【正文】 重的論述對象用引號予以標(biāo)識，例如有物就是要有內(nèi)容，有序就是要有條理，那么加上引號變?yōu)椤坝形铩焙汀坝行颉敝?，就是表明作者在分別的句子當(dāng)中分別強(qiáng)調(diào)說明有物和有序。198。 括號的用法括號可以表示一個(gè)文件的成熟程度，比如說某一個(gè)政府文件是試行辦法還是最終的版本，只能用于需要進(jìn)行說明的詞語的結(jié)尾，例如《市人民政府住房公積金管理辦法（試行）》。198。 省略號的用法省略號表示的是引文的省略、列舉的省略或者說話斷斷續(xù)續(xù)的狀態(tài)，需要特別注意的是，省略號不能與“等”以及“等等”這些詞語一起使用。關(guān)于標(biāo)點(diǎn)符號的點(diǎn)放位置，需要注意以下幾點(diǎn)：198。 點(diǎn)號可以放在一行文字的末尾，但是不可以放在一行文字的開頭；換而言之，點(diǎn)號應(yīng)該要緊跟前面意思的文字，而不要把它單獨(dú)放到下一個(gè)行。198。 標(biāo)號中的引號、括號和書名號，前半個(gè)不能放在一行文字的末尾，而后半個(gè)則不能放在一行的開頭；198。 標(biāo)號中的省略號和破折號，不可以一半在前一行文字中同時(shí)另一半在后一行文字中；198。 引文結(jié)尾處的句號和引號，如果引用語是作為一個(gè)獨(dú)立整體存在，則句號在先；反之，則句號在后。第十講 常用公文示范講解（上）課程進(jìn)行到這里，一直都是圍繞通用的商務(wù)文書來展開的講解和闡述，所提出的步驟、方法和要點(diǎn)無論是對于郵件、便簽或者別的文體都是普遍適用的；接下來，則要將分析的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到常用的、具有固定格式的商務(wù)文書上來。這類商務(wù)文書主要包括以下七類：（一）通知“通知”是每個(gè)人從小就逐漸開始熟悉的一種商務(wù)文書，對于通知我們應(yīng)該掌握以下的內(nèi)容：通知是適用范圍最為廣泛的一種固定格式的商務(wù)文書，在日常的工作中，既有給下級發(fā)的通知，即所謂“下行文”；也有給上級發(fā)的通知，即所謂“上行文”；另外，給同屬于一個(gè)系統(tǒng)的，但不相關(guān)也不相隸屬的單位（即平級關(guān)系）也可以發(fā)通知，即所謂的“平行文”。分析完其適用范圍，再來看看通知在主體方面的適應(yīng)性。通知的適用性也是相當(dāng)廣泛的，企業(yè)單位、事業(yè)單位、黨政機(jī)關(guān)，甚至學(xué)校都可以發(fā)通知。一般情況下，通知可以分為以下六種類型，其應(yīng)該關(guān)注的重點(diǎn)和關(guān)鍵各不相同：198。 會(huì)議通知撰寫會(huì)議通知的時(shí)候，應(yīng)該注意的內(nèi)容包括：會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、目的、要求，安排以及外地的人員到會(huì)的方式等。198。 指示性通知所謂“指示性通知”，就是用于上級傳達(dá)給下級機(jī)關(guān)去予以辦理的通知。198。 批準(zhǔn)性通知所謂的“批準(zhǔn)性通知”，就是在下級有某一個(gè)請示呈遞上來，經(jīng)上級批準(zhǔn)之后再轉(zhuǎn)發(fā)出去予以遵照執(zhí)行的通知。198。 發(fā)布性通知所謂的“發(fā)布性通知”，主要用于某種規(guī)章制度的發(fā)布。需要特別提請注意的是，這種通知實(shí)際上是應(yīng)該附帶有文件附件的。例如從2007年1月1日開始，我國開始實(shí)施新的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則；那么圍繞這個(gè)主題所下發(fā)的通知就應(yīng)該將《新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》作為一個(gè)附件與該通知同時(shí)下發(fā)。