里，一份獨(dú)立的銀行存款余額表是一種重要的控制手段，由于現(xiàn)金收入屬于敏感性交易，需要有嚴(yán)格的控制。在 ABC 公司的案例中，將由一位不參與現(xiàn)金收入處理的部門即內(nèi)部審計(jì)部門，定期核對匯款通知書、銀行對賬單、銀行存款單等各種相關(guān)的憑證。復(fù)核驗(yàn)證先進(jìn)收入處理與記錄的正確性。綜上所述，為了控制以郵寄方式取得的現(xiàn)金收入，不管是在收發(fā)部門（信件在此打開） ，在現(xiàn)金收入部門（此處現(xiàn)金被匯總并送存銀行，取得相應(yīng)的存款單據(jù)） ，還是在應(yīng)收賬款部門（在此登賬） ，應(yīng)當(dāng)確認(rèn)沒有人能完全控制整個(gè)收款業(yè)務(wù)的交易流程。通常，之所以向客戶開具發(fā)票，并報(bào)送有關(guān)報(bào)表，主要是為了客戶按照其姓名、地址編制匯款通知單，并會(huì)同該客戶應(yīng)付的款項(xiàng)一起匯回。登記總分類賬的依據(jù)是出納人員為記錄送存銀行的現(xiàn)金收入數(shù)量而編制的日記賬憑證通知單。日記賬通知單上記錄的金額應(yīng)該與應(yīng)收賬款各項(xiàng)目的匯總數(shù)核對一致。然后將經(jīng)過確認(rèn)的銀行存款單副本傳遞到內(nèi)部審計(jì)部門的職員，以便與銀行賬戶調(diào)節(jié)一致。對通過郵件實(shí)際收到的現(xiàn)金的內(nèi)部控制，更大程度上取決于直接監(jiān)管的力度。以下為 ABC 公司收款系統(tǒng)資料流程圖4.32 / 70ABC 分公司采用整批處理與直接更新系統(tǒng)處理現(xiàn)金收入交易，其系統(tǒng)作業(yè)步驟如下：1) 收發(fā)部門：收發(fā)員核對客戶寄來的付款支票和匯款通知單與金額是否一致，然后把兩者分離，同時(shí)編制收款單：第一聯(lián)收款單和客戶付款支票送往現(xiàn)金收入部門；匯款通知單和第二聯(lián)收款單送往應(yīng)收賬款部門。2) 現(xiàn)金收入：現(xiàn)金出納員核對收款單和客戶付款支票，編制銀行送存單。此外，通過終端機(jī)產(chǎn)生每個(gè)工作日內(nèi)現(xiàn)金收入的整批總和。在各個(gè)工作日結(jié)束前，把客戶付款支票和兩聯(lián)送存單送往銀行辦理存款；另一聯(lián)送存單和客戶寄來的匯款通知單則予以存檔。3) 3)應(yīng)收賬款：應(yīng)收賬款職員核對匯款通知單和收款單，通過終端機(jī)鍵入有關(guān)資料，產(chǎn)生“現(xiàn)金收入交易文件” ，然后把匯款通知單和收款單一起存檔。4) 信息處理：每日終了前，整批處理計(jì)算機(jī)程序?qū)⒆詣?dòng)核對控制總和文件記錄和現(xiàn)金收入交易文件記錄，依據(jù)直接更新方式對應(yīng)收賬款明細(xì)賬戶和總賬記錄過賬。此后，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將產(chǎn)生一份過賬作業(yè)清單，送往應(yīng)收賬款部門復(fù)核過賬處理結(jié)果。5) 內(nèi)部審計(jì)：為確?，F(xiàn)金收入交易處理的正確性，ABC 分公司的內(nèi)部審計(jì)部門職員（不參與現(xiàn)金交易） ，定期核對由收發(fā)部門職員編制的收款單及經(jīng)銀行退回的送存單，檢驗(yàn)收到的客戶付款支票是否已如數(shù)地送存銀行。