198。 知照性通知所謂“知照性通知”，通常用于上級給所屬的下級機(jī)關(guān)通報(bào)某些事務(wù)的情形之中，下級機(jī)關(guān)知道了解情況即可。例如關(guān)于上級單位中任免與聘用的通知。198。 周知性通知與知照性通知相類似的，還有一種通知叫做“周知性通知”；這種通知的作用在于讓目標(biāo)讀者知道事情的情況而無需他們采取任何的措施和行動(dòng)，純屬于告知性的。作為正式的通知，應(yīng)該注意以下的格式要求：198。 標(biāo)題通知的標(biāo)題應(yīng)該包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由以及文種等三塊內(nèi)容，例如“國務(wù)院關(guān)于預(yù)防禽流感的通知”。198。 送與對象通知與其它任何一種商務(wù)文書一樣，應(yīng)該且只能有一個(gè)主送單位，但抄送單位可以有多個(gè)，主送單位一定要頂格來寫。198。 正文通知的正文主要由撰寫通知的理由、事情的經(jīng)過以及具體的要求等內(nèi)容構(gòu)成。198。 署名通知的署名包括發(fā)文機(jī)構(gòu)和日期即可。198。 附件正如前文所提到的，批準(zhǔn)性的通知，例如有關(guān)法律法規(guī)的通知、總經(jīng)理辦公室關(guān)于新的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的通知等，應(yīng)該將法律法規(guī)或者新的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度作為附件與通知一同下發(fā)。【自檢52】請找出以下通知范例中存在的問題：酒店辦公室通知各部門經(jīng)理：經(jīng)董事會(huì)研究決定，定于12月20日，在虎域風(fēng)景區(qū)召開各部門主任會(huì)議。會(huì)議為期三天，主要匯報(bào)各部門全年工作的完成情況并研究明年工作計(jì)劃。要求各部門主任或副主任至少一人參加。參加會(huì)議的人員，酒店負(fù)責(zé)提供車輛接送；每人隨身所攜帶的物品體積不得大于三平方米，不得重于兩斤；會(huì)后酒店會(huì)將會(huì)議人員送往大約200里外的餐廳。會(huì)議時(shí)間較長，希望大家準(zhǔn)備好必備的生活用品。2003年12月16日____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案5－2（二）報(bào)告我們進(jìn)行具體分析的第二個(gè)具有固定格式的商務(wù)文書是“報(bào)告”。在日常的工作中，絕大多數(shù)人都撰寫過報(bào)告，在西方無論是報(bào)告還是總結(jié)都可以統(tǒng)稱為“report”；而在我國的環(huán)境中，報(bào)告是特指是一種由下往上的、下級對上級匯報(bào)階段工作、反映問題、提出建議或者就某個(gè)問題進(jìn)行答復(fù)的“上行文”。報(bào)告這種商務(wù)文書具有單向性和敘述性（切忌辭藻的堆砌）的特點(diǎn)。依據(jù)具體內(nèi)容，報(bào)告可以分為以下四種類型：198。 工作報(bào)告即下級對上級進(jìn)行的匯報(bào)。198。 情況報(bào)告即關(guān)于某個(gè)重大事件的經(jīng)過的匯報(bào)，其重點(diǎn)在于事情的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、起因、經(jīng)過、結(jié)果、事件分析、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及處理情況等內(nèi)容。198。 答復(fù)報(bào)告所謂“答復(fù)報(bào)告”，就是針對上級對自己的一個(gè)詢問所予以的答復(fù)；這種報(bào)告具有被動(dòng)行文的特征，要求實(shí)事求是、針對具體問題來進(jìn)行回答。198。 建議報(bào)告所謂“建議報(bào)告”，就是下級主動(dòng)的向上級提出建議或者希望的報(bào)告，其特點(diǎn)與請示相類似。報(bào)告的寫作格式基本與通知一樣，但以下幾點(diǎn)需要特別注意：198。 報(bào)告的名稱同樣可以包含三個(gè)部分，但其中的發(fā)文機(jī)關(guān)可以省略；198。 報(bào)告的開頭應(yīng)該首先寫“關(guān)于事情現(xiàn)做如下報(bào)告”；198。 報(bào)告的內(nèi)容中有一些套話必須的，例如在報(bào)告的結(jié)尾應(yīng)該說“以上報(bào)告請審閱”或者“報(bào)告如無不妥，請批轉(zhuǎn)執(zhí)行”等與開頭相互呼應(yīng)。第十一講 常用公文示范講解（下）（三）請示當(dāng)撰寫者自己的單位以及權(quán)限不足以做相應(yīng)的決定，這個(gè)時(shí)候就需要進(jìn)行請示。請示這種商務(wù)文書在政府機(jī)關(guān)、私營企業(yè)以及外企也是廣泛地被予以應(yīng)用。請示的特點(diǎn)主要包括：198。 事前行文事后行文叫報(bào)告，事前行文即為請示；也就是說，請示并不是先斬后奏的行為。198。 一事一請即一個(gè)事情做一個(gè)請示，不要把不同的請示內(nèi)容放在同一個(gè)請示文書之中；否則，上級領(lǐng)導(dǎo)一方面容易遺漏其中的某一項(xiàng)內(nèi)容，另一方面也難以做部分的批準(zhǔn)。198。 需要批復(fù)即強(qiáng)調(diào)請示都是需要批復(fù)的。請示的格式基本與前兩種商務(wù)文書一樣，但在最后結(jié)尾的時(shí)候需要注意：198。 加上“妥否，請批示”；198。 加上“以上如認(rèn)為可行，請批準(zhǔn)有關(guān)單位執(zhí)行”；198。 在署名和時(shí)間部分必須要加蓋印章。【自檢61】請找出以下請示范例中存在的問題：河縣稅務(wù)局文件（2003）稅字第1號河縣稅務(wù)局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)河面粉廠要求免稅的請示市稅務(wù)局：據(jù)我們了解，該廠2003年計(jì)劃利潤40～50萬元，如征稅企業(yè)尚有一定盈利，是否還給予免稅照顧，請市局權(quán)衡審定。現(xiàn)將該面粉廠關(guān)于免征2003年國家稅金的請示轉(zhuǎn)發(fā)給市局。該面粉廠2000年投入面粉生產(chǎn)以來到2002年底均享受免征工商稅照顧。這個(gè)廠的廣大干部和職工在2002年計(jì)劃產(chǎn)量增長了30%，但全年計(jì)算尚虧損六萬元。以上可否，請批示。 河縣稅務(wù)局（公章）二○○三年一月三日____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案6－1（四）批復(fù)正如前文說提到的，批復(fù)是上級答復(fù)下級的請示的一種下行文。批復(fù)具有以下的特點(diǎn)：198。 指令性強(qiáng)與主動(dòng)發(fā)出的命令不同，批復(fù)是基于下級的請示而做出的被動(dòng)的指示；因此，在做答復(fù)的過程中，實(shí)際上也就表明了上級機(jī)關(guān)的態(tài)度。198。 針對性強(qiáng)正如前文所分析的，請示是一事一請的；因此，相應(yīng)的批復(fù)也是根據(jù)所請示的事情而做出的一個(gè)指示。198。 態(tài)度鮮明批復(fù)一定是態(tài)度鮮明的，不是同意就是不同意，不可能出現(xiàn)模棱兩可的情況。198。 政策性強(qiáng)上級在批復(fù)中所做出的不同意或者同意的決定，一定是非常正式的依據(jù)的，例如國家的某號條文。在寫作格式方面，除與前面提到的其它商務(wù)文書的一致要求以外，批復(fù)還有一些專有的要求：198。 