以下為 IT 環(huán)境下 ABC 公司現(xiàn)金收入系統(tǒng)流程圖：案例 2 33 / 70A 公司在銷售過程中有時(shí)會(huì)發(fā)生退貨，退貨原因包括：? A 公司錯(cuò)發(fā)商品? 因 A 公司的產(chǎn)品質(zhì)量導(dǎo)致客戶退貨? 商品在運(yùn)輸途中損壞? A 公司發(fā)貨太遲或途中運(yùn)輸延誤導(dǎo)致客戶拒收等當(dāng)發(fā)生銷貨退回時(shí)，A 公司必須對退回的商品做沖賬處理。 請給出 A 公司處理銷貨退回的部門及其處理的步驟 。繪出 A 公司銷貨退回的系統(tǒng)流程圖。案例 2 答案1. A 公司處理銷貨退回的部門及其處理步驟如下表所示：職能部門 作用驗(yàn)收部門： 當(dāng)已發(fā)商品退回時(shí)，驗(yàn)收部門的員工要進(jìn)行核查，填制退貨清單，一聯(lián)隨退回物品送倉儲(chǔ)部門，另一聯(lián)交銷售部門。銷售部門： 根據(jù)驗(yàn)收部門轉(zhuǎn)來的退貨清單，銷售部門職員填制退貨通知，授權(quán)對退回商品的客戶往來賬戶做沖賬處理。退貨通知的格式類似銷貨單。若屬于大額退貨或者退貨原因不明者，則退貨通知必須送信用部門審核，然后再送開單部門處理。信用部門職員將分析及評估客戶退貨原因，決定是否批準(zhǔn)或拒絕有關(guān)的退貨通知，并將退貨通知退回銷售部門。開單部門： 根據(jù)銷售部門送來的退貨通知，填制銷貨日記沖賬分錄，然后把退貨通知轉(zhuǎn)送存貨控制部門。在各個(gè)期末，開單部職員將匯總期間內(nèi)發(fā)生的全部銷貨退回，填制記賬憑證送往總賬部門過賬處理。存貨控制： 依據(jù)退貨通知調(diào)整存貨明細(xì)記錄，即沖轉(zhuǎn)原先的存貨減少分錄，然后把退貨通知轉(zhuǎn)送應(yīng)收賬款部門。期末需要編制存貨沖賬分錄匯總記賬憑證，送總賬部門過賬。應(yīng)收賬款部門： 應(yīng)收賬款職員將沖轉(zhuǎn)退回商品客戶的應(yīng)收賬款明細(xì)記錄，既減少應(yīng)收賬款賬戶余額，并于期末填制應(yīng)收賬款沖賬分錄匯總送往總賬部門?？傎~處理： 總賬部門職員將核對由開單、存貨控制和應(yīng)收賬款部門轉(zhuǎn)來的退貨沖賬憑證及其金額以及賬戶登錄的正確性，據(jù)以過入有關(guān)的總賬賬戶，核實(shí)總賬賬戶與所屬明細(xì)賬戶的余額之間的一致性，并把各種憑證存檔。2. 以下為 A 公司銷貨退回的系統(tǒng)流程圖：34 / 7035 / 70第五章（1）這家企業(yè)采用了實(shí)時(shí)剛性控制。（2）在 IT 環(huán)境下只有將各種控制規(guī)則按照專門的描述語言（如 PDL 語言）進(jìn)行結(jié)構(gòu)化描述，將規(guī)則轉(zhuǎn)換成準(zhǔn)則后，才能嵌入系統(tǒng)，為剛性控制提供支持。該企業(yè)采購發(fā)票控制準(zhǔn)則的 PDL 語言描述如下：IF 采購發(fā)票金額 〉采購訂單金額THEN 不允許通過 顯示“本發(fā)票需要進(jìn)行核價(jià)”ELSE 允許通過ENDIF用流程圖描述這家企業(yè)的實(shí)時(shí)控制原理如下：對采購發(fā)票進(jìn)行實(shí)時(shí)控制的基本原理是：系統(tǒng)自動(dòng)從采購訂單文件中提取數(shù)據(jù)，從控制方法文件中提取控制準(zhǔn)則，并與采購發(fā)票進(jìn)行對比，并將結(jié)果顯示在屏幕上。其控制基本原理如圖所示。 發(fā)設(shè) 置 控 制 準(zhǔn) 則控 制 準(zhǔn) 則文 件 臨 時(shí) 發(fā) 票文 件采 購 訂 單文 件 編 制 發(fā) 票訂 單 金 額發(fā)實(shí) 時(shí) 控 制金 額 超 標(biāo) 嗎 ？