在批復(fù)的正文中含有隱語，即是針對某一個(gè)請示而予以的批復(fù)；因此，正文中應(yīng)該包括“號文收悉”或者“某年某月某日關(guān)于事項(xiàng)的請示收悉”；198。 給出答復(fù)意見應(yīng)該寫“經(jīng)研究答復(fù)如下”或者“特此批復(fù)”；198。 與請示一樣，批復(fù)也必須要有公章。（五）會(huì)議紀(jì)要對于各種組織的會(huì)議而言，最為重要的就是要有議有決；那么，作為記錄會(huì)議決議的商務(wù)文書——會(huì)議紀(jì)要自然也非常重要了。會(huì)議紀(jì)要可以主要分為決定性的會(huì)議紀(jì)要和消息性的會(huì)議紀(jì)要，其作用在于：198。 傳達(dá)會(huì)議精神；198。 記錄議定的事項(xiàng)，即歸納、提煉和整理會(huì)議中的決議些內(nèi)容。會(huì)議紀(jì)要的寫作格式有如下比較特別的要求：198。 會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題中沒有發(fā)文機(jī)構(gòu)；198。 將會(huì)議的目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、缺席人、缺席原因、主持人、報(bào)告人以及議程等內(nèi)容在導(dǎo)語中進(jìn)行說明；198。 會(huì)議紀(jì)要的主體為決議事項(xiàng)或者主要認(rèn)識和意見；198。 在會(huì)議紀(jì)要的最后要對未來進(jìn)行展望。（六）邀請信在撰寫邀請信的時(shí)候應(yīng)該要注意以下的要點(diǎn)：198。 邀請信的標(biāo)題在紙張正中間，其字體比正文要大；198。 邀請信中的稱呼格式為名稱、職稱以及冒號，需要特別注意的是，對博士、大使、外交官以及西方國家的貴族等人，一定要在稱呼中加上他們的頭銜；198。 當(dāng)出現(xiàn)多個(gè)職稱、職位以及學(xué)術(shù)頭銜時(shí)，應(yīng)把握最高稱謂原則；198。 邀請信的用紙應(yīng)該特別正式。（七）總結(jié)總結(jié)，是對經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的概括和梳理，其撰寫過程應(yīng)該要注意：198。 總結(jié)的內(nèi)容通常包括經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、心得體會(huì)等；198。 總結(jié)都是第一人稱的；198。 依據(jù)內(nèi)容范圍的不同，總結(jié)可以分為綜合性的總結(jié)以及專題性的總結(jié)；198。 總結(jié)的標(biāo)題中一定要加入時(shí)間。第十二講 合同的22個(gè)書寫原則在分析了以上七種商務(wù)文書的特點(diǎn)和要求之后，基于商務(wù)合同的重要性，所以在課程的最后對商務(wù)合同的書寫原則進(jìn)行一個(gè)專題分析。在起草商務(wù)合同的時(shí)候，有以下22個(gè)原則內(nèi)容需要特別予以關(guān)注：198。 采取封閉型的寫法所謂“封閉型的寫法”，就是對于合同中時(shí)間期限的界定一定要明確，例如“合同簽訂之日起三天之內(nèi)，要進(jìn)行標(biāo)的物的轉(zhuǎn)移”，如果寫成“自合同簽訂的三天之后，把標(biāo)的物轉(zhuǎn)交給甲方”這種開放式的界定，就無疑會(huì)留下時(shí)間期限上的漏洞。198。 采用結(jié)果性的語言合同當(dāng)中要采用結(jié)果性的語言，例如“完成方案設(shè)計(jì)”與“進(jìn)行方案設(shè)計(jì)”就是完全不同的含義，后者這種進(jìn)行式的語言是難以對具體合同內(nèi)容進(jìn)行描述的，會(huì)對后期合同的執(zhí)行造成很大的負(fù)面影響。