錄 入 發(fā) 票 金 額獲 取 信 息發(fā) 票 金 額 NO保 存 發(fā) 票顯 示 控 制 信 息YES36 / 701. 案例題組織學(xué)生討論，重點(diǎn)討論案例中的企業(yè)如何利用信息技術(shù)提供會(huì)計(jì)信息的技術(shù)性和正確性。37 / 70第六章案例題討論參考建議：（1） 啟發(fā)學(xué)生從管理角度闡述庫存數(shù)量報(bào)警和庫存時(shí)間報(bào)警的價(jià)值（2） 按照小組討論和繪制存貨子系統(tǒng)自動(dòng)生成庫存數(shù)量報(bào)警表、庫存時(shí)間報(bào)警表的流程圖，讓小組演講，并評價(jià)哪組流程更加合理（從控制、效率、人員成本等方面進(jìn)行綜合評價(jià)） 。 （3 ）結(jié)合書中給出的數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)思路和方法，給出本案例所用到的數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構(gòu)。38 / 70第七章一、思考題1. 描述人力資源管理的業(yè)務(wù)流程及工資系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程。在當(dāng)代經(jīng)營環(huán)境中，人力資源是企業(yè)最有價(jià)值的資產(chǎn)。大、中型組織均需建立人力資源管理系統(tǒng)（Human Resourses Management System ,HRMS ）。通常，人力資源管理系統(tǒng)包含兩個(gè)相關(guān)的不同職能或子系統(tǒng)，即人事管理系統(tǒng)（Personnel management system）和工資系統(tǒng)（Payroll system），人事管理系統(tǒng)被視為企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS ）的一個(gè)子系統(tǒng)，而工資系統(tǒng)則被視為會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（AIS）的一個(gè)子系統(tǒng)。人事管理對企業(yè)經(jīng)營決策的制訂有著重大影響，人事管理的主要職責(zé)是職工的需求規(guī)劃和招募或辭退、職工的薪酬定級和勞保福利、職工技能的培訓(xùn)、職工的績效考評和獎(jiǎng)罰、職工之間的關(guān)系處理等。人事管理信息并非完全來自經(jīng)營交易產(chǎn)生的資料，還包括對非經(jīng)營交易的資料的接收、記錄、存儲(chǔ)、報(bào)告和使用。人事管理部門依賴于人事管理子系統(tǒng)，從中獲取相關(guān)的資料和信息以幫助決策。工資處理是與人事管理相關(guān)但又相對獨(dú)立的一項(xiàng)人力資源管理職能，在企業(yè)中，主要由財(cái)會(huì)部門進(jìn)行工資的核算，包括工資的計(jì)算、匯總、分配與發(fā)放。對于大、中型企業(yè)，工資處理系統(tǒng)通常歸屬于人力資源管理系統(tǒng)。人力資源管理系統(tǒng)收集并處理廣泛的與雇員相關(guān)的數(shù)據(jù)，包括人力資源規(guī)劃、雇員關(guān)系、人事信息（工資率、扣款等）及工資單。人力資源管理系統(tǒng)必須支持實(shí)時(shí)訪問雇員文件，以便當(dāng)雇員的狀況改變時(shí)可以直接訪問并記錄。下圖是作為人力資源管理系統(tǒng)一部分的工資支付系統(tǒng)的業(yè)務(wù)及數(shù)據(jù)處理流程。具有實(shí)時(shí)處理功能的工資系統(tǒng)人事部門 考勤記錄部門終端考勤卡終端人事信息39 / 70數(shù)據(jù)處理部門實(shí)時(shí)處理批處理流程圖中，人事部門負(fù)責(zé)通過終端對雇員文件進(jìn)行實(shí)時(shí)修改，這些修改包括增添新的雇員、刪除離職雇員記錄、代扣款的改變、和工作崗位（工資等級）的改變等。考勤記錄部門負(fù)責(zé)確認(rèn)、輸入員工的考勤記錄，形成考勤記錄數(shù)據(jù)文件。數(shù)據(jù)處理部門（如財(cái)務(wù)部人力資源管理（1）雇員文件考勤文件工資計(jì)算（2）工資主文件 統(tǒng)計(jì)（6）輸出（5）匯總（3） 分配（4）勞動(dòng)工資統(tǒng)計(jì)表工資結(jié)算單工資條工資費(fèi)用分配文件 轉(zhuǎn)賬（7）總賬子系統(tǒng) 成本子系統(tǒng)工資匯總表工資費(fèi)用分配表工資費(fèi)用匯總文件 個(gè)人所得稅 計(jì)算表40 / 70門）進(jìn)行工資費(fèi)用的計(jì)算、匯總、分配和轉(zhuǎn)賬等處理。2. 設(shè)計(jì)工資系統(tǒng)時(shí)需要建立哪些主要的數(shù)據(jù)文件，這些主要數(shù)據(jù)文件的作用是什么？對工資原始數(shù)據(jù)形成的數(shù)據(jù)文件的設(shè)計(jì)方法多種多樣，但是一個(gè)完整的工資子系統(tǒng)一般需要建立以下數(shù)據(jù)文件：（1）職工工資結(jié)構(gòu)描述文件。是一個(gè)以每一個(gè)職工的工資項(xiàng)目作為一條記錄存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)庫文件。它的結(jié)構(gòu)是固定的，其字段的類型和寬度也是固定的，分別用于存放源數(shù)據(jù)庫文件每一個(gè)字段的字段名、字段類型、字段寬度和小數(shù)位數(shù)。由于各用戶工資項(xiàng)目的設(shè)置存在差別，為了能夠按照用戶的實(shí)際情況設(shè)置本單位的具體工資項(xiàng)目，一般由用戶在進(jìn)行工資項(xiàng)目設(shè)置時(shí)建立其結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)根據(jù)已建的職工工資結(jié)構(gòu)描述文件自動(dòng)生成相關(guān)的工資數(shù)據(jù)文件。（2）工 資 計(jì) 算 文 件 。 這 個(gè) 文 件 是 工 資 子 系 統(tǒng) 的 核 心 文 件 ， 其 它 文 件 的 數(shù) 據(jù) （ 如 ： 工資 匯 總 文 件 、 工 資 費(fèi) 用 分 配 文 件 ） 都 由 此 文 件 產(chǎn) 生 。（ 3） 工資匯總文件。存放按各級工資發(fā)放單位匯總的工資數(shù)據(jù)，一個(gè)部門(班組或小組、車間或科室)一條 記 錄 。（ 4） 工 資 費(fèi) 用 分 配 文 件 。 每 月 月 終 要 按 工 資 費(fèi) 用 的 用 途 對 工 資 費(fèi) 用 進(jìn) 行 分 配 ， 由 該文 件 生 成 機(jī) 制 轉(zhuǎn) 賬 憑 證 ， 據(jù) 以 計(jì) 算 產(chǎn) 品 成 本 和 登 記 賬 簿 。（ 5） 部 門 代 碼 文 件 。 此 文 件 給 出 部 門 代