值得一提的是，這個(gè)原則與“采取封閉型的寫法”原則應(yīng)該結(jié)合在一起來運(yùn)用。198。 確定合同雙方的簡稱自一開始簽訂合同的時(shí)候就需要確定一個(gè)非常明確的合同雙方的簡稱。簡稱的確定除了要求精確之外，還應(yīng)該注意其文雅性、有代表性以及公認(rèn)性。例如“北京賽特中心”可以簡稱為“賽特”，但如果簡稱為“中心”就過于寬泛了。198。 前后指代保持一致在合同中注意保持前后指代的一致性可以確保合同的清晰明了，否則，一旦出現(xiàn)糾紛和問題，這個(gè)方面肯定會(huì)稱謂對手挑戰(zhàn)自己的機(jī)會(huì)，同時(shí)也會(huì)引起法官的置疑。198。 并列使用“包括”與“但不限于”例如“未經(jīng)允許，與該講師相關(guān)的資料包括音像材料、磁帶以及錄音材料，但不限于這幾種都是不可以使用的”，這種方式可以有效地保護(hù)合同中某一方的知識產(chǎn)權(quán)。198。 采用主動(dòng)語態(tài)正如前文所提出的，在中文的合同中，一定要盡量避免適用被動(dòng)語態(tài)，而采用更加符合中國人語言習(xí)慣的主動(dòng)語態(tài)。198。 避免相近詞語的重復(fù)使用在商務(wù)合同中，應(yīng)該盡量避免“出租人”、“承租人”、“留置人”、“留置權(quán)人”、“抵押權(quán)人”、“抵押人”、“保證人”、“被保證人”、“許可人”、“被許可人”等專業(yè)稱謂的重復(fù)使用，可以從一開始就界定清楚哪些屬于甲方，哪些屬于乙方，以避免麻煩。198。 不要?jiǎng)?chuàng)造詞語合同中的詞語應(yīng)具有公認(rèn)性，因此自創(chuàng)的詞語是不應(yīng)該出現(xiàn)的，否則極其容易出現(xiàn)理解上的偏差和歧義。198。 對術(shù)語進(jìn)行準(zhǔn)確地定義例如，如果合同只是在中國大陸來予以執(zhí)行，那么在界定執(zhí)行范圍時(shí)，就應(yīng)該清楚說明“此合同中的中國，是指中國大陸地區(qū)，不包括臺灣、香港、澳門地區(qū)”，以避免事后產(chǎn)生爭執(zhí)。198。 善用限制詞合同中常見的限制詞包括“應(yīng)當(dāng)”、“有義務(wù)”、“將”、“可以”等，其嚴(yán)格意義是不一樣的：相比較而言，前面兩個(gè)要更加嚴(yán)格一些。在撰寫合同時(shí)，撰寫者應(yīng)對己方義務(wù)采用相對模糊和約束較松的詞語來予以界定，這樣實(shí)際上是為自己將來在合同的執(zhí)行中留有一定的余地。198。 不用公司帶抬頭的信紙打印合同法律規(guī)定，如果是用有某一方抬頭的信紙打印出來的合同，會(huì)被認(rèn)為該合同會(huì)偏向于該方；那么在產(chǎn)生分歧、進(jìn)行解釋的時(shí)候，法官則會(huì)稍微偏向于對方。因此，這種做法實(shí)際上是對該方不利的一件事情。198。 禁用一些詞語“及時(shí)”、“力爭”、“相關(guān)”以及“爭取”這四個(gè)詞是不可以在合同中出現(xiàn)的，因?yàn)樗鼈冞^于口語化，難以進(jìn)行準(zhǔn)確的衡量與界定。198。 采用描述性的方式合同采用描述方式方法可以保證詞語的精確性，例如“提供往來的交通費(fèi)用”和“提供飛機(jī)經(jīng)濟(jì)倉標(biāo)準(zhǔn)的往來交通費(fèi)用”就是完全不一樣的說法，顯然后者界定得更加明確和清楚。198。 用漢語代替符號在合同中應(yīng)該盡量使用漢語，避免用符號來表示；否則將來會(huì)使得合同含混不清，容易出現(xiàn)問題。198。 準(zhǔn)確使用標(biāo)點(diǎn)符號在合同中，往往一個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號的差異就意味著天壤之別的結(jié)果；因此，確保使用標(biāo)點(diǎn)符號的準(zhǔn)確性是非常重要的。198。 文字與阿拉伯?dāng)?shù)字并用